Rekrutierung

Was ist Rekrutierung?

Rekrutierung ist der Prozess der Suche, Anwerbung und Auswahl von Mitarbeitern. Er umfasst also die Ermittlung des Bedarfs des Unternehmens an bestimmten Fachkräften, die Vergabe von Stellen an bestimmte Ressourcen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Auswahl der am besten geeigneten Kandidaten und das Schließen freier Stellen.

In der Regel kann die Personalbeschaffung, je nach Größe des Unternehmens, von einem Spezialisten, dem sogenannten Recruiter, einer Reihe von Vollzeitmitarbeitern der Personalabteilung oder einer speziell für diesen Zweck beauftragten Outsourcing-Agentur übernommen werden. In jedem Fall müssen sie den Personalbedarf des Unternehmens, die Arbeitsabläufe und das psychologische Klima im Team kennen und eine Vorstellung von den erforderlichen Fähigkeiten für die verschiedenen Positionen haben.

Der richtige Rekrutierungsprozess wird also nicht nur qualifizierte Fachkräfte anziehen und an das Unternehmen binden, sondern ihnen auch dabei helfen, sich an ihren neuen Arbeitsplatz anzupassen, sie in alle Arbeitsprozesse einzubeziehen, ihre Motivation zu steigern und ihnen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und zur Entwicklung ihrer Fähigkeiten bieten. Daher sollten Sie der Personalbeschaffung von dem Moment an, in dem Sie Ihr Unternehmen eröffnen, die nötige Aufmerksamkeit und die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen. Nur so können Sie interessierte und vielversprechende Mitarbeiter finden, ein ganzes Markenkonzept aufbauen und Ihr Unternehmen entwickeln und skalieren.

Welche anderen Ziele und Aufgaben erfüllt die Personalbeschaffung

Personalverantwortliche, d.h. Mitarbeiter der Personalabteilungen von Unternehmen oder spezialisierten Agenturen, gewährleisten

• Zuverlässigkeit bei der Auswahl des erforderlichen Personals, das in der Lage ist, den Bedarf des Arbeitgebers an qualifizierten Mitarbeitern vollständig zu decken;

• die Bildung eines Teams von Fachleuten mit den erforderlichen Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrungen, was sich positiv auf die Produktivität des Unternehmens insgesamt und jedes einzelnen Mitarbeiters auswirkt;

• kompetentes Personalleasing, das es ermöglicht, die Geschäftsprozesse mit den notwendigen Arbeitsressourcen zu versorgen, falls einer der Mitarbeiter nicht in der Lage ist, seine Aufgaben zu erfüllen;

• schnelle und effektive Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter in den Betrieb;

• die Gestaltung des internen Images des Unternehmens, die Schaffung einer positiven Unternehmenskultur;

• Erhöhung der Loyalität der Mitarbeiter gegenüber dem Management, Gewährleistung von Vielfalt, Integration und eines günstigen psychologischen Klimas;

• Wettbewerbsfähigkeit und Förderung der Marke auf dem Personalmarkt.

Arten der Rekrutierung

Es gibt mehrere Hauptvarianten des Rekrutierungsprozesses. Dazu gehören:

• Mass Recruitment (auch einfach Masse oder linear genannt) - dies ist eine Art der Rekrutierung, bei der Personen ohne Berufserfahrung und ohne jegliche Qualifikationen für ähnliche Positionen nach standardisierten Kriterien ausgewählt werden. Meistens wird sie für die Massenrekrutierung von Mitarbeitern verwendet, die die gleichen Aufgaben und das gleiche Gehalt haben werden. Darüber hinaus ist die Massenrekrutierung durch eine hohe Personalfluktuation gekennzeichnet: Mitarbeiter sind schnell gefunden und eingestellt, können aber ebenso schnell wieder entlassen werden. Die Massenrekrutierung wird zum Beispiel für die Einstellung von Callcenter-Mitarbeitern und Verkaufsberatern angewandt.

• Management Selection wird bei der Auswahl von Mitarbeitern der mittleren Ebene oder sogar von Abteilungsleitern eingesetzt. Diese Art der Rekrutierung unterscheidet sich von der vorherigen Art der Rekrutierung durch die erhöhte Aufmerksamkeit für die Erfahrung und Qualifikation der Mitarbeiter. Darüber hinaus beinhaltet die Management Selection einen mehrstufigen Prozess der Kandidatenauswahl.

• Executive Search - diese Art der Rekrutierung wird hauptsächlich eingesetzt, um Kandidaten für prestigeträchtige Führungspositionen zu finden. Man kann sagen, dass es sich um die gleiche Management-Auswahl handelt, nur eine Stufe höher. In der Regel sind Lebensläufe von erfahrenen Topmanagern nur selten auf Online-Rekrutierungsdiensten zu finden, so dass die Suche nach Führungskräften andere Methoden und Arbeitsmittel erfordert (mehr dazu weiter unten).

• Headhunting bedeutet wörtlich übersetzt "Kopfjagd". Einfach ausgedrückt, geht es darum, einen bestimmten Spezialisten, der in der Regel hochqualifiziert, talentiert und kreativ ist, anzuwerben und zu halten. Man sagt, dass es die höchste Kunst eines Headhunters ist, den besten Spezialisten des eigenen Unternehmens zu konkurrieren, denn er riskiert nicht nur eine Menge Geld, sondern auch den Ruf des gesamten Unternehmens.

Darüber hinaus wird in der Regel unterschieden:

• Digitales oder IT-Recruiting, wenn soziale Medien, einschlägige Plattformen und Rekrutierungsdienste bei der Personalbeschaffung eingesetzt werden;

• Empfehlungsrekrutierung oder, einfach ausgedrückt, Mundpropaganda, d.h. die Rekrutierung von Personal aufgrund von Empfehlungen und Ratschlägen von Kollegen;

• Das Screening ist die einfachste Art der Rekrutierung und wird analog zur Massenrekrutierung betrachtet, da es auch zur Schließung von Massenvakanzen unter Verwendung der gleichen Art von Kriterien und Gruppeninterviews eingesetzt wird.

Je nachdem, wer den Prozess der Suche, Bewertung und Auswahl von Spezialisten für bestimmte Positionen durchführt, kann die Rekrutierung intern oder extern erfolgen. Im Falle der internen Rekrutierung geschieht dies entweder durch den Leiter der Abteilung oder durch die Mitarbeiter der Personalabteilung des Unternehmens selbst. Die externe Rekrutierung zeichnet sich dadurch aus, dass dieser Prozess externen Spezialisten anvertraut wird, zum Beispiel einer Personalagentur oder einem freiberuflichen Personalvermittler.

Etappen der Rekrutierung

Das Rekrutierungssystem unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Der Einstellungsprozess wird von der Größe des Unternehmens, seinen Besonderheiten und seinem Tätigkeitsbereich sowie direkt von den zu besetzenden Stellen beeinflusst. Selbst in einem Unternehmen kann die Personalbeschaffung daher je nach Position sehr unterschiedlich sein. In den meisten Fällen folgt die Personalbeschaffung jedoch einem universellen Schema. Es umfasst die folgenden Phasen:

1. Identifizierung der Zielgruppe

Zunächst muss festgestellt werden, an wen sich die Rekrutierungsprozesse richten werden. Für jede zu besetzende Stelle sollten die Kategorien für die Auswahl der Fachkräfte festgelegt werden, z.B. das Niveau ihrer Qualifikationen und Ausbildung, die Verfügbarkeit bestimmter Fähigkeiten, die Gehaltsvorstellungen, die Möglichkeit von Geschäftsreisen und so weiter. Es ist auch wichtig, die möglichen Anforderungen der Bewerber zu verstehen, um den am besten geeigneten Spezialisten für das Unternehmen zu gewinnen und ihm die besten Bedingungen zu bieten.

2. Analyse der offenen Stelle und Entwicklung eines Stellenprofils

Bei der Stellenanalyse geht es darum, sich mit den Pflichten und Aufgaben, Anforderungen, Bedingungen und anderen Nuancen vertraut zu machen, die mit der zu besetzenden Stelle verbunden sind. Ein Stellenprofil ist eine geordnete Beschreibung aller oben genannten Arbeitspunkte, d.h. der Stellenbezeichnung selbst, der erforderlichen Fähigkeiten und Schlüsselkompetenzen, der Qualifikationen, der Ausbildung und der Erfahrung sowie eine Beschreibung der Arbeitsbedingungen, der Verantwortlichkeiten und der beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten.

Auf diese Weise wird es einfacher, Kandidaten zu identifizieren, die den Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens entsprechen und schnell Kriterien für die Bewertung ihrer Qualifikationen während des Auswahlverfahrens und der endgültigen Entscheidungsfindung zu entwickeln.

3. Identifizierung von Suchkanälen und Anwerbung von Kandidaten

Als nächstes sollte man die effektivsten Kanäle für die Suche nach Arbeitssuchenden ermitteln. Je nach der zu besetzenden Stelle kann das Stellenangebot in Online-Rekrutierungsdiensten, Jobbörsen, Communities, Foren, Social Media-Kanälen und Chats veröffentlicht werden. Die Aufgabe des Personalverantwortlichen besteht in dieser Phase darin, Informationen über die offene Stelle in den Quellen zu veröffentlichen, in denen die Wahrscheinlichkeit am größten ist, dass die in der ersten Phase ermittelte Zielgruppe potenzieller Mitarbeiter von ihr Kenntnis erlangt. Ebenso wichtig ist es, die Stellenausschreibung attraktiv zu gestalten, d.h. sauber zu konzipieren und alle notwendigen Informationen über das Unternehmen und eine allgemeine Beschreibung der Stelle zu vermitteln.

Dabei sollte man mögliche Empfehlungen von Kollegen nicht außer Acht lassen, wenn diese Ihnen raten, sich diesen oder jenen Spezialisten, mit dem sie zusammengearbeitet haben, näher anzusehen.

4. Arbeitgeber Branding

Tatsächlich ist diese Phase nicht unbedingt die vierte. Personalspezialisten sind auch für das Arbeitgeber-Branding auf dem Arbeitsmarkt verantwortlich. Daher ist es wichtig, Ihr Unternehmen regelmäßig als attraktiven Arbeitsplatz mit einer respektvollen Unternehmenskultur und einem gesunden psychologischen Klima bekannt zu machen. Dies ist für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um einen stetigen Strom potenzieller Mitarbeiter zu erhalten, die Ihr Unternehmen als Traumarbeitgeber betrachten.

Wenn die Zielgruppe der Fachkräfte außerdem noch nie von dem Arbeitgeber gehört hat und nicht mit den Bedingungen vertraut ist, die das Unternehmen für seine Mitarbeiter schafft, sind die Chancen, einen passenden Kandidaten zu finden, deutlich geringer. Denn es ist unwahrscheinlich, dass erfahrene Fachleute sich bei ihrer Stellensuche an einen bestimmten Arbeitgeber wenden, von dem sie noch nie gehört haben.

5. Aktive Suche nach Kandidaten

In dieser Phase werden die Lebensläufe der für die Stelle am besten geeigneten Kandidaten gesichtet, erste Gespräche geführt und eingehende Lebensläufe und Anrufe bearbeitet. In dieser Phase ist es besonders wichtig, die Quelle zu erfassen, aus der jeder Kandidat von der freien Stelle erfahren hat. So können Sie die Effektivität der Informationskanäle und die Arbeit des Personalverantwortlichen insgesamt bewerten.

Zu diesem Zeitpunkt werden auch die Kandidaten aussortiert, die die Anforderungen nicht erfüllen. Es ist besonders wichtig, auch denjenigen ein Feedback zu geben, die die erste Stufe des Auswahlverfahrens nicht bestanden haben.

6. Telefonisches Vorstellungsgespräch

Mit den Kandidaten, die die Mindestanforderungen erfüllt haben, wird ein Telefoninterview geführt. In der Regel verfügt jede Personalabteilung über einen eigenen Fragebogen mit Standardfragen zum aktuellen Wohnort des Bewerbers, zur Möglichkeit eines Umzugs und zur Bereitschaft für Geschäftsreisen, zu seinen Gehaltsvorstellungen, seinem Aufgabenbereich, seinen Karriereaussichten usw. Hierbei handelt es sich um eine klassische zweite Phase des Auswahlverfahrens, die dazu dient, zusätzliche Informationen über die Einzelheiten einer möglichen Zusammenarbeit zu sammeln und die Notwendigkeit einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch zu ermitteln.

7. Vorstellungsgespräch

Die Hauptaufgaben dieser Phase bestehen darin, eine endgültige Beurteilung des Bewerbers vorzunehmen, persönlich mit ihm zu sprechen und eine Entscheidung über eine Ablehnung oder Einstellung zu treffen. Darüber hinaus kann es in dieser Phase darum gehen, dem wertvollsten Kandidaten eine freie Stelle zu "verkaufen".

Der Mechanismus für die Durchführung des Vorstellungsgesprächs, wie z.B. der Fragebogen für das Telefoninterview, sollte in jedem Unternehmen festgelegt werden, ebenso wie Metriken für die Bewertung der Effektivität der Einstellung und die Entgegennahme von Rückmeldungen von abgelehnten Kandidaten.

8. Interaktion mit externen Informationen über das Unternehmen

Dies ist ein weiterer wichtiger Punkt, auf den man achten sollte. Auf der Suche nach einem Arbeitgeber und der günstigsten Stelle wenden sich potenzielle Kandidaten an verschiedene Informationsquellen, um mehr über das Unternehmen, für das sie sich interessieren und die dortige freie Stelle zu erfahren. Deshalb sollte sich ein Personalverantwortlicher ständig um die Bewertungen kümmern, ihr Erscheinen kontrollieren, mit negativen Kommentaren umgehen und Zugang zu positiven Informationen über das Unternehmen auf seiner offiziellen Website bieten. Zu diesem Zweck überwachen Personalspezialisten regelmäßig Bewertungsseiten, Foren und Chatrooms in sozialen Netzwerken.

9. Anwerbung und Anpassung des Mitarbeiters

Nachdem der Finalist ein Angebot erhalten hat und seine Anstellung bestätigt wurde, sollte er von der Position eines Kandidaten in die eines neuen Mitarbeiters überführt werden. Um diesen Prozess sowohl für den Neuankömmling als auch für das eingespielte Arbeitsteam so angenehm wie möglich zu gestalten, ist es notwendig, dem jungen Mitarbeiter alle notwendigen Informationen über die Unternehmenskultur und die Besonderheiten der Arbeit, die Nuancen der Interaktion mit der Geschäftsleitung, die Ressourcen zur Unterstützung seiner Tätigkeit und andere Informationen, die von den Besonderheiten und dem Tätigkeitsbereich eines bestimmten Unternehmens abhängen, zur Verfügung zu stellen. Das Hauptziel dieser Phase besteht also darin, dass der Mitarbeiter lernt, Aufgaben selbstständig und ohne die Hilfe von Kollegen auszuführen. Gleichzeitig ist es wichtig, ihm nicht zu viel Arbeit, Aufgaben und Verantwortung auf einmal aufzubürden, aber auch den Neuankömmling nicht zu sehr zu bevormunden. Jeder bewegt sich in seinem eigenen Tempo, passt sich an und lernt anders. Daher ist es notwendig, sich zunächst an das Tempo des neuen Mitarbeiters anzupassen, bis er oder sie sich vollständig eingelebt hat und den Anpassungsprozess durchläuft.

10. Überwachung des neuen Mitarbeiters

Dies ist die wichtigste und abschließende Phase, in der festgestellt wird, wie gut der Einstellungsprozess in diesem speziellen Fall durchgeführt wurde. Außerdem können Sie so ganz allgemein beurteilen, wie gut der Prozess der Suche und Gewinnung potenzieller Mitarbeiter im Unternehmen organisiert war. Das Ergebnis wird anhand der folgenden Kriterien bewertet:

• die Qualität der Arbeit des Mitarbeiters;

• die Einhaltung von Fristen;

• die Einhaltung von Unternehmensnormen und -regeln;

• Interaktion mit dem Team.

Die Probezeit gilt als bestanden, wenn der Mitarbeiter sich vollständig angepasst und an die neuen Bedingungen gewöhnt hat und beginnt, dem Unternehmen praktischen Nutzen zu bringen, indem er die Produktivität und andere Indikatoren steigert. Wenn ein Mitarbeiter die Probezeit nicht besteht und seinen Aufgaben nicht gewachsen ist, bedeutet dies, dass die Einstellung im Unternehmen in mehreren Stufen angepasst und verbessert werden muss.

Methoden der Personalbeschaffung

In der Tat gibt es viele Rekrutierungsmethoden - von der direkten Werbung bis zur Organisation von Jobmessen und Fachkonferenzen. Betrachten wir die effektivsten und bewährtesten von ihnen:

• Verfassen eines Stellenangebots, das auf eine bestimmte Zielgruppe oder sogar einen einzelnen Spezialisten ausgerichtet ist

Am besten funktioniert ein individuelles Angebot, das auf die spezifischen Bedürfnisse, Erwartungen und Interessen Ihres wertvollen potenziellen Mitarbeiters zugeschnitten ist. Wenn Sie junge und ehrgeizige Spezialisten für ein Startup suchen, können Sie ein freundliches Team, Pizza am Freitag am Ende des Arbeitstages, gemeinsame Spiele und alles in diesem Sinne erwähnen. Wenn Ihre Zielgruppe der potenziellen Mitarbeiter Frauen sind, die meist Kinder haben, dann wird die Pizza-Option nicht funktionieren. Dieser Kategorie von Mitarbeitern sollten Sie einen flexiblen Zeitplan und die Möglichkeit der Fernarbeit anbieten.

• Direkte Werbung des Arbeitgebers

Das heißt, dass offene Stellen direkt auf relevanten Websites für die Stellensuche und in sozialen Netzwerken veröffentlicht werden. In diesem Fall lässt sich die Werbung am effektivsten und effizientesten gestalten, wenn man die potenziellen Mitarbeiter, ihre Interessen und die von ihnen genutzten Messenger kennt und so die Aufmerksamkeit der richtigen Personen auf die freie Stelle lenkt.

• Interaktion mit passiven Kandidaten

So nennt man einen potenziellen Mitarbeiter, der derzeit nicht auf der Suche nach einer Stelle ist, aber nach interessanten Angeboten Ausschau hält. In der Regel sind solche Mitarbeiter mit ihrer derzeitigen Position aufgrund des Gehalts, der mangelnden beruflichen Entwicklung und der fehlenden Perspektiven nicht zufrieden. Personalvermittler, die diese Bedürfnisse berücksichtigen, sollten passive Kandidaten im Auge behalten. Sie können sich als nützlich erweisen, wenn eine geeignete Stelle im Unternehmen frei wird. Wenn Sie mit solchen Kandidaten in Kontakt bleiben, ist es wahrscheinlicher, dass Ihr Unternehmen das erste ist, an das er oder sie sich bei der Stellensuche wenden wird.

• Empfehlungsprogramm

Oder, in einfachen Worten, Mitarbeiterempfehlungen. Sie selbst dienen als qualitativer Indikator für die Arbeitsbedingungen im Unternehmen, denn wenn die Mitarbeiter mit der Situation, dem Gehalt und den Aufgaben unzufrieden sind, werden sie Ihnen keine vertrauten Spezialisten empfehlen. Es lohnt sich also, sich im Voraus um die Feinheiten des Empfehlungsprogramms im Unternehmen zu kümmern. So kann ein Mitarbeiter, der einen neuen Kollegen mitgebracht hat, mit einem Bonus oder ein paar zusätzlichen Urlaubstagen belohnt werden.

• Suche innerhalb des Unternehmens

Sie können einen neuen Mitarbeiter auch innerhalb Ihres eigenen Teams finden. Das ist eine großartige Methode - einen bereits bewährten Mitarbeiter, der bereit ist, eine höhere Position einzunehmen, laden Sie ihn auf die frei gewordene Führungsposition ein, und suchen Sie an seiner Stelle eine Person von außen.

• Verträge mit Bildungseinrichtungen

Eine weitere der einfachsten und effektivsten, aber nicht die häufigste Methode der Personalbeschaffung. Sie ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die vielversprechendsten jungen Fachkräfte ausfindig zu machen, die in einem Fachgebiet studieren, das Ihrem Geschäftsbereich nahesteht, sie buchstäblich zu Fachleuten nach Ihren eigenen Maßstäben heranzuziehen und einen ständigen Strom potenzieller Kandidaten aufzubauen und zu erhalten.

• Recruiting-Veranstaltungen

Dabei handelt es sich um alle Arten von Jobmessen, Fachkonferenzen und ähnliche Veranstaltungen, auf denen Sie wertvolles Personal anwerben können.

• Künstliche Intelligenz

Sie hilft dem Personalvermittler und spart seine Zeit, indem sie ungeeignete Kandidaten aussortiert und dabei hilft zu bestimmen, welche potenziellen Mitarbeiter am besten für eine bestimmte Stelle geeignet sind. Auf diese Weise können Recruiter ihre ganze Aufmerksamkeit auf die Verbesserung ihrer Strategien zur Anwerbung von Kandidaten richten und verschwenden keine Ressourcen mit der Überprüfung und Analyse von Dutzenden, manchmal sogar Hunderten von Antworten.

Rekrutierungsmetriken

Metriken sind spezifische Messstandards, mit denen Sie den Prozess der Durchführung einer bestimmten Aufgabe bewerten können. In diesem Fall sind Metriken notwendig, um die Effektivität der Personalbeschaffung in einem Unternehmen zu bewerten, Problempunkte zu identifizieren, Optimierungsbedarf zu erkennen und so weiter.

Betrachten wir einige grundlegende Metriken, ohne die eine Bewertung des Rekrutierungsprozesses unmöglich ist.

1. Schließung einer Vakanz

Diese Metrik wird anhand einer einfachen Formel berechnet:

Schließung einer Vakanz = Datum der Angebotsannahme - Datum des Eingangs des Lebenslaufs

Auch wenn Sie kein Personalfachmann sind, haben Sie sicher schon bemerkt, dass einige offene Stellen schneller geschlossen werden als andere. Daher muss ein Personalvermittler die Schließungszeiten für alle Kategorien von Stellenangeboten herausfinden. In der Regel werden sie unterteilt in:

• Arbeiter - d.h. Fahrer, Maschinenführer usw;

• Spezialisten - Büroangestellte, Buchhalter, Marketingfachleute, Personalvermittler;

• Linienmanager - Schichtleiter und Leiter kleiner Abteilungen;

• mittlere Managementebene - Leiter von Abteilungen.

Als nächstes sollte man die durchschnittliche Schließzeit für jede dieser Stellenkategorien ermitteln. So können Sie herausfinden, welche Spezialisten eher bereit sind, Stellen anzunehmen, welche Kategorien Schwierigkeiten haben und welche Kandidaten am schwersten zu finden sind.

Es gibt eine weitere, ähnliche Metrik, die den gleichen Zeitrahmen für die Schließung einer Vakanz angibt, jedoch vor dem unmittelbaren Einstellungsdatum. Sie wird ebenfalls für mehrere Kategorien von Stellenangeboten gezählt und kann besonders nützlich sein, wenn Sie das genaue Timing einer Anfrage für eine bestimmte Anzahl von Neueinstellungen verstehen müssen. Darüber hinaus analysieren erfahrene Personalvermittler auch alte Daten für bestimmte Positionen, was es ihnen ermöglicht, einen Rückschluss darauf zu ziehen, nach welchem Zeitraum der Mitarbeiter normalerweise zur Arbeit geht. Dann weiß der Personalvermittler, wie er weiter vorgehen muss: die Aufgaben auf die derzeitigen Mitarbeiter verteilen oder mit einer baldigen Verstärkung des Teams rechnen. Die Berechnung des Zeitraums, in dem eine Vakanz geschlossen wird, bevor der Mitarbeiter die Stelle antritt, basiert auf einer ähnlichen Formel:

Schließung einer Vakanz = Datum des Stellenantritts - Datum des Eingangs des Lebenslaufs

2. Prozentsatz der Planerfüllung

Bezieht sich auf den Rekrutierungs- und Einstellungsplan. Diese Kennzahl wird über einen bestimmten Zeitraum berechnet, z. B. einen Monat oder ein Quartal. Denken Sie daran, dass die Fehlerquote umso höher ist, je länger der Zeitraum ist. Beschränken Sie sich daher am besten auf einen Monat für die Analyse. Die verwendete Formel lautet:

Prozentsatz der Planerfüllung = Anzahl der offenen Vakanzen / Anzahl der geschlossenen Vakanzen x 100

Der Prozentsatz der Planerfüllung ist in erster Linie eine quantitative Kennzahl, die zeigt, wie viel des Plans umgesetzt wurde. Daher ist sie an sich nicht sehr aussagekräftig. Sie gibt keine Auskunft über die Qualität des Rekrutierungsprozesses und erklärt nicht, warum nicht alle offenen Stellen besetzt werden konnten. Sie sollte nur in Verbindung mit anderen Qualitätsmetriken verwendet werden.

3. Konversion der Rekrutierungsquellen

Die Gesamtkonversionsrate wird für jede Anwerbungsquelle und für jede Positionskategorie separat berechnet. Daher ist es zunächst erforderlich, die Stellen zu kategorisieren, die Quellen zu ermitteln, über die die Stellen jeder Kategorie geschlossen wurden, und dann die Umwandlungsrate zu berechnen. Der Indikator wird anhand der folgenden Formel berechnet:

Konversion = Anzahl der aufgenommenen Bewerber / Anzahl der eingegangenen Lebensläufe x 100

Anhand der Konversionsrate kann also die Effektivität der einzelnen Quellen bewertet und miteinander verglichen werden. Gleichzeitig ist es falsch, eine bestimmte Quelle nur anhand der Umwandlungsrate zu bewerten. Sie wird zusammen mit der durchschnittlichen Zeit bis zur Schließung einer Vakanz und den Kosten des Rekrutierungstrichters analysiert.

4. Kosten des Rekrutierungstrichters

Der Rekrutierungstrichter ist der wichtigste Leistungsindikator. Dieses Instrument wird als Analogon zum Marketing-Verkaufstrichter betrachtet. In diesem Fall zeigt es, wie potenzielle Mitarbeiter von einer Stufe zur nächsten gelangen - von der Antwort auf eine bestimmte offene Stelle bis zum Vorstellungsgespräch mit dem CEO und dem Erhalt eines Angebots.

Wenn Sie den Rekrutierungstrichter regelmäßig analysieren, können Sie feststellen, in welcher Phase mehr Kandidaten ausscheiden. Sie können dann eventuelle Fehler korrigieren und Ihre Rekrutierungsprozesse verbessern. Wenn beispielsweise die Konversion in einer der ersten Phasen - dem Sammeln von Antworten und dem Erhalt von Lebensläufen - am schwächsten ist, sollten Sie überprüfen, wie gut und attraktiv die Stelle beschrieben ist und versuchen, andere Dienste für die Stellenausschreibung zu nutzen. Wenn die meisten Bewerber in der Phase, in der sie ein Angebot erhalten, abgelehnt werden, sollten Sie Feedback von ihnen einholen und das Angebot Ihres Unternehmens objektiv bewerten. Es kann viele Gründe für niedrige Konversionsraten geben - von einer unattraktiven Stellenbeschreibung bis hin zu einem nicht wettbewerbsfähigen Angebot, einer zu langen Wartezeit bis zur Einstellungsentscheidung und so weiter. Jede Situation sollte gesondert betrachtet werden. In jedem Fall können Sie mit Hilfe des Rekrutierungstrichters schnell feststellen, wo das Problem liegt, und es so schnell wie möglich und mit den geringsten Verlusten beheben. Allerdings kostet eine Qualitätsanalyse des Rekrutierungstrichters auch Geld.

Die Kosten für den Rekrutierungstrichter setzen sich aus den Kosten für die Quelle der Anwerbung und den Kosten für das Gehalt des Rekrutierers zusammen. Sie werden wie folgt berechnet:

Trichterkosten = Kosten für die Quelle der Anwerbung + Arbeitszeitkosten der an der Bewerberauswahl beteiligten Spezialisten

5. Personalfluktuation während der Probezeit

Um diesen Indikator zu berechnen, gibt es eine separate Formel:

Personalfluktuationsrate = Anzahl der Mitarbeiter, die die Probezeit nicht bestanden haben / Anzahl der Neueinstellungen x 100

Dies ist eine der am schwierigsten zu berechnenden Kennzahlen, denn sie erfordert nicht nur genaue Berechnungen, sondern auch ein Verständnis dafür, warum ein bestimmter Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und die Probezeit nicht bestanden hat. Es könnte nämlich ein Fehler in der Einstellungsphase gewesen sein, als ein Mitarbeiter eingestellt wurde, der nicht auf die Stelle passte. Dies ist nicht der Fall, wenn der Mitarbeiter beschlossen hat, dass die Stelle nicht zu ihm passt und das Unternehmen verlassen hat. In diesem Fall liegt das Problem höchstwahrscheinlich in einem Fehler in der Phase der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters. Um einen möglichst objektiven Wert für die Personalfluktuation während der Probezeit zu erhalten, ist es daher wichtig,:

• Entlassungsgespräche zu führen;

• den Grund für die Entlassung jeder einzelnen Fachkraft während der Probezeit zu analysieren;

• nur die Gründe auszuwählen, die direkt auf Einstellungsfehler zurückzuführen sind;

• nur diese Gründe weiter zu analysieren und bei weiteren Einstellungen zu berücksichtigen.

6. Quote der Angebotsannahme

Diese Kennzahl ist weit mehr als nur eine Kennzahl des Personalverantwortlichen, denn sie wird auch von der Arbeitgebermarke, dem Gehalt, den Aufgaben der Stelle und der Übereinstimmung all dieser Parameter mit den Erwartungen des Kandidaten beeinflusst. Sie können die Annahmequote der Angebote anhand der folgenden Formel berechnen:

Prozentsatz der angenommenen Angebote = Anzahl der angenommenen Angebote / Anzahl der nicht angenommenen Angebote x 100

Auch dieser Indikator lässt sich am besten für jede einzelne Stellenkategorie berechnen. Es kann vorkommen, dass bei den Arbeitern mehr als die Hälfte der Angebote angenommen werden, bei den mittleren Führungskräften aber nur 30%. In diesem Fall müssen Sie herausfinden, warum die Zahlen so sind wie sie sind und woran das liegt.

7. Grad der Zufriedenheit mit dem Auswahlverfahren

In diesem Fall können Sie selbst ein System zur Ermittlung der Zufriedenheit aufbauen, indem Sie sie beispielsweise in Punkten oder bestimmten qualitativen Merkmalen bewerten. In diesem Fall ist es notwendig, nicht nur vom Personalverantwortlichen, sondern auch von den Kandidaten selbst ein Feedback zu erhalten - sie sind die wichtigsten Teilnehmer an diesem Prozess. Aber Sie sollten nicht vergessen, dass eine Person, der eine Stelle verweigert wurde, Ihnen möglicherweise unzuverlässige Informationen mitteilt. Um möglichst objektive und optimale Informationen zu erhalten, ist es daher ratsam, die Kandidaten, die das Angebot abgelehnt haben, selbst zu befragen.

Tools für die Personalbeschaffung

Eines der unscheinbarsten und bis vor kurzem am wenigsten verbreiteten Werkzeuge von Headhuntern sind ATS-Systeme. Ein Applicant Tracking System ist ein automatisiertes System zur Verwaltung des Such- und Rekrutierungsprozesses. Anstelle von Personalvermittlern kann es:

• nach relevanten Kandidaten für eine Stelle suchen;

• selbständig Kandidaten aussortieren, die den Anforderungen nicht entsprechen;

• freie Stellen zeitnah auf einer großen Anzahl verschiedener Websites und Foren veröffentlichen;

• eine Datenbank mit Lebensläufen aufbauen;

• die Kandidaten über die Ergebnisse der Auswahlphasen informieren.

Dadurch werden die Ressourcen für Rekrutierungsprozesse erheblich reduziert, die Aufgaben der HR-Spezialisten vereinfacht und die Rekrutierung verbessert.

Außerdem gibt es separate Anwendungen, die jede Phase der Personalbeschaffung vereinfachen. Der Service Datapeople beispielsweise hilft dabei, eine kompetente und attraktive Beschreibung einer freien Stelle zu verfassen, eine Stelle auszuschreiben und Lebensläufe schnellstmöglich mit Indeed zu sichten, Holly hilft bei der Auswahl des am besten geeigneten Kandidaten und Toggl Hire hilft dabei, einen Spezialisten auf den Besitz bestimmter Fähigkeiten zu überprüfen. Um Videointerviews mit Stellensuchenden zu führen, empfehlen erfahrene Personalvermittler die Anwendung Spark Hire. Inzwischen ist es einer der führenden Dienste, der mit Tausenden von Unternehmen auf der ganzen Welt zusammenarbeitet und ihnen ermöglicht, die besten Spezialisten für ihr Team zu finden. Die Software von Deel wiederum hilft dem Personalvermittler, bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters alle rechtlichen Feinheiten zu beachten und diesen Prozess sowohl für den Personalverantwortlichen als auch für den Arbeitssuchenden zu vereinfachen. Es gibt also viele Tools, die Personalvermittler unterstützen können. Die Kosten für solche Programme variieren je nach Anzahl der ausgeschriebenen Stellen, der durchgeführten Videointerviews und anderer relevanter Kriterien. Daher ist es optimal, solche Hilfsprodukte in großen Unternehmen mit einem hohen Kapitalumsatz einzusetzen.

Praktika und interne Schulungen sind ein weiteres wichtiges Instrument, das in der Regel in großen Unternehmen eingesetzt wird. Einen echten Profi auszubilden und ihn oder sie selbst im Unternehmen großzuziehen, ist eine weitere Möglichkeit, einen kompetenten und geeigneten Spezialisten zu finden. Ja, dieser Ansatz erfordert viel Mühe und Zeit, aber er garantiert praktisch hochwertige Ergebnisse. Es ist wichtig, die Unterstützung erfahrener Mitarbeiter in Anspruch zu nehmen, die zu einer Art Experten und Mentoren für Neulinge werden. Wenn das Unternehmen viele Neulinge hat, ist es darüber hinaus notwendig, in regelmäßigen Abständen Webinare, Masterclasses, Workshops und Mitaps mit internen Experten zu organisieren, um Erfahrungen und wichtige Fähigkeiten weiterzugeben.

Nicht standardisierte Testaufgaben sind ebenfalls ein hervorragendes Mittel, um potenzielle Kandidaten anzuziehen, insbesondere wenn es sich um Stellen in der IT oder anderen sich schnell entwickelnden Bereichen handelt. So können zum Beispiel die Kaltakquise und klassische Testaufgaben durch Gamification ersetzt werden. So entwickeln einige Unternehmen ganze Online-Spiele, um das Wissen der Bewerber zu testen, nach deren Bestehen sie Zugang zum Vorstellungsgespräch erhalten. Natürlich kosten solche Lösungen dem Unternehmen eine Menge, aber sie lösen gleich zwei Probleme: Sie ermöglichen es, freie Stellen schneller zu besetzen und die Marke zu stärken.

Fazit

Die Rekrutierung ist also einer der komplexesten und wichtigsten Prozesse in einem Unternehmen, von dem die Produktivität und Effizienz der Tätigkeit, der Gewinn und die Aussichten der Geschäftsentwicklung direkt abhängen. Wie wir wissen, hängt der Erfolg des gesamten Unternehmens weitgehend von einem professionellen und ehrgeizigen Team ab. Darüber hinaus sind Personalvermittler, wie wir bereits gelernt haben, nicht nur auf der Suche nach zuverlässigen und qualifizierten Fachkräften, sondern tragen auch zur Schaffung einer positiven Unternehmenskultur und eines gesunden psychologischen Klimas bei und sorgen für Vielfalt und Inklusion. Daher ist es besonders wichtig, den Prozessen der Suche, Anwerbung, Einstellung und Anpassung neuer Mitarbeiter ausreichend Aufmerksamkeit und Unterstützung zu schenken.