Workforce management

¿Qué es la workforce management?

La workforce management consiste en optimizar la productividad de las personas empleadas por una empresa (conocida como WFM por sus siglas en inglés). La definición nos dice que este tipo de gestión es un conjunto de procesos más que una serie de acciones. Por ejemplo, incluye la previsión de la necesidad de nuevos empleados, la creación de calendarios de trabajo para empresas enteras, la creación de sistemas de seguimiento del personal, etc.

Los servicios creados para la gestión de la fuerza laboral muestran el número exacto de empleados que se necesitarán para completar una tarea determinada, así como su ocupación y su nivel de competencia. Hacen un seguimiento de la productividad de los empleados y destacan a los que más trabajan y necesitan descansar. Las ventajas de un sistema de gestión de personal son también la simplificación del presupuesto que una empresa destinará a los salarios del personal y a la formación o la gestión de proyectos. Con un sistema de este tipo, es más fácil asignar el personal a las tareas, equilibrar la carga de trabajo de los equipos y de los empleados individuales, controlar la asistencia y el cumplimiento de la empresa con las leyes de un determinado país.

La gestión de la fuerza laboral simplifica los procesos de gestión de beneficios y derechos, el pago instantáneo de los turnos y la auditoría del dinero gastado, así como el trabajo con la confirmación rápida del tiempo libre y las vacaciones, la configuración de los horarios de vacaciones y tiempo libre para los empleados. Sencillamente, la gestión de la fuerza laboral es una parte importante del sector de la consultoría; no todas las empresas pueden permitirse múltiples especialistas en este tipo de gestión.

Las principales ventajas de las soluciones de gestión de personal son la subcontratación de empleados sin problemas, la facilidad de gestión del talento, su formación y desarrollo dentro de la organización. También incluyen el seguimiento de los cambios en las competencias y los salarios de los empleados, la automatización de la recopilación de datos, el control de la flexibilidad operativa y la motivación de los empleados.

Gestión de la fuerza laboral a distancia

La gestión del personal a distancia es la gestión de los empleados que trabajan a distancia. Aquí es donde la comunicación se une a la tecnología, porque sin esta última no es posible una gestión eficaz. Este tipo de gestión implica la adhesión a unos principios de liderazgo claros: nada de microgestión ni de expectativas exageradas (o tácitas) sobre los empleados. El personal necesita saber cuáles son los objetivos de la empresa, qué rendimiento debe alcanzar en los próximos días y cuándo puede abandonar el trabajo (es decir, desconectarse del Slack corporativo). Asimismo, las empresas que gestionan la fuerza laboral aconsejan notificar de inmediato a los empleados el establecimiento de controles (por ejemplo, estar en el trabajo) y reuniones para compartir las noticias y preocupaciones relevantes y discutir los temas que son importantes para el personal.

La gestión a distancia también requiere una enorme atención a cómo se sienten los empleados, si están motivados para alcanzar el objetivo de la empresa y si están en las primeras fases del agotamiento. Las aplicaciones especiales pueden ayudarte a llevar un control de las agendas, pero el siguiente paso requiere la intervención de un profesional. Y, por supuesto, no hay que olvidar la necesidad de interacción social, que debe estar presente en la oficina por muy lejos que estén los empleados físicamente de ella. Algunas soluciones de gestión remota le permiten incluso ofrecer a los empleados la posibilidad de trabajar en equipo en línea, haciendo un seguimiento de los momentos en los que se les puede necesitar. Pero, en muchos sentidos, la gestión de la fuerza laboral en "remoto" es una herramienta que optimiza el trabajo en sí.

Las complejidades de la gestión a distancia de los empleados

En primer lugar, es mucho más probable que los empleados se distraigan. Simplemente porque un gerente que se da cuenta de que las pestañas equivocadas están abiertas en su portátil no puede pasar de largo. Sí, algunas herramientas de gestión de la fuerza laboral permiten controlar incluso esto a distancia, pero su uso está muy mal visto en la comunidad profesional. No estás interactuando con una persona a un metro de distancia, por lo que no puedes verificar su participación, por mucho que quieras.

En segundo lugar, es más probable que los empleados se sientan aislados del resto del equipo. Esto significa que sus niveles de motivación y procrastinación pueden cambiar a la velocidad de la luz. Esto no puede sino afectar a la velocidad con la que el equipo consigue resultados y al ambiente general del equipo. Y si pensamos en los problemas de comunicación que pueden surgir, los directores de equipos semi o totalmente remotos pueden volverse locos. Por eso es necesario contar con una buena aplicación de gestión de la fuerza laboral.

Las ventajas de la gestión a distancia de los empleados

Si el equipo trabaja a distancia, no es necesario alquilar una oficina, comprar equipos y pagar los almuerzos y los traslados si el empleado llega tarde a casa. Esto reduce los costes para la empresa. El equipo se vuelve más dinámico y flexible, por lo que puede cambiar de tareas rápidamente. Y se puede contratar a empleados de cualquier país (siempre que las leyes de esos países lo permitan, por supuesto), por lo que se puede ahorrar en la experiencia que necesita la empresa.

La gestión de la fuerza laboral remota no es lo mismo que la gestión de la fuerza laboral móvil. Un personal móvil se refiere a los trabajadores a distancia que acuden regularmente a su lugar de trabajo en una oficina o espacio de co-working, pero que pueden desempeñar sus funciones desde casa, de viaje, en otro país, etc. No son completamente remotos, por lo que se denominan móviles, es decir, capaces de desplazarse en función de las necesidades de la empresa. Y también ellos, por supuesto, necesitan ser controlados por aplicaciones especiales.

¿Cómo gestionar eficazmente a los trabajadores a distancia?

• Trata a estos empleados como individuos, no como robots. No hay prácticamente ninguna diferencia entre una persona que trabaja a distancia y un empleado en una oficina. Lo que importa es cómo el profesional utiliza sus habilidades en el lugar de trabajo. Sí, los puestos de trabajo son diferentes; en algunos casos es fundamental que el empleado esté presente en el lugar de trabajo, pero en este caso, se le puede llamar subcontratado, personal móvil, en lugar de miembro de un equipo totalmente remoto. No cambies tu estilo de gestión dependiendo de si hay o no empleados remotos en el equipo. Un empleado a distancia es lo mismo que tu colega sentado a diez metros de ti. Sólo trabaja en línea.
• Comunícate con los trabajadores a distancia. Es necesario comunicarse mucho, de lo contrario no se sentirán parte del equipo. Así que, en general, tendrás que llamar a los equipos remotos varias veces a la semana, mantener correspondencia con los gestores remotos un par de veces al día y estar preparado para comunicarte aquí y ahora si es necesario. Cuanto más contacto tengas, aunque sea imitando el contacto real, más se implicarán tus empleados en el proceso de trabajo.
• Rechaza la microgestión. No preguntes a qué hora empezó a trabajar un empleado hoy y a qué hora ayer. No preguntes en qué fase se encuentra una tarea 10 veces al día. Puedes ver los detalles que te interesan a través de la planificación de la gestión de la fuerza laboral. No supervises a los empleados a través de las pestañas abiertas y el seguimiento de las pulsaciones del teclado: esto también está mal visto por el mercado. Si trabajas, hazlo con confianza, pero verificando la aplicación del plan. Tu equipo legal se encargará del resto, si es que hay algo. Créeme, el personal lo apreciará y pensará que eres una buena persona, lo que ayudará en la comunicación a distancia.

Planificación de la gestión de la fuerza laboral

¿Qué es esto? Se trata de la planificación de la mano de obra. Permite determinar el número de personas que se necesitarán en un proyecto y las competencias que debe tener el personal. También se denomina a veces programación del personal, indicando su progreso en la realización de las tareas. En general, ayuda a controlar la carga de trabajo de los miembros de un equipo, a mantenerlos fuera del proceso a tiempo y a mejorar la eficiencia de los equipos de proyecto. Entre otras cosas, la planificación de la gestión de la fuerza laboral permite:

• Gestionar los horarios del personal y navegar rápidamente por los cambios en sus horarios. Esto ayudará a agilizar el proceso de toma de decisiones y a "cerrar" ventanas en turnos inesperados. También podrás saber cuánto tiempo necesita un empleado para completar una tarea concreta, de modo que podrás utilizar esta información como base para la toma de decisiones.
• Gestionar la mano de obra subcontratada. El mejor software de gestión de fuerza laboral ofrece funciones para hacer un seguimiento de los datos sobre las ventas, los turnos, los horarios, las entregas y los niveles de empleo del personal autónomo. Esto le permitirá reducir su plantilla y, con ella, sus costes. Y no tiene que perder tiempo planificando manualmente a los freelancers.
• Seguir los estatutos de la organización y las leyes que se aplican al personal. No todos los abogados, y mucho menos los gestores o analistas, pueden estar al día de los millones de actos que salen cada día. Y todavía hay que cumplirlas. La solución es sencilla: crear un sistema de gestión de fuerza laboral. Supervisará el cumplimiento de todos los requisitos normativos por parte de tu equipo y registrará las posibles áreas de incumplimiento. Entre ellas se encuentran los periodos de descanso entre turnos, que se notan en los casos de incumplimiento, y los salarios mínimos.

Software y herramientas para la gestión de la fuerza laboral

Pasemos a la parte divertida: ¡aplicaciones para ayudar a gestionar a tus empleados! Hemos reunido una selección de servicios que sustituyen con éxito a plataformas populares como Aspect Workforce Management o Salesforce (aunque esta última está más centrada en las ventas que en los empleados, suele utilizarse como programa de gestión de la fuerza laboral).

• Deel

  Esta plataforma permite incluso contratar a contratistas y firmar contratos con ellos sin salir de la app, y luego pagarles, allí mismo y con unas tarifas mínimas. Acepta Wise, PayPal, Revolut y Payoneer, y el pago puede ser retirado incluso a un monedero Coinbase. Hay funcionalidades tanto para los empleados como para las empresas. El servicio es similar al de Infor, una plataforma de gestión global para la planificación de recursos empresariales. Deel se integra con otras aplicaciones y ofrece una demostración gratuita.

• Papaya Global

  El servicio es compatible con todas las funciones que puede necesitar un gestor de proyectos moderno o una persona de recursos humanos. Calcula los salarios, calcula el número de horas necesarias para completar una tarea y elabora contratos con los contratistas. La aplicación se basa en la inteligencia artificial, que puede automatizar casi cualquier proceso en tu empresa y negociar con los clientes (¡como en Verint o Focus Workforce Management!). La plataforma también supervisa la legislación de varios países y notifica a los usuarios las posibles infracciones, hace un seguimiento del atractivo de la empresa en el mercado laboral y de las razones por las que los empleados clave se marchan, y te ayuda a entender cómo puedes mejorar tus resultados en materia de diversidad. Hay que pagar 20 dólares por empleado al mes.

• ADP Workforce Now

  Es una empresa con más de setenta años de historia, que ofrece los mejores productos de gestión de equipos. La aplicación ofrece todas las características que se enumeran en los procesos de gestión de la fuerza laboral descritos anteriormente. Y, de hecho, sustituye con creces a otro servicio de recursos humanos popular pero menos conveniente, Calabrio, o al muy utilizado Kronos. También hay una función para gestionar los sistemas de contratación y de incorporación. El producto se adapta bien a las pequeñas y medianas empresas y cuenta con una práctica aplicación móvil para los empleados con sus funciones. La versión para cuarenta y nueve empleados cuesta 160 dólares al mes. Puedes probarlo primero: hay un mes de prueba gratuito.

• ClickUp

  Un servicio que mejora la productividad de los empleados sin amonestaciones ni abusos morales. Lleva el control de las tareas y su asignación a los empleados y registra su progreso. Se utiliza durante la formación de los empleados y se integra en todos los calendarios, mensajeros y aplicaciones de videoconferencia. Los expertos hablan de ClickUp como un servicio con una excelente visualización, comprensible para cualquier gestor. La versión de prueba del servicio es gratuita, la versión personal es gratuita en principio. Si quieres conectar a los empleados, tienes que pagar desde 5 dólares por persona al mes.

• SwipedOn Pocket

  Mencionamos esta app porque está considerada como una de las mejores opciones para hacer un seguimiento de las visitas de los empleados a los centros de trabajo y crear un entorno en el que se sientan seguros. Por ejemplo, la aplicación puede generar códigos QR para entrar en el edificio, preguntar a los usuarios cómo se sienten y avisar a la dirección si algo va mal. El servicio tiene una versión gratuita durante 2 semanas; después hay que pagar desde 49 dólares al mes.

Gestión de la fuerza laboral en los centros de llamadas

La gestión del personal es especialmente relevante para los centros de llamadas, que requieren la automatización de prácticamente todos los procesos. Por cierto, la tecnología de gestión de la fuerza laboral también se utilizará en los centros de contacto. La gestión te permite asegurarte de que hay el número adecuado de operarios en el turno, que tienen los conocimientos necesarios para asesorar a los clientes, que están trabajando y no viendo telenovelas o bebiendo café durante 40 minutos seguidos. A veces, los centros de llamadas utilizan la gestión de personal condicional, que es la gestión de empleados subcontratados, es decir, autónomos contratados para realizar tareas específicas. No hay que confundirla con la gestión móvil o remota, ya que se trata de empleados permanentes que trabajan en la empresa pero a "distancia". La gestión de la fuerza laboral condicional (una función que se encuentra en la plataforma Genesys, por ejemplo) permite programar el número de operarios de una línea para la carga de trabajo prevista en un día concreto, y pagar el turno en cuanto se complete. Si utilizas un servicio con inteligencia artificial incorporada, tomará decisiones basadas en los datos de la carga anterior y del operador, entre otras cosas. Pero tendrá que recoger datos de todos los canales de comunicación con los clientes, lo que puede suponer costes adicionales.