वर्कफोर्स मैनेजमेंट

वर्कफोर्स मैनेजमेंट क्या है (WFM)?

वर्कफोर्स मैनेजमेंट कंपनी द्वारा नियोजित लोगों के परफॉरमेंस को बेहतर करना होता है (संक्षिप्त रूप में WFM)। परिभाषा से हमे पता चलता है कि इस तरह का मैनेजमेंट प्रोसेस का एक पूरा सेट होता है, न कि एक्शन का एक स्पष्ट सीक्वेंस। उदाहरण के लिए, इसमें नए कर्मचारियों की ज़रूरत का अनुमान लगाना, सभी कंपनियों के लिए वर्क शेड्यूल तैयार करना, कर्मियों की ट्रैकिंग के लिए सिस्टम की सेटिंग करना आदि कार्य शामिल होते हैं।

वर्कफोर्स मैनेजमेंट के लिए तैयार की गई सर्विस, कर्मचारियों की सटीक संख्या को दिखाती हैं, जिनकी किसी स्पेशल टास्क को पूरा करने के लिए ज़रूरत पड़ती है, साथ ही साथ उनके रोजगार और उनकी क्षमता के स्तर के लिए भी इसकी ज़रूरत पड़ती है। वे कर्मचारियों की प्रोडक्टिविटी को ट्रैक करते हैं और उन लोगों को हाइलाइट करते हैं जो सबसे ज्यादा काम करते हैं और जिन्हें ब्रेक की जरुरत होती है। वर्कफोर्स मैनेजमेंट सिस्टम के फायदे, उस साधारण बजट में भी शामिल हैं जो एक कंपनी अपने कर्मचारियों की सैलरी और उनकी ट्रेनिंग या प्रोजेक्ट मैनेजमेंट पर खर्च करेगी। ऐसे सिस्टम के साथ, कर्मियों को टास्क के अनुसार वितरित करना, टीमों और व्यक्तिगत कर्मचारियों पर वर्कलोड को बैलेंस करना, उपस्थिति को कंट्रोल करना और किसी स्पेशल देश के कानूनों के साथ कंपनी को फॉलो करना आसान होता है।

वर्कफोर्स मैनेजमेंट, पेमेंट और फायदों के मैनेजमेंट के प्रोसेस को आसान बनाता है, शिफ्ट के लिए फ़ास्ट पेमेंट और खर्च किए गए फंड का ऑडिट करता है, और छुट्टी के दिनों की त्वरित पुष्टि के साथ काम करता है, कर्मचारियों के लिए वेकेशन प्रोग्राम और खाली टाइम को सेट करता है। सीधे शब्दों में कहें, UTR कंसल्टिंग इंडस्ट्री का एक बड़ा हिस्सा है; हर कंपनी इस तरह के मैनेजमेंट में कई स्पेशलिस्ट को वहन नहीं कर सकती है।

वर्कफोर्स मैनेजमेंट समाधानों के मेन फ़ायदे आउटसोर्स कर्मचारियों का परेशानी से मुक्त सिलेक्शन, आसान टैलेंट मैनेजमेंट, ऑर्गनाइज़ेशन के भीतर उनकी ट्रेनिंग और डेवेलोपमेंट, कर्मचारियो की निपुणता और सैलरी में होने वाले बदलाव पर नज़र रखना, डेटा स्टोरेज का स्वचालन, ऑपरेशनल फ्लेक्सीबिटी पर कंट्रोल और कर्मचारियो की मोटिवेशन हैं।

रिमोट वर्कफोर्स मैनेजमेंट

रिमोट वर्कफोर्स मैनेजमेंट - यह कर्मचारियों का मैनेजमेंट है, जो रिमोटली काम करते है।यहां, कम्युनिकेशन टेक्नोलॉजी से मिलती हैं, क्योंकि नवीनतम प्रभावी मैनेजमेंट के बिना, यह काम नहीं करेगा। इस तरह के मैनेजमेंट का मतलब स्पष्ट लीडरशिप प्रिंसिपल को फॉलो करना है: कर्मचारियों से किसी तरह की माइक्रोमैनेजमेंट और इन्फ्लेटेड (या अस्पष्ट) अपेक्षाएं नहीं! कर्मचारियों को यह जानने की जरूरत है कि कंपनी के क्या लक्ष्य हैं, आने वाले दिनों में उन्हें किस तरह की प्रोडक्टिविटी हासिल करने की जरूरत है, और जब वे काम छोड़ सकते हैं (यानी कॉर्पोरेट Slack से डिस्कनेक्ट करें)। साथ ही, वर्कफोर्स मैनेजमेंट कंपनियों को सलाह दी जाती है कि वे कर्मचारियों को चेक सेट करने के बारे में तुरंत सूचित करें (उदाहरण के लिए, काम के स्थान पर होना) और मीटिंग जो उन्हें मिलती जुलती न्यूज़ और परेशानियों का आदान-प्रदान करने के साथ-साथ कर्मचारियों के लिए जरूरी मुद्दों पर चर्चा करने की अनुमति देंगी।

रिमोट मैनेजमेंट को इस बात पर भी ज्यादा ध्यान देने की ज़रूरत है कि कर्मचारी कैसा महसूस करते हैं, क्या वे एक बिज़नेस गोल प्राप्त करने के लिए प्रेरित हैं, और क्या वे बर्नआउट के पहले स्टेज में हैं। स्पेशल एप्लिकेशन आपको अपने बिजी शेड्यूल पर नज़र रखने में मदद करेंगे, लेकिन फिर आपको एक प्रोफेशनल के हस्तक्षेप की जरूरत होगी। और, ज़ाहिर है, सामाजिक बातचीत की जरुरत के बारे में न भूलना, जो ऑफिस में मौजूद होनी चाहिए, भले ही कर्मचारी कितनी भी दूर हों। कुछ रिमोट मैनेजमेंट समाधान आपको कर्मचारियों को ऑनलाइन टीम बिल्डिंग करने के लिए इंवाइट करने की अनुमति भी देते हैं, उन मोमेंट पर नज़र रखते हुए जब इसकी जरूरत हो सकती है। लेकिन कई मायनों में, रिमोट वर्क UTR एक ऐसे डिवाइस के बारे में है जो काम को खुद से बेहतर बनाता है।

रिमोट वर्कफोर्स मैनेजमेंट की चुनौतियाँ

सबसे पहले, कर्मचारियों के विचलित होने की अधिक संभावना है। सिर्फ इसलिए कि मैनेजमेंट ने देखा कि उनके लैपटॉप पर गलत टैब खुले थे, वे पास नहीं हो सकते। हां, कुछ वर्कफोर्स मैनेजमेंट डिवाइस आपको दूर से भी इसकी निगरानी करने की अनुमति देते हैं, लेकिन प्रोफेशनल कम्युनिटी में उनके उपयोग की कड़ी निंदा की जाती है। आप किसी व्यक्ति के साथ एक मीटर दूर होने के कारण बातचीत नहीं करते हैं, इसलिए आप इस प्रोसेस में उसकी भागीदारी के बारे में सुनिश्चित नहीं हो सकते, चाहे आप कितना भी चाहें।

दूसरा, कर्मचारियों के बाकी टीम से अलग-थलग महसूस करने की अधिक संभावना है। इसका मतलब है कि लाइट की स्पीड से उनकी मोटिवेशन और अस्पष्टता का लेवल बदल सकता है। यह उस स्पीड को प्रभावित नहीं कर सकता है जिस स्पीड से टीम नतीजे प्राप्त करती है और टीम में सामान्य क्लाइमेट। और यदि आपको कम्युनिकेशन की संभावित समस्याओं के बारे में याद है, तो आधी या पूरी तरह से रिमोट टीमों के मैनेजमेंट सामान्य रूप से बीमार हो सकते हैं। इसलिए आपको एक अच्छे वर्कफोर्स मैनेजमेंट ऐप की ज़रूरत है।

रिमोट वर्कफोर्स मैनेजमेंट के फायदे

यदि टीम रिमोटली काम करती है, तो आपको इसके लिए एक ऑफिस किराए पर लेने, डिवाइस खरीदने और लंच के लिए पेमेंट करने की जरुरत नहीं पड़ेगी, साथ ही कर्मचारी के देर से घर जाने की स्थिति में ट्रांसफर की जरुरत नहीं होगी। इससे कंपनी की लागत कम हो जाती है। टीम अधिक डायनामिक और फ्लेक्सिबल हो जाती है, जिसकी बदौलत वे टास्क के बीच जल्द से जल्द स्विच कर सकते हैं। और आप किसी भी देश के कर्मचारियों को भी काम पर रख सकते हैं (यदि, निश्चित रूप से, इन देशों के कानून इसकी अनुमति देते हैं), जिससे आपकी कंपनी के लिए जरुरी स्किल वाले स्पेशलिस्ट को बचाना संभव हो जाता है।

रिमोट वर्कफोर्स मैनेजमेंट - मोबाइल वर्कफोर्स मैनेजमेंट के जैसा नहीं है। एक मोबाइल वर्कफोर्स रिमोट कर्मचारियों को संदर्भित करता है जो नियमित रूप से एक ऑफिस या कोवर्किंग स्पेस पर अपने काम के स्थान पर आते हैं, लेकिन घर, ट्रेवलिंग, दूसरे देश आदि से अपने कर्तव्यों का पालन कर सकते हैं। वे पूरी तरह से रिमोट नहीं हैं, और इसलिए उन्हें मोबाइल कहा जाता है, जो कि कंपनी की जरूरतों के फ्रेमवर्क के भीतर चलने में सक्षम होते है। और उन्हें भी, निश्चित रूप से, स्पेशल एप्लीकेशन की मदद से कंट्रोल करने की जरूरत है।

रिमोट वर्कफोर्स को प्रभावी ढंग से कैसे मैनेज करें?

• ऐसे कर्मचारियों के साथ रोबोट के रूप में नहीं, बल्कि व्यक्तियों के रूप में व्यवहार करें। रिमोटली काम करने वाले व्यक्ति और ऑफिस से काम करने वाले कर्मचारी के बीच व्यावहारिक रूप से कोई अंतर नहीं है। मेन बात यह है कि स्पेशलिस्ट काम के फ्रेमवर्क के भीतर अपने स्किल का उपयोग कैसे करता है। हां, काम अलग तरह का है, कहीं न कहीं काम के स्थान पर एक कर्मचारी की उपस्थिति जरुरी है, लेकिन इस मामले में उसे एक आउटसोर्सर, मोबाइल स्टाफ कहा जा सकता है, न कि पूरी तरह से रिमोट टीम का सदस्य। टीम में रिमोट कर्मचारी हैं या नहीं, इस पर निर्भर करते हुए अपने मैनेजमेंट स्किल को न बदलें। एक रिमोट वर्कर ठीक वैसा ही है जैसे आपका सहकर्मी आपसे दस मीटर की दूरी पर बैठा हो। यह सिर्फ ऑनलाइन काम करता है।
• "रिमोट वर्कर्स" के साथ बातचीत करें। आपको बहुत ज्यादा बातचीत करनी होगी - अन्यथा वे टीम के हिस्से की तरह महसूस नहीं करेंगे। इसलिए, सामान्य तौर पर, आपको हफ्ते में कई बार रिमोट टीमों को कॉल करना होगा, रिमोट मैनेजर्स के साथ दिन में दो बार बातचीत करनी होगी, और यदि ज़रूरत हो, यहां और अभी बातचीत करने के लिए तैयार रहें। जितना अधिक आप संपर्क में रहेंगे, कम से कम किसी तरह असलियत की नकल करेंगे, उतना ही आपके कर्मचारी वर्क फ्लो में शामिल होंगे।
• माइक्रोमैनेजमेंट से बचें। यह मत पूछो कि कर्मचारी ने आज किस टाइम काम करना शुरू किया, और कल किस टाइम। यह निर्दिष्ट न करें कि किसी स्पेशल टास्क का कार्यान्वयन किस स्टेज में दिन में 10 बार होता है। आप वर्कफोर्स मैनेजमेंट के माध्यम से उन विवरणों को देख सकते हैं जिनमें आपकी रुचि है। खुले टैब देखने और कीस्ट्रोक्स को ट्रैक करने के कार्यों के माध्यम से कर्मचारियों की निगरानी न करें - यह भी मार्किट द्वारा निंदा की जाने वाली प्रैक्टिस है। यदि आप काम करते हैं तो आत्मविश्वास से काम लें, लेकिन एप्लीकेशन प्लानर के वेरिफिकेशन के साथ। बाकी आपके लीगल डिपार्टमेंट द्वारा निपटाया जाएगा। मेरा विश्वास कीजिये, कर्मचारी इसकी सराहना करेंगे और आपको एक अच्छा इंसान मानेंगे, जो रिमोट कम्युनिकेशन में मदद करेगा।

वर्कफोर्स मैनेजमेंट की प्लानिंग

यह क्या है? यह वर्कफोर्स प्लानिंग है। यह आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए कितने लोगों की जरुरत होगी और आपके लिए जरुरी कर्मचारियों की क्या योग्यता होनी चाहिए। कभी-कभी इस शब्द का उपयोग कर्मचारियों की लिस्ट की प्लानिंग करने के लिए भी किया जाता है जो टास्क को पूरा करने में उनकी प्रगति को दर्शाता है। सामान्य तौर पर, इस तरह की प्लानिंग लेबर वैल्यू को कंट्रोल करने, कर्मचारियों को टाइम पर प्रोसेस से दूर करने और प्रोजेक्ट टीमों की दक्षता बढ़ाने में मदद करती है। अन्य बातों के अलावा, वर्कफोर्स मैनेजमेंट प्लानिंग यह संभव बनाती है:

• कर्मचारियो के शेड्यूल को मैनेज करें और उनके शेड्यूल में होने वाले बदलावों को तुरंत नेविगेट करें। यह निर्णय लेने के प्रोसेस को तेज करने और अप्रत्याशित बदलावों में विंडो को "बंद" करने में मदद करेगा। आपको यह भी पता चलेगा कि किसी कर्मचारी को किसी निश्चित कार्य को पूरा करने में कितना टाइम लगता है, और आप आगे के निर्णय लेते टाइम इस डेटा पर निर्माण कर सकते हैं।
• आउटसोर्स कर्मचारियों को मैनेज करें। सबसे अच्छा वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर बिक्री, शिफ्ट, शेड्यूल, डिलीवरी और फ्रीलांसिंग रोजगार लेवल पर डेटा ट्रैक करने के लिए सुविधाएँ प्रदान करता है। इसकी वजह से, आप कर्मचारियों की संख्या को कम कर सकते हैं, साथ ही साथ लागत भी कम कर सकते हैं। और आपको फ्रीलांसरों को मैन्युअल रूप से शेड्यूल करने में समय बर्बाद करने की जरुरत नहीं है।
• वर्कफोर्स के संबंध में ऑर्गेनाइज़ेशन के चार्टर और लागू कानूनों का पालन करें। आप सहमत होंगे की हर वकील, एक मैनेजर या एक विश्लेषक, हर दिन सामने आने वाले लाखों एक्ट को फॉलो कर सकता है। और उन्हें अभी भी फॉलो करने की जरुरत है! समाधान आसान है - UTR सिस्टम इनस्टॉल करने के लिए। यह आपकी टीम की सभी रेगुलेटरी जरूरतों के अनुपालन की निगरानी करेगा और उल्लंघन के संभावित क्षेत्रों पर कब्जा करेगा। इनमें अक्सर शिफ्ट के बीच आराम की अवधि शामिल होती है, जैसा कि उल्लंघन परिदृश्य सिमुलेशन और न्यूनतम मजदूरी में देखा जाता है।

वर्कफोर्स मैनेजमेंट के लिए सॉफ्टवेयर और टूल्स

आइए सबसे दिलचस्प पॉइंट पर चलते हैं - ऐसे एप्लिकेशन जो कर्मचारियों को मैनेज करने में मदद करेंगे! हमने उन सर्विस का चुनाव किया जिन्होंने Aspect Workforce Management या Salesforce जैसे लोकप्रिय प्लेटफॉर्म को सफलतापूर्वक बदल दिया है (हालांकि बाद वाला कर्मियों की तुलना में बिक्री पर अधिक केंद्रित है, इसे अक्सर WFM प्रोग्राम के रूप में उपयोग किया जाता है)।

• Deel

  यह प्लेटफ़ॉर्म एप्लीकेशन से बाहर निकले बिना कॉन्ट्रैक्टर्स को काम पर रखना और उनके साथ कॉन्ट्रैक्ट पर साइन करना संभव बनाता है, उसके बाद उन्हें पेमेंट करता है, और यहां न्यूनतम कमीशन के साथ। यह Wise, PayPal, Revolut और Payoneer को स्वीकार करता है, और आप Coinbase वॉलेट में भी पेमेंट वापस ले सकते हैं। कर्मचारियों और कंपनियों दोनों के लिए फंक्शनलिटी है। यह सर्विस Infor के बराबर है, जो ग्लोबल मैनेजमेंट प्लेटफार्म है जिसे उद्यम संसाधन नियोजन के लिए डिज़ाइन किया गया है। Deel अन्य ऐप्स के साथ एकीकृत होता है और फ्री डेमो प्रदान करता है।

• Papaya Global

  सर्विस उन सभी फंक्शन को सपोर्ट करती है जिनकी एक मॉडर्न प्रोजेक्ट मैनेजर या HR स्पेशलिस्ट को जरुरत हो सकती है। वह सैलरी की कैलकुलेशन करता है, किसी टास्क को पूरा करने के लिए जरुरी घंटों की संख्या की कैलकुलेशन करता है, और कॉन्ट्रैक्टर्स के साथ कॉन्ट्रैक्ट तैयार करता है। एप्लिकेशन आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस पर आधारित है जो आपकी कंपनी में लगभग किसी भी प्रोसेस को स्वचालित कर सकता है और क्लाइंट के साथ बातचीत कर सकता है (जैसे Verint या Focus Workforce Management!) प्लेटफार्म विभिन्न देशों के कानूनों की भी निगरानी करता है और संभावित उल्लंघनों के यूजर्स को सूचित करता है, लेबर मार्किट में कंपनी के आकर्षण और प्रमुख कर्मचारियों के प्रस्थान के कारणों की निगरानी करता है, और यह समझने में भी मदद करता है कि आप डाइविंग से संबंधित प्रदर्शन को कैसे सुधार सकते हैं। एक कर्मचारी के लिए आपको हर महीने 20 डॉलर का पेमेंट करना होगा।

• ADP Workforce Now

  यह 70 से अधिक सालो की हिस्ट्री वाली कंपनी है जो बेस्ट टीम मैनेजमेंट प्रोडक्ट की पेशकश करती है। एप्लीकेशन में, आप उन सभी टास्क को पा सकते हैं जो उपरोक्त UTR प्रोसेस के विवरण में लिस्टेड थे। और, वास्तव में, यह एक अन्य लोकप्रिय, लेकिन कम सुविधाजनक HR सर्विस, Calabrio, या समान रूप से एक्टिव रूप से उपयोग किए जाने वाले Kronos को प्रतिशोध (और कम नकद लागत) के साथ प्रतिशोध के साथ बदल देता है। रिक्रूटिंग सिस्टम के मैनेजमेंट और नए कर्मचारियों को अपनाने के लिए एक फंक्शन भी है। प्रोडक्ट छोटे और मीडियम बिज़नेस के लिए अच्छी तरह से अनुकूल है और कर्मचारियों के लिए अपनी फंक्शनलिटी के साथ एक सुविधाजनक मोबाइल एप्लिकेशन का दावा करता है। 49 कर्मचारियों के लिए वर्जन की कीमत $160 हर महीने होगी। आप इसे पहले आज़मा सकते हैं - एक फ्री ट्रायल महीना है।

• ClickUp

  सर्विस जो बिना कोचिंग या नैतिक शोषण के कर्मचारी प्रोडक्टिविटी को बढ़ाती है। कर्मचारियों के बीच टास्क और उनके वितरण को ट्रैक करता है, उनके कार्यान्वयन के प्रोसेस को रिकॉर्ड करता है। इसका उपयोग कर्मचारी ट्रेनिंग के दौरान किया जाता है, किसी भी कैलेंडर, तत्काल मैसेंजर और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग एप्लीकेशन में जमा होते है। एक्सपर्ट क्लिकअप को उत्कृष्ट विज़ुअलाइज़ेशन वाली सर्विस के रूप में बोलते हैं, जिसे कोई भी मैनेजर समझ सकता है। सर्विस का टेस्टिंग वर्जन फ्री है, पर्सनल यूजर के लिए वर्जन प्रिंसिपल रूप में फ्री होता है। यदि आप कर्मचारियों को जोड़ना चाहते हैं, तो आपको हर व्यक्ति हर महीने $5 का पेमेंट करना होगा।

• SwipedOn Pocket

  हम इस ऐप का उल्लेख इसलिए कर रहे हैं क्योंकि इसे कार्यस्थलों पर कर्मचारियों की यात्राओं पर नज़र रखने और एक ऐसा वातावरण बनाने के लिए सबसे अच्छे विकल्पों में से एक माना जाता है जहाँ वे सुरक्षित महसूस कर सकें। इसलिए, उदाहरण के लिए, एक एप्लिकेशन किसी भवन में एंट्री करने के लिए QR कोड जनरेट कर सकता है, यूजर्स से पूछ सकता है कि वे कैसा महसूस करते हैं, और कुछ गलत होने पर मैनेजमेंट को सचेत कर सकते हैं। सर्विस का 2 हफ्ते के लिए एक फ्री वर्जन है; आगे 49 डॉलर हर महीने पेमेंट करना होगा।

कॉल सेंटरों में वर्कफोर्स मैनेजमेंट

वर्कफोर्स मैनेजमेंट उन कॉल सेंटरों के लिए विशेष रूप से उचित है जिन्हें लगभग हर प्रोसेस के स्वचालन की ज़रूरत होती है। कॉल सेंटरों में, वैसे, YTR टेक्नोलॉजी को भी एप्लीकेशन मिलेगा। वर्कफोर्स मैनेजमेंट आपको यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि ऑपरेटरों की सही संख्या ने कब्जा कर लिया है, कि उनके पास क्लाइंट से कंसल्ट करने के लिए जरुरी ज्ञान है, कि वे काम करते हैं, और टीवी शो नहीं देखते हैं या 40 मिनट तक कॉफी नहीं पीते हैं। कभी-कभी कॉल सेंटर सशर्त वर्कफोर्स मैनेजमेंट का उपयोग करते हैं - यह आउटसोर्स कर्मचारियों का मैनेजमेंट है, यानी कुछ कार्यों को करने के लिए काम पर रखे गए फ्रीलांसर। मोबाइल या रिमोट मैनेजमेंट से भ्रमित न हों, वे राज्य में काम करने वाले स्थायी कर्मचारियों को संदर्भित करते हैं, लेकिन "रिमोट" पर। सशर्त UTR (ऐसा फ़ंक्शन उपलब्ध है, उदाहरण के लिए, Genesys प्लेटफॉर्म पर) आपको एक निश्चित दिन पर अपेक्षित लोड के लिए लाइन पर ऑपरेटरों की संख्या की प्लानिंग करने और इसके पूरा होने के तुरंत बाद शिफ्ट के लिए भुगतान करने की अनुमति देता है। यदि आप बिल्ट-इन आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस वाली सर्विस का उपयोग करते हैं, तो यह पिछले लोड और ऑपरेटर डेटा के आधार पर निर्णय लेगा। लेकिन आपको क्लाइंट के साथ कम्युनिकेशन के सभी चैनलों से डेटा जमा करना होगा, जिससे अतिरिक्त लागतें आ सकती हैं।