Бюджетирование

Что такое бюджетирование

Бюджетирование - это в первую очередь управление бюджетом проекта или компании: его разработка, утверждение и реализация. Такое финансовое планирование нужно, чтобы организовать работу на высоком уровне и достичь поставленных целей. Но, если распределить средства правильно, функции бюджетирования могут быть намного более разнообразными: с помощью бюджета можно контролировать и оценивать результаты работы, мотивировать сотрудников и даже обучать их. Предприятиям и крупным проектам часто нужно не просто управлять бюджетом, нужна система бюджетирования: отлаженные регламенты взаимодействия между разными подразделениями и отделами, четко прописанные полномочия и зоны ответственности каждого подразделения в освоении бюджета.

Обычно для бюджетирования предприятия или крупного проекта разрабатывают несколько взаимосвязанных производственно-финансовых планов. Эти планы могут быть долгосрочными или краткосрочными в зависимости от того, какие задачи стоят перед командой. В зависимости от этих задач и стоит устанавливать цели бюджетирования.

Цели бюджетирования

Для разных компаний и проектов этапы бюджетирования могут сильно отличаться, ведь их цели бюджетирования могут быть совершенно разными. И чтобы в итоге получить хороший результат, стоит сконцентрироваться на важных именно для конкретного предприятия элементах. В зависимости от задач предприятия, оно может провести бюджетирование, чтобы достичь одной или нескольких целей. Основные цели бюджетирования - это:

• Планирование. Планирование особенно актуально для компаний, которые активно развиваются. Бюджетирование позволяет закладывать в бюджет расходы на масштабирование бизнеса, открытие новых филиалов или точек продаж.
• Распределение ресурсов. С помощью бюджетирования можно максимально эффективно распределить ресурсы и заранее учесть все риски, заложить средства на ликвидацию негативных происшествий.
• Оценка производительности. Процесс бюджетирования включает установку показателей эффективности, финансовых ориентиров. Это позволяет оценить, насколько эффективно тот или иной отдел расходует средства.
• Координация. С помощью бюджетирования можно установить лимиты на расходы для менеджеров, ограничить их в тратах на нужды отдела и таким образом установить контроль за бюджетом.

Когда вы определили, с какой целью проводите бюджетирование, важно понять, как именно вы можете ее достичь, то есть перейти непосредственно к составлению бюджета. Грамотно провести бюджетирование можно, если придерживаться правильных принципов бюджетирования.

Принципы бюджетирования

Существует множество подходов к бюджетированию, для каждого ведущим будет тот или иной принцип в зависимости от предпочтений руководителя. Но некоторые принципы бюджетирования универсальны, потому что они помогают оптимизировать работу команды, независимо от подхода. К таким принципам относятся:

• Принцип ответственности. Каждое подразделение отвечает только за подконтрольные ему элементы: процессы и результаты операций.
• Принцип согласования целей. Часто команды и подразделения должны работать над общей задачей согласованно. В идеале цели должны быть разработаны с учетом мнения всех исполнителей: это позволит добиться большего вовлечения.
• Принцип постоянства целей. Установленные цели в долгосрочной перспективе не должны кардинально меняться. Краткосрочные цели могут и должны меняться, но долгосрочные цели, которые определяют вектор развития сообщества, должны быть стабильными. Частые изменения в долгосрочных целях мешают планированию и демотивируют команду.
• Принцип непрерывности. Этот принцип предполагает, что бюджетирование организации должно осуществляться регулярно, а подходы к его проведению должны сохраняться.

Подходы к бюджетированию в разных командах и компаниях могут сильно отличаться. Но их можно разделить на две большие группы в зависимости от того, какие методы бюджетирования используются.

Методы бюджетирования

Все методы бюджетирования, которые используют команды и компании, можно разделить на две большие группы:

• Бюджетирование на основе финансовой структуры. Чаще всего для построения распределения бюджета используют именно этот принцип: определяют, какому подразделению компании сколько средств нужно для работы, и планируют бюджет в зависимости от потребностей конкретных подразделений. Главный минус этого метода заключается в том, что компания или группа должна быть жестко структурирована, а ответственность каждого подразделения - определена и закреплена в соответствующих документах. Без выстроенной структуры компании методология бюджетирования на основе финансовой структуры может оказаться бесполезной.
• Бюджетирование на основе выделения бизнес-процессов. Такой подход к бюджетированию появился сравнительно недавно, поэтому его используют намного реже. Ресурсы распределяются не по структурным подразделениям, а по бизнес-процессам. Для организации работы над каждым процессом назначается руководитель.

Методы бюджетирования на основе финансовой структуры больше подходят сложившимся компаниям. Для бюджетирования проекта можно использовать методологии, основанные на выделении бизнес-процессов.

Бюджетирование проекта

Бюджетирование проекта дает большую свободу руководителю, позволяет опробовать новые, в том числе экспериментальные, методологии бюджетирования. Бюджет на решение тех или иных задач выделяется в соответствии с методологией управления проектами, которую использует руководитель. Примеры новых методологий, которые позволяют использовать новые подходы к бюджетированию: Agile, SCRUM .

Хотя руководитель проекта располагает большей свободой, но и ответственность его велика: ему нужно в кратчайшие сроки спланировать проект так, чтобы успешно реализовать его. Продумать порядок работы, риски и управлять бюджетом с их учетом.

Бюджетирование проекта или компании - сложный процесс, от которого во многом зависит успех всего предприятия. Именно поэтому перед реализацией проекта руководителю лучше всего пройти обучение бюджетированию.