PRINCE2

Что такое PRINCE2

PRINCE2 - это структурированный метод управления проектами, основанный на постоянном контроле всего проекта от начала до его завершения. Такой подход подразумевает тщательное планирование всех этапов работы над определенным продуктом еще перед стартом, четкую организацию каждого процесса, а также оперативное устранение неполадок и погрешностей.

Название методологии PRINCE2 расшифровывают как Проекты в контролируемых средах, предполагая именно полный контроль всех стадий процесса реализации того или иного проекта. Цифра 2 означает второй вариант, или вторую версию данной методологии. Первая была разработана в Великобритании еще в 1980-х годах. Тогда ее использовали преимущественно для управления IT-проектами и инновационными разработками. Однако спустя всего десять лет - в 1996 году - эксперты по управлению проектами пересмотрели методологию и усовершенствовали ее для того, чтобы использовать в различных областях, а не только в сфере информационных технологий.

В чем отличия между подходами PRINCE2, Agile и Scrum

Нередко методологию PRINCE2 сравнивают с такими подходами, как Agile и Scrum. Разумеется, все три способа управления проектами ориентированы на повышение производительности и эффективности рабочих процессов. Кроме того, PRINCE2, как и Agile, предполагает работу определенными циклами, а также гибкость процессов и тесное взаимодействие всех членов команды.

Однако Agile - это целая философия или даже образ мышления. Его базовые принципы звучат так:

• люди важнее инструментов;

• главная цель - качественный продукт;

• больше точек соприкосновения с клиентом;

• эксперименты вместо четкого плана.

Таким образом, Agile называют совокупность гибких подходов и методик, которые соответствуют описанным выше принципам. А методологии PRINCE2, в свою очередь, характерны только два из перечисленных положений - это важность качественного конечного продукта и более тесное взаимодействие с клиентом.

Scrum же предполагает один из способов организации рабочего процесса. Точнее, это гибкая система или фреймворк для разработки и управления проектами, а также командный подход и нестандартное распределение задач внутри коллектива.

Можно сказать, что Agile - это более широкое понятие, которое включает в себя гибкие методики, например, тот же Scrum, Kanban (также один из методов по управлению рабочим процессом, но основанный, прежде всего, на визуализации целей и задач) и так далее.

А вот методологию PRINCE2 нельзя однозначно отнести к Agile-подходам. Ее можно назвать сочетанием классического и инновационного подходов к управлению проектами. Интересно, что PRINCE2 может служить основой для разработки любого проекта, в то время как методики Agile могут быть интегрированы для повышения гибкости и адаптируемости, ускорения процессов, налаживания коммуникации.

Преимущества методологии PRINCE2

Сейчас модель PRINCE2 является наиболее распространенным в мире подходом к управлению проектами. Ее важнейшее преимущество - универсальность. Оно заключается в том, что с помощью PRINCE2 можно выстроить эффективную систему управления практически любым проектом, независимо от сферы деятельности, уровня сложности, внешних обстоятельств и сроков реализации. В силу своей универсальности PRINCE2 имеет еще одно ключевое достоинство: методология способна быстро адаптироваться и реагировать на внешние обстоятельства, например, изменения требований к продукту, минимизируя риски.

Однако, помимо гибкости и адаптируемости подхода, выделяют еще несколько преимуществ:

• четкость и последовательность - PRINCE2 представляет собой структурированный фреймворк, что позволяет избежать хаоса в процессе работы;

• приоритет достижения цели - подход PRINCE2 всегда ориентирован, прежде всего, на достижение поставленных целей, что способствует более четкому определению ключевых задач и путей их достижения;

• точное определение зон ответственности и ролей в команде - методология предполагает наделение каждого участника рабочей группы определенной ролью и, соответственно, конкретными задачами. Это повышает эффективность работы, а также способствует налаживанию коммуникации и механизма принятия решений;

• прозрачность всех процессов - достигается благодаря четкому разделению ответственности и контролю на всех стадиях работы;

• эффективный процесс коммуникации - четкая и последовательная структура PRINCE2 способствует улучшению коммуникации между разработчиками проекта и заинтересованными сторонами.

Таким образом, использование методологии PRINCE2 позволяет компаниям достигать более эффективных результатов в управлении проектами.

Недостатки подхода PRINCE2

Несмотря на все преимущества, методология PRINCE2 имеет и существенные недостатки. Среди них:

• излишний формализм - с другой стороны, PRINCE2 считается жестким и крайне формальным подходом к управлению, что может создавать дополнительные сложности для небольших проектов;

• слишком большой объем документов - кроме того, PRINCE2 требует ведения немалого количества документации, например, подробных планов, отчетов, протоколов. Их составление и заполнение требует дополнительного времени и ресурсов;

• необходимость только обученного высококвалифицированного персонала - методология PRINCE2 будет очень сложна для неподготовленных специалистов. Она предполагает высокий уровень знаний и навыков в области управления проектами;

• игнорирование человеческого фактора - PRINCE2 слишком сосредоточен на контролировании всех процессов разработки, при этом подход уделяет недостаточно внимания команде, их мотивации и отношениям внутри коллектива.

При этом недостатки методологии могут быть сглажены и практически устранены при правильном внедрении и грамотном подходе к управлению проектами. В любом случае, прежде чем использовать PRINCE2, важно понять, действительно ли его внедрение необходимо.

Принципы методологии PRINCE2

Подход PRINCE2 основан на следующих семи базовых принципах:

1. Постоянная оценка целесообразности и наличие экономического обоснования

Это значит, что реализуемый проект должен быть оправдан, у него должна быть конкретная задача, цель, преимущества и, конечно, оценка затрат. То есть заказчик проекта, спонсор и рабочая команда должны быть уверены в необходимости создания определенного продукта и его окупаемости. В том случае, если идеи проекта перестали быть актуальны и необходимость в его реализации отпала, следует прекратить разработку. Иными словами, ожидаемые выгоды должны быть выше затрат и возможных рисков. Таким образом, в течение работы над проектом необходимо постоянно оценивать его целесообразность, актуальность и востребованность у будущих пользователей.

2. Учет имеющегося опыта и постоянное совершенствование

Принцип заключается в необходимости извлекать пользу из предыдущих проектов и применять полученные уроки в процессе последующей работы. Иными словами, следует научиться анализировать прошлый опыт, определять удачные и неудачные шаги, избегать повторения ошибок. Согласно методике PRINCE2, члены рабочей группы должны постоянно учиться и совершенствовать свои навыки управления проектами. Также необходимо на каждом этапе работы над продуктом фиксировать полученный опыт для последующего улучшения деятельности команды.

3. Четко определенные роли и задачи

Для каждого участника проекта определяется конкретная роль и соответствующие ей обязанности. Члены команды должны иметь четкое представление о том, в чем заключаются их функции, полномочия и ответственность. Это способствует более эффективной коммуникации между участниками рабочей группы и принятию оперативных грамотных решений.

4. Поэтапное планирование рабочего процесса

Весь проект должен быть разделен на небольшие управляемые этапы. Таким образом, рабочий процесс планируется, далее отслеживается и контролируется по стадиям. К концу каждой стадии обновляется план следующего этапа в соответствии с достигнутыми результатами, а также проводится анализ полученного опыта. При этом каждый этап должен иметь свои цели, ресурсы и обозначенный дедлайн. Такое поэтапное управление проектом облегчает контроль, планирование и оценку всей работы.

5. Соблюдение основополагающих требований

Этот принцип заключается в том, чтобы давать команде проекта определенную свободу действий, однако установить при этом четкие границы контроля. Например, такие основополагающие требования, как сроки реализации проекта, затраты, риски и объемы, должны быть точно определены еще перед стартом проекта. Так как чаще всего отвечают за проект руководители высшего звена, у них нет достаточного количества временных ресурсов на контролирование повседневных и рутинных задач. Они разрабатывают базовые требования к их выполнению, после чего делегируют менеджеру проекта. Он контролирует дальнейшую ситуацию, однако, если возникает существенная проблема, нарушающая ход работы, например превышение бюджета, за ее решение принимается уже руководитель высшего звена.

6. Качество продукта - прежде всего

Согласно методологии PRINCE2, конечная цель каждого проекта - создание качественного продукта. А процесс грамотного управления позволяет регулярно проверять продукт на соответствие заявленным характеристикам, а также снижать погрешности, оперативно устранять возникающие неполадки и минимизировать риски.

7. Адаптивный подход

Методика PRINCE2 должна адаптироваться под каждый конкретный проект и его условия, например, сроки реализации, требования к конечному продукту, количество привлеченных сотрудников. Кроме того, проектная команда также должна осознавать, как именно происходит адаптация принципов их работы к внешним условиям проекта.

Этапы управления проектом по методологии PRINCE2

Согласно методологии PRINCE2, выделяют следующие этапы управления проектом:

1. Начало проекта, или запуск

На этом этапе заказчик формирует запрос на создание нового проекта, описывает, в чем заключается его необходимость и какие цели должны быть достигнуты. Таким образом, именно на этой стадии решается дальнейшая судьба проекта, потому что главная цель первого этапа - определить, насколько жизнеспособен, перспективен и актуален предлагаемый проект. В случае положительного решения необходимо выбрать руководителя проекта и менеджера, а также составить список подходящих для рабочей команды сотрудников. Важно, чтобы их профессиональные компетенции и знания были востребованы в работе над определенным проектом.

2. Управление проектом, или инициация

В процессе второго этапа уточняется вся информация о проекте, создается первый подробный план работы членов команды, формируется бюджет, определяются необходимые для этого ресурсы, а также возможные риски. Также на этой стадии работы создается еще один специальный документ - Project Initiation Document, или PID, который после утверждения руководителем становится основой для управления проектом, и начинается непосредственно работа. Если первые два этапа можно назвать подготовительными, то последующие стадии предполагают именно разработку нового проекта.

3. Контроль стадий, или управление этапами

Назначенный менеджер проекта разбивает весь длительный процесс на более короткие и понятные стадии работы. Перед каждым этапом определяется его ключевая цель, необходимые для ее достижения ресурсы и сроки выполнения. То есть каждая стадия должна иметь свой четкий план, перечень задач и обозначенный бюджет. После ее завершения необходимо провести анализ достигнутых целей, оценить качество работы членов команды, проверить также качество созданного продукта, принять решение о том, что делать дальше, и перейти на следующий этап. Также на этом этапе руководитель проекта должен обеспечивать эффективную коммуникацию и связь между всеми членами команды и заказчиком проекта.

4. Управление производством и выпуском продукта

Руководитель проекта оценивает выполнение работы и определяет, соответствует ли результат деятельности команды необходимому уровню качества. Также на этом этапе принимается решение о продолжении проекта и доработке либо выпуске конечного продукта.

5. Завершение проекта

Наступает в том случае, если все работы по проекту выполнены и доделаны. Но также этап завершения проекта может наступить еще на стадии управления. Так происходит в том случае, если в процессе работы и анализа пройденных этапов члены команды приходят к общему решению окончить работу в связи с тем, что проект потерял свою актуальность и востребованность. Однако в любом случае необходимо подготовить отчет о проекте, который включает в себя общую оценку деятельности команды, достигнутые результаты, потраченные на это ресурсы и рекомендации для дальнейшей работы.

Таким образом, каждый этап включает в себя определенные процессы и необходимые документы, а также набор инструментов для достижения поставленных целей.

Документация для управления проектом по методологии PRINCE2

Важная отличительная черта методологии PRINCE2 - постоянное фиксирование всех рабочих процессов и, соответственно, большие объемы документации. Это всё необходимо для того, чтобы управление проектом было структурировано и могло постоянно контролироваться и проверяться руководством. Среди документов, которые используют специалисты, работающие по методике PRINCE2, выделяют:

• Project Plan, или план проекта - первый и наиболее общий документ, определяющий цели и задачи текущего проекта, необходимые ресурсы и контрольные точки.

• Уже упомянутый Project Initiation Document описывает работу, которая предстоит в течение этого проекта, а также ожидаемые выгоды, затраты, риски, сроки выполнения. Можно сказать, что этот документ более точно и детально рассказывает о конкретном проекте, его перспективности и актуальности, а также о тонкостях реализации.

• Экономическое обоснование - так называют документ, описывающий важность создания определенного продукта или реализации плана, а также его преимущества перед другими и ожидаемую выгоду.

• Стратегия управления коммуникациями - так называют план по грамотному взаимодействию всех участников команды друг с другом, а также с заказчиком проекта и руководителем. Сюда входят также и общие правила коммуникации, правила проведения совещаний и так далее.

• Реестр рисков - в этом документе перечислены все возможные риски в процессе управления проектом, а также их последствия и план по управлению.

• Реестр качества - содержит информацию о критериях качества и планах по обеспечению высокого его уровня. Необходим для проведения регулярных проверок качества создаваемого продукта.

• Реестр проблем - это список возникающих проблем, вопросов, конфликтных и спорных ситуаций. Также содержит планы по их разрешению.

• Реестр изменений - документ, содержащий информацию о предполагаемых изменениях в проекте, их необходимости и влиянии.

• «Опытный» документ - содержит информацию о накопленном в предыдущих проектах опыте, который может пригодиться в процессе работы.

• Продуктовые документы - они содержат информацию о созданных в процессе работы продуктах, их описание, технические характеристики, версии и так далее.

• Отчет о завершении проекта - документ, предназначенный для общей оценки работы и качества реализации проекта. Для получения наиболее точных данных отчет о завершении проекта следует сравнить с документом по инициации.

В связи с тем, что PRINCE2 является широко распространенной и используемой более чем в 100 странах методологией, ее признали на международном уровне. Поэтому существует отдельный документ - сертификация по PRINCE2. Так называют международно признанный стандарт по управлению проектами. Получив такой сертификат, специалисты подтверждают знания и навыки в области данной методологии управления проектами, а также повышают свои шансы на успешную карьеру в этой сфере. Для этого необходимо лишь пройти краткий курс обучения, успешно сдать специальный экзамен и подтвердить свою квалификацию.

Книги по PRINCE2

А для того чтобы сдать экзамен и быстро освоить метод PRINCE2 не только в теории, но и на практике, советуем вам наиболее популярные книги по этой теме:

1. «PRINCE2 для начинающих» Брайана Мэтиса

Это руководство по PRINCE2 для новичков. Книга учитывает последние версии программы сертификации по данной методологии. Поэтому, освоив пособие Брайана Мэтиса, вы точно станете сертифицированным специалистом по PRINCE2.

2. «PRINCE2 для чайников» Ника Грэма

Книга подробно рассматривает гибкие методики управления проектами и объясняет стратегии PRINCE2 на всех этапах работы. Особое внимание автор уделил преимуществам этого подхода и базовым правилам грамотного его внедрения.

3. "PRINCE2 Foundation" Фрэнка Тёрли

Это еще один ключ к получению сертификата PRINCE2. Книга Фрэнка Тёрли предназначена именно для того, чтобы успешно сдать экзамен. Там вы найдете только самую необходимую базовую информацию по методологии PRINCE2.

4. «PRINCE2: практическое руководство» Колина Бентли

В этой книге автор подробно описывает, как внедрение PRINCE2 поможет вашему проекту выйти на новый уровень, а сотрудникам - повысить эффективность труда. Руководство Колина Бентли охватывает также ключевые проблемы, связанные с проектной деятельностью, например, всевозможные риски и способы их устранения. Можно сказать, что эта книга - руководство по применению навыков, полученных в результате базового освоения методологии PRINCE2.

5. «Управление успешными проектами с помощью PRINCE2» Найджела Беннетта

Эта книга предназначена для профессионалов в управлении проектами и PRINCE2 в частности. Она поможет разобраться в последних обновлениях методологии, а также расскажет о тонкостях внедрения и совершенствования PRINCE2 в различных проектах. Особое внимание автор уделил именно гибкости этого подхода и его возможности адаптироваться под изменяющиеся условия.

Это основная литература, необходимая для того, чтобы получить теоретические знания о возможностях PRINCE2 и подкрепить их практическими навыками.

Заключение

Таким образом, методология PRINCE2 уже более двадцати лет является востребованной и популярной благодаря тому, что сочетает в себе традиционный и гибкий подходы к управлению проектами. Несмотря на ее жесткую структурность, формализм и тотальный контроль, PRINCE2 отличается своей мобильностью, адаптивностью и универсальностью. Это позволяет успешно управлять рисками, поддерживать эффективную коммуникацию между участниками проектной команды, грамотно управлять всеми процессами и добиваться поставленных целей.