Análisis ABC/XYZ

Qué es el análisis ABC/XYZ

El análisis ABC/XYZ se considera el método más común de estudio de los elementos de los que depende la rentabilidad y el desarrollo de una empresa. Se trata de un método cruzado que combina dos enfoques -el análisis ABC y el análisis XYZ- y clasifica los objetos en función de su impacto en la rentabilidad y el éxito de la empresa.

La principal diferencia entre el análisis ABC y el XYZ consiste únicamente en los elementos para los que se utilizan. El análisis ABC se basa en la ley de Pareto, según la cual sólo el 20% de los esfuerzos producen el 80% de los resultados. Así, todos los elementos, ya sean productos o clientes de una empresa, pueden clasificarse en:

• Categoría A. El 20% de los elementos son los más valiosos y generan el 80% de los beneficios.

• Categoría B. Se trata de elementos intermedios, que son aproximadamente el 30% y generan el 15% del beneficio.

• Categoría C. Los elementos menos valiosos representan el 80% de todos y sólo aportan el 5% del dinero.

En cambio, el análisis XYZ clasifica los elementos en función de la frecuencia de uso y no del propio beneficio. Por ejemplo, puede utilizarse para clasificar elementos en función de las fluctuaciones de la demanda. La categoría X incluiría elementos cuya demanda no fluctúa más de un 10% al mes. La categoría Y incluiría elementos con fluctuaciones del 10 al 25%, y la categoría Z, con fluctuaciones superiores al 25%, es decir, los más imprevisibles o dependientes de circunstancias externas.

Como resultado de estos dos análisis, todos los elementos se pueden dividir en nueve categorías combinadas:

• AX: gran cuota de beneficios y demanda estable;

• AY: gran cuota de beneficios, pero la demanda fluctúa;

• AZ: gran cuota de beneficios, pero la demanda es impredecible;

• BX: cuota de beneficios media, demanda estable;

• BY: cuota de beneficios media, pero la demanda fluctúa;

• BZ: cuota de beneficios media, pero la demanda es impredecible;

• CX: pequeña cuota de beneficios, demanda estable;

• CY: pequeña cuota de beneficios, la demanda fluctúa;

• CZ: pequeña cuota de beneficios, demanda impredecible.

Así, en la intersección de los resultados del análisis ABC y el análisis XYZ, una tienda o cualquier otra empresa podrá identificar los elementos que le aportan menos beneficios o cuya demanda disminuye con más frecuencia, y eliminarlos. Al mismo tiempo, identificará los elementos más valiosos y los más estables en los que centrar su marketing. Se recomienda utilizar ABC y XYZ conjuntamente, ya que por separado no ofrecen una visión objetiva.

Para qué se puede utilizar el análisis ABC/XYZ

En primer lugar, el análisis ABC/XYZ sirve para analizar el surtido de una marca o de una tienda con un gran número de productos. Cuando se trata de renovar el surtido, hay que hacer espacio en el almacén u optimizar la producción, los costes de compra, la promoción, las asociaciones, etc. Además, es importante comparar productos equiparables. Por ejemplo, no se puede comparar un producto que lleva mucho tiempo a la venta con uno que acaba de lanzarse, o un producto de uso cotidiano con un producto de temporada (ya que este último es un producto con una demanda fluctuante de origen).

Además, el análisis ABC/XYZ también puede utilizarse para evaluar cómo participan los clientes en los beneficios y el desarrollo de la empresa. Por ejemplo, para averiguar qué segmento del público objetivo aporta el 80% de los beneficios, y en qué segmento merece la pena gastar menos recursos. Lo mismo se aplica a los puntos de venta y cualquier otro elemento cuya participación en la formación de los beneficios de la empresa se quiera evaluar.

Entre las ventajas obvias de los análisis ABC y XYZ están:

• Versatilidad. No importa el tipo de negocio del que se trate (B2B, B2C o incluso B2G), su tamaño, el nicho en el que opere, etc. Este tipo de análisis no tiene limitaciones en cuanto a características o requisitos funcionales, por lo que se puede utilizar de cualquier manera.

• Simplicidad y herramientas mínimas. Se puede utilizar el análisis ABC y XYZ sin siquiera ser economista. Solo se necesita Google Spreadsheets, Power BI o Excel y una calculadora.

• Eficacia. Este análisis se considera el punto de referencia y la base de la planificación estratégica empresarial. Por lo tanto, si uno no sabe por dónde empezar a investigar y evaluar la empresa, debe empezar siempre por él. La previsión de los ingresos de la empresa y su evolución será mucho más precisa.

Aún así, el método también tiene algunas desventajas. Así, para hacer el análisis ABC y XYZ, es necesario recopilar de antemano datos sobre la empresa, concretamente ventas y beneficios (por ello este análisis es ineficaz para las empresas de nueva creación, ya que no disponen de esta información). Además, este tipo de análisis no tiene en cuenta los detalles ni la dinámica del mercado e ignora las correlaciones (hay que buscarlas aparte). Así, los resultados de análisis realizados con uno o dos meses de diferencia pueden diferir significativamente, porque el análisis no le permitirá tener en cuenta factores externos como la estacionalidad o una crisis.

Cómo realizar un análisis ABC

El análisis ABC/XYZ se realiza manualmente, y de todas las aplicaciones y servicios sólo se necesita Excel.

Paso 1. Crea una hoja de cálculo con cinco columnas:

• en la primera pon el nombre o el tipo de productos;

• en la segunda pon los beneficios que dan al mes;

• en la tercera, la cuota de beneficio de todos los beneficios de la empresa. Se calcula con la siguiente fórmula: Ingresos de ventas de productos durante un periodo / Ingresos totales de la empresa × 100% (o la fórmula de Excel =número de celda con ingresos del producto/ingresos totales*100);

• en la cuarta, el porcentaje acumulado;

• en la quinta, la categoría asignada (A, B o C).

Para los siguientes cálculos, también tendrás que conocer el beneficio total de la empresa durante el mes: calcúlalo y anótalo de antemano.

Paso 2. Anota el beneficio de los productos y la cuota calculada de los ingresos totales y, a continuación, ordena los productos de la primera columna en orden descendente a través de pestaña «Datos» -«Ordenar intervalo»- «Ordenar intervalo por columna C (Z > a la A)». De esta forma tendrás delante una tabla en la que podrás ver los artículos con mayor porcentaje de ingresos.

Paso 3. Calcula el porcentaje acumulado en la cuarta columna. ¿Qué significa esto? A cada cuota le sumamos las anteriores. Ejemplo: en primer lugar están las motobombas con una cuota del 20%: éste será su porcentaje acumulado. En segundo lugar están las bombas con una cuota del 16%: sumamos a este porcentaje la cuota de las motobombas y obtenemos el 36%. En tercer lugar sumamos todas las anteriores de la misma manera y obtenemos el 51%.

En la última línea, el valor de la cuarta columna debería ser 100%. Comprueba si es así.

Paso 4. Determina la categoría de producto en función de los cálculos. Se determina por el porcentaje acumulado de la siguiente manera:

• productos con un valor inferior al 80%: grupo A;

• productos con un valor del 80-95%: grupo B;

• productos con un valor del 95-100%: grupo C.

En Excel, esto puede calcularse mediante la fórmula =SI (D2<=80; "A"; SI (D2<=95; "B"; SI (D2>=95; "C"))). Introdúcela en la primera celda de la columna «Grupo» y aplícala a toda la tabla.

¡Listo! Guarda esta tabla para poder utilizarla como plantilla para futuros análisis.

Cómo realizar un análisis XYZ

El análisis XYZ también se hace utilizando Excel, pero con más columnas, aunque el proceso de cálculo lleva menos tiempo. Crea una tabla para XYZ en una segunda hoja para tener a mano el resultado de ambos análisis.

Paso 1. En la primera columna, copia de la hoja anterior los productos y pégalos. La segunda columna y todas las siguientes son los períodos para los que hay que calcular los ingresos. Asegúrate de que los períodos tienen la misma duración, por ejemplo, meses o trimestres (todo depende de la naturaleza de tu empresa y de tus necesidades).

Después de todas las columnas de períodos de tiempo, añade una columna llamada «Coeficiente de variación», es decir, el grado de desviación del valor medio (por ejemplo, en la demanda, como hemos comentado antes). La última columna debe llamarse «Categoría»: en ella indicaremos a qué categoría (X, Y o Z) pertenece finalmente el producto.

Paso 2. Registra los ingresos de cada producto en la columna de período (mes) y, a continuación, calcula el coeficiente mediante la fórmula =DESVEST(B2:M2)/PROMEDIO (B2:M2)*100. Ten en cuenta que el resultado se mostrará en porcentaje, y B2:M2 en la fórmula son los intervalos de tiempo que has especificado (las letras pueden ser diferentes, debes fijarte en tu propia tabla).

Paso 3. Asigna cada producto a una categoría específica en función de los resultados:

• productos con coeficiente 0-10%: categoría X;

• coeficiente 10-25%: categoría Y;

• coeficiente mayor a 25%: categoría Z.

También se puede asignar las categorías automáticamente en Excel mediante la fórmula = SI (N2<=10; "X"; SI (N2<=25; "Y"; SI (N2>=25; "Z")). Lo principal es que no te olvides que debes especificar el número de la celda donde tienes el coeficiente de variación. Después, aplica la fórmula a toda la tabla arrastrando de la celda.

Matriz del análisis ABC/XYZ

Una vez realizados el análisis ABC y el análisis XYZ por separado, los datos se pueden «juntar». La forma más cómoda de hacerlo es utilizando la matriz Eisenhower y convirtiéndola en una matriz de análisis ABC/XYZ: introduce las categorías de análisis ABC en las filas y las categorías XYZ en las columnas. Coloca los productos correspondientes en las celdas necesarias y saca conclusiones a partir de la información mostrada para tu estrategia empresarial posterior.

Cómo usar los resultados del análisis ABC/XYZ

Como ya se ha dicho, la estrategia para el posterior trabajo con los productos se forma precisamente en función de su categoría. Pero, ¿qué hay que hacer exactamente con cada una de ellas? Pues es necesario hacer lo siguiente:

• Categoría А. Estos productos merecen una promoción adicional, por ejemplo, se debe incluirlos en una newsletter, enviar a Influencers, configurar notificaciones push con un recordatorio para que los compren, hacer un banner dedicado a estos productos en la web, crear una ficha de producto actualizada, etc. Son productos que se consideran estrellas de tu marca. Cuantos más recursos inviertas en ellos, mejor será el retorno. Estos productos, entre otras cosas, tienen un ciclo de vida más largo.

• Categoría B. La oferta de estos productos es igual a su demanda, es decir, vendes exactamente tanto cuanto se compra.

• Categoría С. Los artículos de esta categoría deben retirarse del surtido y dejar de venderse, o bien reducirse las existencias y venderse cuando sea necesario o haya picos de demanda (si se ha identificado un patrón de demanda, como la estacionalidad).

• Categoría X. Los productos de la categoría X deben estar siempre en stock porque los clientes los compran con regularidad, lo que significa que si se agotan repentinamente, los beneficios de la empresa se resentirán. Asegúrate de que su producción y las nuevas entregas se realizan a tiempo, y preocúpate por garantizar una actualización y gestión de reservas sin interrupciones.

• Categoría Y. Estos productos se deben tener en pequeñas cantidades porque no tiene sentido mantener reservas cuando la demanda es inestable.

• Categoría Z. Se trata de artículos que se compran para una ocasión específica, por lo que se pueden vender por encargo o pedir un nuevo lote al reunir suficientes encargos con pago anticipado.

Para los productos Y y Z, también deben realizarse análisis adicionales para identificar los factores que afectan a su demanda. Esto permitirá ajustar con mayor precisión los volúmenes de productos y quizás incluso incrementarlos. En cuanto a las categorías combinadas de análisis ABC/XYZ que has identificado a partir de la matriz, se debe hacer lo siguiente:

• Las combinaciones AX son los artículos más valiosos, por lo que deberían promocionarse y estar en grandes cantidades en stock. Del mismo modo, los BX generan buenos ingresos. Incluso una pequeña bajada en las ventas de ambos productos repercutirá en la economía de la empresa.

• Los productos AY o BY pueden pasar al grupo AX si se fomenta adecuadamente la demanda mediante marketing o una exposición especial. Solo hay que intentar colocarlos en las estanterías más visibles de la tienda.

• Los productos CZ requieren un análisis más detallado. En esta categoría se encuentran los productos cuyo ciclo de vida ha terminado o que no han sido suficientemente promocionados (en este caso, puede que algunos de ellos puedan trasladarse a categorías superiores).

• Los productos CX dan pocos ingresos, pero son estables, y sus riesgos son fáciles de gestionar, por lo que merece la pena asignarles unas existencias pequeñas y fijas. En cambio, los bienes CY deben almacenarse hasta acabar las existencias.

En cuanto a las demás categorías, se debe tomar una decisión en función de la situación, pero el objetivo principal es siempre el mismo: intentar aumentar la categoría del producto tanto en ABC como en XYZ y, si no es posible, minimizar su cantidad o eliminarlo del surtido. También hay que tener en cuenta los casos de fuerza mayor y sus repercusiones, como la pandemia de coronavirus o innovaciones legislativas en el sector. En este caso, el análisis ABC/XYZ puede reflejar un resultado a corto plazo y, por tanto, no del todo fiable.

Análisis АBC/XYZ de clientes

Como ya se ha mencionado, el análisis ABC/XYZ también puede utilizarse para evaluar y clasificar a los clientes. Se basa en el estudio de las tendencias y patrones de compra de los distintos segmentos de clientes. Si tu empresa pretende convertirse en líder del mercado, reducir los costos de atención, ampliar el público objetivo dejando sólo los segmentos más eficaces, el análisis ABC/XYZ es justo lo que necesitas.

En este caso, la categoría A incluiría a los clientes clave que compran más a menudo o compran la mayor cantidad. Comprender cómo son estos clientes te ayudará a elaborar un cuestionario detallado para manejar mejor los segmentos y formar una propuesta de valor única más precisa y atractiva. Esto, a su vez, aumentará las ventas y la tasa de conversión del embudo de ventas, haciendo que tus propuestas de venta y la comunicación con el cliente sean más eficaces y, en consecuencia, los beneficios aumenten. En concreto, el análisis ABC/XYZ te ayudará a reunir todos los datos necesarios para responder a cada una de estas preguntas:

• ¿Cuál es el estado de tu cartera de clientes? ¿Existen incoherencias entre los segmentos identificados y las ofertas? ¿Qué hay que afinar?

• ¿Qué clientes (personas o grupos concretos) son estratégicamente importantes para la empresa y sin los cuales los beneficios caerían drásticamente? ¿Cómo se puede mejorar las herramientas para llegar a ellos?

• ¿Quién pertenece al grupo de clientes B y puede ascender al A? ¿Cómo aumentar el cheque promedio?

• ¿Cuáles son los puntos débiles de tu actual estrategia de relación con los clientes? ¿Qué segmento ha «caído» últimamente y cuál ha crecido y es más activo?

Conclusión

Hoy en día, a pesar de su simplicidad, el análisis ABC y el análisis XYZ siguen siendo herramientas básicas para evaluar la salud económica y la rentabilidad de una empresa. Es importante tener en cuenta que, por separado, estos análisis no te darán la misma visión amplia ni serán tan útiles que juntos. Este análisis puede aplicarse a absolutamente todo, ya sea para hacer un análisis de existencias, un análisis de surtido (para el que se utiliza con más frecuencia) o incluso una clasificación rutinaria de categorías de productos . También puede servir para hacer un estudio de inversiones de socios, puntos de venta o incluso representantes comerciales. Para ajustar los planes estratégicos de la empresa, el análisis debe realizarse cada seis meses o un año, pero si necesita analizar el impacto de la estacionalidad, los cambios que se hayan aplicado u otros factores que hayan surgido, entonces se debe hacer cada trimestre o cuatrimestre. No olvides, sin embargo, utilizar otras herramientas de evaluación para identificar aspectos que el análisis ABC/XYZ no tiene en cuenta, y analizar más a fondo sus resultados.