Сопроводительное письмо

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо - это документ, который прилагается к резюме при отклике на вакансию размером не более одной страницы в Ворде. Как правило, данный документ не является обязательным условием для трудоустройства и чаще идет как опциональное приложение, но тем не менее имеет огромное значение как для кандидата, так и для работодателя, поскольку дополняет и расширяет резюме. Иногда сопроводительное письмо пишется в специальном поле при нажатии на кнопку «Отправить резюме», а иногда прикрепляется отдельным файлом. В любом случае сопроводительное письмо - это шанс выделиться на фоне других соискателей и обратить внимание работодателя на вашу кандидатуру.

Поскольку некоторые компании не рассматривают отклики без сопроводительного письма, рекомендуется прилагать его даже к тем вакансиям, в описании которых ничего о письмах не было упомянуто. Также сопроводительные письма можно приложить к отдельным проектам, заявкам на стипендию, стажировку или даже отправить партнерам с предложением сделки. Простыми словами, это обычное текстовое сопровождение, включающее в себя благодарность, краткий рассказ о себе и демонстрацию желания сотрудничать.

Зачем нужно сопроводительное письмо

По статистике платформы по поиску работы HH, от 34 до 60% работодателей отдают предпочтение резюме с сопроводительным письмом и, следовательно, ознакамливаются с ним в первую очередь. Так, сопроводительное письмо - это не просто формальность, но и эффективный инструмент для самопрезентации. Как уже было упомянуто выше, сопроводительное письмо позволяет «подсветить» ваш отклик среди других, особенно если список длинный, а вакансия крайне популярна на сайте. Также сопроводительное письмо за счет своей структуры позволяет сфокусировать внимание работодателя на конкретных ваших навыках, достижениях или качествах характера. Его можно трактовать как вступление или пролог к резюме, поэтому главная цель сопроводительного письма - задать правильную интонацию знакомству с вашей кандидатурой, подготовить к нему работодателя и незаметно вложить мысль, что вы лучший кандидат из возможных.

Помимо прочего, сопроводительное письмо нужно вам, чтобы:

• доказать, что вы заинтересованы именно в этой компании и этой должности. Именно поэтому важно писать уникальное сопроводительное письмо для каждого отклика, не используя «копировать - вставить». Для многих работодателей наличие письма - подтверждение того, что вы настроены серьезно и рассматриваете именно их, а не все компании подряд;

• отвлечь внимание от слабых мест резюме, например, если у вас маленький опыт работы или вы еще студент, и вместо реальных кейсов у вас только безграничный энтузиазм. Так, сопроводительное письмо - ваш шанс убедить работодателя, что вы справитесь. Это то же самое, что первое впечатление;

• продемонстрировать навык делового этикета и умение грамотно презентовать себя. Это особенно важно для международных компаний, отсутствие сопроводительного письма негласно является для них дурным тоном;

• рассказать о себе чуть больше, чем есть в резюме. То, что откровенно не встраивается в графу «Опыт» или «О себе» или выглядит слишком неофициально и странно, можно внести в сопроводительное письмо, поскольку оно допускает свободный формат и не имеет строгих требований к заполнению;

• продемонстрировать, что вы уже знакомы с компанией и можете ей пригодиться. Сопроводительное письмо можно связать с реальными фактами о компании, например, «Я знаю, что в прошлом году вы продали 10 000 экземпляров, но я могу продать 100 000». Так вы покажете, что уже изучили компанию вдоль и поперек.

Учитывайте, что некоторые работодатели из принципа открывают ТОЛЬКО те отклики, к которым приложено сопроводительное письмо! Поскольку, повторимся, это трактуется как реальный живой интерес, ведь если вы нашли время, чтобы написать сопроводительное письмо, значит, вы настроены серьезно.

Типы сопроводительных писем

Существует всего два основных типа сопроводительных писем. Наиболее распространенное, которое подразумевается чаще всего, когда речь заходит о данных письмах, - это сопроводительное письмо на вакансию, то есть приложение к резюме, прикрепляемое вручную при отправке отклика на сайте с вакансиями. Такое письмо по стандарту концентрируется на освещении квалификации кандидата и объясняет, почему он хочет работать именно в этой компании и именно на этой должности.

Альтернативный вид сопроводительного письма - это письма к документам, сопровождающие деловые переписки или другие юридические документы. Например, объясняющие, что получатель найдет в каждой из прикрепленных папок, на что ему обратить внимание, зачем вы высылаете это и т.д.

Также сопроводительные письма можно разделить следующим образом:

• «Горячие» сопроводительные письма. Это классические письма, которые вы прикладываете к отклику на сайте вакансий, самый популярный тип.

• «Холодные» сопроводительные письма. Под этим подразумевается, что вы пишете в компанию в обход сайтов напрямую, по их рабочей почте, не зная, есть ли у них вообще вакансии, доступные вам. Это одна из стратегий трудоустройства, позволяющая найти вакансии, которые, возможно, еще не были опубликованы или которые могут создать специально под вас, если вы ценный специалист и хотите поработать с конкретной компанией, но не готовы ждать открытия новых должностей.

• Рекомендательное письмо. В данном типе письма вы указываете своих прошлых работодателей или партнеров, авторитетных людей, которые могут посоветовать вас как высококлассного специалиста (и, соответственно, прикладываете их контакты).

• Ценностное письмо. В этом письме вы перечисляете свои достижения, заслуги и навыки в конкретных цифрах и измерениях, чтобы подчеркнуть свою профессиональную ценность на рынке.

Как писать сопроводительное письмо

Чтобы составить сопроводительное письмо грамотно, нужно придерживаться следующей структуры:

Вступление

Как начать сопроводительное письмо? Всё просто: сначала поприветствуйте специалиста, который будет знакомиться с вашим письмом. Если вам известно его имя, то обратитесь именно по имени. Представьтесь и напишите, на какую должность вы претендуете, чтобы ваше письмо было проще связать с резюме. Хорошо, если вы упомянете название компании, чтобы рекрутер понимал, что вы не просто скопировали и вставили письмо из предыдущего отклика. Вступление должно занимать максимум 1 абзац - до 4 строк.

Основная часть

Основная часть обычно занимает от 1 до 4 абзацев по 3-4 предложения. Здесь демонстрируется и объясняется ваша мотивация работать в выбранном месте. Уместны любые формулировки, подчеркивающие ваши заслуги и профессионализм, а также причины, почему вы отдаете предпочтение именно этой компании. Допустимо перечислить hard и soft skills, упомянуть, что вы уже знакомы с деятельностью компании, коротко пересказать ваши самые важные достижения на прошлом рабочем месте или успешные кейсы.

Заключение

Заключение, как и вступление, обычно укладывается в 1 абзац, максимум 2. Здесь важно выразить вашу радость от полученной возможности презентовать себя компании, поблагодарить рекрутера за уделенное внимание и подчеркнуть, что вы будете ждать ответа и готовы ответить на любые дополнительные вопросы или предоставить дополнительные документы.

Подпись и контакты

Обычная формальность - вот ответ, как закончить сопроводительное письмо. Нужно указать ваше имя, номер телефона и имейл, по которым с вами могут связаться. Также допустимо употребить формулировку «С наилучшими пожеланиями».

Важно! Если вакансия творческого плана, то не забудьте о портфолио. Добавьте ссылку на него в текст сопроводительного письма, например, в основную часть или контакты с подписью «Здесь вы можете ознакомиться с другими моими работами».

Если вы пишете сопроводительное письмо не в специальной форме на сайте, а в вордовском документе, то придерживайтесь того же классического форматирования, что и в резюме: шрифт Times New Roman, 10-14 кегль с необходимыми выделениями и подчеркиваниями (но не переусердствуйте!).

Советы для составления лучшего сопроводительного письма

Вот еще несколько рекомендаций, которые помогут вам правильно выбрать формат сопроводительного письма и выстроить его:

1. Для каждой вакансии свое сопроводительное письмо

Об этом уже было сказано ранее, но важно не просто изменить название вакансии и компании в сопроводительном письме, но и показать, что вы писали это письмо с нуля конкретно для данной должности. Для этого можно изменить подводку к письму, например, связать начало с заслугами или спецификой конкретно этой компании, а также перечислить в основной части данные, которые вы обнаружили в ходе ее изучения в интернете (что также является отдельной рекомендацией: всегда знайте всё досконально о человеке или предприятии, которым пишете!).

2. Комплименты и развернутые благодарности ни к чему

Не забывайте о том, что в письме, как и при личном общении с человеком, важно оставаться искренним. Слишком частые или длинные выражения благодарности и восхищения могут быть расценены как заискивание. Но вы ведь пишете сопроводительное письмо не для того, чтобы польстить или задобрить, а чтобы презентовать себя как профи, верно? Сосредоточьтесь именно на этом. Люди, которые будут знакомиться с вашим письмом, тоже просто выполняют свою работу, а не оказывают вам услугу.

3. Завладейте вниманием читателя сразу

Сопроводительное письмо, конечно, не книга, но здесь тоже важно зацепить читателя, вызвать любопытство и желание дочитать до конца. Именно поэтому вместо избитых фраз в начале вроде «Меня зовут N, я хочу работать в вашей компании» можно использовать более оригинальные и неформальные варианты. Например: «За 10 лет работы в маркетинге я вывел компанию из кризиса и увеличил продажи на 230% и знаю, что у вас аналогичная ситуация на рынке, поэтому я хочу…»

4. Найдите общее между собой и компанией

Здесь тоже как в личном общении: чем больше у вас точек соприкосновения с собеседником, тем легче пойдет разговор и тем выше вероятность, что вы станете друзьями. Поэтому постарайтесь показать, что вы отлично разбираетесь в теме и нише, что вы уже настроены на работу в компании и у вас есть ресурс, который ей нужен. Например, если компания изначально начинала с розницы, а сейчас существует исключительно онлайн, можно упомянуть, что вы тоже начинали с розницы, но поняли, что онлайн гораздо перспективнее.

5. Быть строгим вовсе не обязательно

Особенно если вы подаете сопроводительное письмо к резюме в творческую компанию, например, в сфере дизайна. Не забывайте, что письмо читает живой человек, и если если оно будет перегружено цифрами или данными, то станет сложным для восприятия. А учитывая, что HR-менеджер может прочитать за день 100 таких писем, все они сливаются для него в одно. Поэтому вы можете пошутить или рассказать о себе вскользь интересный и забавный факт, что, например, вы имеете привычку съедать шоколадку каждый раз, как заключаете успешный договор, и поэтому набрали на прошлой работе 10 кг. Но помните об уместности: если компания крупная и международная, то рисковать не стоит.

6. Сделайте свою ценность очевидной

Например, для этого можно использовать «проблемный подход»: укажите компании, в чём ее слабые места, и напишите, что вы знаете, как это исправить или помочь ей достичь еще больших значений в следующем году. Вы можете расписать порядок действий и ваши предложения в сопроводительном письме вместо стандартной основной части - такой оригинальный подход может круто повысить ваши шансы на получение должности!

Чек-лист хорошего сопроводительного письма

Предлагаем использовать чек-лист для проверки качества вашего сопроводительного письма после того, как оно уже написано. Данный чек-лист поможет заметить даже самые мелкие ошибки и сделает ваше письмо еще эффективнее!

• Ваше письмо короткое и занимает не больше половины листа А4 стандартным шрифтом, а на прочтение уходит до 15 секунд.

• В тексте нет «воды», присутствует только нужная и важная информация.

• Информация максимально конкретизирована и измерима, в идеале через числовые значения, например, прирост процента и т.д.

• Прослеживается четкий деловой стиль и классическая структура сопроводительного письма (от вступления к заключению).

• Демонстрируется ваша индивидуальная ценность как кандидата.

• В письме ТОЛЬКО актуальные материалы, которые важны для работодателя сейчас или объективно демонстрируют вашу ценность.

• Содержатся рекомендации других руководителей или упоминания прошлых мест работы, на которых вы проявили себя (опционально).

Также проверьте письмо на ошибки перед отправкой работодателю, чтобы в нем не было:

• общих фраз, которые кочуют у всех кандидатов из одного письма в другое;

• персонализации, если вы знаете, кто будет читать письмо (в таком случае нужно обратиться прямо);

• грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок (если сомневаетесь, проверьте текст с помощью нейросети);

• опечаток;

• сленга или клишированных фраз, таких как «стрессоустойчивость», «быстрая обучаемость» и т.д. (всё это надо конкретизировать и показать на примерах);

• описаний нерелевантного опыта или неактуальных материалов;

• рассказов о личной жизни и своей биографии;

• негативных высказываний в адрес прошлых мест работы.

Пример идеального сопроводительного письма

Разберем два примера сопроводительных писем. Первый образец - самое стандартное сопроводительное письмо, в то время как второе лучше подходит для творческих профессий и компаний (но котируются оба).

Пример 1

Уважаемый Фрэнк Джобс,

Мое имя Никки Стронг, и я хочу предложить свою кандидатуру на должность маркетолога в вашей компании, поскольку я уже 5 лет работаю в сфере цифрового маркетинга и успешно реализовала за это время более 20 крупных проектов для ведущих брендов. Мой опыт включает в себя даже сотрудничество с такими компаниями, как Pepsi и Apple. Моя основная работа заключалась в том, чтобы управлять многоканальными кампаниями, увеличивать конверсию и повышать узнаваемость бренда.

Меня привлекла вакансия вашей компании благодаря репутации вашей команды, о которой часто говорят в соцсетях, и инновационному подходу к продвижению продуктов. Я уверена, что мой опыт и навыки помогут внести значительный вклад в развитие ваших проектов.

Буду рада обсудить свою кандидатуру более подробно на собеседовании. Спасибо за ваше время и внимание.

С уважением,

Никки Стронг

Пример 2

Здравствуйте, команда агентства N! Меня зовут Дэвид Рид, и я хотел бы предложить свою кандидатуру на должность вашего PR-менеджера. Я уже давно слежу за достижениями вашей компании в Instagram и восхищен оригинальностью ваших маркетинговых кампаний, поэтому очень хотел бы также приложить руку к продвижению ваших продуктов.

Я уже семь лет работаю в сфере коммуникаций и успел за это время поработать с проектами из разных сфер, в том числе fashion-индустрии, IT, медицины и др. За два года на прошлом месте работы я написал более 1000 креативных текстов, начиная с пресс-релизов и заканчивая лонгридами о жизни бренда. Я также имею обширные связи с несколькими крупными издательствами в нашей стране, опыт в организации съемок и собственных подрядчиков, которые готовы продолжать со мной сотрудничество на новом месте. Я также поддерживаю отношения с несколькими ведущими СМИ, публикации в которых могли бы повысить узнаваемость вашей компании.

Более подробно мой опыт описан в резюме. Там же вы найдете портфолио с примерами текстов и статистику моих рекламных стратегий за два прошлых года. Надеюсь, что мне представится возможность поработать вместе с вами, и буду ждать ответ. Спасибо!

С наилучшими пожеланиями,
Дэвид Рид

Как вы можете заметить, второе сопроводительное письмо выглядит как личное сообщение или часть более неформальной переписки, и именно в эмоциональности его главное преимущество (хоть и не всегда уместное).

Заключение

Сопроводительное письмо - это важная составляющая успешного трудоустройства. В первую очередь это письмо нужно вам самим, ведь оно позволяет выделиться среди других кандидатов, привлечь внимание рекрутера и сразу произвести хорошее первое впечатление. Вы также можете использовать наш пример идеального сопроводительного письма как шаблон или задействовать онлайн-генератор сопроводительных писем на основе нейросетей, если вы не знаете, как начать. Но не забывайте о главном: важно оставаться честным и открытым, помнить о своей индивидуальности и действительно соответствовать вакансии, на которую вы претендуете.