PRINCE2

Qué es PRINCE2

PRINCE2 es un método estructurado de gestión de proyectos basado en el control constante de todo el proyecto de principio a fin. Este enfoque implica una planificación minuciosa de todas las fases de trabajo con un determinado producto incluso antes de su inicio, una organización clara de cada proceso, así como la rápida eliminación de problemas y errores.

El nombre de la metodología PRINCE2 significa Proyectos en entornos controlados, lo que implica un control total de todas las fases del proceso de ejecución del proyecto. El número 2 se refiere a la segunda versión de esta metodología. La primera se desarrolló en el Reino Unido en los años ochenta. En aquella época se utilizaba principalmente para gestionar proyectos informáticos y desarrollos innovadores. Sin embargo, sólo diez años después, en 1996, los expertos en gestión de proyectos revisaron la metodología y la mejoraron para poder utilizarla en diversos campos, no sólo en el de las tecnologías informáticas.

¿Cuál es la diferencia entre PRINCE2, Agile y Scrum?

La metodología PRINCE2 se compara a menudo con enfoques como Agile y Scrum. Como es lógico, los tres métodos de gestión de proyectos están orientados a aumentar la productividad y la eficiencia de los procesos de trabajo. Además, PRINCE2, al igual que Agile, supone un trabajo en ciclos, así como la flexibilidad de los procesos y la estrecha colaboración de todos los miembros del equipo.

Sin embargo, Agile es toda una filosofía o incluso una forma de pensar. Sus principios básicos son los siguientes:

• las personas son más importantes que las herramientas;

• el objetivo principal es un producto de calidad;

• más puntos de contacto con el cliente;

• experimentación en lugar de un plan rígido.

Así pues, Agile es un conjunto de enfoques y metodologías flexibles que cumplen los principios descritos anteriormente. Y la metodología PRINCE2, a su vez, se caracteriza por solo dos de las premisas enumeradas: la importancia de un producto final de calidad y una interacción más estrecha con el cliente.

Scrum, por su parte, es una de las formas de organización del flujo de trabajo. Más concretamente, es un sistema o framework para el desarrollo y la gestión de proyectos, así como un enfoque de trabajo en equipo y una distribución no estandarizada de las tareas dentro del equipo.

Podemos decir que Agile es un concepto más amplio que incluye metodologías flexibles, por ejemplo, el mismo Scrum, Kanban (otro método de gestión del flujo de trabajo, pero basado principalmente en la visualización de objetivos y tareas), etc.

Pero la metodología PRINCE2 no se puede atribuir del todo a los enfoques Agile. Puede considerarse una combinación de enfoques tradicionales e innovadores de gestión de proyectos. Curiosamente, PRINCE2 puede servir de base para el desarrollo de cualquier proyecto, mientras que las metodologías Agile pueden integrarse para aumentar la flexibilidad y la adaptabilidad, acelerar los procesos y establecer comunicación.

Ventajas de la metodología PRINCE2

El modelo PRINCE2 es actualmente el enfoque de gestión de proyectos más utilizado en el mundo. Su principal ventaja es su versatilidad. Esto significa que PRINCE2 puede utilizarse para crear un sistema eficaz de gestión para casi cualquier proyecto, independientemente de su ámbito, nivel de complejidad, circunstancias externas o plazos de ejecución. Debido a su universalidad, PRINCE2 tiene otra ventaja clave: la metodología es capaz de adaptarse rápidamente y reaccionar ante circunstancias externas, por ejemplo, cambios en los requisitos del producto, minimizando los riesgos.

Además de la flexibilidad y adaptabilidad del enfoque, destacan otras ventajas:

• claridad y coherencia: PRINCE2 es un framework estructurado que permite evitar el caos en el proceso de trabajo;

• la prioridad es la consecución de la meta: el enfoque PRINCE2 siempre se centra, en primer lugar, en la consecución de las metas fijadas, lo que ayuda a definir mejor los objetivos clave y la forma de alcanzarlos;

• definición precisa de las áreas de responsabilidad y las funciones en el equipo: la metodología implica asignar a cada miembro del grupo de trabajo una función específica y, en consecuencia, tareas concretas. Esto aumenta la eficacia del trabajo y facilita los mecanismos de comunicación y toma de decisiones;

• transparencia de todos los procesos: se consigue mediante una clara división de responsabilidades y control en todas las fases del trabajo;

• proceso de comunicación eficaz: la estructura clara y coherente de PRINCE2 facilita una mejor comunicación entre los desarrolladores del proyecto y las partes interesadas.

Así, la utilización de la metodología PRINCE2 permite a las empresas obtener mejores resultados en la gestión de proyectos.

Desventajas del método PRINCE2

A pesar de todas sus ventajas, la metodología PRINCE2 también presenta importantes desventajas. Entre ellas:

• formalismo excesivo: por otro lado, PRINCE2 se considera un enfoque de gestión rígido y muy formal, lo que puede crear dificultades adicionales para proyectos pequeños;

• demasiado papeleo: además, PRINCE2 exige llevar mucha documentación, por ejemplo, planes detallados, informes, actas, etc. Su creación y cumplimentación requieren tiempo y recursos adicionales;

• la necesidad de contar con personal altamente cualificado: la metodología PRINCE2 resultará muy difícil para especialistas sin formación. Requiere de un alto nivel de conocimientos y competencias en gestión de proyectos;

• no tiene en cuenta el factor humano: PRINCE2 se centra demasiado en el control de todos los procesos de desarrollo y no presta suficiente atención al equipo, su motivación y sus relaciones internas.

Al mismo tiempo, las deficiencias de la metodología pueden mitigarse y prácticamente eliminarse con una implementación adecuada y un enfoque competente de la gestión de proyectos. En cualquier caso, antes de utilizar PRINCE2, es importante entender si su aplicación es realmente necesaria.

Los principios de la metodología PRINCE2

El enfoque PRINCE2 se basa en los siguientes siete principios básicos:

1. Evaluación continua de la viabilidad y justificación económica

Esto significa que el proyecto debe estar justificado, debe tener un objetivo concreto, una finalidad, unos beneficios y, por supuesto, una estimación de costes. Es decir, el cliente del proyecto, el patrocinador y el equipo de trabajo deben estar seguros de la necesidad de crear un determinado producto y de su rentabilidad. En caso de que las ideas del proyecto ya no sean relevantes y no haya necesidad de realizarlo, el desarrollo debe interrumpirse. En otras palabras, los beneficios esperados deben ser superiores a los costes y posibles riesgos. Así pues, durante el trabajo en el proyecto es necesario evaluar constantemente su viabilidad, relevancia y demanda por parte de los futuros usuarios.

2. Consideración de la experiencia y mejora continua

El principio consiste en la necesidad de aprender de proyectos anteriores y aplicar las lecciones aprendidas al trabajo futuro. En otras palabras, hay que aprender a analizar la experiencia pasada, identificar los pasos acertados y fallidos y evitar repetir los errores. Según la metodología PRINCE2, los miembros del equipo de trabajo deben aprender y mejorar constantemente sus capacidades de gestión de proyectos. También es necesario registrar la experiencia adquirida en cada fase del trabajo sobre el producto para seguir mejorando la actividad del equipo.

3. Funciones y tareas claramente definidas

Para cada participante en el proyecto se define un papel específico y las responsabilidades correspondientes. Los miembros del equipo deben conocer claramente sus funciones, facultades y responsabilidades. Esto facilita una mejor comunicación entre los miembros del equipo y les permite tomar decisiones acertadas rápidamente.

4. Planificación paso a paso del flujo de trabajo

Todo el proyecto debe dividirse en pequeñas etapas manejables. De este modo, el flujo de trabajo se planifica para su posterior supervisión y control por etapas. Al final de cada etapa, se actualiza el plan de la siguiente etapa en función de los resultados obtenidos y se analiza la experiencia obtenida. Al mismo tiempo, cada etapa debe tener sus propios objetivos, recursos y un plazo de realización determinado. Esta gestión por fases del proyecto facilita el seguimiento, la planificación y la evaluación de todo el trabajo.

5. Cumplimiento de los requisitos fundamentales

Este principio consiste en dar al equipo del proyecto cierta libertad, pero estableciendo límites claros de control. Por ejemplo, los requisitos fundamentales, como plazos, costes, riesgos y alcance del proyecto, deben definirse claramente antes de que empiece. Dado que los responsables del proyecto suelen ser los altos directivos, no disponen de tiempo suficiente para controlar las tareas cotidianas y rutinarias. Desarrollan los requisitos básicos para su cumplimiento y luego los delegan al gestor del proyecto. El gestor del proyecto se encarga de controlarlo, pero si surge un problema importante, como falta de presupuesto, por ejemplo, el alto directivo es responsable de solucionarlo.

6. Lo primordial es la calidad del producto

Según la metodología PRINCE2, el objetivo final de todo proyecto es crear un producto de calidad. Y el proceso de gestión competente permite comprobar periódicamente que el producto cumpla las características declaradas, así como reducir errores, eliminar rápidamente fallos y minimizar riesgos.

7. Enfoque adaptativo

La metodología PRINCE2 debe adaptarse a cada proyecto concreto y a sus condiciones, por ejemplo, el tiempo de ejecución, los requisitos del producto final o el número de empleados implicados. Además, el equipo del proyecto también debe ser consciente de cómo sus principios de trabajo se adaptan a las condiciones externas del proyecto.

Etapas de la gestión de proyectos según la metodología PRINCE2

Según la metodología PRINCE2, se distinguen las siguientes etapas de gestión de proyectos:

1. Inicio del proyecto o su puesta en marcha

En esta etapa, el cliente formula una solicitud para crear un nuevo proyecto, describe cuál es su necesidad y qué objetivos se deben alcanzar. Precisamente en esta fase es cuando se decide el destino del proyecto, ya que el principal objetivo de la primera etapa es determinar si el proyecto propuesto es viable, prometedor y relevante. En caso de decisión favorable, es necesario seleccionar un jefe de proyecto y un gestor, así como crear una lista de empleados adecuados para el equipo de trabajo. Es importante que sus competencias y conocimientos profesionales sean los necesarios para trabajar en un proyecto concreto.

2. Gestión o iniciación del proyecto

En la segunda etapa se aclara toda la información sobre el proyecto, se crea el primer plan detallado de trabajo para los miembros del equipo, se fija el presupuesto, se determinan los recursos necesarios para el proyecto y se identifican los posibles riesgos. También en esta fase del trabajo se crea otro documento especial llamado Documento de Inicio del Proyecto o PID (Project Initiation Document), que tras ser aprobado por el director se convierte en la base de la gestión del proyecto, y da comienzo al trabajo. Si las dos primeras etapas pueden denominarse preparatorias, las siguientes implican el desarrollo de un nuevo proyecto.

3. Control y gestión de etapas

El gestor de proyecto designado divide todo el largo proceso en etapas de trabajo más cortas y claras. Antes de cada etapa, se definen el objetivo clave, los recursos necesarios para alcanzarlo y el plazo para su finalización. En otras palabras, cada etapa debe tener su propio plan claro, su lista de tareas y su presupuesto. Tras su finalización, es necesario analizar los objetivos alcanzados, evaluar la calidad del trabajo de los miembros del equipo, comprobar la calidad del producto creado, tomar una decisión sobre qué hacer a continuación y pasar a la siguiente etapa. También en esta etapa, el director del proyecto debe garantizar una comunicación eficaz entre todos los miembros del equipo y el cliente del proyecto.

4. Gestión de la producción y lanzamiento del producto

El director del proyecto evalúa el rendimiento del trabajo y determina si el resultado de las actividades del equipo cumple el nivel de calidad exigido. También en esta fase se decide si continuar con el proyecto y mejorarlo o lanzar el producto final.

5. Finalización del proyecto

Esta etapa llega cuando todo el trabajo del proyecto se ha completado y finalizado. Pero la etapa de finalización del proyecto también puede producirse en la etapa de gestión. Esto ocurre si en el proceso de trabajo y análisis de las etapas superadas, los miembros del equipo llegan a la decisión común de poner fin al trabajo debido a que el proyecto ha perdido su relevancia y demanda. En cualquier caso, es necesario preparar un informe del proyecto, que incluya una evaluación general de las actividades del equipo, los resultados obtenidos, los recursos empleados y recomendaciones para el futuro trabajo.

Así, cada etapa incluye determinados procesos y documentos necesarios, así como un conjunto de herramientas para alcanzar los objetivos fijados.

Documentación para la gestión de proyectos según la metodología PRINCE2

Una característica importante de la metodología PRINCE2 es el registro continuo de todos los procesos de trabajo y, en consecuencia, de grandes volúmenes de documentación. Esto es necesario para garantizar que la gestión del proyecto esté estructurada y pueda ser supervisada y controlada constantemente por la dirección. Entre los documentos utilizados por los especialistas que trabajan según la metodología PRINCE2 se encuentran:

• Project Plan o plan de proyecto: es el primer documento, y el más general, que define los objetivos y tareas del proyecto en curso, los recursos necesarios y los puntos de control.

• El ya mencionado Project Initiation Document, que describe el trabajo que se va a realizar durante este proyecto, así como los beneficios, costes, riesgos y plazos previstos. Se puede decir que este documento es el que describe de manera más detallada un proyecto, sus perspectivas y relevancia, así como las sutilezas de su ejecución.

• Justificación económica: es un documento que describe la importancia de crear un determinado producto o poner en marcha un plan, así como sus ventajas frente a otros y los beneficios esperados;

• Estrategia de gestión de la comunicación: es un plan sobre cómo deben interactuar entre sí todos los miembros del equipo, así como con el cliente y el director del proyecto. También incluye normas generales de comunicación, reglas para las reuniones, etc;

• Registro de riesgos: este documento enumera todos los riesgos posibles en el proceso de gestión del proyecto, junto con sus consecuencias y plan de gestión;

• Registro de calidad: contiene información sobre los criterios de calidad y los planes para garantizar un alto nivel de calidad. Es necesario para realizar comprobaciones periódicas de la calidad del producto que se está creando;

• Registro de problemas: es una lista de problemas, cuestiones, conflictos y disputas emergentes. También contiene planes para resolverlos;

• Registro de cambios: documento que contiene información sobre los cambios propuestos en el proyecto, su necesidad y sus repercusiones;

• Documento sobre la experiencia: contiene información sobre la experiencia adquirida en proyectos anteriores que puede ser útil en el proceso de trabajo;

• Documentos de producto: contienen información sobre los productos creados en el proceso de trabajo, su descripción, características técnicas, versiones, etc;

• Informe de finalización del proyecto: es un documento diseñado para proporcionar una evaluación general del rendimiento y la calidad de la ejecución del proyecto. Para obtener los datos más precisos, el informe de finalización del proyecto debe compararse con el documento de inicio de proyecto.

Dado que PRINCE2 es una metodología muy extendida y utilizada en más de 100 países, ha sido reconocida internacionalmente. Por ello, existe un documento aparte: el certificado PRINCE2. Se trata de un estándar internacionalmente reconocido para la gestión de proyectos. Al obtener dicho certificado, los especialistas confirman sus conocimientos y aptitudes necesarios para aplicar esta metodología en la gestión de proyectos y aumentan sus posibilidades de éxito profesional en este campo. Lo único que tienen que hacer es completar un breve curso de formación, superar con éxito un examen especial y confirmar sus cualificaciones.

Libros sobre PRINCE2

Para aprobar el examen y dominar rápidamente el método PRINCE2 no sólo en la teoría sino también en la práctica, te aconsejamos los libros más populares sobre este tema:

1. "PRINCE2 for beginners" de Bryan Mathis

Es una guía de PRINCE2 para principiantes. El libro tiene en cuenta las últimas versiones del programa de certificación de esta metodología. Por lo tanto, una vez que domines el manual de Bryan Mathis, te convertirás definitivamente en un profesional certificado de PRINCE2.

2. "PRINCE2 for Dummies" de Nick Graham

Este libro examina en detalle las técnicas flexibles de gestión de proyectos y explica las estrategias de PRINCE2 en todas las fases del trabajo. El autor ha prestado especial atención a las ventajas de este enfoque y a las reglas básicas para su correcta aplicación.

3. "PRINCE2 Foundation" de Frank Turley

Esta es otra de las claves para obtener la certificación PRINCE2. El libro de Frank Turley está diseñado para ayudarte a aprobar el examen. Allí encontrarás la información más relevante sobre la metodología PRINCE2.

4. "PRINCE2: A Practical Guide" de Colin Bentley

En este libro, el autor detalla cómo la aplicación de PRINCE2 puede ayudar a tu proyecto a pasar al siguiente nivel y a sus empleados a ser más eficientes. La guía de Colin Bentley también aborda los principales problemas relacionados con las actividades de los proyectos, como, por ejemplo, diferentes riesgos y métodos para afrontarlos. Se podría decir que este libro es una guía para aplicar las habilidades aprendidas a partir de un dominio básico de la metodología PRINCE2.

5. "Managing Successful Projects with PRINCE2" de Nigel Bennett

Este libro está destinado a los profesionales de la gestión de proyectos y de PRINCE2 en particular. Ayuda a comprender las últimas actualizaciones de la metodología, así como a conocer las sutilezas de la aplicación y mejora de PRINCE2 en diversos proyectos. Los autores han prestado especial atención a la flexibilidad de este enfoque y a su capacidad para adaptarse a condiciones cambiantes.

Esta es la bibliografía básica necesaria para adquirir conocimientos teóricos sobre las capacidades de PRINCE2 y reforzarlos con habilidades prácticas.

Conclusión

La metodología PRINCE2 lleva más de veinte años gozando de demanda y popularidad debido a que combina enfoques tradicionales con métodos más flexibles de la gestión de proyectos. A pesar de su estructura rígida, formalismo y control total, PRINCE2 se caracteriza por su movilidad, adaptabilidad y versatilidad. Gracias a eso, permite gestionar con éxito los riesgos, mantener una comunicación eficaz entre los miembros del equipo del proyecto, gestionar de forma competente todos los procesos y alcanzar los objetivos fijados.