Bezahlt vs. kostenlos: Wodurch man beliebte Tools für die Arbeit ersetzen kann

Zuerst schließt man ein Abo für ein Office-Paket ab, weil "ohne Word und Excel geht es ja nicht". Dann kommt Canva dazu, weil man schöne Präsentationen und Posts braucht. Dann Adobe, weil man manchmal etwas bearbeiten muss, das jemand anderes erstellt hat. Danach verbindet man einen Notizdienst, einen Cloud-Speicher, ein Tool für Calls und Aufgaben ... Und jede dieser Apps kostet "nur 9,99 $ im Monat", wäre da nicht die Tatsache, dass man 100.500 davon auf dem Handy, Tablet und Computer hat. Und das Budget ist nun mal nicht endlos.

Natürlich braucht man all diese Apps wirklich, deshalb kommt es gar nicht infrage, sie einfach zu löschen und alle Abos zu kündigen. Aber kann man irgendwie sparen? Die Antwort lautet: ja, und zwar richtig! Der wichtigste Weg, wenn es um Tools geht, besteht darin, günstigere und preiswertere Alternativen zu finden - und glauben Sie mir: In unserer Zeit des harten Wettbewerbs am Markt und des technologischen Fortschritts ist das gar nicht schwer. Wir haben bereits eine Liste mit Ersatzlösungen für Sie vorbereitet - probieren Sie sie einfach aus und wählen Sie, was Sie brauchen!

Bevor Sie sich entscheiden ...

Bevor Sie ein Abo kündigen und alle Dateien in einen neuen Dienst übertragen, sollten Sie zuerst verstehen, wofür Sie überhaupt bezahlen. Oft stellt sich heraus, dass man nicht ein Tool kauft, sondern eine Gewohnheit: "Alle nutzen es", "es wurde irgendwann installiert", "es wirkt wie ein seriöses Programm", "vielleicht brauche ich es ja irgendwann". Wenn Sie aber nur die Grundfunktionen nutzen und für eine ganze Alleskönner-Maschine bezahlen, geht das schnell ins Geld. Machen Sie deshalb eine Art Bestandsaufnahme und beantworten Sie diese Fragen:

• Welche Funktionen nutze ich jeden Tag? In einem Office-Paket brauchen Sie zum Beispiel vielleicht nur ein Textverarbeitungsprogramm und Tabellen, aber nicht das ganze Ökosystem mit E-Mail, Cloud, Teams und Unternehmensverwaltung.
• Welche Funktionen nutze ich einmal im Monat oder "für alle Fälle"? Wenn Sie Photoshop nur brauchen, um gelegentlich ein Bild zuzuschneiden oder Text in einer PSD-Datei zu ersetzen, deckt Photopea diese Aufgabe vielleicht ohne Abo ab.
• Was ist für mich entscheidend: Preis, Kompatibilität, Geschwindigkeit, Datenschutz, Teamarbeit, Offline-Zugriff, Vorlagen, KI-Funktionen? Verschiedene Alternativen haben unterschiedliche Stärken. LibreOffice ist gut für kostenlose Offline-Arbeit, Google Docs für gemeinsames Bearbeiten, Obsidian für eine persönliche Wissensdatenbank und Mattermost für Teams, denen Datenkontrolle wichtig ist.
• Mit welchen Dateien arbeite ich? Wenn Ihnen ständig .docx-, .xlsx-, .pptx-, PSD-, PDF- oder AI-Dateien geschickt werden, prüfen Sie, wie die Alternative genau Ihre Dokumente öffnet. Nicht eine Demo-Datei aus dem Internet, sondern Ihren echten Bericht, Ihr echtes Layout, Ihre echte Tabelle oder Präsentation.
• Wie einfach wird es sein, wieder zurückzugehen oder weiterzuwechseln? Ein guter Dienst sollte einen normalen Export ermöglichen. Wenn Ihre Notizen, Projekte oder Dateien in einer Plattform eingeschlossen sind, kann "kostenlos" schnell zur Falle werden.
• Wer wird das noch nutzen? Für die persönliche Arbeit kann man ein Tool mit ungewohnter Oberfläche wählen und sich in Ruhe daran gewöhnen. Für ein Team ist wichtig, dass der Dienst nicht nur für Sie verständlich ist, sondern auch für Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden sowie Auftragnehmer.
• Wie viel Zeit wird der Wechsel kosten? Manchmal ist ein Abo günstiger als eine Woche Chaos, Dateiübertragung, Teamschulung und das Reparieren kaputter Formatierungen. Einsparungen sollten nicht nur Geld, sondern auch Zeit berücksichtigen.
• Was genau ist im kostenlosen Tarif eingeschränkt? Bei manchen Diensten ist der kostenlose Plan fast vollwertig, bei anderen ist er nur ein hübsches Schaufenster, in dem plötzlich eine grundlegende benötigte Funktion kostenpflichtig ist: Export, Teamarbeit, Versionsverlauf, Speicher, PDF-Bearbeitung, KI, Brand Kit.
• Was passiert, wenn der Dienst verschwindet, seine Preise ändert oder den kostenlosen Plan einschränkt? Das ist besonders wichtig bei kleinen Start-ups, neuen KI-Tools und Diensten ohne klares Geschäftsmodell. Wenn ein wichtiger Prozess auf einem Tool beruht, brauchen Sie einen Plan B.

Office-Dokumente: Wodurch man Microsoft Word, Excel und PowerPoint ersetzen kann

• LibreOffice

Eine der offensichtlichsten Optionen für alle, die ein vollwertiges Office-Paket ohne Abo brauchen. Es gibt Writer für Texte, Calc für Tabellen, Impress für Präsentationen sowie Draw, Base und Math für speziellere Aufgaben. LibreOffice ist kostenlos, wird als Open-Source-Software verbreitet und ist ursprünglich aus dem OpenOffice-Ökosystem hervorgegangen. Deshalb ist es ein ausgereiftes Office-Paket mit langer Geschichte und einer großen Entwicklergemeinschaft. Am besten eignet es sich für Menschen, die am eigenen Computer arbeiten, häufig Dokumente offline öffnen und nicht von der Cloud abhängig sein wollen.

Es gibt aber auch einen Nachteil: Komplexe Microsoft-Office-Dateien mit ungewöhnlichem Layout, Makros oder kniffligen Tabellen können manchmal nicht perfekt geöffnet werden. Für ein Unternehmensumfeld mit strengen Kompatibilitätsanforderungen sollte man es deshalb zuerst an echten Dokumenten testen.

• ONLYOFFICE

Diese Alternative lohnt sich, wenn Ihnen Kompatibilität mit Microsoft-Office-Formaten und eine modernere Oberfläche wichtig sind. ONLYOFFICE bietet kostenlose Desktop-Editoren für Windows, Linux und macOS, und das Produkt selbst positioniert sich als Office-Paket mit hoher Kompatibilität zu MS-Office-Formaten. Es eignet sich gut für alle, die viel mit .docx, .xlsx und .pptx arbeiten, aber nicht für Microsoft 365 bezahlen möchten. Ein interessanter Vorteil: ONLYOFFICE wird häufig als Teil der eigenen Infrastruktur genutzt. Es lässt sich zum Beispiel mit Nextcloud oder Unternehmensspeichern integrieren, wenn ein Team nicht nur Word ersetzen, sondern eine eigene Office-Umgebung aufbauen möchte. Für Einzelpersonen reichen die kostenlosen Desktop-Editoren meist aus, während Cloud-Teamarbeit und Unternehmensszenarien von der gewählten Version und Infrastruktur abhängen.

• WPS Office

Das berühmte "chinesische Office". Entwickelt wird es vom großen Unternehmen Kingsoft, und WPS Office selbst existiert schon sehr, sehr lange - seit 1989 - und unterstützt die Arbeit mit Word, PDF, Präsentationen, Tabellen und anderen Formaten. Der größte Vorteil von WPS ist das vertraute Aussehen: Wenn Sie an Microsoft Office gewöhnt sind, werden Sie sich hier deutlich leichter einarbeiten als in LibreOffice. Es gibt eine kostenlose Version, aber ein Teil der Funktionen, besonders im Zusammenhang mit PDF, Cloud, KI und erweiterten Tools, ist nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. WPS eignet sich gut für Studierende, Freelancer und alle, denen eine vertraute Oberfläche "fast wie Office" wichtig ist. Vor einer breiten Einführung im Team sollte man jedoch prüfen, welche Funktionen in Ihrem konkreten Szenario kostenpflichtig werden.

• Google Docs, Sheets und/oder Slides

Das ist nicht ganz ein "Ersatz für Microsoft Office auf dem Computer", sondern eher eine andere Art, mit Dokumenten zu arbeiten. Die Stärke liegt nicht in der Fülle der Funktionen, sondern in der Zusammenarbeit: Mehrere Personen können gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, Kommentare hinterlassen, den Versionsverlauf sehen und sich nicht gegenseitig Dateien mit Namen wie "final_final_ganz_sicher_letzte.docx" schicken. Für Teams, denen Texte, Tabellen, Präsentationen und schnelle Abstimmungen im Browser wichtig sind, reicht ein kostenloses Google-Konto oft aus. Wenn Sie aber mit komplexem Layout, schweren Excel-Modellen, Makros oder Dokumenten mit strengen Unternehmensanforderungen arbeiten, sind Google-Tools möglicherweise kein Ersatz, sondern eher eine Zwischenlösung.

Fotos und Grafik: Wodurch man Photoshop und Illustrator ersetzen kann

• Photopea

Eine der gelungensten kostenlosen Photoshop-Alternativen für Menschen, deren Aufgaben sich darauf beschränken, schnell eine PSD-Datei zu öffnen, ein Banner zu korrigieren, ein Bild zuzuschneiden, Text in einem Layout zu ersetzen, einfache Retusche zu machen oder ein Bild für Social Media vorzubereiten. Es funktioniert direkt im Browser, ohne Installation, und die offizielle Website bezeichnet es als kostenlosen Online-Fotoeditor. Ein weiterer wichtiger Vorteil: Photopea unterstützt PSD und viele andere Grafikformate. Deshalb wird es oft von Menschen geschätzt, die nicht jeden Tag professionell designen, aber gelegentlich eine "Datei vom Designer" bekommen und ein paar Korrekturen vornehmen müssen. Es ist kein perfekter Ersatz für Photoshop; der Dienst eignet sich nicht für schwere professionelle Arbeit, komplexe Farbkorrektur oder große Projekte. Für schnelle Aufgaben ist er aber ideal. Das kostenlose Modell wird durch Werbung finanziert, zahlen muss man also nicht - allerdings kann der Arbeitskomfort davon abhängen, wie geduldig Sie mit einer Oberfläche voller Werbeblöcke sind.

• GIMP

Ein Klassiker kostenloser Grafiksoftware. Es ist ein kostenloser Open-Source-Editor für Windows, macOS, Linux und andere Systeme, der seit Langem für Retusche, Bildbearbeitung, Collagen, Grafikvorbereitung und Formatkonvertierung genutzt wird. Seine Stärke ist die Tiefe der Möglichkeiten: Ebenen, Masken, Plugins, Skripte und präzise Bildarbeit. Der Nachteil ist eigentlich nur einer: die Oberfläche. Für jemanden, der von Photoshop kommt, kann GIMP ungewohnt und stellenweise störrisch wirken, als wolle das Programm einem nicht auf den ersten Blick gefallen. Trotzdem ist es eine gute Wahl für alle, die einen kostenlosen Desktop-Editor ohne Abo wollen, bereit sind, ein wenig zu lernen, und nicht von der spezifischen Adobe-Logik abhängig sind. Für regelmäßige Fotobearbeitung, Lernaufgaben, einfache Grafiken und kleine Unternehmen deckt GIMP Ihre Bedürfnisse problemlos ab - ohne verpflichtende monatliche Zahlungen.

• Affinity

Die Aufmerksamkeit für diesen Dienst ist deutlich gewachsen, seit Canva das Produkt neu gestartet und das neue Affinity für Nutzerinnen und Nutzer mit Canva-Konto kostenlos gemacht hat. Früher waren Affinity Photo, Designer und Publisher als professionelle kostenpflichtige Adobe-Alternativen bekannt, mit Einmalkauf statt Abo. Jetzt vereint die neue Version Fotobearbeitung, Vektordesign und Layout in einer Anwendung, die kostenlos für Mac und Windows verfügbar ist. Canva erklärt, dass Nutzerinnen und Nutzer Affinity über ein bestehendes Konto aktivieren oder ein neues kostenloses Canva-Konto erstellen können. Damit ist es nicht mehr nur "billiger als Photoshop", sondern ein vollwertiges Tool für Designer, Illustratorinnen, Marketer und Freelancer, die Foto, Vektor und Layout an einem Ort brauchen.

Es gibt allerdings eine Nuance: KI-Funktionen und einige Möglichkeiten im Zusammenhang mit Canva Premium können ein kostenpflichtiges Canva-Abo erfordern. Die grundlegende professionelle Anwendung ist jedoch kostenlos geworden, und das ist eine der auffälligsten Verschiebungen auf dem Markt für Kreativsoftware in den letzten Jahren.

• Krita

Dieser Dienst eignet sich besser für digitales Zeichnen als für Retusche. Die offizielle Website nennt Krita direkt ein professionelles kostenloses Open-Source-Programm für Künstlerinnen und Künstler, geschaffen von Künstlerinnen und Künstlern, die zugängliche Werkzeuge für alle entwickeln wollten. Es wird für Illustrationen, Concept Art, Comics, Texturen, Matte Painting und andere Aufgaben genutzt, bei denen Pinsel, Ebenen, Farbe und das Gefühl einer echten digitalen Werkstatt wichtig sind. Wenn Sie Photoshop gerade als Künstlerwerkzeug ersetzen möchten, kann Krita sogar angenehmer sein, weil seine Logik genau auf das Zeichnen ausgerichtet ist. Für eine Marketingperson, die einmal im Monat ein Banner korrigiert, ist es überdimensioniert. Für Illustratorinnen, Comic-Autorinnen, Game Artists oder Menschen, die Digital Art ohne kostenpflichtiges Abo lernen möchten, ist es eine sehr starke Option.

• Inkscape

Eine kostenlose Alternative zu Illustrator für Vektorgrafik. Es wird für Logos, Icons, Schemata, Diagramme, einfache Illustrationen, Karten, Typografie und Webgrafik verwendet, und das native Format von Inkscape ist SVG. Das ist ein wichtiger Punkt: Wenn Sie Grafiken brauchen, die ohne Qualitätsverlust skalieren, ist ein Vektor-Editor besser als ein Raster-Editor. Inkscape ist nicht immer so glatt und kommerziell poliert wie Illustrator, aber für Lernaufgaben, kleine Unternehmen, technische Schemata, einfache Logos und Illustrationen reichen seine Möglichkeiten oft aus. Besonders nützlich ist es für alle, die nicht für Illustrator bezahlen möchten, nur weil sie ein paar Vektoraufgaben im Monat haben.

Design für Social Media und Präsentationen: Wodurch man Canva Pro ersetzen kann

• Canva Free

Das ist der beste Ersatz für Canva Pro, so lustig das auch klingt. Wenn Sie ein paar Posts pro Woche, eine einfache Präsentation, ein Cover, einen Lebenslauf, einen Flyer oder ein Banner erstellen, reicht die kostenlose Version von Canva völlig aus. Auf der offiziellen Website beschreibt sich Canva als kostenloses Online-Designtool, mit dem man Social-Media-Posts, Präsentationen, Poster, Videos, Logos und vieles mehr erstellen kann. Der kostenpflichtige Tarif ergibt Sinn, wenn Sie Brand Kits, Premium-Vorlagen, erweiterte KI-Tools, mehr Inhalte, Teamarbeit und eine regelmäßige Produktion von Visuals brauchen. Wenn Sie aber Kleinunternehmerin, Lehrkraft, Studentin oder Fachkraft sind und nur gelegentlich Visuals erstellen, versuchen Sie zunächst ehrlich, mit dem kostenlosen Plan zu leben. Vielleicht brauchen Sie gar kein Pro - sondern Ordnung in Ihren Vorlagen und ein Verständnis dafür, welche Visuals Sie überhaupt erstellen.

• Adobe Express Free

Eine bequeme Alternative für alle, die schnelles Design wollen, aber nicht in das schwere Adobe-Universum einsteigen möchten. Adobe Express eignet sich für Posts, Cover, Banner, kurze Videos, Lebensläufe, Präsentationsmaterialien und einfachen Markencontent. Der Plan kostet buchstäblich 0 $ und enthält grundlegende Tools zur Content-Erstellung, begrenzte generative KI-Credits und Zugriff auf einen Teil der Assets. Premium kostet 9,99 $ pro Monat und bietet mehr Vorlagen, Assets, KI-Credits und Premium-Funktionen. Für jemanden, der schnell ein Visual "auf gutem Niveau, aber ohne Designer" erstellen muss, kann das kostenlose Adobe Express völlig ausreichend sein. Und wenn Sie bereits das Adobe-Ökosystem nutzen oder einen etwas "unternehmerischeren" Look möchten, kann Express angenehmer sein als Canva.

• VistaCreate

Ein weiterer Dienst für vorlagenbasiertes Design, der oft als Alternative zu Canva wahrgenommen wird. Er eignet sich für Social Media, Präsentationen, Banner, Werbematerialien, Karten, Poster und Visuals für kleine Unternehmen. VistaCreate hat einen kostenlosen Starter-Plan, während der Pro-Plan meist für diejenigen nötig ist, die systematisch mit einer Marke arbeiten, mehr Vorlagen, Premium-Assets und Teamfunktionen möchten. In der VistaCreate-Hilfe steht, dass Starter kostenlos ist und für einfaches, schnelles Design ohne professionelle Erfahrung gedacht ist, während Pro eher für professionellere Marketing- und Teamprozesse gedacht ist. Es ist eine gute Option, wenn Sie Canva optisch satt haben oder andere Vorlagen und eine andere Ästhetik möchten. Vor dem Wechsel lohnt es sich aber, konkrete Vorlagen zu vergleichen, damit Sie nicht nur den bequemeren Tarif wählen, sondern auch den Stil, der Ihnen näher liegt.

• Figma Free

Figma Free kann Canva Pro nicht in allen Aufgaben ersetzen, funktioniert aber hervorragend dort, wo Sie Flexibilität brauchen: Präsentationen, Prototypen, Landingpages, Interfaces, Schemata, visuelle Konzepte, markenbezogene Layouts. Figma wurde ursprünglich als kollaborative Plattform für Interface-Design populär, und seine größte Stärke ist bis heute die Zusammenarbeit in Echtzeit: Mehrere Personen können in einer Datei arbeiten, Kommentare hinterlassen, Layouts zusammenstellen und Änderungen schnell sehen. Für Design "aus der Vorlage" ist Figma schwieriger als Canva. Für Teams, die nicht einfach ein hübsches Poster auswählen, sondern ein Interface, eine Präsentation, eine Produktstruktur oder ein visuelles System aufbauen müssen, kann der kostenlose Figma-Plan mächtiger sein. Man muss sich allerdings daran gewöhnen: Figma macht nicht alles für Sie, gibt dafür aber mehr Freiheit.

Notizen, Wissensdatenbanken und Planung: Wodurch man Notion ersetzen kann

• Obsidian

Eine ausgezeichnete Option für eine persönliche Wissensdatenbank, Notizen, Recherchen, Zusammenfassungen, Ideen und ein "zweites Gehirn". Die wichtigste Besonderheit besteht darin, dass Notizen als lokale Markdown-Dateien gespeichert werden und Verbindungen zwischen ihnen über Links und einen Graphen aufgebaut werden können. Das ist besonders praktisch für Menschen, die viel schreiben, lernen, Ideen sammeln, recherchieren, mit langen Texten arbeiten oder Wissen bei sich speichern möchten, statt vollständig in der Cloud. Seit 2025 ist Obsidian für alle Zwecke kostenlos, einschließlich kommerzieller Nutzung. Kostenpflichtig bleiben vor allem Zusatzdienste wie Sync und Publish; Sync kostet 4 $ im Monat bei jährlicher Zahlung oder 5 $ bei monatlicher Zahlung. Wenn Sie Notion als persönliche Basis für irgendetwas nutzen, kann Obsidian tiefer und ruhiger sein. Wenn Sie schöne Team-Datenbanken, Tabellen und einfache Zusammenarbeit brauchen, kann Notion weiterhin bequemer sein.

• Joplin

Eine kostenlose App für Notizen und To-do-Listen, die gut für alle geeignet ist, die einen einfachen, privaten und nicht allzu trendigen Ersatz für Evernote oder ein einfaches Notion suchen. Joplin unterstützt Markdown-Notizen, Anhänge, Tags, Notizbücher, Suche, Synchronisierung über verschiedene Dienste und mobile Apps. Die offizielle Website nennt es direkt eine Open-Source-Notizen-App, und in der Hilfe steht, dass sie mit einer großen Zahl von Notizen arbeiten kann, die in Notizbüchern organisiert sind. Interessante Tatsache: Joplin ist nach dem Komponisten Scott Joplin benannt, sodass selbst ein strenges Notizprogramm eine kleine musikalische Biografie hat. Es ist gut für alle, die Notizen, Aufgaben und Datenschutz brauchen, nicht aber eine Designer-Datenbank mit schönen Icons.

• Anytype

Eine Option für alle, denen die Idee von Notion gefällt, die aber mehr Datenschutz, lokale Logik und das Gefühl einer "persönlichen Schatzkammer" möchten. Anytype beschreibt sich als Raum für Notizen, Aufgaben, Datenbanken und Chats, in dem die Daten auf dem Gerät bleiben und nur der Nutzer Zugriff darauf hat. Es gibt einen kostenlosen Plan mit 100 MB Remote-Speicher und 10 gemeinsamen Channels; kostenpflichtige Pläne beginnen mit Plus für 4 $ im Monat, danach folgen Pro für 8 $ und Ultra für 16 $. Anytype eignet sich für Menschen, die ein persönliches Wissenssystem, Datenbanken, Sammlungen und Projekte aufbauen und weniger von einer zentralisierten Cloud abhängig sein möchten. Für ein Team, das schnell ein verständliches Tool "wie Notion, nur kostenlos" einführen will, kann Anytype aber mehr Eingewöhnung erfordern.

• AppFlowy

Eine flexible Alternative zu Notion für alle, die eine ähnliche Logik von Blöcken, Dokumenten und Datenbanken möchten, aber mit mehr Freiheit und der Möglichkeit eines Self-Hosted-Ansatzes. AppFlowy setzt auf Open Source, Offline-Arbeit, Plattformübergreifung und Kontrolle über Daten. Das ist nicht die einfachste Option für jemanden, der "öffnen und sofort schön Tagebuch führen" möchte. Interessant ist es aber für Teams und fortgeschrittene Nutzer, denen Anpassung und Unabhängigkeit von einer fremden Plattform wichtig sind. AppFlowy hat unterschiedliche Pläne für Cloud- und Self-Hosted-Szenarien, daher sollte man vor der Einführung berücksichtigen, wer all das einrichtet, wartet und dem Team erklärt - das kann kompliziert sein.

Wichtig! Überlegen Sie, ob Sie überhaupt einen Notion-Ersatz brauchen. Vielleicht reichen Ihnen Google Docs, Notizen auf dem Handy und ein Kalender. Wenn Sie Ihren Arbeitsbereich mehr dekorieren, als darin zu arbeiten, kann es sogar eine gute Methode gegen Prokrastination sein, sich den Zugang zu Anpassungen zu begrenzen - damit es leichter wird, mit der Aufgabe anzufangen, statt schöne Sticker auszuwählen.

Teamarbeit und Projekte: Wodurch man Trello, Asana, Monday und Slack ersetzen kann

• Trello Free

Eine gute Option für kleine Teams, persönliche Projekte, Content-Pläne, Lernaufgaben, einfache Deadline-Verwaltung und visuelle Kontrolle. Trello ist gerade deshalb stark, weil es fast jeder versteht: Board, Listen, Karten, Aufgaben per Drag-and-drop verschieben. Auf der Trello-Website wird der kostenlose Plan als Lösung für Einzelpersonen und kleine Teams beschrieben, die Arbeit organisieren müssen. Standard kostet 5 $ pro Nutzer und Monat und fügt weitere Funktionen hinzu, darunter unbegrenzte Boards und erweiterte Möglichkeiten. Wenn Ihr Team klein ist und Aufgaben keine komplexen Abhängigkeiten, Gantt-Diagramme, schwere Berichte oder fortgeschrittene Automatisierung verlangen, kann Trello Free Ihre Bedürfnisse abdecken. Wenn es aber zu viele Boards werden, die Prozesse komplexer werden und alles Wichtige in Karten verloren geht, ist es vielleicht an der Zeit, entweder für eine Erweiterung zu bezahlen oder ein systematischeres Tool zu wählen.

• ClickUp Free

Eine mächtigere, aber auch überladenere Alternative. ClickUp hat einen Free-Forever-Plan mit unbegrenzten Aufgaben, unbegrenzt vielen Mitgliedern im kostenlosen Plan, Kanban-Boards, kollaborativen Dokumenten, Kalenderansicht, Sprint-Management und weiteren Möglichkeiten, allerdings mit einem Speicherlimit von 60 MB. Der kostenpflichtige Unlimited-Plan kostet bei jährlicher Zahlung 7 $ pro Nutzer und Monat und schaltet unbegrenzten Speicher, Gantt, Integrationen, benutzerdefinierte Felder, Zeiterfassung und weitere Funktionen frei. ClickUp ist gut für alle, die mehrere Tools auf einmal ersetzen wollen: Aufgaben, Dokumente, Boards, Kalender, Sprints, Formulare, manchmal sogar Chat. Es gibt aber ein Risiko: Ein kleines Team kann schneller in Einstellungen ertrinken, als es überhaupt mit der Arbeit beginnt. Deshalb sollte ClickUp schrittweise eingeführt werden.

• Taiga

Ein kostenloses Open-Source-Tool für Agile-Teams. Es lohnt sich für Entwicklerinnen und Entwickler, Produktteams, kleine IT-Projekte und alle, die nach Scrum oder Kanban arbeiten. Offiziell beschreibt sich Taiga als kostenloses Open-Source-Projektmanagement-Tool für funktionsübergreifende agile Teams. Es bietet Backlog, Sprints, Kanban, User Stories und all das, was man normalerweise braucht, um nicht nur "eine To-do-Liste zu führen", sondern Produktentwicklung zu steuern. Für eine Marketingabteilung, die Posts nach Datum sortieren möchte, kann Taiga zu spezifisch sein. Für ein Entwicklungsteam, das kein schweres Jira braucht, aber agile Logik benötigt, kann es eine gute Option sein.

• Plane

Plane kann als Alternative zu Jira oder Linear für Entwicklungs- und Produktteams betrachtet werden, die eine modernere Logik für Aufgabenverwaltung, Issue Tracking, Projekte, Zyklen und Roadmaps brauchen. Interessant ist es für alle, die nicht einfach ein kostenloses Board möchten, sondern ein eher "ingenieurhaftes" Tool, das man selbst bereitstellen und kontrollieren kann. Die wichtigste Frage ist hier nicht der Preis, sondern die Reife des Teams: Plane wird dort nicht gebraucht, wo Menschen einfach eine Aufgabenliste für die Woche wollen. Es wird dort gebraucht, wo es Produktentwicklung, Backlog, Releases und Verantwortung für den Prozess gibt. Vor der Wahl von Plane sollte man deshalb ehrlich antworten: Brauchen Sie wirklich eine Jira-Alternative - oder sind Sie nur vom Chaos müde und hoffen, dass ein neues Tool von selbst Ordnung schafft?

• Mattermost

Einer der wichtigsten Kandidaten als Slack-Ersatz für Teams, denen Datenkontrolle und ein personalisierter Ansatz wichtig sind. Mattermost Team Edition wird in der Dokumentation als kostenlose Open-Source-Plattform für Teamzusammenarbeit beschrieben, gedacht für kleine Teams, Hobbyprojekte oder persönliche Nutzung mit bis zu 250 aktivierten Nutzern, sofern kein SSO erforderlich ist. Das ist nicht "Slack, nur kostenlos und ohne Sorgen": Mattermost muss bereitgestellt, gewartet, aktualisiert und administriert werden. Dafür kann es besonders interessant sein für technische Teams, Open-Source-Projekte und Organisationen, bei denen man nicht einfach die gesamte Arbeitskommunikation in eine fremde Cloud auslagern kann. Wenn Sie ein kleines Unternehmen ohne IT-Administrator haben, kann Mattermost komplizierter sein, als es aussieht. Wenn Sie ein technisches Team und Datenschutzanforderungen haben, lohnt sich ein genauerer Blick definitiv.

• Rocket.Chat

Eine weitere Slack-Alternative, besonders für Organisationen, denen Sicherheit, Kontrolle über die Infrastruktur und die Möglichkeit wichtig sind, Kommunikation bei sich selbst bereitzustellen. In der Dokumentation von Rocket.Chat wird der Starter-Plan als kostenloser Self-Managed-Weg zur Evaluierung beschrieben, der die meisten kostenpflichtigen Funktionen in begrenztem Umfang freischaltet. Rocket.Chat wird häufig für interne Kommunikation, Kundensupport, Communities und staatliche Unternehmen in Betracht gezogen. Aber wie Mattermost ist es keine Option nach dem Motto "in fünf Minuten installiert und vergessen". Kostenlos bedeutet hier oft nicht, dass überhaupt keine Kosten entstehen, sondern dass keine Lizenzkosten anfallen, während Sie trotzdem Server-, Einrichtungs- und Supportkosten tragen. Für ein technisches Team kann das sinnvoll sein. Für eine normale Vertriebsabteilung, die einfach nur einen Chat braucht, ist es vielleicht einfacher, beim alten Tool zu bleiben.

• Discord

Discord ist überraschend gut nicht nur für Spiele. Für kleine Teams, Bildungsprojekte, Communities, Start-ups in der Frühphase und Clubs kann Discord Slack ersetzen, besonders wenn Sprachkanäle, schnelle Diskussionen, Rollen, Communities und informelle Kommunikation wichtig sind. Grundsätzlich kann Discord kostenlos genutzt werden; das kostenpflichtige Nitro ist eher für persönliche Verbesserungen wie HD-Streaming, größere Uploads, Profilanpassungen und Emojis gedacht. Es ist im strengen Sinne kein Unternehmensstandard: Discord hat eigene Einschränkungen bei Verwaltung, Sicherheit, Einhaltung von Unternehmensanforderungen und "geschäftlicher Solidität". Wenn Sie aber eine Community, Lerngruppe, einen Club, ein kleines Projekt oder ein Team führen, in dem lebendige Kommunikation wichtig ist, kann Discord schneller und günstiger sein als Slack.

Videocalls, Bildschirmaufzeichnung und PDF: kleine Ausgaben, die sich unbemerkt summieren

• Google Meet, Zoom Free und Microsoft Teams Free

Sie decken häufig grundlegende Calls ohne separate Zahlung ab. Hier muss man nicht immer nach dem "besten" Dienst suchen: Wenn Sie kurze Meetings, einfache Interviews, Beratungen, interne Calls oder Lerngespräche haben, reichen kostenlose Versionen meist aus. Kostenpflichtige Tarife werden nötig, wenn längere Meetings, Webinare, Aufzeichnungen, Branding, große Gruppen, erweiterte Administration und Unternehmenssicherheit dazukommen. Der Fehler vieler kleiner Teams besteht darin, für Videokommunikation "für alle Fälle" zu bezahlen, obwohl 80 % der Calls problemlos in kostenlosen Tools stattfinden, die ohnehin schon Teil ihres Ökosystems sind.

• OBS Studio

Das beste Beispiel dafür, wie ein kostenloses Tool mächtiger sein kann als viele kostenpflichtige. OBS ist ein kostenloses Open-Source-Programm für Videoaufzeichnung und Livestreaming, das unter Windows, macOS und Linux läuft. Es wird von Streamern, Lehrkräften, Entwicklerinnen und Entwicklern, Kursautorinnen und Kursautoren, Webinar-Hosts und allen genutzt, die Bildschirm, Kamera, Präsentation sowie mehrere Audio- und Videoquellen aufnehmen müssen. OBS hat keine Wasserzeichen, keine Gebühren für kommerzielle Nutzung, und in der Projektdokumentation steht direkt, dass es kostenlos für beliebige Zwecke verwendet werden kann. Der Nachteil ist die Einstiegshürde. Wenn Sie ein kurzes Video aufnehmen müssen nach dem Motto "Schauen Sie, wo man klicken muss", ist Loom vielleicht einfacher. Wenn Sie regelmäßig Lektionen, Webinare, Demos oder Streams aufnehmen, gibt OBS deutlich mehr Kontrolle.

• Loom Free

Gut für kurze Videoerklärungen: Bildschirm aufnehmen, schnell einen Bug zeigen, Korrekturen für eine Designerin erklären, einer Kundin eine Mini-Anleitung schicken. Der Vorteil ist die Einfachheit. Man muss keine Szenen, Quellen und Ton wie in OBS einrichten. Öffnen, aufnehmen, Link senden. Der kostenlose Plan hat jedoch normalerweise Einschränkungen, und für Teams, lange Videos, erweiterten Speicher und Branding kann ein kostenpflichtiges Abo nötig sein. Deshalb sollte man Loom nicht als vollständigen OBS-Ersatz betrachten, sondern als Tool für schnelle asynchrone Erklärungen. Wenn Video Teil Ihres Produkts, Trainings oder regelmäßigen Contents ist, ist OBS wirtschaftlicher. Wenn Video nur dazu dient, "schnell etwas zu zeigen und zu vergessen", kann Loom trotz Einschränkungen bequemer sein.

• PDF24

Eines der praktischsten kostenlosen PDF-Toolkits. Es bietet Online-Tools zum Zusammenführen, Komprimieren, Erstellen, Bearbeiten und Konvertieren von PDFs, und die Website erklärt, dass sie kostenlos sind, ohne künstliche Limits und ohne Wasserzeichen. Für Windows gibt es PDF24 Creator - eine Offline-Version, bei der Dateien auf Ihrem Computer bleiben, was wichtig ist bei Dokumenten, die man nicht an Server schicken möchte. PDF24 ist besonders gut für die alltägliche Büro-Routine: mehrere Dateien zusammenführen, PDF zum Versand komprimieren, Seiten drehen, Überflüssiges löschen, unterschreiben, konvertieren. Es ist kein Adobe Acrobat Pro für komplexe juristische und unternehmensbezogene Workflows, aber für die meisten alltäglichen und beruflichen PDF-Aufgaben reichen seine Möglichkeiten mehr als aus.

• PDFgear

Ein kostenloser PDF-Editor, den man in Betracht ziehen sollte, wenn man Dateien nicht nur zusammenführen und komprimieren, sondern auch Text, Bilder, Unterschriften, Formulare, Seiten, Anmerkungen und Konvertierungen bearbeiten muss. Auf der offiziellen Website beschreibt sich PDFgear als kostenloses Set von PDF-Tools online und offline, und in App Stores als vollwertiger kostenloser PDF-Editor zum Lesen, Bearbeiten, Kommentieren, Verwalten von Seiten und Drucken. Damit ist es ein interessanter Ersatz für kostenpflichtige PDF-Editoren für Studierende, Freelancer, kleine Unternehmen und alle, die ständig mit Dokumenten arbeiten, aber nicht für Acrobat bezahlen möchten. Die übliche Einschränkung: Da PDFgear nicht Open Source ist, sollte man bei sensiblen Dokumenten die Datenschutzrichtlinie aufmerksam prüfen und möglichst offline arbeiten.

Ein gutes Tool muss nicht unbedingt teuer sein, aber günstiger Preis allein macht einen Dienst auch nicht automatisch gut. Manchmal spart eine kostenlose Alternative Geld, frisst aber Zeit, zerstört Prozesse, öffnet Dateien schlecht oder bringt das Team dazu, seine Arbeit zu hassen. Deshalb ist hier alles individuell. Prüfen Sie, welche Funktionen Sie wirklich nutzen, testen Sie die Alternative an echten Aufgaben, schauen Sie sich die Grenzen des kostenlosen Tarifs an, stellen Sie sicher, dass Dateien ordentlich exportiert werden, und prüfen Sie, ob das Team versteht, wie man damit arbeitet. Erst danach sollten Sie entscheiden, was bleibt. Vielleicht brauchen Sie wirklich Microsoft 365, Photoshop oder Slack - oder vielleicht lässt sich die Hälfte Ihres Arbeits-Toolkits problemlos durch die von uns vorgeschlagenen Alternativen ersetzen. Der Unterschied besteht nur darin, dass Sie im zweiten Fall nicht für eine Gewohnheit bezahlen, sondern für echten Nutzen - und genau das ist wirklich wichtig.