Управление трудовыми ресурсами

Что такое управление трудовыми ресурсами?

Управление трудовыми ресурсами - это оптимизация производительности людей, нанятых компанией (сокращенно УТР). Определение говорит нам о том, что подобный менеджмент - это целый набор процессов, а не четкая последовательность действий. Например, сюда входят прогнозирование появления потребности в новых сотрудниках, создание графиков работы для целых компаний, настройка систем для отслеживания персонала и так далее.

Сервисы, созданные для воркфорс-менеджмента, показывают точное количество сотрудников, которое понадобится для выполнения той или иной задачи, а также их занятость и уровень их компетенций. Они отслеживают производительность сотрудников и подсвечивают тех, кто работает больше всех и нуждается в отдыхе. Плюсы системы управления трудовыми ресурсами заключаются еще и в упрощенном составлении бюджета, который компания потратит на заработные платы сотрудников и их обучение или ведение проекта. С такой системой проще распределить персонал по задачам, сбалансировать нагрузки на команды и отдельных сотрудников, контролировать посещаемость и соблюдение компанией законов той или иной страны.

Воркфорс-менеджмент упрощает процессы управления выплатами и льготами, мгновенной оплаты смены и аудитом потраченных средств, а также работает с быстрым подтверждением отгулов и выходных, настраивает график отпусков и свободного времени сотрудников. Проще говоря, УТР - это большая составляющая консалтинговой индустрии; далеко не каждая фирма может позволить себе нескольких специалистов по такого рода менеджменту.

Главные преимущества решений в области управления персоналом - это беспроблемный подбор сотрудников на аутсорс, простое управление талантами, их обучением и развитием внутри организации, отслеживание изменений в компетенциях и заработных платах сотрудников, автоматизация сбора данных, контроль над операционной гибкостью и мотивированностью сотрудников.

Удаленное управление трудовыми ресурсами

Удаленное управление трудовыми ресурсами - это управление сотрудниками, которые работают удаленно. Здесь коммуникации встречаются с технологиями, поскольку без последних эффективного управления попросту не получится. Такой менеджмент подразумевает соблюдение четких принципов руководства: никакого микроуправления и завышенных (или неозвученных) ожиданий от сотрудников! Персонал должен знать, какие цели стоят перед компанией, какой производительности они должны достичь в ближайшие дни и когда они могут уходить с работы (то есть отключаться от корпоративного Slack). Также компании по управлению трудовыми ресурсами советуют сразу уведомить сотрудников о настройке проверок (например, нахождения на рабочем месте) и встреч, которые позволили бы обменяться актуальными новостями и проблемами, а также обсудить важные для персонала вопросы.

Удаленное управление также требует огромного внимания к тому, как сотрудники себя чувствуют, мотивированы ли они на достижение бизнес-цели, нет ли у них первых стадий выгорания. В отслеживании заваленного делами расписания вам помогут специальные приложения, но дальше потребуется вмешательство профессионала. И, конечно, не стоит забывать про необходимость социального взаимодействия, которое должно присутствовать в офисе независимо от того, насколько сотрудники удалены от него физически. Некоторые решения для дистанционного управления позволяют даже предлагать сотрудникам проводить онлайн-тимбилдинг, отслеживая моменты, в которое он может быть необходим. Но во многом УТР на удаленке - это про инструмент, оптимизирующий саму работу.

Сложности удаленного управления сотрудниками

Во-первых, сотрудники намного чаще отвлекаются. Просто потому, что мимо не может пройти менеджер, который заметил, что на их ноутбуке открыты не те вкладки. Да, некоторые инструменты по управлению трудовыми ресурсами позволяют следить даже за этим на дистанции, но их использование сильно порицается в профессиональном сообществе. Вы не взаимодействуете с человеком, находясь в метре друг от друга, поэтому убедиться в его вовлеченности в процесс не можете, как бы вам того ни хотелось.

Во-вторых, сотрудники чаще чувствуют себя изолированными от остальной команды. Это значит, что их мотивация и уровень прокрастинации могут меняться со скоростью света. Это не может не повлиять на скорость достижения командой результатов и на общий климат в коллективе. А уж если вспоминать про возможные проблемы с коммуникацией, то менеджерам наполовину или полностью удаленных команд так и вообще может стать плохо. Именно поэтому и нужно хорошее приложение для управления трудовыми ресурсами.

Преимущества удаленного управления сотрудниками

Если команда работает дистанционно, вам не нужно снимать для нее офис, покупать технику и оплачивать обеды, а также трансфер в случае позднего отъезда сотрудника домой. Это снижает расходы компании. Команда становится более динамичной и гибкой, благодаря чему может быстро переключаться между задачами. А еще вы можете нанимать сотрудников из любых стран (если, разумеется, это позволяют законодательства этих государств), что дает возможность экономить на специалистах с необходимым для вашей компании опытом работы.

Удаленное управление рабочей силой - это не то же самое, что управление мобильными трудовыми ресурсами. Мобильная рабочая сила подразумевает под собой дистанционных сотрудников, которые регулярно приходят на свое рабочее место в офис или коворкинг, но могут выполнять свои обязанности из дома, путешествия, другой страны и так далее. Они не полностью дистанционны, а потому называются мобильными, то есть способными на перемещения в рамках необходимости компании. И их тоже, разумеется, нужно контролировать при помощи специальных приложений.

Как эффективно управлять удаленными сотрудниками?

• Относитесь к таким сотрудникам как к личностям, а не как к роботам. Разницы между человеком, который работает на удаленке, и сотрудником в офисе практически нет. Главное - то, как специалист использует свои навыки в рамках работы. Да, работы бывают разные, где-то критически необходимо присутствие сотрудника на рабочем месте, однако в таком случае его можно назвать аутсорсером, мобильным персоналом, а не полностью дистанционным членом команды. Не меняйте стиль управления в зависимости от того, есть ли в команде удаленные сотрудники. Дистанционный сотрудник - такой же, как и ваш коллега, сидящий в десяти метрах от вас. Он просто работает онлайн.
• Общайтесь с «удаленщиками». Общаться придется много - иначе они не будут ощущать себя частью коллектива.Так что в общем и целом вам предстоит созваниваться с дистанционными командами несколько раз в неделю, переписываться с менеджерами на удаленке пару раз в день, а в случае необходимости быть готовыми к общению здесь и сейчас. Чем больше вы будете находиться в контакте, хоть как-то имитирующем реальный, тем больше ваши сотрудники будут вовлечены в рабочий процесс.
• Отказывайтесь от микроменеджмента. Не спрашивайте, во сколько сотрудник приступил к работе сегодня, а во сколько - вчера. Не уточняйте, на какой стадии находится выполнение той или иной задачи, по 10 раз на дню. Посмотреть подробности, которые вас интересуют, можно через планирование управления трудовыми ресурсами. Не наблюдайте за сотрудниками через функции просмотра открытых вкладок и отслеживания нажатия на клавиатуру - это тоже порицаемая рынком практика. Если работаете - работайте с доверием, но с проверкой приложения-плановика. С остальным в случае чего разберется ваша юридическая служба. Поверьте, сотрудники это оценят и будут считать вас хорошим человеком, что поможет в общении на расстоянии.

Планирование по управлению трудовыми ресурсами

Что это такое? Это планирование занятости персонала. Оно позволяет определить, сколько человек потребуется для выполнения проекта и какими компетенциями должны обладать необходимые вам сотрудники. Еще иногда таким термином называют планирование расписания сотрудников с указанием их прогресса в выполнении задач. В целом такое планирование помогает контролировать трудозатраты, вовремя выключать сотрудников из процесса и повышать эффективность проектных команд. Кроме прочего, планирование по управлению рабочей силой дает возможность:

• Управлять графиками сотрудников и быстро ориентироваться в изменениях в их расписании. Это поможет ускорить процесс принятия решений и «закрывать» окна в неожиданно появившихся сменах. А еще вы выясните, сколько времени требуется сотруднику на выполнение определенной задачи, и сможете отталкиваться от этих данных при дальнейшем принятии решений.
• Управлять персоналом на аутсорсе. Лучшее ПО по управлению рабочей силой предлагает функции отслеживания данных о продажах, сменах, графиках, поставках и уровнях занятости сотрудников на фрилансе. Благодаря этому вы можете сократить штат, а вместе с тем сократить и расходы. А еще вам не придется тратить время на то, чтобы составлять расписание для фрилансеров вручную.
• Следовать уставу организации и законам, действующим по отношению к трудовой силе. Согласитесь, следить за миллионами актов, выходящих каждый день, может далеко не каждый юрист, не то что менеджер или аналитик. А их еще и надо соблюдать! Выход простой - настроить систему УТР. Она будет отслеживать соблюдение вашей командой всех нормативных требований и фиксировать потенциальные зоны нарушений. К ним часто относятся продолжительность отдыха между сменами, что заметно при моделировании сценариев нарушений, и минимальная оплата труда.

ПО и инструменты для управления трудовыми ресурсами

Переходим к самому интересному - приложениям, которые помогут управлять сотрудниками! Мы собрали подборку сервисов, которые с успехом заменяют такие популярные платформы, как Aspect Workforce Management или Salesforce (хотя последняя ориентирована больше на продажи, чем на персонал, она часто используется в качестве WFM-программы).

• Deel

  Эта платформа дает возможность даже нанимать подрядчиков и подписывать с ними контракты, не выходя из приложения, а затем платить им, причем здесь же и с минимальной комиссией. Принимает Wise, PayPal, Revolut и Payoneer, а выводить оплату можно хоть на кошелек от

• Coinbase

  Есть функционал как для сотрудников, так и для компаний. Сервис похож на Infor - глобальную платформу по управлению, которая предназначена для планирования корпоративных ресурсов. Deel интегрируется в другие приложения и предлагает бесплатную демоверсию.

• Papaya Global

  Сервис поддерживает весь функционал, который может быть нужен современному проджект-менеджеру или эйчар-специалисту. Он начисляет заработные платы, рассчитывает количество часов, необходимое для выполнения задачи, и составляет договоры с подрядчиками. В основе приложения - искусственный интеллект, способный автоматизировать практически любой процесс в вашей компании и договориться с клиентами (как в Verint или Focus Workforce Management!). Еще платформа отслеживает законодательства разных стран и уведомляет пользователей о возможных нарушениях, отслеживает привлекательность компании на рынке труда и причины ухода ключевых сотрудников, а также помогает понять, как вы можете улучшить связанные с дайверсити показатели. За одного сотрудника нужно платить 20 долларов в месяц.

• ADP Workforce Now

  Это компания с более чем 70-летней историей, предлагающая лучшие продукты по управлению командами. В приложении можно найти все функции, что были перечислены в описании процессов УТР выше. И, на самом деле, оно с лихвой (и меньшими денежными затратами) заменяет еще один популярный, но менее удобный сервис по управлению персоналом Calabrio или столь же активно использующийся Kronos. Еще тут есть функция управления системами рекрутинга и адаптации новых сотрудников. Продукт хорошо подходит для малого и среднего бизнеса и может похвастаться удобным мобильным приложением для сотрудников с собственным функционалом. Версия для 49 сотрудников обойдется в 160 долларов в месяц. Сначала ее можно попробовать - есть бесплатный тестовый месяц.

• ClickUp

  Сервис, повышающий производительность сотрудников без наставлений и морального насилия. Отслеживает задачи и их распределение по сотрудникам, фиксирует прогресс их выполнения. Используется во время обучения сотрудников, интегрируется в любые календари, мессенджеры и приложения для проведения видеоконференций. Эксперты отзываются о ClickUp как о сервисе с отличной визуализацией, понятной любому менеджеру. Пробная версия сервиса бесплатна, версия для личного пользователя - бесплатна в принципе. Если захотите подключать сотрудников, нужно будет заплатить от 5 долларов за одного человека в месяц.

• SwipedOn Pocket

  Мы упоминаем это приложение, поскольку оно считается одним из лучших вариантов для отслеживания посещения сотрудниками рабочих мест и создания среды, в которой они могут чувствовать себя безопасно. Так, например, приложение может генерировать кьюаркоды для входа в здание, спрашивать пользователей, как они себя чувствуют, и сигнализировать руководству, если что-то идет не так. У сервиса есть бесплатная версия на 2 недели; дальше нужно будет платить от 49 долларов в месяц.

Управление трудовыми ресурсами в колл-центрах

Управление персоналом особенно актуально для колл-центров, требующих автоматизации практически каждого процесса. В контакт-центрах, кстати, УТР-технологии тоже найдут применение. Воркфорс-менеджмент позволяет убедиться, что на смену вышло нужное количество операторов, что они обладают нужными для консультации клиентов знаниями, что они работают, а не смотрят сериалы или пьют кофе по 40 минут. Иногда в колл-центрах используют условное управление рабочей силой - это управление сотрудниками на аутсорсе, то есть фрилансерами, нанятыми для выполнения определенных задач. Не путайте с мобильным или удаленным менеджментом, они относятся к постоянным сотрудникам, работающим в штате, но на удаленке. Условное УТР (такая функция есть, например, на платформе Genesys) позволяет запланировать количество операторов на линии под нагрузку, которая ожидается в определенный день, и совершить оплату за смену сразу после ее завершения. Если вы будете использовать сервис со встроенным искусственным интеллектом, то он будет принимать решения в том числе на основании прошлых данных о нагрузке и операторах. Но придется собирать данные изо всех каналов связи с клиентами, что может привести к дополнительным расходам.