PRINCE2

Was ist PRINCE2?

PRINCE2 ist eine strukturierte Projektmanagementmethode, die auf einer kontinuierlichen Kontrolle des gesamten Projekts von Anfang bis Ende beruht. Dieser Ansatz setzt eine sorgfältige Planung aller Arbeitsschritte für ein bestimmtes Produkt vor dem Start, eine klare Organisation jedes Prozesses sowie eine rasche Beseitigung von Fehlern und Mängeln voraus.

Der Name der Methode PRINCE2 steht für Projekte in kontrollierten Umgebungen und impliziert die vollständige Kontrolle aller Phasen der Projektdurchführung. Die Zahl 2 steht für die zweite Variante oder die zweite Version dieser Methodik. Die erste Variante wurde in den 1980er Jahren im Vereinigten Königreich entwickelt. Damals wurde sie hauptsächlich für das Management von IT-Projekten und innovativen Entwicklungen eingesetzt. Doch nur zehn Jahre später - 1996 - überarbeiteten Projektmanagement-Experten die Methode und verbesserten sie so, dass sie in verschiedenen Bereichen, nicht nur in der Informationstechnologie, eingesetzt werden kann.

Was sind die Unterschiede zwischen PRINCE2, Agile und Scrum?

Die PRINCE2-Methodik wird oft mit Ansätzen wie Agile und Scrum verglichen. Natürlich geht es bei allen drei Projektmanagement-Methoden darum, die Produktivität und die Effizienz der Arbeitsabläufe zu verbessern. Darüber hinaus beinhaltet PRINCE2, wie auch Agile, das Arbeiten in Zyklen sowie die Flexibilität der Prozesse und die enge Zusammenarbeit aller Teammitglieder.

Agile ist jedoch eine ganze Philosophie oder sogar eine Denkweise. Die Grundprinzipien sind wie folgt:

• Menschen sind wichtiger als Werkzeuge;

• das Hauptziel ist ein Qualitätsprodukt;

• mehr Berührungspunkte mit dem Kunden;

• Experimentieren statt eines klaren Plans.

Agile ist also eine Reihe von flexiblen Ansätzen und Methoden, die den oben beschriebenen Grundsätzen entsprechen. Die PRINCE2-Methode wiederum zeichnet sich nur durch zwei der aufgeführten Bestimmungen aus - die Bedeutung eines qualitativ hochwertigen Endprodukts und eine engere Interaktion mit dem Kunden.

Scrum hingegen geht von einer der Methoden der Arbeitsorganisation aus. Genauer gesagt handelt es sich um ein agiles System oder einen Rahmen für die Entwicklung und das Projektmanagement sowie um einen Teamansatz und eine nicht standardisierte Verteilung der Aufgaben innerhalb des Teams.

Man kann sagen, dass Agile ein weiter gefasster Begriff ist, der agile Methoden einschließt, z. B. Scrum, Kanban (auch eine der Methoden des Workflow-Managements, die aber in erster Linie auf der Visualisierung von Zielen und Aufgaben beruht) usw.

Die PRINCE2-Methodik lässt sich jedoch nicht eindeutig den agilen Ansätzen zuordnen. Man kann sie als eine Kombination aus klassischen und innovativen Ansätzen des Projektmanagements bezeichnen. Interessanterweise kann PRINCE2 als Grundlage für die Entwicklung eines jeden Projekts dienen, während agile Methoden integriert werden können, um die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu erhöhen, Prozesse zu beschleunigen und die Kommunikation zu etablieren.

Vorteile der PRINCE2-Methodik

Das PRINCE2-Modell ist der weltweit am weitesten verbreitete Ansatz für das Projektmanagement. Sein wichtigster Vorteil ist seine Universalität. Er besteht darin, dass es mit Hilfe von PRINCE2 möglich ist, ein effektives Managementsystem für fast jedes Projekt aufzubauen, unabhängig vom Tätigkeitsbereich, dem Grad der Komplexität, den äußeren Umständen und den Durchführungsbedingungen. Aufgrund seiner Universalität hat PRINCE2 einen weiteren entscheidenden Vorteil: Die Methodik ist in der Lage, sich schnell an äußere Umstände anzupassen und auf diese zu reagieren, z. B. auf Änderungen der Produktanforderungen, wodurch die Risiken minimiert werden.

Neben der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Ansatzes sind jedoch noch einige weitere Vorteile hervorzuheben:

• Klarheit und Konsistenz - PRINCE2 ist ein strukturierter Rahmen, der ein Chaos im Arbeitsprozess vermeidet;

• Vorrang der Zielerreichung - der PRINCE2-Ansatz ist immer zuerst auf die Erreichung der gesetzten Ziele ausgerichtet, was zu einer klareren Definition der Hauptaufgaben und der Wege zu ihrer Erreichung beiträgt;

• Genaue Definition der Verantwortungsbereiche und Rollen im Team - die Methodik sieht vor, dass jedem Mitglied der Arbeitsgruppe eine bestimmte Rolle und dementsprechend auch bestimmte Aufgaben zugewiesen werden. Dies erhöht die Effizienz der Arbeit und erleichtert die Kommunikations- und Entscheidungsmechanismen;

• Transparenz aller Prozesse - wird durch eine klare Aufteilung der Zuständigkeiten und Kontrolle in allen Phasen der Arbeit erreicht;

• Effektiver Kommunikationsprozess - die klare und konsistente Struktur von PRINCE2 erleichtert eine bessere Kommunikation zwischen Projektentwicklern und Beteiligten.

Die Anwendung der PRINCE2-Methodik ermöglicht es den Unternehmen also, bessere Ergebnisse im Projektmanagement zu erzielen.

Nachteile des PRINCE2-Ansatzes

Trotz aller Vorteile hat die PRINCE2-Methodik auch erhebliche Nachteile. Dazu gehören:

• übermäßiger Formalismus - andererseits gilt PRINCE2 als starrer und extrem formaler Managementansatz, was bei kleinen Projekten zusätzliche Schwierigkeiten verursachen kann;

• zu viel Dokumentation - außerdem erfordert PRINCE2 eine umfangreiche Dokumentation, z. B. detaillierte Pläne, Berichte, Protokolle. Die Zusammenstellung und Vervollständigung dieser Unterlagen erfordert zusätzliche Zeit und Ressourcen;

• die Notwendigkeit, nur geschultes, hochqualifiziertes Personal einzusetzen - die PRINCE2-Methode wird für ungeschulte Fachleute sehr schwierig sein. Sie setzt ein hohes Maß an Projektmanagementwissen und -fähigkeiten voraus;

• Vernachlässigung des menschlichen Faktors - PRINCE2 ist zu sehr auf die Kontrolle aller Entwicklungsprozesse ausgerichtet, wobei der Ansatz dem Team, seiner Motivation und den Beziehungen innerhalb des Teams nicht genügend Aufmerksamkeit schenkt.

Gleichzeitig lassen sich die Mängel der Methode durch eine korrekte Umsetzung und ein kompetentes Projektmanagement abmildern und praktisch beseitigen. In jedem Fall ist es wichtig, sich vor der Anwendung von PRINCE2 darüber klar zu werden, ob seine Umsetzung wirklich notwendig ist.

Grundsätze der PRINCE2-Methodik

Der PRINCE2-Ansatz basiert auf den folgenden sieben Grundprinzipien:

1. Ständige Bewertung der Durchführbarkeit und des Vorhandenseins eines Business Case

Das bedeutet, dass das zu realisierende Projekt gerechtfertigt sein muss. Es muss ein konkretes Ziel, einen Zweck, einen Nutzen und natürlich eine Kostenschätzung haben. Das heißt, der Projektkunde, der Sponsor und das Arbeitsteam müssen von der Notwendigkeit, ein bestimmtes Produkt zu schaffen, und dessen Amortisation überzeugt sein. Wenn die Projektideen nicht mehr relevant sind und kein Bedarf mehr besteht, sie zu verwirklichen, sollte die Entwicklung eingestellt werden. Mit anderen Worten: Der erwartete Nutzen muss höher sein als die Kosten und möglichen Risiken. Während der Projektarbeit ist es daher notwendig, die Durchführbarkeit, die Relevanz und die Nachfrage der künftigen Nutzer fortwährend zu bewerten.

2. Erfahrung, Vorhandensein und kontinuierliche Verbesserung

Der Grundsatz lautet, dass man aus früheren Projekten lernen und die daraus gezogenen Lehren auf die künftige Arbeit anwenden muss. Mit anderen Worten: Sie sollten lernen, frühere Erfahrungen zu analysieren, erfolgreiche und nicht erfolgreiche Schritte zu erkennen und Fehler nicht zu wiederholen. Nach der PRINCE2-Methodik sollten die Mitglieder der Arbeitsgruppe ständig lernen und ihre Projektmanagementfähigkeiten verbessern. Außerdem ist es notwendig, die in jeder Phase der Produktentwicklung gemachten Erfahrungen aufzuzeichnen, um die Leistung des Teams zu verbessern.

3. Klar definierte Rollen und Aufgaben

Für jeden Projektteilnehmer werden eine spezifische Rolle und entsprechende Verantwortlichkeiten festgelegt. Die Teammitglieder sollten sich über ihre Rollen, Befugnisse und Verantwortlichkeiten im Klaren sein. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und ermöglicht es ihnen, rechtzeitig fundierte Entscheidungen zu treffen.

4. Phasenweise Planung des Arbeitsablaufs

Das gesamte Projekt sollte in kleine, überschaubare Phasen unterteilt werden. Auf diese Weise wird der Arbeitsablauf schrittweise geplant, überwacht und gesteuert. Am Ende jeder Phase wird der Plan für die nächste Phase entsprechend den erzielten Ergebnissen aktualisiert und die gewonnenen Erkenntnisse werden analysiert. Gleichzeitig sollte jede Phase ihre eigenen Ziele, Ressourcen und eine bestimmte Frist haben. Dieses phasenweise Projektmanagement erleichtert die Überwachung, Planung und Bewertung aller Arbeiten.

5. Einhaltung der grundlegenden Anforderungen

Bei diesem Prinzip geht es darum, dem Projektteam einen gewissen Spielraum einzuräumen, aber klare Grenzen der Kontrolle zu setzen. So sollten beispielsweise grundlegende Anforderungen wie Zeitplan, Kosten, Risiken und Umfang des Projekts vor Projektbeginn klar definiert werden. Da die leitenden Angestellten in den meisten Fällen für das Projekt verantwortlich sind, verfügen sie nicht über ausreichende zeitliche Ressourcen, um die alltäglichen und routinemäßigen Aufgaben zu kontrollieren. Sie entwickeln grundlegende Anforderungen für deren Erfüllung und delegieren sie dann an den Projektleiter. Der Projektleiter hat die Kontrolle, aber wenn ein größeres Problem auftritt, z. B. eine Budgetüberschreitung, ist der Senior Manager für die Lösung dieses Problems verantwortlich.

6. Produktqualität - an erster Stelle

Nach der PRINCE2-Methodik ist das oberste Ziel eines jeden Projekts die Schaffung eines Qualitätsprodukts. Ein angemessener Managementprozess ermöglicht es, das Produkt regelmäßig auf die Einhaltung der festgelegten Merkmale zu überprüfen, Fehler zu reduzieren, auftretende Probleme umgehend zu beheben und Risiken zu minimieren.

7. Anpassungsfähiger Ansatz

Die PRINCE2-Methodik sollte an jedes spezifische Projekt und seine Bedingungen angepasst werden, z. B. an die Durchführungszeit, die Anforderungen an das Endprodukt und die Anzahl der beteiligten Mitarbeiter. Darüber hinaus sollte sich das Projektteam auch darüber im Klaren sein, wie seine Arbeitsgrundsätze an die äußeren Bedingungen des Projekts angepasst werden.

Projektmanagementphasen nach der PRINCE2-Methodik

Nach der PRINCE2-Methodik werden die folgenden Projektmanagementphasen unterschieden:

1. Projektstart

In dieser Phase stellt der Kunde einen Antrag auf die Schaffung eines neuen Projekts, beschreibt die Notwendigkeit und die Ziele, die erreicht werden sollen. In dieser Phase entscheidet sich also das Schicksal des Projekts, denn der Hauptzweck der ersten Phase besteht darin, festzustellen, wie lebensfähig, vielversprechend und relevant das vorgeschlagene Projekt ist. Im Falle einer positiven Entscheidung ist es notwendig, einen Projektleiter und einen Manager auszuwählen sowie eine Liste geeigneter Mitarbeiter für das Arbeitsteam zu erstellen. Es ist wichtig, dass ihre beruflichen Kompetenzen und Kenntnisse bei der Arbeit an einem bestimmten Projekt gefragt sind.

2. Projektleitung oder -initiierung

In der zweiten Phase werden alle Informationen über das Projekt geklärt, der erste detaillierte Arbeitsplan der Teammitglieder erstellt, das Budget gebildet, die für das Projekt erforderlichen Ressourcen sowie mögliche Risiken bestimmt. In dieser Phase wird auch ein spezielles Dokument, Project Initiation Document oder PID erstellt, das nach der Genehmigung durch den Manager zur Grundlage des Projektmanagements wird, und die Arbeit beginnt. Während die ersten beiden Phasen als vorbereitend bezeichnet werden können, geht es in den folgenden Phasen um die Entwicklung eines neuen Projekts.

3. Etappenkontrolle oder Etappenmanagement

Der beauftragte Projektleiter gliedert den gesamten langwierigen Prozess in kürzere und übersichtlichere Arbeitsschritte. Vor jeder Phase werden das Hauptziel, die zu seiner Erreichung erforderlichen Ressourcen und die Fristen für seine Erfüllung festgelegt. Mit anderen Worten: Für jede Phase sollte ein klarer Plan, eine Liste von Aufgaben und ein Budget festgelegt werden. Nach Abschluss der Phase ist es notwendig, die erreichten Ziele zu analysieren, die Qualität der Arbeit der Teammitglieder zu bewerten, die Qualität des geschaffenen Produkts zu prüfen, eine Entscheidung über das weitere Vorgehen zu treffen und zur nächsten Phase überzugehen. Auch in dieser Phase sollte der Projektleiter für eine effektive Kommunikation und Verbindung zwischen allen Teammitgliedern und dem Projektauftraggeber sorgen.

4. Produktions- und Produktfreigabe Management

Der Projektleiter bewertet die Leistung der Arbeit und stellt fest, ob der Output des Teams dem erforderlichen Qualitätsniveau entspricht. In dieser Phase wird auch entschieden, ob das Projekt fortgesetzt und das Endprodukt fertig gestellt oder freigegeben werden soll.

5. Abschluss des Projekts

Diese Phase tritt ein, wenn alle Projektaktivitäten abgeschlossen und beendet sind. Die Phase des Projektabschlusses kann aber auch in der Managementphase auftreten. Dies ist dann der Fall, wenn die Teammitglieder im Laufe der Arbeit und der Analyse der vergangenen Phasen zu der gemeinsamen Entscheidung kommen, die Arbeit zu beenden, weil das Projekt seine Relevanz und seinen Bedarf verloren hat. In jedem Fall ist es jedoch notwendig, einen Projektbericht zu erstellen, der eine Gesamtbewertung der Aktivitäten des Teams, der erzielten Ergebnisse, der aufgewendeten Ressourcen und Empfehlungen für die weitere Arbeit enthält.

Jede Phase umfasst also bestimmte Prozesse und notwendige Dokumente sowie eine Reihe von Instrumenten, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

Dokumentation für das Projektmanagement nach der PRINCE2-Methodik

Ein wichtiges Merkmal der PRINCE2-Methodik ist die permanente Aufzeichnung aller Arbeitsprozesse und damit verbunden eine umfangreiche Dokumentation. All dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass das Projektmanagement strukturiert ist und vom Management ständig überwacht und kontrolliert werden kann. Unter den Dokumenten, die von den nach der PRINCE2-Methodik arbeitenden Fachleuten verwendet werden, sind folgende hervorzuheben:

• Projektplan oder Project Plan - das erste und allgemeinste Dokument, das die Ziele des laufenden Projekts, die notwendigen Ressourcen und Kontrollpunkte definiert.

• Das bereits erwähnte Project Initiation Document - beschreibt die im Rahmen des Projekts durchzuführenden Arbeiten sowie den erwarteten Nutzen, die Kosten, die Risiken und die Fristen. Man kann sagen, dass dieses Dokument präziser und detaillierter über ein bestimmtes Projekt, seine Aussichten und Relevanz sowie die Feinheiten der Umsetzung berichtet.

• Business Case - ein Dokument, das die Bedeutung der Schaffung eines bestimmten Produkts oder der Umsetzung eines Plans sowie seine Vorteile gegenüber anderen und den erwarteten Nutzen beschreibt;

• Strategie für das Kommunikationsmanagement - dies ist ein Plan für die richtige Interaktion aller Teammitglieder untereinander sowie mit dem Projektkunden und -manager. Sie umfasst auch allgemeine Kommunikationsregeln, Regeln für Besprechungen und so weiter;

• Risikoregister - dieses Dokument listet alle möglichen Risiken im Projektmanagementprozess auf, zusammen mit ihren Folgen und dem Managementplan;

• Qualitätsregister - enthält Informationen über Qualitätskriterien und Pläne zur Gewährleistung eines hohen Qualitätsniveaus. Dies ist für regelmäßige Qualitätskontrollen des entstehenden Produkts erforderlich;

• Problemregister - eine Liste von Problemen, Fragen, Konflikten und Streitigkeiten, die auftreten. Es enthält auch Pläne für deren Lösung;

• Änderungsregister - ein Dokument, das Informationen über vorgeschlagene Änderungen im Projekt, deren Notwendigkeit und Auswirkungen enthält;

• "Erfahrungs"-Dokument - es enthält Informationen über die in früheren Projekten gesammelten Erfahrungen, die für den Arbeitsprozess nützlich sein können;

• Produktdokumente - sie enthalten Informationen über die im Prozess erstellten Produkte, ihre Beschreibung, technischen Merkmale, Versionen usw;

• Projektabschlussbericht - ein Dokument, das zur allgemeinen Bewertung der Arbeit und der Qualität der Projektdurchführung dient. Um möglichst genaue Daten zu erhalten, sollte der Projektabschlussbericht mit dem Einleitungsdokument verglichen werden.

Da PRINCE2 eine weit verbreitete Methode ist, die in mehr als 100 Ländern eingesetzt wird, ist sie international anerkannt. Deshalb gibt es ein eigenes Prüfsiegel - die PRINCE2-Zertifizierung. Dies ist der international anerkannte Standard für Projektmanagement. Mit dem Erwerb eines solchen Zertifikats bestätigen Fachleute ihre Kenntnisse und Fähigkeiten auf dem Gebiet dieser Projektmanagement-Methodik und erhöhen ihre Chancen auf eine erfolgreiche Karriere in diesem Bereich. Dazu müssen sie lediglich eine kurze Schulung absolvieren, eine spezielle Prüfung erfolgreich ablegen und ihre Qualifikationen bestätigen.

Bücher über PRINCE2

Um die Prüfung zu bestehen und die PRINCE2-Methode nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis schnell zu beherrschen, empfehlen wir Ihnen die beliebtesten Bücher zu diesem Thema:

1. "PRINCE2 for Beginners" von Bryan Mathis

Dieser Leitfaden zu PRINCE2 richtet sich an Einsteiger. Das Buch berücksichtigt die neuesten Versionen des Zertifizierungsprogramms für diese Methodik. Wenn Sie den Leitfaden von Bryan Mathis beherrschen, werden Sie also auf jeden Fall zu einem zertifizierten PRINCE2-Praktiker.

2. "PRINCE2 for Dummies" von Nick Graham

Das Buch wirft einen detaillierten Blick auf die Techniken des agilen Projektmanagements und erläutert die PRINCE2-Strategien in allen Arbeitsphasen. Besonderes Augenmerk legt der Autor auf die Vorteile dieses Ansatzes und die Grundregeln für seine kompetente Umsetzung.

3. "PRINCE2 Foundation" von Frank Turley

Dies ist ein weiterer Schlüssel zur Erlangung der PRINCE2-Zertifizierung. Das Buch von Frank Turley wird Ihnen helfen, die Prüfung zu bestehen. Sie finden darin ausschließlich die wichtigsten Grundinformationen zur PRINCE2-Methodik.

4. "PRINCE2: A Practical Handbook" von Colin Bentley

In diesem Buch beschreibt der Autor detailliert, wie die Umsetzung von PRINCE2 Ihrem Projekt zur nächsten Stufe und Ihren Mitarbeitern zu mehr Effizienz verhilft. Der Leitfaden von Colin Bentley behandelt auch wichtige Themen im Zusammenhang mit Projektaktivitäten, wie z. B. alle Arten von Risiken und den Umgang mit ihnen. Man könnte sagen, dass dieses Buch ein Leitfaden für die Anwendung der Fähigkeiten ist, die aus der grundlegenden Beherrschung der PRINCE2-Methodik resultieren.

5. "Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2" von Nigel Bennett

Dieses Buch richtet sich an Fachleute für Projektmanagement und insbesondere für PRINCE2. Es hilft Ihnen, die neuesten Aktualisierungen der Methodik zu verstehen, und informiert Sie über die Feinheiten der Umsetzung und Verbesserung von PRINCE2 in verschiedenen Projekten. Die Autoren haben besonderes Augenmerk auf die Flexibilität dieses Ansatzes und seine Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Bedingungen gelegt.

Dies ist die Basisliteratur, die benötigt wird, um theoretisches Wissen über die Möglichkeiten von PRINCE2 zu erlangen und dieses mit praktischen Fähigkeiten zu untermauern.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die PRINCE2-Methodik seit mehr als zwanzig Jahren gefragt und beliebt ist, weil sie traditionelle und flexible Ansätze des Projektmanagements miteinander verbindet. Trotz ihrer starren Struktur, ihres Formalismus und ihrer totalen Kontrolle zeichnet sich PRINCE2 durch ihre Mobilität, Anpassungsfähigkeit und Vielseitigkeit aus. Es ermöglicht ein erfolgreiches Risikomanagement, eine wirksame Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Projektteams, eine kompetente Verwaltung aller Prozesse und die Erreichung der gesetzten Ziele.