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क्रिटिकल चेन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट
क्रिटिकल चेन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट क्या है और यह मेथड आपकी जिंदगी में कैसे लागू हो सकते है जब आप व्यक्तिगत मामलों का मैनेजमेंट करते हैं, न कि प्रोजेक्ट का? हम आपको आज की शब्दावली में बताएंगे।
क्रिटिकल चेन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट क्या है?
क्रिटिकल चेन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट (CCPM) एक ऐसा प्रोजेक्ट मैनेजमेंट मेथड है, जो न्यूनतम रिसोर्सेस का उपयोग करके समस्याओं को प्राथमिकता देने और हल करने पर आधारित होता है। इस शब्द की परिभाषा से तात्पर्य यह है कि इसके पीछे प्रोजेक्ट को लागू करने का मेथड और उसमें उल्लिखित लक्ष्य निहित हैं। क्रिटिकल चैन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट का अर्थ बाधाओं के सिद्धांत में निहित है। इस सिद्धांत और क्रिटिकल चैन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट तंत्र दोनों का आविष्कार 1997 में डॉक्टर और बिज़नेस मैनेजमेंट के एक्सपर्ट एलियाहू गोल्डरैट द्वारा किया गया था। क्रिटिकल चेन मेथड के बारे में सबसे पहले इसी नाम की पुस्तक "क्रिटिकल चेन" में लिखा गया था। इसके अलावा पुस्तक में इस मेथड की तुलना अन्य मैनेजमेंट मेथड से की गई थी - उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट पर ज्ञान का निकाय, जिसके साथ क्रिटिकल चेन मेथड की तुलना सबसे अधिक सक्रिय रूप से की जाती है।
बाधाओं के सिद्धांत के अनुसार, ССРМ प्रोजेक्ट मैनेजमेंट मेथड प्रोजेक्ट, टास्क और एक दूसरे पर उनकी निर्भरता की अनुसूची तैयार होने के बाद काम करना शुरू करते है। प्रत्येक टास्क किसी न किसी सीमा से जुड़ा होता है: समय सीमा, अतिरिक्त इनपुट, और इसी तरह। यदि किसी प्रोजेक्ट ने आवंटित संसाधनों के अलावा किसी भी अतिरिक्त संसाधनों का उपयोग नहीं किया है, तो इसे उस प्रोजेक्ट से बेहतर प्रदर्शन करने वाला माना जाता है जिसके लिए अतिरिक्त संसाधनों की आवश्यकता होती है।
क्रिटिकल चेन मेथड
क्रिटिकल चेन मेथड (ССМ) टास्क को प्राथमिकता देने का एक मेथड है, जो आपको सबसे महत्वपूर्ण गतिविधियों और उन टास्क को रखने की अनुमति देती है जिनके लिए किसी प्रोजेक्ट के पहले चरण में उच्च जोखिम की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, रिसोर्स बफ़र्स बाद में जुड़े होते हैं और कम महत्वपूर्ण कार्यों पर काम करते समय अप्रत्याशित समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। इस मेथड का उपयोग करने का उद्देश्य प्रोजेक्ट अनुसूची में किसी भी देरी को खत्म करना, अनिश्चितताओं से छुटकारा पाना, टास्क के महत्व और जटिलता को अधिक महत्व देना, साथ ही रिसोर्स बफ़र्स का तर्कहीन उपयोग (उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट में अतिरिक्त लेबर को जोड़ना, जिसकी जरुरत नहीं थी)।
क्रिटिकल चेन क्या है?
क्रिटिकल चेन - वास्तव में उनकी प्राथमिकताओं के साथ टास्क की एक लिस्ट है। उदाहरण के लिए, आपको अपना अपार्टमेंट साफ़ करने की ज़रूरत है। इसके मुख्य घटक हैं धूल साफ़ करना, पोछा लगाना, खुली अलमारियों की सफाई, अलमारियों के ऊपर की सफाई, बालकनी, बाथरूम में सफाई, इत्यादि। प्रत्येक प्रकार की सफाई के लिए विशेष उत्पादों, स्पंज और क्रियाओं के क्रम की आवश्यकता होती है। कुछ प्रकार की सफाई सबसे महत्वपूर्ण हैं - उदाहरण के लिए, वैक्यूम क्लीनर से धूल हटाए बिना और पोछे से सफाई किए बिना, आप ठीक तरह से सफाई नहीं कर पाएंगे। क्रिटिकल चेन मेथड के अनुसार, ये दो एक्शन सबसे शुरुआत में होंगे, क्योंकि वे इस "प्रोजेक्ट" में मुख्य, सबसे महत्वपूर्ण, क्रिटिकल हैं। लेकिन कैबिनेट अलमारियों की सफाई के लिए इंतजार करना पड़ सकता है। आप इसमें रिसोर्सेस का एक बफर भी जोड़ सकते हैं - जो बच्चे स्कूल से लौटे हैं, या कल काम के बाद अतिरिक्त समय। एक मैनेजर के रूप में, आप बफ़र्स के मैनेजमेंट के लिए ज़िम्मेदार हैं, टीम के लिए नहीं। यह माना जाता है कि टीम को पहले से ही पता है कि काम करते समय कैसे और क्या करना है। हम टीम को ट्रेनिंग देने के बारे में बात नहीं कर रहे हैं - इस मेथड का उपयोग उन मामलों में किया जाता है, जहां किसी प्रोजेक्ट को पूरा करना जरूरी होता है और इसे बेहतर क्वालिटी के साथ और एक निश्चित समय सीमा के भीतर करना होता है।
क्रिटिकल चेन के घटक
क्रिटिकल चेन में कौन से घटक मौजूद हैं?
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एक्शन। जिन टास्क को समूहों में विभाजित करने की जरूरत होती है, उनके कार्यान्वयन के लिए एक मेथड तैयार किया जाना चाहिए और उनकी प्राथमिकता निर्धारित की जानी चाहिए। उनके बिना, क्रिटिकल चेन अस्तित्व में ही नहीं रहेगी!
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समय। जो प्रत्येक टास्क को पूरा करने के लिए आपको देना होगा। क्रिटिकल चेन मेथड का उपयोग करके किसी प्रोजेक्ट की प्लानिंग करते समय विचार करने के लिए यह एक और महत्वपूर्ण घटक है।
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बफ़र्स। बफ़र्स - रिसोर्स का एक पारंपरिक नाम है। उदाहरण के लिए, एक लेबर बफर - अतिरिक्त कर्मचारी का रूप हैं जिन्हें आप किसी प्रोजेक्ट के सफल समापन के लिए आकर्षित कर सकते हैं, एक कैश बफर - वह फंडिंग है जिसे आप सैद्धांतिक रूप से प्राप्त कर सकते हैं, एक अस्थायी रिसोर्स बफ़र - वह अतिरिक्त समय है जो समय सीमा से पहले भी उपलब्ध होता है। यह समझने के लिए कि आपके प्रोजेक्ट में कौन से बफ़र्स मौजूद हो सकते हैं, आपको बस यह सोचने की ज़रूरत है कि क्या गलत हो सकता है।
क्रिटिकल चेन मेथड में बफर के प्रकार
सामान्य तौर पर बफ़र्स रिसोर्स, सप्लाई और डिज़ाइन पर आधारित हो सकते हैं। आइए अब प्रत्येक प्रकार को अलग से देखें।
- रिसोर्स बफ़र।
यह रिसोर्स ही है। कुछ मामलों में, "बफर" को एक रिमाइंडर माना जाता है कि प्रोजेक्ट टीम को एक विशेष संसाधन को सक्रिय करने की जरूरत है, लेकिन अधिकतर, बफर ही रिसोर्स होते हैं। यह कर्मचारियों को ऐसे समय में पेश किया जाता है जब मौजूदा रिसोर्स या तो पर्याप्त नहीं रह गए हैं या जल्द ही पर्याप्त न होने की उम्मीद हो।
- फ़ीड बफ़र।
यह भी एक रिसोर्स है, लेकिन इसे किसी प्रोजेक्ट में उपयोग के लिए पेश किया जाता है यदि टास्क की गैर-क्रिटिकल चेन में इसके रिसोर्स की जरुरत होती है। उदाहरण के लिए, समय का एक संसाधन या अतिरिक्त फंड जिसका उपयोग कर्मचारी जरूरत पड़ने पर कर सकते हैं।
- प्रोजेक्ट बफ़र।
यह किसी विशेष प्रोजेक्ट पर उपयोग किए जाने वाले सभी बफ़र्स का कुल योग है।
व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए क्रिटिकल चेन का उपयोग कैसे करें?
और अब सबसे महत्वपूर्ण बात - अपनी समस्याओं को हल करने के लिए जीवन में क्रिटिकल चेन का उपयोग कैसे करें, जो प्रोजेक्ट नहीं हो सकती हैं?
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एक्शन को परिभाषित करें। इससे पहले कि आप नई प्राथमिकता निर्धारण मेथड का टेस्ट शुरू करें, उन टास्क को ढूंढें जिन्हें आप इसमें शामिल करेंगे।
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एक डाइग्राम बनाएं: क्या किस पर निर्भर करता है। कौन से टास्क अन्य टास्क के नतीजों पर निर्भर करेंगे? ऐसे कितने टास्क हैं? प्रत्येक टास्क की जांच करें - संभावना है कि उनमें से कई एक-दूसरे पर निर्भर हैं।
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अपनी सीमाएं परिभाषित करें। इससे पहले कि आप व्यक्तिगत कार्यों पर काम करना शुरू करें, आपको यह समझने की ज़रूरत है कि आपके पास कौन से संसाधन नहीं हैं और क्या नहीं होंगे। उदाहरण के लिए, आपको एक स्वादिष्ट नाश्ता तैयार करना है, लेकिन आपके पास कॉफ़ी नहीं है। आप इसे ऑर्डर कर सकते हैं, लेकिन आपके पास कॉफ़ी डिलीवर करने और खरीदने के लिए पैसे नहीं हैं। तो, कॉफी की कमी - आपकी सीमा है। आप अपनी टास्क लिस्ट में "कॉफी बनाना" शामिल नहीं करेंगे क्योंकि आपके पास कॉफ़ी नहीं है, और आप कॉफ़ी ढूंढने और टास्क को पूरा करने के लिए कुछ भी ऐसा-वैसा नहीं करेंगे।
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क्रिटिकल टास्क को पहचानें। इन्हें क्रिटिकल पाथ भी कहा जाता है, यानी एक्शन का क्रम जो इस मामले में काफी महत्वपूर्ण है। इसका मतलब यह नहीं है, कि अन्य टास्क महत्वहीन हैं, लेकिन जिन गतिविधियों को क्रिटिकल पाथ में शामिल किया जाएगा, उन्हें वैसे भी और पहले पूरा किया जाना चाहिए।
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बफ़र्स को परिभाषित करें। उदाहरण के लिए, आपके पास रिसोर्सेस का भंडार हो सकता है: समय, अतिरिक्त ताकत, पैसा, जो भी हो। यह सब लिखें कि आपके पास कौन से बफ़र्स हैं और आप उनका उपयोग कैसे कर सकते हैं। "यदि मेरे पास कॉफ़ी बनाने का समय नहीं है, तो मैं इसे ऑनलाइन ऑर्डर कर सकता हूँ। जो कि पहले से बनी हुई डिलीवर होगी - यह मेरा कैश बफ़र है।"
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रिसोर्सेस को टास्क में बाँटें। इस बारे में सोचें कि आप किस रिसोर्स से किस समस्या का समाधान कर सकते हैं। सटीक वर्णन करें कि आप रिसोर्सेस का उपयोग कैसे करेंगे। हाँ, पहली बार आपको रिसोर्स के संदर्भ में सोचना शुरू करने के लिए इसे लिखना होगा, न कि समय-सीमा जैसी अन्य कैटेगरी में। समय - भी एक रिसोर्स है और काफी महत्वपूर्ण है, लेकिन एक क्रिटिकल चेन प्रोजेक्ट के मामले में, सख्त समय सीमा पर नहीं, बल्कि जितना संभव हो उतना कम रिसोर्स खर्च करने और उन प्रयासों को लागू करने पर ध्यान केंद्रित करना अधिक महत्वपूर्ण होता है जो ज़रूरी निर्धारित सीमा से अधिक न हों।
क्रिटिकल चेन और क्रिटिकल पाथ: इनके बीच क्या अंतर है?
क्रिटिकल चेन मेथड और क्रिटिकल पाथ मेथड अलग-अलग अवधारणाएँ हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में महत्वपूर्ण पाथ मेथड किसी प्रोजेक्ट से संबंधित प्रमुख कार्यों के सिंगल सीक्वेंस पर केंद्रित है। यह संपूर्ण प्रोजेक्ट टीम को यह परिभाषित करने में मदद करते है, कि इसमें फिट होने के लिए वर्क-फ़्लो कैसा दिखेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि प्रोजेक्ट पहले से नियोजित समय सीमा के भीतर पूरा हो जाए। यदि टास्क अतिरिक्त है और प्रोजेक्ट के लिए महत्वपूर्ण पाथ में शामिल नहीं है, तो इसे प्राथमिकता सूची से हटा दिया जाना चाहिए। सामान्य तौर पर इसे पूरा किया जा सकता है, लेकिन ठीक अभी नहीं।
क्रिटिकल चेन मेथड किसी प्रोजेक्ट को पूर्व निर्धारित समय सीमा के भीतर सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए जरूरी रिसोर्स पर सबसे अधिक जोर देती है। प्रोजेक्ट में अनावश्यक (अतिरिक्त) रिसोर्स भी शामिल होते हैं और यदि टीम उनका उपयोग नहीं करती है, तो क्रिटिकल चैन डिज़ाइन बेहतर तरीके से प्रगति करता है। इस प्रकार क्रिटिकल चेन मेथड प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए जरुरी रिसोर्सेस पर ध्यान केंद्रित करती है, जबकि क्रिटिकल पाथ मेथड प्रोजेक्ट की प्लानिंग और उसे समय पर पूरा करने के बारे में है। यह क्रिटिकल पाथ और क्रिटिकल चेन मेथड के बीच का अंतर है।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में क्रिटिकल चेन मेथड के फ़ायदे
क्रिटिकल चेन मेथड - उपयोगी एवं लाभकारी क्यों है?
आप निश्चित रूप से रिसोर्सेस की बचत करेंगे। आप बस उन्हें फुल व्यू में देखें: इस रिसोर्स का उपयोग यहां किया जा सकता है, और इसका उपयोग - वहां किया जा सकता है। यह तय करना बहुत आसान हो जाता है, कि आप प्रोजेक्ट के इस या उस हिस्से के लिए कौन सा रिसोर्स खाली कर सकते हैं। एक क्रिटिकल चेन का उपयोग करके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में शेड्यूलिंग काफी हद तक रिसोर्स के बारे में है, टाइम स्लॉट के बारे में नहीं।
आप टास्क को शीघ्रता और कुशलता से पूरा करते हैं। क्रिटिकल चेन मेथड कम समय में जरूरी रिसोर्स का उपयोग करने और अगली अवधि में इन रिसोर्स को सही ढंग से बदलने के बारे में है। यदि आपको अपना काम जल्दी और कुशलता से पूरा करना है या टीमों को व्यवस्थित करना है, तो क्रिटिकल चेन मेथड निश्चित रूप से आपके लिए है।
आपको कर्मचारियों की ट्रेनिंग के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। आप अपने अधीनस्थों को कुछ सिखाते नहीं हैं - माना जाता है कि वे पहले से ही सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं, विश्लेषण कर सकते हैं और अपने कर्तव्यों को कुशलतापूर्वक निभा सकते हैं। वे जो करते हैं उसे आप कंट्रोल नहीं करते हैं, आप काम का क्रम और आपके लिए जरुरी नतीजे एक बारी में कहते हैं, और फिर उन बफ़र्स को मैनेज करते हैं जिन्हें आप पूरे प्रोजेक्ट में व्यवस्थित करते हैं और उनका सही समय पर उपयोग करते हैं।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में क्रिटिकल चेन मेथड का उपयोग करने के चरण
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में क्रिटिकल चेन मेथड का उपयोग कैसे करें? सब कुछ जितना पहली नज़र में लगता है उससे कहीं अधिक आसान है। अपने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में क्रिटिकल चेन मेथड को सफलतापूर्वक लागू करने के लिए आपको यह करना होगा:
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क्रिटिकल चैन को निर्धारित करें। प्रोजेक्ट टास्क को छोटे-छोटे टास्क में विभाजित करें, उन्हें विस्तृत सब-टास्क में विभाजित करें।
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दो प्रकार की समस्याओं को परिभाषित करें। पहला प्रकार: वे तरीके जिनकी आपको प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए जरूरत है। उदाहरण के लिए, यदि आप विदेश में किसी यूनिवर्सिटी में आवेदन कर रहे हैं, तो आपको डॉक्यूमेंट जमा करने होंगे, उन्हें अटेस्ट करवाना होगा, सुनिश्चित करना होगा कि वे उपयुक्त हैं, कवर लेटर लिखना होगा, उन्हें यूनिवर्सिटी को भेजना होगा और आवेदनों के प्रोसेस के लिए भुगतान करना होगा। दूसरे प्रकार के तरीके वे हैं जिन्हें पूरा करने में आपका अधिकतम समय लगेगा। दूसरे प्रकार के तरीके, पहले तरीके के टास्क में विलीन हो सकते हैं; विदेश में किसी यूनिवर्सिटी में एडमिशन के मामले में, दूसरे तरीके का टास्क संसाधनों और समय की दृष्टि से सबसे बड़ा माना जाएगा। इसमें एक कवर लेटर और बायोडाटा बनाना, मोटिवेशनल डॉक्यूमेंट, साथ ही वहां जाना और एक नए शहर में पहला हफ्ता बिताना शामिल हो सकते हैं।
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रीसोर्स की लिमिट सेट करें। व्यवधान और प्रोजेक्ट में होने वाली देरी को कम करने के लिए, आपको यह समझने की जरूरत है कि आपके सामने निश्चित रूप से कौन सी बाधाएँ होंगी। विदेश में प्रवेश की स्थिति में, यह बेस्ट यूनिवर्सिटी में पढ़ाई करने के लिए फंड की अपर्याप्त राशि, विदेशी भाषा के ज्ञान की कमी, पढ़ाई शुरू होने की तारीख से पहले छोटी समय अवधि, एक स्कॉलरशिप, इत्यादि के लिए आपके अधिकार की पुष्टि करने वाले डाक्यूमेंट्स की कमी हो सकती है।
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टीम के सदस्यों के बीच टास्क का वितरण करें। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक कर्मचारी वही कर रहा है जिसमें वे बेहतर हैं; यह विशेष रूप से जरूरी है यदि आप पहली बार उस टीम को इकट्ठा कर रहे हैं जिसके साथ आप प्रोजेक्ट पर काम करने की योजना बना रहे हैं। टीम को अलग-अलग टास्क पर काम करने दें, माइक्रोमैनेजमेंट में शामिल न हों, यानी दिन में बार-बार प्रोजेक्ट की स्टेट्स को लगातार मैनेज और स्पष्ट करना।
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मल्टीटास्किंग बंद करें। इस मेथड के अंतर्गत यह आपके पक्ष में काम नहीं करेगा। टास्क स्विचिंग की अनुमति न दें, इसका प्रोडक्टिविटी पर सकारात्मक प्रभाव नहीं पड़ेगा। अपने टास्क पर ध्यान दें और अपने कर्मचारियों से भी ऐसा ही करने को कहें।
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विभिन्न रिसोर्स बफ़र्स का निर्माण करें। उदाहरण के लिए टाइम बफ़र या अतिरिक्त लेबर बफ़र। रिसर्च से पता चलता है, कि यह दृष्टिकोण उन प्रोजेक्ट की तुलना में 25% तेजी से पूरा करने में मदद करता है, जो मूल रूप से ऐसे मेथड के बिना चल रहे हो।
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समय बर्बाद करने से बचें। किसी विशेष योजना के विशिष्ट टास्क को पूरा करने में लगने वाले सामान्य समय का 50% समान विशेषताओं के साथ वर्तमान टास्क से निपटने के लिए आवंटित करें। यदि आपके पास विदेश में आवेदन करने के लिए आमतौर पर एक साल होता है, तो आपको यह टास्क छह महीने में पूरा करना होगा। यदि इससे अधिक समय की जरूरत है, तो आप बफ़र्स का उपयोग कर सकते हैं - समस्या को हल करने में पहले से ही शामिल लोगों के लिए समय और वित्तीय सहित संसाधन जोड़ें। एक सीमित समय सीमा के कारण, कार्य को सबसे अधिक कुशलता से पूरा किया जा सकता है, और टीम और अधिक प्रोडक्टिव बन जाएगी।
निष्कर्ष
क्रिटिकल चेन मेथड का उपयोग करके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट, प्रोजेक्ट मैनेजर के सामने आने वाली समस्याओं को हल करने और टीम के भीतर जिम्मेदारियों को वितरित करने का एक सुविधाजनक तरीका है। क्रिटिकल चेन मेथड के मूल सिद्धांत कर्मचारियों को माइक्रो मैनेजमेंट से गुजरने के बजाय रिसोर्स बफ़र्स को मैनेज करना, कर्मचारियों को जिम्मेदारी के ऐसे क्षेत्र प्रदान करना जो उनसे परिचित हों, कार्यों के लिए संसाधन आवंटित करना, उन प्रमुख कार्यों को प्राथमिकता देना जिन्हें पहले करने की जरूरत है और इसमें लगने वाले समय को कम करना है। यह मेथड प्रोजेक्ट को शीघ्र, कुशलतापूर्वक और सर्वोत्तम नतीजों के साथ पूरा करना संभव बनाता है। इसके अलावा, एक मैनेजर जो इस मेथड का उपयोग करता है, वह अत्यधिक प्रेरित कर्मचारियों और प्रयोग के लिए समय की उपलब्धता पर भरोसा कर सकता है - उसे कर्मचारियों को ट्रेनिंग देने और उन्हें यह समझाने पर भारी मात्रा में प्रयास करने की आवश्यकता नहीं है कि आप प्रोजेक्ट को कैसे पूरा करना चाहते हैं।
