Fünf Fakten, die man vor der Durchführung einer PR-Veranstaltung wissen sollte

Mit dem Event lässt sich kein Geld verdienen

Wollen Sie mit der Veranstaltung Geld verdienen? Leider wird es dazu wahrscheinlich nicht kommen. PR-Veranstaltungen sind dazu da, das Markenbewusstsein und die Markentreue zu stärken, nicht um Geld zu verdienen. Wenn Ihr potentieller (oder aktueller) Manager also davon spricht, dass das Unternehmen mit der Veranstaltung Geld verdienen wird, sollten Sie daran denken, dass es sich dabei eher um ein Märchen als um eine reale Sache handelt.

Wie kann man nach der Veranstaltung Geld verdienen? Zum einen durch die Steigerung der Loyalität treuer Kunden. Dadurch erhöht sich der durchschnittliche Einkaufswert der Kunden oder sogar die Häufigkeit Ihrer Einkäufe. Auch neue Kunden, die nach der Veranstaltung zu Ihnen kommen, weil sie die Produkte und die Emotionen, die Sie vermitteln, greifen wollen, bringen Geld ein. Außerdem nutzen Firmenkunden, für die Ihr Serviceniveau und Ihre Servicequalität wichtig sind, Veranstaltungen, um diese Indikatoren zu überwachen. Sie verdienen nicht direkt, sondern über die langen Ketten der Kaufentscheidungen in den Köpfen Ihrer potenziellen Kunden. 

Prominente sagen in letzter Minute ab 

Prominente, die Sie zu einer Veranstaltung einladen, sagen vielleicht erst zu und dann wieder ab. Ein mögliches Szenario ist auch, dass sie zuerst zustimmen, aber dann doch nicht kommen. Sie können Geld für ihre Teilnahme verlangen oder sich weigern, ihre Anwesenheit bei der Veranstaltung in ihren sozialen Netzwerken bekannt zu machen. Verlieren Sie nicht die Nerven, die werden Sie noch brauchen.

Halten Sie immer eine Ersatz-Gästeliste bereit. Überlegen Sie sich, wie Sie einer Situation entgehen können, in der die Prominenten nicht zu Ihnen kommen. Nutzen Sie alle Möglichkeiten des Marketings, die Ihnen zur Verfügung stehen. Kompensieren Sie die Abwesenheit eines Prominenten, der eigentlich anwesend sein sollte, mit anderen Mitteln  (vor allem durch Möglichkeiten der Publikumsbindung).

Jeder wird versuchen, auf die Gästeliste zu kommen

Ihre Freunde werden zu der Veranstaltung kommen wollen, auch wenn diese nichts mit ihnen zu tun hat, genauso wie die Freunde von Ihren Freunden. Auch Journalisten von Publikationen, die weit von den Interessen Ihrer Zielgruppe entfernt sind, werden daran teilnehmen wollen. Prüfen Sie die Gästeliste deshalb sorgfältig, um unbekannte Namen darauf zu vermeiden. Das gilt auch für die Gäste auf der Veranstaltung: Jemand, der an Ihrer Veranstaltung teilnehmen möchte, könnte unbemerkt an der Sicherheitskontrolle vorbeikommen oder den Namen einer anderen Person auf der Gästeliste verwenden.

Um zu verhindern, dass Ihre Gästeliste zu sehr aufgebläht wird, sollten Sie einige Analysen durchführen: Wer von Ihren potenziellen Gästen hat eine hohe Konzentration von Zielgruppen in seinen Social-Media-Konten? Wer kauft in jeder neuen Saison eine Menge Produkte von Ihnen? Wer auf Ihrer Gästeliste wäre für Sie nützlich? 

Die Probleme werden die glücklichen Gedanken überwiegen

Probleme werden überall auftauchen: am Eingang, auf dem Gelände, an der Bar, im Fotobereich usw. Um sie zu bewältigen, sollten Sie Ruhe, Stoizismus und ein paar Mitarbeiter zur Hand haben. Es ist unmöglich, alles im Alleingang zu bewältigen, wenn man durch verschiedene Aufgaben abgelenkt wird. Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung.

Machen Sie das Beste daraus! Überlegen Sie sich im Vorfeld Lösungen für potenzielle Probleme, machen Sie ein Brainstorming, holen Sie einen Rat Ihres Vorgesetzten ein, stellen Sie sicher, dass Ihre Lösungen realistisch sind und an Ort und Stelle angewendet werden können. Das hilft Ihnen natürlich nicht aus der Patsche, aber es wird Sie darauf vorbereiten, bei der Veranstaltung schnell in Problemlösungskategorien zu denken.

Die Vorbereitung der Veranstaltung dauert drei bis vier Monate und die Durchführung zwei Stunden

Nach der Veranstaltung selbst müssen Sie Kostenvoranschläge abschließen, Dokumente unterzeichnen, alles abbauen, was Sie für die Durchführung der Veranstaltung verwendet haben, und dabei dürfen Sie sich nicht mit dem damit verbundenen bürokratischen Aufwand verrückt machen. Und nach all dem werden Sie den “Output” nicht einmal messen können, denn wie erwähnt, geht es um das Image und den Bekanntheitsgrad des Unternehmens, und nicht um klare Zahlen. So verliert man leider leicht die Motivation für die Arbeit mit Veranstaltungen, weil man das Ergebnis einfach nicht sieht. 

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