Presupuestación

Qué es la presupuestación

La presupuestación se trata principalmente de la gestión del presupuesto del proyecto o de la empresa: su desarrollo, su aprobación y la implementación. Tal planificación financiera se necesita para organizar el trabajo de un nivel alto y alcanzar las metas establecidas. Sin embargo, si los fondos se asignan de una forma correcta, las funciones de presupuestación pueden ser mucho más diversas: a través del presupuesto es posible controlar y evaluar los resultados del trabajo, motivar a los empleados e incluso capacitarlos. Las empresas y los proyectos grandes a menudo necesitan algo más que solamente administrar el presupuesto - necesitan un sistema de presupuestación: reglamentos que funcionan bien para la interacción entre diferentes departamentos y divisiones, las responsabilidades que están puestos de una forma clara y las áreas de la responsabilidad de cada departamento en el desarrollo del presupuesto.

Normalmente para la presupuestación de una empresa o de un proyecto grande se desarrollan varios planes interrelacionados de producción y finanzas.Estos planes pueden ser a corto o largo plazo dependiendo de las tareas que hay en el equipo. Dependiendo de estas tareas hay que establecer los objetivos de la presupuestación.

Las metas de la presupuestación

Para las empresas y proyectos diferentes las etapas de la presupuestación pueden diferenciarse mucho porque sus objetivos de la presupuestación pueden ser completamente diferentes. Finalmente para conseguir un buen resultado hay que concentrarse en los elementos que son importantes para una empresa en específico. Dependiendo de las tareas que tenga, la empresa puede realizar la presupuestación para alcanzar una o varias metas. Las metas principales de la presupuestación son:

• Planificación. La planificación es especialmente relevante para las empresas que están desarrollándose de una forma activa. Su proceso permite presupuestar los costos de la amplificación del negocio, abrir nuevas sucursales o los puntos de venta.
• Asignación de recursos. A través de la presupuestación es posible asignar los recursos de una forma más eficiente y contemplar todos los riesgos con anticipación, establecer fondos para la eliminación de incidentes negativos.
• Evaluación de la producción. El proceso de presupuestación incluye el establecimiento de los indicadores de la eficiencia y puntos de referencia financieros. Esto permite evaluar qué tan eficiente es el uso de los fondos en cada departamento en particular.
• Coordinación. A través de la presupuestación se puede establecer los límites para los gastos para los gerentes, limitar sus gastos para las necesidades del departamento y de esta forma establecer el control del presupuesto.

Cuando has determinado con qué propósito estás realizando la presupuestación, es importante entender cómo exactamente lo puedes lograr, es decir, pasar directamente a la elaboración del presupuesto. La presupuestación puede ser realizada de una forma correcta si sigues los principios correctos de presupuestación.

Los principios de la presupuestación

Hay muchos enfoques para la presupuestación, para cada uno de ellos hay uno u otro principio, dependiendo de las preferencias del gerente. Pero algunos principios de presupuestación son universales porque ayudan a optimizar el desempeño del equipo, independientemente del enfoque. Estos principios incluyen:

• El principio de responsabilidad. Cada departamento es responsable solo por los elementos que están bajo su control: los procesos y los resultados de las operaciones.
• El principio de coordinación de los objetivos. A menudo, los equipos y los departamentos tienen que trabajar en conjunto en una tarea común. Idealmente, los objetivos tienen que estar desarrollados teniendo en cuenta las opiniones de todos los miembros del equipo para lograr una mayor participación.
• El principio de constancia de los objetivos. Los objetivos establecidos a largo plazo no se deben cambiar drásticamente. Las metas a corto plazo pueden y deben cambiarse, pero las metas a largo plazo que determinan el vector del desarrollo comunitario deben ser estables. Unos cambios frecuentes en los objetivos a largo plazo impiden la planificación y desmotivan al equipo.
• El principio de continuidad. Este principio asume que la presupuestación de la organización debe realizarse regularmente y los enfoques para su implementación deben conservarse.

Los enfoques de la presupuestación en diferentes equipos y empresas pueden ser muy diferentes. Sin embargo, es posible dividirlos en dos grupos grandes según los métodos de la presupuestación que se utilicen.

Los métodos de la presupuestación

Todos los métodos de la presupuestación que se están utilizados por los equipos y las empresas, se pueden dividir en dos grupos grandes:

• Presupuestación en base a estructura financiera. Por lo general, este principio se usa para construir la distribución del presupuesto: se determina cuánto dinero necesita cada departamento de la empresa para trabajar y el presupuesto se planifica dependiendo de las necesidades de los departamentos específicos. La desventaja principal de este método es el hecho de que la empresa o el grupo debe estar estructurada estrictamente, y la responsabilidad de cada departamento debe estar definida y consolidada en los documentos necesarios. Sin una estructura organizada de la empresa la metodología de presupuestación en base a la estructura financiera puede resultar inútil.
• Presupuestación en base a la asignación de procesos de negocio. Este enfoque de la presupuestación apareció no hace mucho tiempo, por eso se utiliza con mucha menos frecuencia. Los recursos no se asignan a divisiones estructurales, sino a procesos comerciales. Para organizar el trabajo de cada proceso se asigna un líder.

Los métodos de la presupuestación en base a estructura financiera le sirven más a las empresas consolidadas. Para la presupuestación del proyecto se puede utilizar las metodologías basadas en la asignación de los procesos de negocio.

Presupuestación del proyecto

La presupuestación del proyecto le da más libertad al gerente, le permite probar nuevas metodologías de presupuestación, incluso las experimentales. El presupuesto para resolver las tareas se asigna de acuerdo con la metodología de gestión de proyectos que utiliza el gerente. Los ejemplos de las nuevas metodologías que permiten utilizar nuevos enfoques de presupuestación son SCRUM .