Cinco verdades que hay que saber antes de organizar un evento de relaciones públicas

El evento no será rentable

¿Quieres ganar dinero con un evento? Por desgracia, es poco probable. Los actos de relaciones públicas están pensados para aumentar la notoriedad y la fidelidad a la marca, no para ganar dinero. Por lo tanto, si su responsable potencial (o actual) habla de que la empresa ganará dinero con el evento, vale la pena recordar que se trata más de un cuento de hadas que de algo real.

¿En qué se puede ganar dinero después del evento? En el aumento de la lealtad de los clientes leales: pueden aumentar la factura media o hacer más compras. En nuevos clientes que acudirán a ti después del evento porque quieren palpar los productos y sentir las emociones que les transmiten. En clientes corporativos para los que su nivel y calidad de servicio son importantes, y hacen un seguimiento de estos indicadores, incluidos los eventos. Gana no directamente, sino a través de la larga cadena de decisiones de compra en la mente de tus clientes potenciales. 

Los famosos renuncian en el último momento

Es posible que los famosos acepten asistir a un acto en un primer momento y luego lo rechacen. Es probable que decidan no asistir. Pueden exigir dinero por su asistencia o negarse a publicitar su presencia en el evento en sus redes sociales. Prepárate: necesitarás todas tus fuerzas.

Ten siempre a mano una lista de invitados de reserva. Piensa cómo escapar de una situación en la que los famosos no acudan a ti. Utiliza cualquier mecanismo de marketing que esté a tu alcance. Nivela la ausencia de una estrella que debería haber estado allí por cualquier otro medio (sobre todo, opciones de captación de público).

Todo el mundo intentará entrar en la lista de invitados

Tus amigos querrán asistir al evento, que no tiene nada que ver con ellos. Y sus conocidos también querrán entrar. También querrán asistir periodistas de publicaciones lo más alejadas posible de los intereses de tu público objetivo. Controla cuidadosamente la lista de invitados para asegurarte de que no se cuele nadie con nombres poco conocidos. Vigila también a los invitados al evento: alguien que desee asistir a tu evento puede pasar desapercibido por la seguridad o utilizando el nombre de otra persona en la lista de invitados.

Para evitar que tu lista de invitados se infle hasta una escala considerable, haz algunos análisis: ¿Quién de tus posibles invitados tiene una alta concentración de público objetivo en sus cuentas de redes sociales? ¿Quién te compra muchos productos cada nueva temporada? ¿Quién te sería útil en tu lista de invitados?

Los problemas superarán en número a los pensamientos felices

Los problemas surgirán en todas partes: en la entrada, en el local, en la zona de bebidas, en la zona de fotos, etc. Hay que tener compostura, estoicismo y unos cuantos empleados para hacerles frente. Es imposible enfrentarse a todo sin ayuda, distrayéndose con distintas tareas. Confía en nuestra experiencia.

Saca lo mejor de ti: piensa de antemano en soluciones a posibles problemas, haz una lluvia de ideas, pide un comentario a tu jefe y mide si tus respuestas son realistas y podrían utilizarse sobre el lugar. Por supuesto, esto no te sacará de apuros, pero estarás listo para pensar con rapidez en categorías de resolución de problemas en el evento en sí.

Tardarás entre tres y cuatro meses en preparar el evento y dos horas en organizarlo

Y después del evento en sí, tendrás que cerrar presupuestos, firmar documentos, desmontar todo lo que hayas utilizado para el evento y no enloquecer con la burocracia. Además, no podrás medir el "rendimiento": se trata de la imagen y el reconocimiento de la empresa, no de cifras exactas, ¿recuerdas? En este caso, perder la motivación para trabajar con eventos es muy fácil. Sencillamente, no se ve el resultado.

Para que tu primer evento no acabe siendo un fracaso, ven al curso de Lectera para conocer en profundidad el trabajo de un responsable de relaciones públicas. Te explicamos en unas horas cómo y qué hacen en el mundo empresarial moderno.