बजटिंग

बजटिंग क्या है?

बजटिंग सबसे पहले, किसी प्रोजेक्ट या कंपनी के बजट का प्रबंधन करना है: इसका विकास, अनुमोदन और कार्यान्वयन। कंपनी के काम को उच्च स्तर पर व्यवस्थित करने और निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए इस तरह की वित्तीय योजना की आवश्यकता होती है। लेकिन अगर आप धन को सही ढंग से आवंटित करते हैं, तो बजट के कार्य बहुत अधिक विविध हो सकते हैं: आप बजट का उपयोग काम के परिणामों की निगरानी और मूल्यांकन करने, कर्मचारियों को प्रेरित करने और उन्हें प्रशिक्षित करने के लिए भी कर सकते हैं। उद्यमों और बड़े प्रोजेक्टों को अक्सर अपने बजट का प्रबंधन करने की आवश्यकता नहीं होती है। उन्हें एक बजट प्रणाली की आवश्यकता होती है, अर्थात्, विभिन्न डिवीजनों और विभागों के बीच बातचीत के लिए अच्छी तरह से काम करने वाले नियम, बजट विकास की प्रक्रिया में प्रत्येक विभाग के लिए स्पष्ट रूप से परिभाषित शक्तियां और जिम्मेदारी क्षेत्र।

आमतौर पर, एक उद्यम या एक बड़े प्रोजेक्ट के बजट के लिए, कई परस्पर संबंधित उत्पादन और वित्तीय योजनाएं विकसित की जाती हैं। टीम के सामने आने वाली चुनौतियों के आधार पर ये योजनाएँ दीर्घकालिक या अल्पकालिक हो सकती हैं। इन कार्यों के आधार पर बजट के उद्देश्य निर्धारित किए जाने चाहिए।

बजट बनाने के उद्देश्य

विभिन्न कंपनियों और प्रोजेक्टों के लिए बजटिंग के चरण बहुत भिन्न हो सकते हैं, क्योंकि उनके बजटिंग के लक्ष्य पूरी तरह से अलग हो सकते हैं। एक अच्छा परिणाम प्राप्त करने के लिए, उन तत्वों पर ध्यान देना उचित है जो किसी विशेष उद्यम के लिए महत्वपूर्ण हैं। एक कंपनी अपने उद्देश्यों के आधार पर एक या अधिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए बजट बना सकती है। मुख्य बजट उद्देश्य हैं: बजटिंग के मुख्य उद्देश्य हैं:

• योजना - योजना सक्रिय रूप से विकसित होने वाली कंपनियों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। बजट बनाने से व्यवसाय को बढ़ाने, नई शाखाएं या आउटलेट खोलने की लागत के लिए बजट निर्धारित करना संभव हो जाता है।
• संसाधनों का आवंटन - बजट के साथ, संसाधनों को अधिकतम दक्षता के साथ आवंटित किया जा सकता है। सभी जोखिमों को अग्रिम रूप से ध्यान में रखा जा सकता है, और नकारात्मक घटनाओं से निपटने के लिए धन को अलग रखा जा सकता है।
• प्रदर्शन मूल्यांकन - बजट बनाने की प्रक्रिया में प्रदर्शन संकेतक और वित्तीय बेंचमार्क स्थापित करना शामिल है। यह आपको यह आकलन करने की अनुमति देता है कि कोई विशेष विभाग कितनी प्रभावी ढंग से पैसा खर्च करता है।
• समन्वय - बजट की मदद से, आप प्रबंधकों के लिए खर्चों की सीमा निर्धारित कर सकते हैं, उनके खर्च को विभागीय जरूरतों तक सीमित कर सकते हैं और इस तरह बजट को नियंत्रित कर सकते हैं।

आपने जहां तक बजट बनाने के उद्देश्य की पहचान कर ली है, आपको वहां तक यह समझने की आवश्यकता है कि आप उसे कैसे प्राप्त कर सकते हैं, अर्थात सीधे बजट पर जाएं। यदि आप बजट के सही सिद्धांतों का पालन करते हैं तो आपके लिए वहां तक बजट को सक्षम रूप से खर्च करना संभव है।

बजट बनाने के सिद्धांत

बजट बनाने के कई तरीके हैं। उनमें से प्रत्येक के लिए, प्रबंधन की प्राथमिकताओं के आधार पर एक या अन्य प्रमुख सिद्धांत होंगे। कुछ बजट सिद्धांत सार्वभौमिक हैं क्योंकि वे किसी भी दृष्टिकोण के बावजूद टीम के काम को अनुकूलित करने में मदद करते हैं। ये सिद्धांत हैं:

• जिम्मेदारी का सिद्धांत - प्रत्येक विभाग केवल अपने नियंत्रण में आने वाले तत्वों के लिए जिम्मेदार है: संचालन की प्रक्रियाएं और परिणाम।
• लक्ष्यों को संरेखित करने का सिद्धांत - अक्सर, टीमों और डिवीजनों को एक समान कार्य पर एक साथ काम करने की आवश्यकता होती है। आदर्श रूप से, उद्देश्यों को सभी प्रदर्शकों के विचारों को ध्यान में रखकर तैयार किया जाना चाहिए क्योंकि इससे अधिक भागीदारी होती है;
• लक्ष्यों की स्थायित्व का सिद्धांत - लंबे समय के लिए निर्धारित उद्देश्यों को नाटकीय रूप से नहीं बदलना चाहिए। अल्पकालिक लक्ष्य बदल सकते हैं और बदलने चाहिए, लेकिन सामुदायिक विकास के प्रेषक को परिभाषित करने वाले दीर्घकालिक लक्ष्य स्थिर होने चाहिए। लंबी अवधि के लक्ष्यों में बार-बार बदलाव से योजना बनाने में बाधा आती है और टीम का मनोबल गिर जाता है;
• निरंतरता का सिद्धांत - इस सिद्धांत के अनुसार, एक कंपनी का बजट नियमित आधार पर और उसी दृष्टिकोण के आधार पर किया जाना चाहिए।

टीमों और कंपनियों के लिए बजट बनाने का तरीका बहुत अलग हो सकता है। लेकिन बजट बनाने के तरीकों के आधार पर उन्हें दो बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है।

बजट बनाना के तरीके

टीमों और कंपनियों द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी बजट के सभी तरीकों को दो बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

• वित्तीय संरचना के आधार पर बजट बनाना - यह बजट आवंटित करने का सबसे आम तरीका है। सबसे पहले, प्रत्येक विभाग को काम के लिए आवश्यक धन की राशि निर्धारित की जाती है और फिर, विशिष्ट विभागों की जरूरतों के अनुसार बजट की योजना बनाई जाती है। इस पद्धति का मुख्य नुकसान यह है कंपनी या समूह को स्पष्ट रूप से परिभाषित और प्रलेखित प्रत्येक डिवीजन की जिम्मेदारी के साथ कठोर रूप से संरचित किया जाना चाहिए। एक स्थापित कंपनी संरचना के बिना, वित्तीय संरचना पर आधारित बजट पद्धति बेकार हो सकती है;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं के आवंटन के आधार पर बजट बनाना - बजट के लिए यह दृष्टिकोण अपेक्षाकृत हाल ही में सामने आया है, इसलिए इसका उपयोग बहुत कम किया जाता है। संसाधन संरचनात्मक विभाजनों द्वारा नहीं, बल्कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं द्वारा वितरित किए जाते हैं। प्रत्येक प्रक्रिया पर कार्य को व्यवस्थित करने के लिए एक सुपरवाइजर नियुक्त किया जाता है।

वित्तीय संरचना पर आधारित बजट के तरीके स्थापित कंपनियों के लिए अधिक उपयुक्त होते हैं। किसी प्रोजेक्ट को बजट देने के लिए, आप व्यावसायिक प्रक्रियाओं के आवंटन के आधार पर कार्यप्रणाली का उपयोग कर सकते हैं ।

प्रोजेक्ट बजटिंग

प्रोजेक्ट बजटिंग मैनेजर को अधिक स्वतंत्रता देती है, जिससे उन्हें प्रयोगात्मक, बजट कार्यप्रणाली सहित नए प्रयास करने की अनुमति मिलती है। प्रबंधक द्वारा उपयोग की जाने वाली परियोजना प्रबंधन पद्धति के अनुसार कुछ कार्यों को हल करने के लिए बजट आवंटित किया जाता है। SCRUM नई पद्धतियों के उदाहरण हैं जो बजट बनाने के नए तरीकों को सक्षम करते हैं।

हालाकि प्रोजेक्ट मैनेजर के पास अधिक स्वतंत्रता है, उसकी जिम्मेदारी बहुत बड़ी है: उन्हें कम से कम संभव समय में प्रोजेक्ट की योजना बनानी होती है, ताकि उसे सफलतापूर्वक लागू किया जा सके। उन्हें कार्यों के क्रम पर विचार करने, जोखिमों पर विचार करने और उन सब बातों को ध्यान में रखते हुए बजट का प्रबंधन करने की भी आवश्यकता होती है।

किसी प्रोजेक्ट या कंपनी का बजट बनाना एक जटिल प्रक्रिया है जिस पर काफी हद तक पूरे उद्यम की सफलता निर्भर करती है। यही कारण है कि एक मैनेजर को प्रोजेक्ट को लागू करने से पहले एक बजट ट्रेनिंग कोर्स करना चाहिए।