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Critical-Chain-Projektmanagement
Was ist Critical-Chain-Projektmanagement, und wie kann man diese Methode umsetzen, wenn man nicht Projekte, sondern seine persönlichen Sachen führt? Das erklären wir im heutigen Glossar.
Was ist Critical-Chain-Projektmanagement?
Das Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM) ist eine Projektverwaltungsmethode, die auf der Festlegung von Prioritäten und der Lösung von Problemen unter Einsatz minimaler Ressourcen beruht. Diese Definition setzt voraus, dass eine Methode dahintersteckt, die auf die Umsetzung der Projekte und ihrer Ziele gerichtet ist. Die Bedeutung des Critical-Chain-Projektmanagements liegt in der Theorie der Sachzwänge (der Beschränkungen). Diese Theorie und den Mechanismus des Critical-Chain-Projektmanagements hat 1997 der Experte für Unternehmensführung Dr. Eliyahu Goldratt geprägt. Zum ersten Mal wurde die Methode der "kritischen Kette" im gleichnamigen Buch "Critical Chain" beschrieben. Diese Methode wurde in dem Buch anderen Managementmethoden gegenübergestellt, wie z. B. dem Project Management Body of Knowledge, mit dem die Critical-Chain-Methode am häufigsten verglichen wird.
Laut der Theorie der Beschränkungen ССРМ beginnt die Projektmanagementmethode zu funktionieren, nachdem der Plan des Projekts, der Aufgaben und deren gegenseitiger Abhängigkeit erstellt worden ist. Mit dieser Aufgabe hängen manche Einschränkungen zusammen. Wenn das Projekt keine zusätzlichen Ressourcen, außer den zugewiesenen, verbraucht hat, sieht man es als leistungsfähiger an als das Projekt, bei dem neue Ressourcen benötigt wurden.
Die Methode der kritischen Kette
Die Methode der kritischen Kette, CCM, ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben, bei der die kritischsten Aktivitäten und Aufgaben mit hohem Risiko in die ersten Projekt-Etappen verlagert werden. Auf diese Weise werden die Ressourcenpuffer später zugeschaltet und benutzt, um unvorhergesehene Probleme zu bewältigen, die bei weniger kritischen Aufgaben entstehen. Das Ziel dieser Methode ist es, Verzögerungen im Projektzeitplan zu vermeiden, Unsicherheiten, eine Überschätzung der Wichtigkeit und Komplexität der Aufgaben und einen irrationalen Umgang mit Ressourcenpuffern zu verhindern (z. B. die Einbeziehung zusätzlicher Arbeitskräfte in das Projekt, obwohl das eigentlich nicht erforderlich war).
Was ist die kritische Kette?
Die kritische Kette ist im Grunde genommen eine Liste von Aufgaben nach deren Prioritäten. Zum Beispiel: Sie müssen Ihre Wohnung reinigen. Die Hauptbestandteile davon sind Staubwischen, Feuchtreinigung, Reinigung auf den Regalen, Reinigung über den Schränken, Reinigung auf dem Balkon, im Badezimmer und so weiter. Für jede Art der Reinigung sind bestimmte Reinigungsmittel, Schwämme und Abläufe erforderlich. Einige Reinigungsarten sind wichtiger als andere: ohne Staubsauger und Nasswischen mit dem Wischmopp können Sie beispielsweise überhaupt nicht putzen. Laut Theorie der kritischen Kette stehen diese beiden Aktionen ganz am Anfang, denn sie sind die wichtigsten, die kritischsten an diesem "Projekt". Das Reinigen der Schrankregale hingegen kann warten. Dazu können Sie sogar den Ressourcenpuffer einsetzen, zum Beispiel Ihre Kinder, die von der Schule zurück sind, oder zusätzliche Zeit nach der Arbeit. Als Manager sind Sie dabei nicht für das Team, sondern für die bereits angesprochene Pufferverwaltung verantwortlich. Es wird davon ausgegangen, dass das Team sowieso schon weiß, wie und was es während der Arbeit zu tun hat. Es geht dabei nicht darum, das Team zu schulen, denn die Methode wird angewandt, wenn das Projekt gut und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden muss.
Komponenten der kritischen Kette
Welche Komponenten weist die kritische Kette auf?
- Die Aktivitäten als solche. Das sind die Aufgaben, die gebündelt, methodisch und nach Prioritäten geordnet werden müssen. Ohne sie wird es einfach keine kritische Kette geben!
- Die Zeit, die für jede Aufgabe aufgewendet werden muss. Dies ist eine weitere wichtige Komponente, die bei der Planung eines Projekts nach der Methode der kritischen Kette zu berücksichtigen ist.
- Puffer. Als Puffer bezeichnet man gewöhnlich die Ressourcen. Ein Arbeitskräftepuffer ist zum Beispiel das zusätzliche Personal, das Sie für das Projekt gewinnen können, um es erfolgreich abzuschließen. Bei dem Geldpuffer geht es um die Finanzierung, die man theoretisch erhalten kann; der Zeitpuffer ist die zusätzliche Zeit, die uns bis zum Abgabetermin noch übrig bleibt. Um zu verstehen, welche Puffer unser Projekt haben kann, müssen wir uns überlegen, was bei der Umsetzung noch alles schiefgehen könnte.
Puffertypen in der Methode der kritischen Kette
Allgemein unterscheidet man zwischen Ressourcenpuffern, Versorgungspuffern und Projektpuffern. Nun wollen wir auf jeden Typ einzeln eingehen.
- Ressourcenpuffer.
Dies ist die Ressource selbst. In manchen Fällen gilt als Puffer die Erinnerung daran, dass das Projektteam eine Ressource aktivieren muss, aber häufiger ist der Puffer tatsächlich eine Ressource als solche. Er wird den Mitarbeitern zu einem Zeitpunkt angeboten, zu dem die aktuelle Ressource entweder knapp ist oder voraussichtlich bald knapp werden wird.
- Versorgungspuffer.
Es handelt sich ebenfalls um eine Ressource, die jedoch in einem Projekt angeboten wird, wenn in einer unkritischen Handlungskette eine Ressource wirklich erforderlich ist. Das können zum Beispiel Zeitressourcen oder zusätzliche Mittel sein, die von den Mitarbeitern in Notfällen benutzt werden können.
- Projektpuffer.
Dies ist die Gesamtsumme aller Puffer, die bei einem konkreten Projekt benutzt werden.
Wie kann man die kritische Kette privat einsetzen?
Und nun zum wichtigsten Teil: Wie nutzt man die kritische Kette im Alltag, um eigene Probleme zu lösen, die vielleicht gar keine Projekte sind?
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Bestimmen Sie die Aktivitäten. Bevor Sie mit der Erprobung einer neuen Priorisierungsmethode beginnen, sollten Sie die Aufgaben ermitteln, die Sie in die Methode aufnehmen wollen.
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Zeichnen Sie ein Diagramm: Was hängt wovon ab? Welche Aktivitäten hängen von den Ergebnissen anderer Aktivitäten ab? Gibt es viele solcher Aktivitäten? Prüfen Sie jede Aufgabe: sicherlich hängen viele davon von anderen Aufgaben ab.
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Ermitteln Sie die Einschränkungen. Bevor Sie mit der Arbeit an privaten Aufgaben beginnen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, über welche Ressourcen Sie nicht verfügen und nicht verfügen werden. Sie wollen zum Beispiel ein leckeres Frühstück zubereiten, haben aber keinen Kaffee. Sie könnten ihn zwar bestellen, haben aber kein Geld, um die Lieferung zu bezahlen. Der fehlende Kaffee ist also Ihre Einschränkung. Sie werden die Aktion "Kaffee kochen" nicht in Ihre Aufgabenliste aufnehmen, weil Sie den Kaffee nicht haben, und Sie werden nichts Abenteuerliches tun, um Kaffee zu finden und die Aufgabe zu erledigen.
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Legen Sie die kritisch wichtigen Aufgaben fest. Diese werden auch als kritischer Pfad bezeichnet, d. h. als Abfolge von Maßnahmen, die in einem bestimmten Fall besonders wichtig sind. Das bedeutet nicht, dass andere Aufgaben unwichtig sind, aber die Maßnahmen, die in den kritischen Pfad aufgenommen werden, müssen in jedem Fall und an erster Stelle ergriffen werden.
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Legen Sie die Puffer fest. Sie können zum Beispiel einen Ressourcenpuffer haben: Zeit, zusätzliche Arbeitskraft, Geld oder etwas anderes. Schreiben Sie auf, welche Puffer Sie überhaupt haben und wie Sie sie nutzen können. "Wenn ich keine Zeit habe, Kaffee zu kochen, kann ich ihn bei einem Lieferdienst bestellen. Dann kommt er als fertiges Getränk und dafür brauche ich meinen Geldpuffer".
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Ordnen Sie die Ressourcen nach Aufgaben. Überlegen Sie, welche Aufgabe Sie mit welcher Ressource lösen können. Schreiben Sie genau auf, wie die Ressourcen eingesetzt werden sollen. Ja, das erste Mal müssen Sie alles aufschreiben, um in Ressourcen und nicht in anderen Kategorien wie Zeitrahmen zu denken. Zeit ist auch eine Ressource, und zwar eine sehr wichtige, aber bei einem Projekt der kritischen Kette ist es noch wichtiger, sich nicht auf strenge Fristen zu konzentrieren, sondern darauf, möglichst wenig Ressourcen zu verbrauchen und so wenig Aufwand wie nötig zu betreiben.
Die kritische Kette und der kritische Pfad: Wo liegen die Unterschiede?
Die Methode der kritischen Kette und die Methode des kritischen Pfades sind zwei unterschiedliche Begriffe. Die Methode des kritischen Pfades im Projektmanagement konzentriert sich auf eine einzige Abfolge von Hauptaufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt. Dadurch kann sich das gesamte Projektteam vorstellen, wie der Arbeitsablauf aussehen soll, um sich mit dem Projekt zu identifizieren und es innerhalb des geplanten Zeitrahmens abzuschließen. Wenn die Aufgabe zusätzlich ist und nicht zum kritischen Pfad im Rahmen des Projekts gehört, sollte sie von der Prioritätenliste gestrichen werden. Im Allgemeinen kann sie erledigt werden, aber nicht jetzt gleich.
Bei der Methode der kritischen Kette wird denjenigen Ressourcen die höchste Priorität eingeräumt, die erforderlich sind, um das Projekt innerhalb einer vorgegebenen Frist erfolgreich abzuschließen. Überschüssige, das heißt, zusätzliche Ressourcen werden ebenfalls in das Projekt einbezogen, und wenn das Team sie nicht nutzt, wird das Projekt der kritischen Kette als gut fortschreitend betrachtet. Bei der Methode der kritischen Kette liegt der Schwerpunkt also auf den Ressourcen, die für den Abschluss des Projekts benötigt werden, während es bei der Methode des kritischen Pfads um die Planung des Projekts und dessen pünktliche Fertigstellung geht. Dies ist der Unterschied zwischen der Methode des kritischen Pfades und der Methode der kritischen Kette.
Die Vorteile der Methode der kritischen Kette bei der Projektverwaltung
Warum ist die Methode der kritischen Kette nützlich und vorteilhaft?
Sie werden definitiv Ressourcen sparen. Sie sehen sie klar und deutlich: Diese Ressource kann hier verwendet werden, und diese hier. Es ist sehr einfach zu entscheiden, welche Ressource Sie für welchen Teil des Projekts freimachen können. In dem Zeitplan des Projektmanagements, bei dem die kritische Kette eingesetzt wird, geht es nicht um die Zeitfenster, sondern vor allem um Ressourcen.
Sie erledigen die Aufgaben schnell und effizient. Bei der Methode der kritischen Kette geht es darum, in einem kurzen Zeitraum die richtigen Ressourcen einzusetzen und im nächsten Zeitraum andere Ressourcen richtig auszuwählen. Wenn Sie Ihre Arbeit schnell und effizient erledigen oder Teams organisieren müssen, ist die Methode der kritischen Kette die richtige für Sie.
Sie müssen sich keine Gedanken über die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter machen. Sie schulen Ihre Mitarbeiter nicht mehr, denn es wird davon ausgegangen, dass sie bereits mit der Software umgehen, Analysen durchführen und ihre Aufgaben gut erledigen können. Sie kontrollieren nicht, was die Mitarbeiter tun, sondern geben nur einmal den Arbeitsablauf und die gewünschten Ergebnisse vor und verwalten dann die Puffer, die Sie über das Projekt verteilen und zum richtigen Zeitpunkt einsetzen.
Etappen der kritischen Kette in der Projektverwaltung
Wie wendet man die Methode der kritischen Kette im Projektmanagement an? Es ist einfacher, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Um die Methode der kritischen Kette erfolgreich in Ihrem Projektmanagement einzusetzen, müssen Sie:
- Die kritische Kette definieren. Gliedern Sie die Projektarbeit in kleinere Aufgaben, und diese in detaillierte Teilaufgaben.
- Zwei Aufgabentypen definieren. Der erste Typ: diejenigen, die Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen. Wenn Sie sich zum Beispiel an einer Universität im Ausland bewerben, müssen Sie Dokumente sammeln, diese mit Apostillen versehen und sicherstellen, dass sie geeignet sind, Motivationsschreiben verfassen, sie an die Universitäten übersenden und die Bewerbungsgebühren bezahlen. Der zweite Typ sind die Aufgaben, die den größten Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen werden. Die Aufgaben der zweiten Etappe können Teil der Aufgaben aus der ersten Etappe sein; im Falle der Bewerbung an einer Hochschule im Ausland wird der zweite Aufgabentyp ressourcenaufwendiger und zeitintensiver angesehen. Dazu gehören das Erstellen eines Begleitschreibens und des Lebenslaufs, der Motivationsunterlagen sowie der Umzug selbst und die ersten Wochen in der neuen Stadt.
- Die Ressourcen-Einschränkungen definieren. Um die Arbeitsunterbrechungen und Projektverzögerungen so gering wie möglich zu halten, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, welche Einschränkungen Sie mit Sicherheit haben werden. In der Situation mit dem Auslandsstudium kann es sich um unzureichende finanzielle Mittel für ein Studium an einer Spitzenuniversität, fehlende Fremdsprachenkenntnisse, einen kurzen Zeitraum vor dem gewünschten Starttermin, fehlende Unterlagen, die Ihren Anspruch auf ein Stipendium bestätigen, usw. handeln.
- An die Teammitglieder die Aufgaben verteilen. Achten Sie darauf, dass jeder Teilnehmer das macht, was er gut kann; das gilt besonders, wenn Sie das Team, mit dem Sie an dem Projekt arbeiten wollen, zum ersten Mal zusammenstellen. Lassen Sie das Team an verschiedenen Aufgaben arbeiten, betreiben Sie kein Mikromanagement, d. h., kontrollieren Sie nicht mehrmals täglich den Projektstatus.
- Auf Multitasking verzichten. Bei dieser Methode wird es Ihnen nicht nützen. Verbieten Sie das Wechseln zwischen den Aufgaben, weil es der Produktivität schaden kann. Konzentrieren Sie sich auf Ihre eigenen Aufgaben und fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, das Gleiche zu tun.
- Verschiedene Ressourcenpuffer schaffen. Zum Beispiel einen Zeitpuffer oder einen Puffer an zusätzlichen Arbeitskräften. Laut Studien benötigen die Projekte mit diesem Ansatz 25 Prozent weniger Zeit als diejenigen, die ohne diese Methodik durchgeführt werden.
- Zeitverschwendung vermeiden. 50 Prozent der Zeit, die für die Erledigung einer typischen Aufgabe benötigt wird, sollte darauf verwendet werden, die aktuelle Aufgabe mit denselben Merkmalen zu lösen. Wenn man normalerweise ein Jahr braucht, um ein Auslandsstudium anzufangen, müssen Sie diese Aufgabe in sechs Monaten bewältigen. Wenn mehr Zeit dazu erforderlich ist, können Sie Puffer anwenden, d. h. zusätzliche Ressourcen, u.a. Zeit und Geld, als Ergänzung zu den bereits für die Aufgabe eingesetzten Mitteln. Durch den engen Zeitrahmen lässt sich die Aufgabe am effizientesten erledigen, und das Team wird ein Höchstmaß an Produktivität an den Tag legen.
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Schlussfolgerungen
Das Projektmanagement nach der Methode der kritischen Kette ist eine bequeme Art, Probleme zu lösen, mit denen der Projektleiter konfrontiert ist, und die Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams zu verteilen. Die wichtigsten Grundsätze der Methode der kritischen Kette sind die Verwaltung von Ressourcenpuffern anstelle von Mikromanagement der Mitarbeiter, die Zuweisung von Zuständigkeitsbereichen an die Mitarbeiter, mit denen sie gut vertraut sind, die Hervorhebung der Hauptaufgaben, die zuerst erledigt werden müssen und die Reduzierung der Zeit für die Durchführung von Maßnahmen. Diese Methode ermöglicht es, Projekte schnell, effizient und mit den besten Ergebnissen fertigzubringen. Der Manager, der diese Methode anwendet, kann mit einer hohen Motivation seiner Mitarbeiter und mit der Zeit für eigene Experimente rechnen, weil es nicht mehr notwendig sein wird, viel Aufwand zu betreiben, um die Mitarbeiter zu schulen und ihnen zu erklären, wie genau das Projekt am Ende auszusehen hat.
