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¿Con qué frecuencia llega al final de la jornada laboral y descubre que, de todas las tareas que tenía previstas, solo ha revisado su correo electrónico y respondido algunos mensajes?
Esto podría deberse al agotamiento emocional o, quizás -y lo más probable-, a una falta de disciplina para gestionar su tiempo eficazmente. En este artículo, hemos recopilado las 10 mejores estrategias para motivarse, disciplinarse y duplicar su productividad en el trabajo.
Método 1: Matriz de Eisenhower
Este es un recurso invaluable para ayudarle a priorizar sus tareas. Es posible que no esté completando su trabajo a tiempo porque su lista de pendientes está sobrecargada, un problema común en el ritmo de vida moderno. Al no tener claridad sobre por dónde empezar, es fácil dispersar su tiempo y energía de forma aleatoria. En este caso, la matriz de Eisenhower puede ser de gran ayuda. Su funcionamiento es simple y efectivo.
Divida toda su lista de tareas diarias (o semanales) en 4 bloques:
Bloque A: tareas urgentes e importantes
Bloque B: tareas no urgentes pero importantes
Bloque C: tareas no urgentes y no importantes
Bloque D: tareas urgentes pero no importantes
En primer lugar, por supuesto, debe ocuparse de las tareas del bloque A. Lo ideal sería que no quedara ninguna tarea de este cuadrante para el día siguiente. El bloque B estará compuesto principalmente por aquellas tareas que necesitamos completar durante el día. El bloque C contiene aquellas tareas que puede eliminar de su lista sin problemas, liberando así tiempo para descansar o para enfocarse en las tareas del bloque B o D. En el bloque D se encuentran aquellas tareas que le generan ansiedad y le hacen perder tiempo innecesariamente. Intente delegarlas o, si es necesario, realice un mínimo entre las tareas de los bloques A y B.
Método 2: Realice tareas difíciles por la mañana
Por supuesto, todos tenemos nuestros propios biorritmos y preferencias; sin embargo, un experimento realizado por científicos de Harvard mostró que es por la mañana (o en el "mañana" que usted defina, es decir, cuando comienza su día) cuando somos más disciplinados, enérgicos y estamos más dispuestos a seguir un plan. Puede combinar este método con la matriz de Eisenhower y programar para la mañana aquellas tareas que no le entusiasman, pero que debe realizar. De esta manera, se liberará de las emociones negativas relacionadas con las tareas que menos disfruta durante todo el día.
Método 3: Técnica Pomodoro
Probablemente ya ha oído hablar de ella, pero recordemos cómo funciona:
1. Ajuste un temporizador a 25 minutos.
2. Al finalizar este tiempo, tome un descanso de 5 minutos.
3. Luego, retome sus actividades durante otros 25 minutos.
4. Repita este ciclo 4 veces.
5. En la quinta ocasión, permítase un descanso de 15 minutos.
Este método es muy efectivo para movilizar recursos y completar grandes tareas específicas. Sin embargo, no es tan útil para tareas más pequeñas, ya que su ejecución puede tardar un poco más o un poco menos de 25 minutos.
Método 4: Siga la regla de los dos minutos
Esta regla es muy sencilla: "Si una tarea le tomará 2 minutos o menos, hágala de inmediato." Así podrá deshacerse de esas pequeñas tareas que saturan su atención y lo alejan de su objetivo principal. Además, esta regla tiene un efecto positivo a largo plazo. Por ejemplo, si debe redactar un informe y evita comenzar porque sabe que le tomará unas 5 horas, recuerde que crear el documento, escribir la introducción, o simplemente abrir el programa le tomará menos de 2 minutos. ¡Hágalo! Así descubrirá lo fácil que es iniciar tareas que en principio parecen abrumadoras. A partir de ese primer paso, todo fluirá con mayor facilidad, ya que, en la mayoría de los casos, lo que realmente nos frena es el "miedo a la hoja en blanco".
Método 5: Elimine las distracciones de su espacio de trabajo
Silenciar el teléfono móvil es una de las primeras medidas necesarias para concentrarse en una tarea importante. Pero también puede haber notificaciones emergentes en su escritorio, un vaso de café aromático al lado, el ruido de la calle, música, o incluso la sensación de hambre.
¿A menudo se da cuenta de que ha pasado media hora revisando fotos en redes sociales? Utilice aplicaciones para controlar el tiempo de pantalla. Por ejemplo, instale Quality Time. Esta aplicación no solo ofrece estadísticas, sino también la posibilidad de limitar el uso de otras aplicaciones. También puede crear varios perfiles: para trabajo, estudio, tiempo de tarde y bloquear todas las notificaciones y llamadas.
Intente deshacerse, si no de todas, al menos de la mayoría de las distracciones. Y después, utilice el siguiente consejo.
Método 6: Planifique descansos
A menudo procrastinamos porque somos conscientes de que completar una tarea requerirá mucho esfuerzo. Y ya nos sentimos cansados incluso antes de comenzar a pensar en lo que tenemos que hacer. Perdemos motivación y dedicamos tiempo a distracciones, como si nunca pudieran ocurrir si nos ponemos a trabajar. Prométase a sí mismo un descanso adecuado o alguna otra recompensa después de completar sus tareas. Por ejemplo, tal vez ha estado postergando ir a una pizzería con amigos o ha querido disfrutar de un baño mientras ve un nuevo programa. ¿Por qué no dejar que la finalización exitosa de una tarea sea el motivo para permitirse eso? Con la recompensa adecuada, su procrastinador interno cederá, ya que obtendrá la distracción deseada, solo que un poco más tarde. Lo más importante es establecer la condición de que si no cumple con la tarea, no se irá a ningún lado, incluso si ya tiene un boleto comprado, porque en lugar del esperado concierto, tendrá que terminar el trabajo que no logró hacer. Un par de veces de este "auto-castigo" y su productividad aumentará, créame.
Método 7: Mantenga un registro de sus éxitos y tareas completadas
Cuando tiene demasiadas tareas pendientes y, al final del día, su lista sigue tan llena como al principio, es fácil sentir que no ha logrado nada. Esta sensación puede generar frustración y hacerle pensar que todo su esfuerzo ha sido en vano. Para contrarrestar esto y experimentar la satisfacción de haber cumplido con tareas importantes -y así activar la recompensa hormonal de su cerebro-, es fundamental registrar sus logros. Puede hacerlo llevando un diario o utilizando una agenda. Reserve un momento para felicitarse y reconocer que ha avanzado en medio de un día lleno de retos. Esto no solo le ayudará a reconocer sus progresos, sino que también facilitará una desconexión completa al final de una jornada intensa.
Método 8: Realice una rápida meditación
Una excelente manera de aumentar su concentración es practicar la meditación. No es necesario sentarse una hora con los ojos cerrados; con 15 minutos es suficiente. En algunos casos, incluso un par de minutos cerrando los ojos y concentrándose en su respiración puede reiniciar su mente y darle nuevas energías para actuar.
Aquí hay un ejemplo de una meditación muy sencilla: la meditación respiratoria.
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Encuentre cualquier objeto de forma cuadrada o rectangular con la mirada. Puede ser su teléfono inteligente, un marco de fotos o una ventana.
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Mire hacia la esquina superior izquierda y respire profundamente por la nariz. Cuente lentamente hasta cuatro.
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Una vez que haya contado, mueva la mirada a la esquina superior derecha. Retenga la respiración y cuente nuevamente hasta cuatro.
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Ahora dirija su mirada hacia abajo y exhale por la boca. Cuente hasta cuatro otra vez.
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Y complete el cuadrado mirando hacia la esquina inferior izquierda. Cuente hasta cuatro.
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Inhale profundamente y repita el ciclo.
Cuántas veces repita esta técnica depende de usted. Tal vez una sola vez sea suficiente, o quizás desee permanecer en ese estado un poco más. Elija lo que le brinde más relajación y comodidad.
Método 9: Actúe, no piense
A menudo nos preguntamos: "¿Qué tan fuerte es mi motivación para completar esta tarea?" Y basamos nuestras decisiones en eso. Si hay motivación, comenzamos a trabajar. Si no la vemos, la postergamos. Sin embargo, la motivación es una de las fuentes de energía más inestables. ¡Es variable! Al iniciar una tarea, puede estar 100% motivado, pero después de una hora puede perder toda esa motivación, y ningún método para elevarla funcionará. Abandonará la tarea y volverá a culparse. Pero, en realidad, aquí opera el mismo principio que con el apetito. ¿Conoce la frase "El apetito viene comiendo"? ¡Lo mismo ocurre con la motivación! Uno de los principios de la terapia cognitivo-conductual es "Cambia el comportamiento para cambiar el pensamiento", es decir, cualquier cambio debe iniciarse no con un pensamiento, sino con una acción. ¡El camino se hace al andar!
Método 10: Aprenda a decir "no" y defienda sus límites
Diga "no" a todo lo que le impida completar sus tareas a tiempo. ¿Sus amigos lo invitan a pasar tiempo con ellos y le echan en cara que no ha escrito en mucho tiempo? Explique que tiene un proyecto importante en el trabajo. ¿Sus colegas le asignan tareas adicionales? Establezca límites personales y no asuma más responsabilidades de las que puede manejar. "No" y "límites personales" son los dos principios más importantes que le ayudarán no solo a liberar más tiempo de trabajo, sino también a ajustar su equilibrio entre descanso y trabajo. Se volverá mucho más productivo cuando aprenda a eliminar lo innecesario.
Siga estos pasos:
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Haga ahora mismo una lista de 5 cosas a las que le gustaría decir "no".
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Piense en cómo puede excluirlas o minimizarlas. Trate de elegir métodos que no afecten a sus otras tareas o a sus relaciones con los demás.
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Discuta las opciones disponibles con aquellos que también estén involucrados (por ejemplo, con colegas a quienes puede pedir que lleven sus conversaciones fuera de la oficina).
Para muchos, la autodisciplina parece una tarea muy difícil. Pero si comienza a implementar nuevas estrategias, verá lo rápido que se libera su tiempo para hábitos más productivos. Paso a paso, al liberar su vida de tareas innecesarias, estará liberando su energía y tiempo para alcanzar sus más altos objetivos. ¡Estamos seguros de que incluso un par de nuevos hábitos productivos podrán llevarlo al éxito que desea!
