ABC/XYZ-Analyse

Was ist die ABC/XYZ-Analyse

Die ABC/XYZ-Analyse gilt als die gängigste Methode zur Untersuchung der Objekte, von denen die Rentabilität und Entwicklung eines Unternehmens abhängt. Es handelt sich um eine Kreuzmethode, die zwei Ansätze - die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse - kombiniert und die Objekte gemäß dem Anteil ihrer Auswirkungen auf die Rentabilität und den Erfolg des Unternehmens klassifiziert.

Der wesentliche Unterschied zwischen der ABC- und der XYZ-Analyse besteht nur darin, wofür oder für welche Objekte sie verwendet werden. Die ABC-Analyse basiert auf dem Pareto-Gesetz, demzufolge nur 20 % der Bemühungen 80 % des Ergebnisses bringen. Somit können alle Objekte, egal ob es sich um Waren oder Kunden eines Unternehmens handelt, in Kategorien eingeteilt werden:

• Kategorie A. 20 % der Objekte sind am wertvollsten und erzielen 80 % des Gewinns.

• Kategorie B. Es handelt sich um Objekte mit mittlerem Wert, die etwa 30% ausmachen und 15% des Gewinns einbringen.

• Kategorie C. Die weniger wertvollen Objekte machen 80 % aller Objekte aus und bringen nur 5 % des Geldes ein.

Die XYZ-Analyse hingegen kategorisiert Gegenstände nach der Häufigkeit der Nutzung und nicht nach dem Gewinn selbst. Sie kann zum Beispiel dazu verwendet werden, Objekte nach Nachfrageschwankungen zu kategorisieren. Zur Kategorie X gehören Objekte, deren Nachfrage um nicht mehr als 10 % pro Monat schwankt. In die Kategorie Y fallen Objekte mit Schwankungen zwischen 10 und 25 % und in die Kategorie Z Objekte mit Schwankungen von mehr als 25 %, d. h. Objekte, die am wenigsten vorhersehbar oder stark von äußeren Umständen abhängig sind.

Aufgrund dieser beiden Analysen lassen sich alle Objekte in neun kombinierte Kategorien einteilen:

• AX - großer Gewinnanteil und stabile Nachfrage;

• AY - großer Gewinnanteil, aber schwankende Nachfrage;

• AZ - großer Gewinnanteil, aber unvorhersehbare Nachfrage;

• BX - mittlerer Gewinnanteil, stabile Nachfrage;

• BY - mittlerer Gewinnanteil, aber schwankende Nachfrage;

• BZ - mittlerer Gewinnanteil, aber unvorhersehbare Nachfrage;

• CX - geringer Gewinn, stabile Nachfrage;

• CY - geringer Gewinn, schwankende Nachfrage;

• CZ - geringer Gewinn, unvorhersehbare Nachfrage.

Anhand der Ergebnisse der ABC-Analyse und der XYZ-Analyse kann ein Geschäft oder ein anderes Unternehmen die Waren ermitteln, die den geringsten Gewinn bringen oder für die die Nachfrage am häufigsten zurückgeht, und diese aufgeben. Gleichzeitig kann es die wertvollsten und stabilsten Produkte ermitteln, auf die man sein Marketing ausrichten kann. Es wird empfohlen, ABC und XYZ zusammen zu verwenden, da sie allein keine objektive Sicht auf die Produkte ermöglichen.

Wozu die ABC/XYZ-Analyse verwendet werden kann

Genauer gesagt, für welche Art von Objekten. Die ABC/XYZ-Analyse dient also in erster Linie zur Analyse des Sortiments einer Marke oder eines Geschäfts mit einer großen Anzahl von Produkten, wenn es darum geht, das Sortiment zu aktualisieren, ein Lager freizumachen oder die Produktion, die Einkaufskosten, die Werbung, die Partnerschaften usw. zu optimieren. Es ist jedoch wichtig, vergleichbare Objekte zu vergleichen. So ist es beispielsweise unzulässig, ein Objekt, das seit langem im Angebot ist, mit einem Objekt zu vergleichen, das gerade erst auf den Markt gekommen ist, oder ein Alltagsprodukt mit einem Saisonprodukt (da letzteres ursprünglich als Produkt mit schwankender Nachfrage konzipiert wurde).

Darüber hinaus kann die ABC/XYZ-Analyse auch verwendet werden, um die Beteiligung der Kunden am Gewinn und an der Entwicklung des Unternehmens zu bewerten. Zum Beispiel, um herauszufinden, welches Segment der Zielgruppe 80 % des Gewinns ausmacht und für welches Segment es sich nicht lohnt, so viele Ressourcen auszugeben wie jetzt. Das Gleiche gilt für Einzelhandelsgeschäfte, wenn Sie eine entwickelte Ladenkette haben, und für alle anderen Objekte, deren Beteiligung an der Gewinnentwicklung des Unternehmens Sie bewerten wollen.

Zu den offensichtlichen Vorteilen der ABC- und XYZ-Analyse gehören:

• Vielseitigkeit. Es spielt keine Rolle, welche Art von Unternehmen Sie haben (B2B, B2C oder sogar B2G), wie groß es ist, in welcher Nische Sie tätig sind, usw. Diese Art der Analyse hat keine Einschränkungen in Bezug auf Eigenschaften oder funktionale Anforderungen, so dass Sie sie in jedem Fall nutzen können.

• Einfache Handhabung und ein Minimum an Tools. Sie können die ABC- und XYZ-Analyse auch nutzen, ohne Wirtschaftswissenschaftler zu sein. Alles, was Sie brauchen, ist Google Spreadsheets, Power BI oder Excel mit einem Taschenrechner.

• Effizienz. Diese Analyse gilt als Bezugspunkt und Grundlage für die strategische Unternehmensplanung. Wenn Sie also nicht wissen, wo Sie mit der Erforschung und Bewertung eines Unternehmens beginnen sollen, fangen Sie immer mit ihr an. Die Vorhersage der Einnahmen des Unternehmens und seiner Entwicklung wird sofort viel genauer.

Natürlich gibt es auch hier einige Nachteile. Für ABC und XYZ müssen Sie also vorher Daten über das Unternehmen sammeln, nämlich Umsatz und Gewinn (und diese Daten natürlich zuerst akkumulieren, daher ist diese Analyse für Start-ups unwirksam). Außerdem ist diese Art der Analyse nicht sehr detailliert, lässt Korrelationen außer Acht (diese müssen Sie gesondert suchen und durchführen) und berücksichtigt nicht die Dynamik des Marktes. So können die Ergebnisse von Analysen, die im Abstand von nur ein oder zwei Monaten durchgeführt werden, erheblich voneinander abweichen, da die Analyse keine Möglichkeit bietet, externe Faktoren wie Saisonabhängigkeit oder Krisen zu berücksichtigen.

Wie man die ABC-Analyse in die Tat umsetzt

Die ABC/XYZ-Analyse wird manuell durchgeführt, und von allen Anwendungen und Diensten benötigen Sie dafür nur Excel.

Schritt 1. Erstellen Sie eine Tabelle und legen Sie fünf Spalten fest:

• 1. Namen oder Art der Waren;

• 2. Gewinnhöhe für einen Monat;

• 3. Gewinnanteil am Gesamtgewinn des Unternehmens. Die Berechnung erfolgt nach der Formel: Erlös aus dem Verkauf des Produkts für den Zeitraum / Gesamtumsatz des Unternehmens × 100% (oder für Excel: Zellennummer mit Produkterlös / Gesamterlös*100);

• 4. Gesamtprozentsatz;

• 5. zugeordnete Gruppe (A, B oder C)

Für weitere Berechnungen müssen Sie auch den Gesamtgewinn Ihres Unternehmens für einen Monat kennen - berechnen und notieren Sie ihn im Voraus.

Schritt 2. Notieren Sie den festgestellten Gewinn der Waren und den errechneten Anteil am Gesamterlös und sortieren Sie dann die Waren in der ersten Spalte absteigend über die

Registerkarte "Daten" - "Sortieren" - "Sortieren nach der Spalte C (Z > A)". Auf diese Weise haben Sie eine Tabelle vor sich, in der Sie sofort die Waren mit dem höchsten Prozentanteil am Umsatz sehen können.

Schritt 3. In der vierten Spalte wird der kumulierte Prozentsatz berechnet. Was bedeutet das? Zu jedem Anteil werden die vorherigen Anteile addiert. Zum Beispiel: An erster Stelle stehen die Motorpumpen mit einem Anteil von 20 % - dies ist ihr kumulierter Prozentsatz. An zweiter Stelle stehen Pumpen mit einem Anteil von 16 %: Wir addieren den Anteil der Motorpumpen zu diesem Prozentsatz und erhalten 36 %. Mit der dritten Stelle geht es auf die gleiche Weise weiter und wir erhalten 51%.

In der letzten Zeile sollte der Wert der vierten Spalte 100% betragen. Prüfen Sie, ob dies der Fall ist.

Schritt 4. Je nach den Berechnungen legen Sie die Produktkategorie fest. Sie wird durch den kumulierten Prozentsatz wie folgt bestimmt:

• Waren mit einem Index von weniger als 80 Prozent - Gruppe A;

• Waren mit einem Index von 80-95% - Gruppe B;

• Waren mit einem Index von 95-100% - Gruppe C

In Excel kann dies mit der WENN-Formel berechnet werden: =(D2<=80;"A"; WENN (D2<=95;"B"; WENN (D2>=95;"C"))). Geben Sie diese Formel in die erste Zelle mit der Gruppe ein und dehnen Sie sie auf die gesamte Tabelle aus.

Erledigt! Speichern Sie diese Tabelle irgendwo separat ab - Sie können sie als Vorlage für zukünftige Analysen verwenden.

Wie man die XYZ-Analyse durchführt

Für die XYZ-Analyse wird ebenfalls Excel verwendet, allerdings mit mehr Spalten, aber der Berechnungsprozess wird weniger Zeit in Anspruch nehmen. Erstellen Sie eine Tabelle für XYZ auf einem zweiten Blatt, damit Sie zwischen den Ergebnissen der XYZ-Analyse und den Ergebnissen der ABC-Analyse wechseln können.

Schritt 1. Kopieren Sie aus dem vorigen Blatt in der ersten Spalte die Waren und fügen Sie diese in das neue Blatt ein. Die zweite Spalte und alle folgenden Spalten sind die Zeiträume, für die Sie den Umsatz berechnen müssen. Achten Sie darauf, dass die Zeiträume die gleiche Länge haben, z. B. pro Monat oder Quartal (das hängt von der Art Ihres Unternehmens und Ihrer persönlichen Bequemlichkeit ab).

Nach allen Spalten mit Zeitraumangaben fügen Sie die Spalte "Variationskoeffizient" hinzu, d. h. den Grad der Abweichung vom Durchschnittswert (z. B. bei der Nachfrage, wie wir oben besprochen haben). Die allerletzte Spalte sollte "Kategorie" heißen - in dieser Spalte geben wir an, zu welcher Gruppe (X, Y oder Z) das Produkt letztendlich gehört.

Schritt 2. Tragen Sie den Umsatz für jedes Produkt in jede Spalte mit der Zeitraumangabe (Monat) ein, und berechnen Sie dann den Koeffizienten mit der Formel: =

STABW(B2:M2)/MITTELWERT(B2:M2)*100. Beachten Sie, dass das Ergebnis in Prozent angegeben wird und dass B2:M2 in der Formel - die von Ihnen angegebenen Zeiträume (die Buchstaben können unterschiedlich sein, achten Sie auf Ihre Tabelle).

Schritt 3. Ordnen Sie jedes Produkt anhand der Ergebnisse einer bestimmten Kategorie zu:

• Waren mit einem Koeffizienten von 0-10% - Kategorie X;

• Waren mit einem Koeffizienten von 10-25% - Kategorie Y;

• Waren mit einem Koeffizienten von mehr als 25% - Kategorie Z.

Sie können die Kategorien in Excel automatisch mit der folgenden Formel definieren: =WENN (N2<=10;"X"; WENN (N2<=25;"Y"; WENN (N2>=25;"Z")). Vergessen Sie nicht, die Nummer der Zelle anzugeben, in der Sie den Variationskoeffizienten haben. Danach dehnen Sie das Fenster auf die gesamte Tabelle aus.

ABC/XYZ-Analyse-Matrix

Nachdem Sie die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse getrennt durchgeführt haben, können die Daten miteinander kombiniert werden. Am einfachsten ist es, die Eisenhower-Matrix in eine ABC/XYZ- Analyse-Matrix umzuwandeln: Tragen Sie in die Zeile die Kategorien der ABC-Analyse und in die Spalten die Kategorien der XYZ-Analyse ein. Setzen Sie an den Schnittpunkten die entsprechenden Produkte in die gewünschten "Quadrate" und ziehen Sie aus den angezeigten Informationen Schlussfolgerungen für die weitere Geschäftsstrategie.

Wie man die Ergebnisse der ABC/XYZ-Analyse interpretiert

Wie bereits erwähnt, ist die Strategie für den Umgang mit Waren genau davon abhängig, zu welcher Kategorie sie gehören. Aber was genau sollten Sie mit der jeweiligen Kategorie tun? Also:

• Kategorie A. Diese Waren sollten zusätzlich beworben werden, z. B. durch Newsletter, die an Influencer geschickt werden, Push-Benachrichtigungen mit Kauferinnerungen, ein eigenes Banner auf der Website, eine aktualisierte Warenkarte usw. Diese Waren sind die wichtigsten Produkte Ihrer Marke. Je mehr Ressourcen Sie in diese Produkte stecken, desto besser ist die Rendite. Diese Produkte haben u. a. einen längeren Lebenszyklus.

• Kategorie B. Sie kaufen oder produzieren gerade so viel, dass Sie die bestehende Nachfrage decken können.

• Kategorie C. Die Waren dieser Kategorie sollten aus dem Sortiment genommen und nicht mehr verkauft werden, oder man reduziert den Lagerbestand und verkauft sie bei Bedarf oder bei Nachfragespitzen (wenn Sie eine gewisse Nachfrage, z. B. saisonbedingt, festgestellt haben).

• Kategorie X. Die Waren der Kategorie X sollten immer vorrätig sein, da die Kunden sie regelmäßig kaufen, was bedeutet, dass die Gewinne des Unternehmens sinken, wenn sie plötzlich nicht mehr vorrätig sind. Stellen Sie sicher, dass die Produktion und neue Lieferungen rechtzeitig erfolgen, und sorgen Sie für eine reibungslose Aktualisierung und Bestandsverwaltung.

• Kategorie Y. Diese Artikel werden in kleinen Mengen eingekauft, da es aufgrund der unbeständigen Nachfrage nicht sinnvoll ist, Vorräte zu halten.

• Kategorie Z. Dies sind Waren, die ab und zu gekauft werden, so dass sie auf Vorbestellung verkauft werden können, oder wenn Sie genügend im Voraus bezahlte Bestellungen gesammelt haben, und erst dann eine neue Lieferung vornehmen.
  

Für die Waren Y und Z sollten ebenfalls zusätzliche Analysen durchgeführt werden, um die Faktoren zu ermitteln, die ihre Nachfrage beeinflussen. Dies wird es Ihnen ermöglichen, die Produktmengen genauer anzupassen und vielleicht sogar zu erhöhen. Aber für die kombinierten ABC/XYZ-Analysekategorien, die Sie aufgrund der Matrix ermittelt haben, gilt Folgendes:

• Zur AX- Kombination gehören die wertvollsten Artikel, daher müssen sie sowohl gut beworben als auch in großen Mengen vorrätig sein. BX bringen auch gute Umsätze. Selbst ein kleiner Umsatzrückgang bei beiden Waren wird sich für das Unternehmen finanziell bemerkbar machen.

• Die Waren aus der AY- oder BY-Gruppe können in die AX-Gruppe verschoben werden, wenn die Nachfrage durch Marketing oder Sonderausstellungen entsprechend stimuliert wird. Versuchen Sie einfach, sie in den auffälligsten Regalen des Ladens zu platzieren.

• Die Waren der CZ-Gruppe erfordern eine weitere Analyse. In dieser Kategorie befinden sich Waren, deren Lebenszyklus zu Ende ist oder die nicht ausreichend stimuliert werden, so dass einige von ihnen auch in höhere Gruppen verschoben werden können.

• Die CX-Waren bringen geringe, aber stabile Umsätze, und die mit ihnen verbundenen Risiken sind leicht zu bewältigen, so dass es sich lohnt, für sie einen kleinen, aber festen Bestand einzurichten. Die CY-Waren hingegen sollten gekauft oder gelagert werden, um einen Restbestand zu erhalten.

Die Arbeit mit den anderen Kategorien ist situationsabhängig, aber das Hauptziel ist immer dasselbe - zu versuchen, die Kategorie des Produkts sowohl in ABC als auch in XYZ zu erhöhen. Und wenn es nicht möglich ist, seine Menge zu minimieren oder es aus dem Sortiment zu nehmen. Berücksichtigen Sie jedoch auch mögliche Risiken und deren Auswirkungen, wie z. B. eine Coronavirus-Pandemie oder gesetzliche Änderungen in der Branche. Hier kann die ABC/XYZ-Analyse ein kurzfristiges und daher nicht ganz zuverlässiges Ergebnis widerspiegeln.

ABC/XYZ-Analyse der Kunden

Wie bereits erwähnt, kann die ABC/XYZ-Analyse auch zur Bewertung und Kategorisierung der Kundschaft verwendet werden. Sie basiert auf der Untersuchung von Trends und Kaufmustern in verschiedenen Kundensegmenten. Wenn Ihr Unternehmen die Absicht hat, Marktführer zu werden, seine Zielgruppe zu erweitern oder die Kosten für Kundenservice und Kundenbindung zu senken und nur die effektivsten Segmente zu belassen, ist die ABC/XYZ-Analyse genau das Richtige für Sie.

In diesem Fall würde Kategorie A die wichtigsten Kunden umfassen, die am häufigsten einkaufen oder am meisten einen großen Kauf tätigen. Wenn Sie wissen, wie diese Kunden aussehen, können Sie einen detaillierten Fragebogen zusammenstellen, um die Segmente besser zu bearbeiten und ein genaueres und attraktiveres Alleinstellungsmerkmal (Unique Selling Proposition) zu entwickeln. Dies wiederum erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses und die Konversionsrate Ihres Verkaufstrichters, wodurch Ihre Verkaufsangebote und Ihre Kundenkommunikation effektiver werden, was wiederum zu höheren Gewinnen führt. Die ABC/XYZ-Analyse hilft Ihnen, alle Daten zu sammeln, die Sie zur Beantwortung dieser Fragen benötigen:

• In welchem Zustand ist Ihre Kundenbasis? Gibt es Widersprüche zwischen festgestellten Segmenten und Angeboten? Oder stimmt etwas mit Anteilen nicht? Was muss verfeinert werden?

• Welche Kunden (bestimmte Personen oder Gruppen) sind strategisch wichtig für Ihr Unternehmen und ohne wen wird Ihr Gewinn sinken? Wie können die Instrumente für die Zusammenarbeit mit diesen Kunden verbessert werden?

• Wer gehört zur Kundengruppe B, wer kann zu A befördert werden? Wie können Sie deren Durchschnittsscheck erhöhen?

• Was sind die Schwachstellen in Ihrer derzeitigen Kundenbeziehungsstrategie? Welches Segment ist in letzter Zeit "zurückgegangen", und welches Segment ist gewachsen und bleibt aktiv?

Zusammenfassung

Die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse sind trotz ihrer Einfachheit bis heute grundlegende Instrumente zur Beurteilung des wirtschaftlichen Zustands und der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Es ist wichtig, zu berücksichtigen, dass diese Analysen einzeln nicht so tiefgreifende und nützliche Einblicke geben, wie sie es zusammen tun. Diese Analyse kann für alles Mögliche verwendet werden, sei es eine Bestandsanalyse, eine Sortimentsanalyse (wofür sie am häufigsten verwendet wird) oder sogar eine routinemäßige Klassifizierung der Nomenklatur. Es kann sich auch um eine Investitionsstudie von Partnern, Verkaufsstellen oder sogar Handelsvertretern handeln. Um die strategischen Pläne des Unternehmens anzupassen, sollte die Analyse einmal pro Halbjahr bzw. pro Jahr durchgeführt werden, aber wenn Sie die Auswirkungen der Saisonalität, früher durchgeführter Änderungen oder anderer aufgetretener Faktoren analysieren müssen, dann vierteljährlich oder alle vier Monate. Vergessen Sie jedoch nicht, andere Bewertungsinstrumente einzusetzen, um Zusammenhänge zu ermitteln, die bei der ABC/XYZ-Analyse nicht berücksichtigt werden und um die Ergebnisse weiter zu analysieren.