Workforce Management

Was ist Workforce Management?

Workforce Management ist die Optimierung der Leistungsfähigkeit der im Unternehmen beschäftigten Personen. Die Definition besagt, dass ein solches Management eine ganze Reihe von Prozessen beinhaltet und keine klare Abfolge von Aktionen. Dazu gehören beispielsweise die Forecasts des Bedarfs an die neuen Mitarbeiter, Erstellung von Arbeitsplätzen für das komplette Unternehmen sowie die Einrichtung von Systemen zum Personalmonitoring etc.

Für das Workforce Management angewendete Services zeigen die genaue Anzahl der Mitarbeiter, die benötigt werden, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, sowie ihre Beschäftigung und ihr Kompetenzniveau. Sie monitoren die Leistung der Mitarbeiter und heben diejenigen hervor, die am leistungsfähigsten sind und entsprechend den höchsten Bedarf an Pausen benötigen. Die Vorteile des Personalmanagementsystems liegen auch in der vereinfachten Budgetierung, die das Unternehmen für die Mitarbeitergehälter und deren Ausbildung oder Projektmanagement ausgibt. Anhand solchen Systems ist es einfacher, das Personal nach Aufgaben einzuteilen, die Last auf die Teams sowie die einzelnen Mitarbeiter auszugleichen, die Anwesenheit und die Einhaltung der Gesetze eines bestimmten Landes durch das Unternehmen zu kontrollieren.

Workforce Management vereinfacht die Prozesse der Verwaltung von Zahlungen und Leistungen, der sofortigen Zahlung für eine Schicht und der Prüfung der ausgegebenen Mittel und arbeitet auch mit einer schnellen Bestätigung von Urlaubs- sowie freien Tagen, richtet einen Urlaubsplan und Freizeit für die Mitarbeiter ein. Einfach ausgedrückt, HRM deckt einen erheblichen Teil der Beratungsbranche ab; und doch bei Weitem nicht jedes Unternehmen kann sich Spezialisten dieser Art von Management leisten.

Die wesentlichen Vorteile von HR-Management-Lösungen sind die problemlose Rekrutierung der Mitarbeiter für die Bereiche im Outsourcing, einfaches Talentmanagement, die Schulung und Entwicklung der Mitarbeiter innerhalb der Organisation, Entwicklungsmonitoring in ihren Kompetenzen sowie in den Gehältern der Mitarbeiter, Automatisierung der Datenerfassung, Kontrolle über die betriebliche Flexibilität und Motivation der Mitarbeiter.

Remote Workforce Management

Remote HR-Management ist die Verwaltung von Mitarbeitern, die remote arbeiten. Hier trifft Kommunikation auf Technologie, denn ohne der letzteren funktioniert effektives Management nicht. Ein solches Management setzt die Einhaltung klarer Führungsprinzipien voraus: kein Mikromanagement und viel zu hohe (oder unausgesprochene) Erwartungen von Mitarbeitern! Die Mitarbeiter müssen sich mit den Zielen des Unternehmens vertraut machen, welche Leistung sie an den Tag bringen müssen, um diese Ziele zu erreichen und vor allem, wann sie die Arbeit verlassen dürfen (sich sozusagen vom Corporate Slack abschalten zu können). Darüberhinaus empfehlen HR-Unternehmen unverzüglich Mitarbeiter über jegliche

Checks und Kontrollen (wie die Arbeitszeiten - Checks) am Arbeitsplatz, sowie über mögliche Besprechungen in Kenntnis zu setzen. All diese Maßnahmen ermöglichen ihnen relevante Neuigkeiten und Probleme auszutauschen, sowie Angelegenheiten zu besprechen, die für die Mitarbeiter wichtig sind.
Remote-Steuerung der Mitarbeiter erfordert auch große Aufmerksamkeit sowie die Kenntnis über den Zustand der eigenen Mitarbeiter zu erlangen, ob sie genug motiviert sind, ein Geschäftsziel zu erreichen oder ob sie sich in den ersten Stadien des Burnouts befinden. Spezielle Applikationen helfen Ihnen zwar, Ihren vollen Terminkalender im Auge zu behalten, doch später benötigen Sie so oder so die angesprochene fachmännische Hilfe. Und zweifellos sollte die Notwendigkeit sozialer Interaktion, die im Büro ohnehin vorhanden sein sollte, nicht untergehen. Unabhängig davon, wie weit die Mitarbeiter tatsächlich physisch vom Büro entfernt sind. Einige der Remote-Management-Lösungen ermöglichen es Ihnen sogar, Mitarbeiter zur Durchführung von Online-Teambuilding einzuladen und die Momente zu verfolgen, in denen dies erforderlich sein könnte. Doch in vielerlei Hinsicht handelt es sich bei Remote HRM um lediglich ein Instrument, das die Arbeit selbst optimiert.

Herausforderungen der Remote-Mitarbeiterverwaltung

Erstens lassen sich die Mitarbeiter öfters ablenken. Und das nur deshalb, weil keiner beim zufälligem Vorbeigehen bemerken kann, dass die falschen Tabs auf seinem Laptop geöffnet sind. Zugegeben, lässt sich einiges mithilfe der HR Management Tools nachverfolgen, allerdings stoßen solche Mittel auf starke Verurteilung seitens der Öffentlichkeit. Sie interagieren nicht mit einer Person, die im Normalfall höchstens einen Meter von Ihnen entfernt sein sollte, sodass Sie komplett urteilsfrei bleiben, ob Ihr Gegenüber Interesse am Gespräch zeigt oder nicht.

Zweitens fühlen sich die Mitarbeiter eher vom Rest des Teams isoliert. Das kann nur darauf hindeuten, dass sich ihre Motivation und ihr Prokrastinationsgrad mit Lichtgeschwindigkeit ändern können. Das kann nicht unbemerkt bleiben in Bezug auf die Auswirkung der Geschwindigkeit, mit welcher das Team Ergebnisse erzielt, sowie die Auswirkung auf das allgemeine Klima im Team. Wenn Sie sich darüber hinaus noch an die möglichen Kommunikationsprobleme erinnern, dann fühlen sich selbst die Manager von halb oder vollständig örtlich entfernten Teams schlecht. Genau aus diesem Grund brauchen Sie eine gute HR- Management App.

Vorteile des Remote-Mitarbeitermanagements

Wenn das Team im Remote Modus arbeitet, müssen Sie dafür weder ein Büro mieten noch das IT-Equipment zur Verfügung stellen, noch für das Mittagessen aufkommen, sowie sich um einen Transfer kümmern, falls der Mitarbeiter spät nach Hause gehen sollte. Das senkt erheblich die Unternehmensausgaben. Das Team wird dynamischer und flexibler, wodurch es schnell zwischen den Aufgaben wechseln kann. Hinzu können Sie die Mitarbeiter aus beliebigen Ländern anheuern (sofern es die lokalen Landesgesetze zu lassen), was Ihnen ein gutes Einsparpotenzial an Spezialisten mit entsprechender Berufserfahrung, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, ermöglicht.
Remote HR-Management ist nicht das Gleiche wie das mobile Kräftemanagement. Die mobile Belegschaft bezieht sich auf die Mitarbeiter im Remote Modus, die regelmäßig zu ihrem Arbeitsplatz in ein Büro oder Coworking Space kommen, aber ihre Aufgaben von zu Hause aus, auf Reisen, oder in einem anderen Land usw. erledigen können. Sie fallen nicht vollständig unter die Remote Kategorie und werden zurecht als mobile Einsatzkräfte bezeichnet, weil sie sich im Rahmen des Unternehmenbedarfs bewegen können. Selbstverständlich müsste man auch diese Mitarbeiter mithilfe der speziellen Applikation entsprechend kontrollieren.

Effektives Remote-Mitarbeitermanagement

• Behandeln Sie solche Mitarbeiter als eigenständige Persönlichkeiten und nicht wie Roboter. Es gibt so gut wie keinen Unterschied zwischen dem Mitarbeiter, der im Remote Modus arbeitet und dem, der im Büro sitzt. Wichtig ist, wie der Fachmann seine Fähigkeiten bei der Arbeit einsetzt. Zugegeben, es gibt verschiedene Arten von Arbeit, manche der Jobs erfordern unbedingt die Anwesenheit des Mitarbeiters, allerdings kann er unter diesen Umständen als Mitarbeiter den Kategorien im Outsourcing, mobiler Mitarbeiter oder als ein Teammitglied im halb-remote Modus zugeordnet werden. Machen Sie Ihren Führungsstil nicht abhängig davon, ob das Team Remote-Mitarbeiter hat. Ein Mitarbeiter im Homeoffice sollte genauso betrachtet werden wie der Kollege, der 10 Meter von Ihnen entfernt sitzt. Er arbeitet lediglich online.
• Pflegen Sie Kontakt mit Remote-Mitarbeitern. Sie sollten mit Ihren Remote Mitarbeitern umfangreich kommunizieren, andernfalls laufen Sie Gefahr, dass sich Ihre Mitarbeiter nicht als Teil des Teams wahrnehmen. Im Allgemeinen sollten Sie also mehrmals pro Woche Ihre Remote-Teams anrufen, ein paar Mal am Tag mit Remote-Managern korrespondieren und bei Bedarf bereit sein, "auf Abruf "zu kommunizieren. Je mehr Sie den Kontakt pflegen und Ihren Remote-Mitarbeitern das Gefühl vermitteln, "dazuzugehören", desto mehr werden sie sich in den Arbeitsablauf einbinden.
• Vermeiden Sie Mikromanagement. Haken Sie nicht ständig nach, wann der Mitarbeiter heute seinen Arbeitstag begonnen hat, und wann dies gestern der Fall war. Fragen Sie nicht 10 Mal am Tag nach, in welchem Stadium sich die Umsetzung einer bestimmten Aufgabe befindet. Alle relevanten Details können Sie im Personalmanagement-Planungstool nachlesen. Überwachen Sie Ihre Mitarbeiter nicht durch die Funktionen von offenen Tabs oder der Häufigkeit der Tastenanschläge, auch dies ist eine vom Markt stark verurteilte Praxis. Wenn Sie arbeiten, arbeiten Sie mit voller Zuversicht, allerdings mit der Hilfe eines Planungstools. Der Rest wird von Ihrer Legal-Abteilung im Falle der Fälle erledigt werden. Glauben Sie mir, die Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen und Sie für einen guten Menschen halten, was bei der Kommunikation auf Distanz hilfreich sein wird.

Planung der Arbeitskräfte

Was ist die Planung der Arbeitskräfte? Das ist ein Beschäftigungsplan Ihrer Mitarbeiter. Damit können Sie bestimmen, wie viele Personen für die Durchführung des Projekts benötigt werden und welche Kompetenzen diese Mitarbeiter haben sollten. In anderen Fällen wird dieser Begriff auch verwendet, um den Zeitplan der Mitarbeiter zu erstellen und ihren Fortschritt bei der Erledigung von Aufgaben anzuzeigen. Im Allgemeinen hilft eine solche Planung, die Arbeitskosten zu kontrollieren, Mitarbeiter rechtzeitig vom Prozess loszulösen und die Effizienz von Projektteams zu steigern. Des Weiteren ermöglicht das Arbeitskräfte-Management folgende Möglichkeiten:

• Management der Mitarbeiterzeitpläne, sowie schnelles Navigieren innerhalb der Zeitplanänderungen. Dies wird dazu beitragen, den Entscheidungsprozess zu beschleunigen und mögliche Lücken bei unerwarteten Änderungen zu schließen. Außerdem erfahren Sie, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigt und können bei weiteren Entscheidungen auf Basis von diesen Daten aufbauen.
• Verwaltung der Mitarbeiter im Outsourcing. Eine der besten Softwaretools für Workforce Management bietet Ihnen Funktionen zur Verfolgung von Verkaufsdaten, Schichten, Zeitplänen und Lieferungen, sowie den Beschäftigungsgrad der Mitarbeiter im Freelance-Modus. Dadurch können Sie Personalkosten einsparen und damit die Gesamtkosten massiv senken. Hinzu müssten Sie nicht Ihre Zeit damit verschwenden,Freiberufler manuell einzuteilen.
• Befolgen Sie die Unternehmenssatzung sowie die Gesetze, die für die Arbeitskräfte gelten. Bei weitem nicht jeder Anwalt kann sich das Monitoring der Veröffentlichung jedes Ordners zeitlich leisten, und wir sprechen hier nicht mal über Manager oder Analysten. Die Lösung ist einfach, richten Sie das HRM-System ein! Es überwacht die Einhaltung aller regulatorischen Anforderungen durch Ihr Team und behebt potenzielle Verstöße frühzeitig. Dazu gehören häufig die Ruhezeiten zwischen den Schichten, was sich spätestens bei der Modellierung der Verstoßszenarien bemerkbar macht. Zusätzlich wird damit das Monitoring der Mindestlöhne abgedeckt.

Workforce Management Software und Tools

Kommen wir zum interessantesten Teil, den Anwendungen, die bei der Verwaltung von Mitarbeitern hilfreich sein werden! Wir haben eine Auswahl an Services zusammengestellt, die solch beliebte Plattformen wie Aspect Workforce Management oder Salesforce erfolgreich abgelöst haben (wobei die Letztere eher vertriebs- als personalorientiert ist, aber oft als WFM-Programm genutzt wird).

• Deel

  Diese Plattform ermöglicht es sogar, die Auftragnehmer hinzuzufügen sowie Verträge mit ihnen abzuschließen, ohne dabei die Anwendung zu verlassen. Darüber hinaus können die Auftragnehmer direkt auf der Plattform mit einer Mindestprovision bezahlt werden. Die Plattform akzeptiert Wise, PayPal, Revolut und Payoneer, und Sie können die Zahlungen sogar in ein Wallet von Coinbase transferieren. Es gibt Funktionen für die Mitarbeiter, als auch für die Unternehmen. Der Dienst ähnelt dem von Infor, einer globalen Verwaltungsplattform für die Ressourcenplanung von Unternehmen. Deel lässt sich unter anderem in andere Anwendungen integrieren und bietet eine kostenlose Demoversion an.

• Papaya Global

  Der Service unterstützt alle Funktionen, die ein moderner Projektmanager oder HR-Spezialist benötigt. Der Service berechnet die Gehälter, die Anzahl der Stunden, die für die Ausführung der Aufgabe erforderlich sind, und erstellt Verträge mit Auftragnehmern. Die Anwendung basiert auf künstlicher Intelligenz, die nahezu jeden Prozess in Ihrem Unternehmen automatisiert und mit Kunden selbstständig verhandeln kann (wie in Verint oder Focus Workforce Management!). Die Plattform überwacht auch die Gesetze verschiedener Länder und benachrichtigt Nutzer über mögliche Verstöße, überwacht die Attraktivität des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt und die Gründe für das Ausscheiden wichtiger Mitarbeiter und hilft auch zu verstehen, wie Sie die Leistung im Zusammenhang mit Diversity verbessern können. Für einen Mitarbeiter müssen Sie 20 USD pro Monat bezahlen.

• ADP Workforce Now

  Ein Unternehmen mit über 70-jähriger Geschichte, das zur Zeit die besten Teammanagement-Produkte auf dem Markt anbietet. In der Anwendung finden Sie alle Funktionen, die oben in der Beschreibung der HRM-Prozesse aufgeführt wurden. Und tatsächlich ersetzt es mehr Services und das zu geringeren Kosten als andere beliebte, aber weniger bequeme HR-Dienste wie Calabrio oder das ebenso aktiv-genutzte Kronos. Es gibt auch eine Funktion zur Verwaltung von Rekrutierungs- und Anpassungssystemen für neue Mitarbeiter. Das Produkt eignet sich gut für kleine und mittlere Unternehmen und bietet eine praktische mobile Anwendung für Mitarbeiter mit eigener Funktionalität. Eine Version für 49 Mitarbeiter kostet 160 USD im Monat. Doch zu Beginn sollten Sie definitiv den kostenlosen Probemonat in Anspruch nehmen.

• ClickUp

  Ein Service, der die Mitarbeiterproduktivität verbessert, ohne die Ausübung von psychischem oder moralischem Druck an Mitarbeiter. Das Tool überwacht und koordiniert die Aufgaben und ihre Verteilung unter den Mitarbeitern und zeichnet den Fortschritt ihrer Umsetzung auf. Das Programm wird während der Mitarbeiterschulung verwendet und kann in beliebige Kalender, Instant Messenger sowie Videokonferenzanwendungen integriert werden. In fachmännischen Kreisen wird ClickUp als Service mit hervorragender Visualisierung, der für jeden Manager verständlich ist, bezeichnet. Die Testversion ist kostenlos. Die Version für Privatanwender ist grundsätzlich kostenlos. Sofern Sie einen Mitarbeiter vernetzen möchten, müssten Sie dafür je 5 USD pro Monat und Person bezahlen.

• SwipedOn Pocket

  Wir ziehen diese Applikation in Betracht, weil sie als eine der besten Optionen gilt, um die Besuche von Mitarbeitern am Arbeitsplatz nachzuvollziehen und eine Umgebung zu schaffen, in der sie sich sicher fühlen können. So kann eine Anwendung beispielsweise QR-Codes generieren, um ein Gebäude zu betreten, Benutzer nach ihrem Befinden fragen und das Management benachrichtigen, wenn etwas falsch läuft. Der Dienstleister bietet eine zweiwöchige Probeversion an, im Anschluss würde Sie der Service 49 USD pro Monat kosten.

Personalmanagement in Call-Centern

Personalmanagement ist besonders relevant für Call Center, die eine Automatisierung fast aller Prozesse erfordern. In Contact-Centern finden HRM-Technologien übrigens auch Anwendung. Mit Workforce Management können Sie sicherstellen, dass die richtige Anzahl von Call-Agents ihren Dienst angetreten sind, dass sie über das notwendige Wissen verfügen, um die Kunden zu beraten, dass sie arbeiten und nicht 40 Minuten lang Fernsehsendungen gucken oder Kaffee trinken. Manchmal verwenden Call-Center bedingtes Personalmanagement - dies ist das Management der Mitarbeiter im Outsourcing, d.h. Freiberufler, die für bestimmte Aufgaben eingestellt werden. Bitte bringen Sie das nicht mit mobilem oder remote Management durcheinander, diese gehören zu den festangestellten Mitarbeitern, allerdings im Remote-Modus. Bedingte HRM (eine solche Funktion ist beispielsweise auf der Genesys-Plattform verfügbar) ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Call-Agents für eine Dienstschicht, sowie die erwartete Auslastung zu planen und die Schicht sofort nach ihrer Beendigung zu bezahlen. Falls Sie einen Dienst mit integrierter künstlicher Intelligenz in Anspruch nehmen sollten, trifft das KI eigenständig Entscheidungen, auch basierend auf den Daten der früheren Auslastung und Betreiberdaten. Doch bedenken Sie dabei, dass Sie die Kundendaten aus allen Kommunikationskanälen sammeln müssen, was zu zusätzlichen Kosten führen kann.