Метод критической цепи

Что такое critical chain project management и как этот метод можно применять в своей жизни, когда вы управляете личными делами, а не проектами? Рассказываем в сегодняшнем глоссарии.

Что такое управление проектами по методу критической цепи

Управление проектами по методу критической цепи - это методология управления проектами, основанная на расстановке приоритетов и решении задач с использованием минимальных ресурсов. Определение этого термина подразумевает, что за ним кроется метод реализации проекта и намеченных в его рамках целей. Значение управления проектами критической цепи заключается в теории ограничений. И эту теорию, и сам механизм управления проектами критической цепи придумал доктор и эксперт по управлению бизнесами Элияху Голдратт в 1997 году. Впервые о методологии критической цепи было написано в одноименной книге «Критическая цепь». Причем в издании метод противопоставлялся другим способам управления - например, своду знаний по управлению проектами, с которыми методологию критической цепи сравнивают активнее всего.

Согласно теории ограничений, метод управления проектами ССРМ начинает работать после того, как составляется график проекта, задач, их зависимости друг от друга. С каждой задачей связано то или иное ограничение: сроки, дополнительные вводные и тому подобное. Если проект не использовал никаких дополнительных ресурсов, кроме тех, что были выделены, считается, что он работает лучше того проекта, где дополнительные ресурсы как раз потребовались.

Метод критической цепи

Метод критической цепи (ССМ) - это способ приоритизации задач, позволяющий поставить самые критические действия и те задания, что требуют высокого риска, на первые этапы проведения проекта. Таким образом, буферы ресурсов подключаются позже и используются для того, чтобы решать непредвиденные вопросы в процессе работы над не столь критичными задачами. Цель использования такого метода - устранить любые задержки в графике проекта, избавиться от неопределенностей, переоценок важности и сложности задач, а также нерационального использования буферов ресурсов (например, подключения к проекту дополнительной рабочей силы, в которой не было необходимости).

Что такое критическая цепь?

Критическая цепь - это фактически перечень задач с их приоритетами. Например, вам нужно сделать уборку в квартире. Основные ее компоненты - это уборка пыли, влажная уборка, уборка на полках открытых шкафов, уборка над шкафами, уборка на балконе, в ванной комнате и так далее. Каждый вид уборки требует особых средств, губок и последовательностей действий. Некоторые виды уборки важнее всего - к примеру, без уборки пыли при помощи пылесоса и влажной уборки со шваброй у вас не получится провести уборку в принципе. Согласно теории критической цепи, эти два действия будут стоять в самом начале, поскольку они являются основными, самыми важными, критическими в данном «проекте». А вот уборка на полках шкафов может подождать. К ней даже можно подключить буфер ресурсов - детей, которые вернулись из школы, или дополнительное время завтра после работы. Вы как менеджер при этом отвечаете за управление буферами, а не командой. Предполагается, что команда и так знает, как и что выполнять во время работы. Про обучение команды речь не идет - метод применяется в случаях, когда нужно выполнить проект, и сделать это качественно и в определенный срок.

Компоненты критической цепи

Какие компоненты существуют в критической цепи?

1. Сами действия. Задачи, которые нужно разложить по кластерам, составить методологию выполнения и определить их приоритетность. Без них критическая цепь попросту не будет существовать!

2. Время, которое нужно уделять на выполнение каждой задачи. Это еще один важный компонент, который нужно учитывать при планировании проекта при помощи метода критической цепи.

3. Буферы. Буферы - это условное название для ресурсов. Например, буфер рабочей силы - это дополнительные сотрудники, которых вы можете привлечь на проект для его успешного завершения, буфер денежных средств - это финансирование, которое вы теоретически можете получить, буфер временных ресурсов - это дополнительное время, которое еще есть до дедлайна. Чтобы понять, какие буферы могут присутствовать на вашем проекте, нужно просто подумать, что может пойти не так.

Типы буферов в методе критической цепи

В целом буферы бывают ресурсными, питающими и проектными. Сейчас разберемся с каждым типом отдельно.

• Буфер ресурсов.

Это сам ресурс. В некоторых случаях «буфером» считается напоминание о том, что команде проекта нужно активизировать тот или иной ресурс, но чаще всего буфер - это ресурс как он есть. Он предлагается сотрудникам в момент, когда текущего ресурса либо уже не хватает, либо предположительно скоро не хватит.

• Питающий буфер.

Это тоже ресурс, но он предлагается к использованию в проекте в том случае, если в некритической цепи действий нужен его ресурс. Например, ресурс времени или дополнительных средств, которые в случае чего сотрудники могут использовать.

• Проектный буфер.

Это общая сумма всех буферов, которые используются на конкретном проекте.

Как пользоваться критической цепью в личных целях?

А теперь самое важное - как использовать критическую цепь в жизни, чтобы решать собственные задачи, которые могут не являться проектами?

• Определите действия. Перед тем как начинать тестировать новый метод расстановки приоритетов, найдите задачи, которые будете в него включать.

• Постройте диаграмму: что от чего зависит. Какие действия будут зависеть от результата выполнения других действий? Насколько таких действий много? Изучите каждую задачу - скорее всего, многие из них зависят друг от друга.

• Определите ограничения. Перед тем как начинать работу над личными задачами, нужно понять, каких ресурсов у вас нет и не будет. Например, вам нужно приготовить вкусный завтрак, но у вас нет кофе. Вы могли бы его заказать, но у вас нет денег на доставку и покупку кофе. Значит, отсутствие кофе - это ваше ограничение. Вы не будете включать в список задач действие «сварить кофе», потому что этого кофе у вас нет, и не будете что-либо хаотично делать, чтобы найти кофе и завершить задачу.

• Определите критически важные задачи. Они еще называются критическим путем, то есть последовательностью действий, которая очень важна в данном случае. Это не значит, что другие задачи неважны, но действия, которые войдут в критический путь, необходимо выполнить в любом случае и в первую очередь.

• Определите буферы. Например, у вас может быть буфер ресурсов: времени, дополнительной силы, денег, чего-либо еще. Выпишите, какие буферы у вас есть и как вы можете их использовать. «Если не успеваю сварить кофе, могу заказать его в доставке продуктов. Привезут уже готовым - это мой буфер денежных средств».

• Разложите ресурсы на задачи. Подумайте, какую задачу при помощи какого ресурса вы можете решить. Распишите, как именно будете применять ресурсы. Да, в первый раз придется расписывать, чтобы начать мыслить ресурсами, а не иными категориями наподобие временных сроков. Время - тоже ресурс, причем очень важный, но в случае с проектом критической цепи важнее ориентироваться не на строгие дедлайны, а на расходование максимально небольшого количества ресурсов и приложение усилий, которые не превышают необходимые.

Критическая цепь и критический путь: в чем отличие?

Метод критической цепи и метод критического пути - это разные понятия. Метод критического пути в управлении проектами фокусируется на единой последовательности основных задач, относящихся к проекту. Он позволяет всей группе проекта определить, как будет выглядеть рабочий процесс, чтобы встроиться в него и обеспечить завершение проекта в намеченные ранее сроки. Если задача дополнительная и не включена в критический для проекта путь - ее нужно удалить из списка приоритетов. В целом она может быть выполнена, но не прямо сейчас.

Метод критической цепи придает наибольшее значение тем ресурсам, что нужны для успешного завершения проекта в определенный заранее срок. Избыточные (дополнительные) ресурсы также включаются в проект, а если команда не использует их, согласно проекту критической цепи считается, что она продвигается успешно. Таким образом, метод критической цепи фокусируется на ресурсах, нужных для завершения проекта, в то время как метод критического пути - это про планирование проекта и его точное завершение в срок. В этом и заключается разница между методом критического пути и критической цепи.

Преимущества использования метода критической цепи в управлении проектами

Почему метод критической цепи - это полезно и выгодно?

Вы точно сэкономите ресурсы. Вы просто видите их как на ладони: этот ресурс можно использовать здесь, а этот - здесь. Становится очень просто решать, какой ресурс вы сможете освободить под ту или иную часть проекта. Расписание в проджект-менеджменте с использованием критической цепи - это во многом про ресурсы, а не временные слоты.

Вы выполняете задачи быстро и эффективно. Метод критической цепи - это про использование нужных ресурсов за небольшой промежуток времени и за правильную смену этих ресурсов на следующем промежутке. Если вам нужно быстро и качественно выполнять свою работу или организовывать команды - вам точно подойдет метод критической цепи.

Вам не нужно думать об образовании сотрудников. Вы не учите подчиненных - подразумевается, что они уже могут и софтом пользоваться, и анализ делать, и качественно выполнять свои обязанности. Вы не управляете тем, что они делают, вы проговариваете последовательность работы и нужные для вас результаты один раз, а затем управляете буферами, которые расставляете по проекту и используете в нужный момент.

Шаги по использованию метода критической цепи в управлении проектами

Как использовать метод критической цепи в управлении проектами? Все проще, чем может показаться на первый взгляд. Для того чтобы успешно внедрить метод критической цепи в управление вашими проектами, нужно:

1. Определить критическую цепь. Разбейте работу проекта на мелкие задачи, разделите их на детальные подзадачи.

2. Определите два типа задач. Первый тип: те, что необходимы вам для завершения проекта. Например, если вы поступаете в университет за границей, вам нужно собрать документы, проставить апостили, убедиться, что они подходят, написать мотивацинные письма, разослать их в университеты, заплатить за рассмотрение заявок. Второй тип - это задачи, для выполнения которых потребуется максимум вашего времени. Задачи второго этапа могут вливаться в задачи первого этапа; в случае с поступлением в университет за границей вторым типом задач будут считаться наиболее объемные по ресурсам и времени. Это может быть создание сопроводительного письма и резюме, мотивационных документов, а также сам переезд и первые недели в новом для вас городе.

3. Определите ограничения ресурсов. Для того чтобы свести к минимуму перерывы в работе и задержки проекта, нужно понимать, какие ограничения у вас точно будут. В ситуации с поступлением за границей это может быть недостаточное для обучения в лучшем университете количество средств, незнание иностранного языка, небольшой временной промежуток до желаемой даты начала обучения, нехватка документов, подтверждающих ваше право на стипендию, и так далее.

4. Распределите задачи между членами команды. Убедитесь, что каждый сотрудник выполняет то, что у него хорошо получается; это особенно актуально, если вы первый раз собираете ту команду, с которой планируете работать над проектом. Позвольте команде работать над разными задачами, не занимайтесь микроменеджментом, то есть постоянным управлением и уточнениями статусов проекта несколько раз в день.

5. Откажитесь от многозадачности. В рамках данной методологии она сыграет не в вашу пользу. Запретите переключение между задачами, это не повлияет на продуктивность положительным образом. Сосредоточьтесь на своих задачах и попросите сотрудников сделать то же самое.

6. Создавайте различные буферы ресурсов. Например, буфер времени или буфер дополнительных рабочих сил. Исследования показывают, что такой подход позволяет завершать проекты на 25% быстрее, чем те, которые лидируются без такой методологии в основе.

7. Избегайте траты времени впустую. Выделяйте 50% от обычного количества времени, что берется на выполнение типичной задачи определенного плана, на то, чтобы справиться с текущей задачей с теми же характеристиками. Если обычно на поступление за границей дается год, вам нужно справиться с задачей за полгода. Если требуется больше времени, можно использовать буферы - добавлять ресурсы, в том числе временные и финансовые, к тем, что уже задействованы в решении вопроса. Благодаря сжатым временным срокам задачу получится выполнить наиболее эффективно, а команда станет продуктивной на максимум.

Заключение

Управление проектами с использованием метода критической цепи - это удобный способ решения проблем, стоящих перед проджект-менеджером, и распределения ответственности внутри команды. Основные принципы метода критической цепи - это управление буферами ресурсов, а не микроменеджмент сотрудников, предложение сотрудникам тех зон ответственности, которые хорошо им знакомы, распределение ресурсов по задачам, выделение основных задач, которые необходимо сделать в первую очередь, и сокращение времени выполнения действий. Этот метод дает возможность завершать проекты быстро, качественно и с наилучшим результатом. А еще управленец, пользующийся таким методом, может рассчитывать на высокую мотивацию сотрудников и на наличие времени для экспериментов у него самого - не нужно тратить огромное количество усилий на то, чтобы обучить персонал и объяснить ему, как именно вы хотите выполнить проект.