Cross-funktionales Team

Was ist ein cross-funktionales Team?

Ein cross-funktionales Team ist eine Arbeitsgruppe, die sich aus Spezialisten aus verschiedenen Funktionsbereichen eines Unternehmens zusammensetzt, die über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, ein Produkt eigenständig, d.h. ohne zusätzliche Hilfe oder Intervention anderer Teams, zu erstellen und zu entwickeln. Mit anderen Worten: Cross-Funktionalität bedeutet, dass ein Team von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Kompetenzen und Erfahrungen zusammenarbeitet, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Dieser Name stammt von der Scrum-Methodik - einem agilen System und speziellen Rahmen für Projektentwicklung und -management sowie einem Teamansatz für eine nicht standardisierte Aufgabenverteilung innerhalb des Teams.

Ein cross-funktionales Team sollte daher Vertreter verschiedener Abteilungen des Unternehmens umfassen. Um beispielsweise eine neue Spielesoftware zu entwickeln und auf den Markt zu bringen, reicht es nicht aus, nur technische Spezialisten zu haben, es bedarf auch UX-Designer, Illustratoren, Marketingspezialisten, Texter, Werbefachleute usw. Auf diese Weise kann die gesamte Arbeit innerhalb eines Teams organisiert werden, ohne dass das Projekt "von Hand zu Hand" weitergereicht werden muss. Der Hauptunterschied zwischen einem cross-funktionalen Team und einem normalen Team ist die Unabhängigkeit von anderen Abteilungen und Spezialisten. Während herkömmliche Teams eine klare hierarchische Struktur und die Arbeit der Mitarbeiter ausschließlich in den ihnen zugewiesenen Abteilungen implizieren, gehen cross-funktionale Teams über diese Grenzen hinaus. Sie bringen Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zusammen, um gemeinsam eine bestimmte Aufgabe zu lösen.

Arten von cross-funktionalen Teams

Funktionsübergreifende Teams funktionieren in verschiedenen Organisationen und Unternehmen unterschiedlich. So sind beispielsweise Start-ups selbst cross-funktional, da sie noch nicht groß genug sind, um ganze Abteilungen mit mehreren Dutzend Mitarbeitern zu beschäftigen. Oft handelt es sich um speziell zusammengestellte Teams, die Mitarbeiter aus verschiedenen Fachbereichen umfassen.

Größere Unternehmen wiederum bilden spezielle cross-funktionale Teams. Solche Arbeitsteams können sich je nach den Aufgaben, die sie zu erfüllen haben, unterscheiden:

• Projektteams. Sie werden direkt für die Entwicklung und Durchführung eines bestimmten Projekts gebildet, daher sollten die Teammitglieder über die notwendigen Kompetenzen und Erfahrungen für diesen Zweck verfügen.

• Produktteams. Diese Teams arbeiten an der Schaffung eines neuen Produkts, seiner Entwicklung und seiner weiteren Verwaltung. Sie vereinen Spezialisten aus den Bereichen Entwicklung, Design, Marketing und technische Unterstützung.

• Managementteams. Managementteams bestehen aus Führungskräften und Managern auf verschiedenen Ebenen, die strategische Entscheidungen koordinieren und Managemententscheidungen treffen.

• Innovationsteams. Diese Teams werden gebildet, um neue Ideen zu entwickeln, zu forschen und innovative Produkte zu entwickeln.

• Teams für Prozessverbesserung. Diese Teams arbeiten an der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Verbesserung der betrieblichen Effizienz.

Außerdem gibt es eine Klassifizierung von cross-funktionalen Teams je nach den Besonderheiten der Interaktion zwischen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe:

• Dezentralisierte Teams, deren Mitglieder selbst Entscheidungen treffen und keine Kontrolle und Genehmigung durch die Unternehmensleitung benötigen.

• Zeitlich begrenzte Teams, die zur Lösung einer bestimmten Aufgabe gebildet werden, deren Arbeit zeitlich begrenzt ist und deren Ergebnis ausschließlich durch die Lösung des Problems oder die Erfüllung der Aufgabe bewertet wird.

• Virtuelle Teams. Solche Teams arbeiten aus der Ferne und nutzen moderne Technologien und Kommunikationsmittel für die gemeinsame Arbeit. Dies ermöglicht es, Fachleute aus der ganzen Welt zusammenzubringen, ohne dass eine physische Anwesenheit erforderlich ist.

Die Rollen und Verantwortlichkeiten des cross-funktionalen Teams

Die Zusammensetzung des cross-funktionalen Teams, d. h. die Anzahl der Mitarbeiter, ihre Spezialisierung, Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen, sollte in direktem Zusammenhang mit der zu erfüllenden Aufgabe stehen. Es sollte festgelegt werden, welche Kenntnisse und Fähigkeiten benötigt werden, welche persönlichen Eigenschaften für die Arbeit wertvoll sind und wer am meisten am Erfolg des zu lösenden Problems interessiert ist.

In jedem Fall sollten cross-funktionale Teams über Spezialisten verfügen, die die folgenden Aufgaben übernehmen:

• Teamleiter. Der Teamleiter ist für die Gesamtleitung des Teams, die Koordinierung seiner Aktivitäten, die Entscheidungsfindung und das Erreichen des Endergebnisses verantwortlich. Der Teamleiter ist auch für eine effektive Kommunikation und die Aufrechterhaltung des Arbeitsklimas verantwortlich. Der Leiter muss in der Lage sein, Befugnisse zu delegieren, andere Teammitglieder zur Verantwortung zu ziehen, sie zu motivieren und sie bei ihren Tätigkeiten so weit wie möglich zu unterstützen.

• Vertreter der verschiedenen Funktionsbereiche. Sie sollten Experten in ihrem Bereich sein und die Interessen dieses Bereichs im Team vertreten. Die Vertreter sollten auch den Transfer der notwendigen Informationen und Kenntnisse sicherstellen.

• Projektleiter. Er ist verantwortlich für die Planung, das Management des Projekts und aller verfügbaren Ressourcen, die Verteilung der Aufgaben und die Koordinierung der Arbeit zwischen den verschiedenen Teammitgliedern und Vertretern der Funktionsbereiche.

• Analyst. Der Analyst sammelt und analysiert Daten, führt Recherchen durch, identifiziert Probleme und gibt Empfehlungen zu deren Lösung. Der Analyst ist auch an der Überwachung und Bewertung der Zwischenergebnisse des Teams beteiligt.

• Innovator. Das Teammitglied, das als Innovator bezeichnet wird, soll die Generierung von Ideen und die Entwicklung innovativer Lösungen anregen. Es ist derjenige, der nach Verbesserungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sucht, neue Optionen für Problemlösungen und kreative Arbeitsmethoden anbietet.

Die Rolle jedes Mitglieds des cross-funktionalen Teams hat also ihre eigenen Merkmale, die jedoch alle auf eine effektive Arbeit und das rasche Erreichen der gesetzten Ziele ausgerichtet sind.

Vorteile von cross-funktionalen Teams

Da cross-funktionale Teams über die traditionellen Projektmanagementprinzipien hinausgehen, haben sie eine Reihe von Vorteilen:

• Keine Hierarchie und weniger bürokratische Abläufe. Die Teammitglieder arbeiten gemeinsam am Endergebnis, sie müssen nicht auf Antworten und Genehmigungen von anderen Abteilungen warten, alles ist auf die Bestätigung durch den Teamleiter beschränkt.

• Ein breiteres Spektrum an Wissen und Erfahrung. Dies erleichtert eine qualitativ hochwertige und umfassende Betrachtung des Themas und die anschließende Problemlösung.

• Flexibilität und Mobilität der Prozesse. Ein cross-funktionales Team ist in der Lage, sich schnell an veränderte Marktbedingungen und Anforderungen an das Endprodukt anzupassen und rasch auf Änderungen, Schwierigkeiten und unvorhergesehene Probleme zu reagieren.

• Produktivität und hohe Entwicklungsgeschwindigkeit. Durch die Vielfalt der Fähigkeiten und Erfahrungen sind cross-funktionale Teams bei der Lösung von Aufgaben effizienter. Dies ermöglicht eine vollständigere und eingehendere Analyse der Situation, das Treffen komplexer Entscheidungen und das Erreichen von Zielen.

• Innovativität. Gerade Teams mit unterschiedlichen Funktionsbereichen sind in der Lage, aktiv neue Ideen zu entwickeln und innovative Arbeitsmethoden anzuwenden. Die Interaktion zwischen verschiedenen Fachleuten regt das kreative Denken an und erleichtert die Entwicklung neuer Methoden.

• Schnelle Produkteinführung. Durch die gemeinsame Arbeit an einem einzigen Produkt kann dieses schneller auf den Markt gebracht werden und erste Umsätze generieren.

Damit jeder der oben genannten Vorteile in vollem Umfang zum Tragen kommt, ist ein effektives Projektmanagement erforderlich, das sicherstellt, dass die Teammitglieder ihre Aufgaben und funktionsübergreifenden Rollen erfüllen.

Nachteile von cross-funktionalen Teams

Das Vorhandensein von Vorteilen bedeutet jedoch nicht, dass cross-funktionale Teams nicht auch ihre Nachteile haben. Dazu gehören:

• Koordinationsaufwand. An funktionsübergreifenden Teams sind Spezialisten aus verschiedenen Bereichen beteiligt, was zu Schwierigkeiten bei der Koordination und Harmonie führen kann. Dies wird durch unterschiedliche Arbeitsansätze, Prioritäten und Kommunikationssprachen beeinflusst, was eine effektive Zusammenarbeit erschwert.

• Gefahr von Konflikten. Aufgrund der unterschiedlichen Ansätze und Ansichten der Vertreter der Funktionsbereiche steigt das Risiko von Spannungen und Konflikten im Team erheblich. Die Lösung solcher Situationen und die Aufrechterhaltung eines gesunden psychologischen Klimas erfordern zusätzliche Anstrengungen, Ressourcen und Zeit.

• Druck. Das Management von Unternehmen, die vorübergehend cross-funktionale Teams bilden, verlangt von deren Teilnehmern schnelle Ergebnisse. Gleichzeitig muss es gelingen, diese in einem relativ kurzen Zeitraum zu erreichen. Daher sind die Mitarbeiter einer erhöhten Arbeitsbelastung und einem größeren Druck ausgesetzt.

• Überzogene Erwartungen. Von funktionsübergreifenden Teams wird oft erwartet, dass sie zu hohe Leistungen und Ergebnisse erbringen. Man muss sich jedoch darüber im Klaren sein, dass die Mitglieder cross-funktionaler Teams keine Superhelden sind, die das Unmögliche möglich machen.

Die oben genannten Nachteile heben jedoch nicht alle Vorteile von cross-funktionalen Teams auf. Sie machen nur deutlich, dass die Bildung einer solchen Arbeitsgruppe und die Aufrechterhaltung ihrer Arbeit ein komplexer und arbeitsintensiver Prozess ist, der für maximale Ergebnisse Kontrolle und Management erfordert.

Beispiele für cross-funktionale Teams

Google setzt bei der Entwicklung und Einführung neuer Produkte häufig cross-funktionale Teams ein. Solche Teams vereinen Entwickler, Programmierer, Designer, Marketingfachleute und andere Spezialisten, um das Produkt so benutzerfreundlich und beliebt wie möglich zu machen.

Das amerikanische Unternehmen Tesla wendet ebenfalls das Modell der cross-funktionalen Teams für die innovative Entwicklung und Produktion seiner Elektroautos an. Hier arbeiten Entwickler und Ingenieure, Produktionsspezialisten und Designer zusammen, um hohe Qualitätsstandards zu erfüllen.

Der Konsumgüterhersteller Procter & Gamble setzt funktionsübergreifende Teams bei der Entwicklung neuer Produkte ein. Sie bilden Arbeitsgruppen aus direkten Produktherstellern, Marktanalysten und Vermarktern, um neue kreative Lösungen zu finden.

Auch Spotify setzt cross-funktionale Teams ein, um die Musikplattform, ihre Nutzeroberfläche und ihr Design zu verbessern.

Wie baut man ein cross-funktionales Team auf

Die Bildung und Weiterentwicklung eines effektiven crossfunktionalen Teams besteht aus mehreren wichtigen Schritten:

Schritt 1: Definition des Ziels

Bevor Sie mit dem Aufbau eines Teams beginnen, müssen Sie sich darüber klar werden, was das Hauptziel des Teams ist. Das kann zum Beispiel die Entwicklung eines neuen Produkts, die Ausarbeitung einer langfristigen Entwicklungsstrategie, eine detaillierte Analyse des Marktes und der Aussichten usw. sein. Finden Sie auch heraus, welche Kompetenzen zur Lösung der Hauptaufgabe und aller zusätzlichen Zwischenaufgaben benötigt werden. Je nachdem, welcher Zweck mit der Bildung eines cross-funktionalen Teams verfolgt wird und welche Kompetenzen dafür benötigt werden, wird die Zusammensetzung der Spezialisten des Teams festgelegt.

Schritt 2: Bildung der Teamzusammensetzung

In dieser Phase ist es sehr wichtig, die für cross-funktionale Teams erforderliche Vielfalt an Spezialisten und deren Fähigkeiten zu gewährleisten. Gleichzeitig ist es keineswegs notwendig, die Vielfalt nur auf Erfahrung und Fachwissen zu beschränken. Sie kann sich auch auf das Alter, den Status, den Hintergrund, die Nationalität, die Sichtweisen usw. beziehen. Denken Sie daran: Je vielfältiger die Teammitglieder sind, desto effektiver und produktiver wird die Zusammenarbeit.

Schritt 3: Bestimmung eines Teamleiters

Ohne einen Leiter kann kein Team effektiv arbeiten. Für diese Rolle müssen Sie einen angesehenen Chef oder Manager einer der Abteilungen finden, der die meisten, wenn nicht alle anderen Teammitglieder kennt. Dies ist notwendig, um Menschen mit unterschiedlichen Ansichten und Einschätzungen zu vereinen und sie zu einem einheitlichen Team zusammenzuschweißen.

Schritt 4: Identifizierung der anderen Rollen

Neben dem Leiter gibt es weitere cross-funktionale Rollen im Team. Bereits in der Phase der Teamentwicklung müssen Sie sich darüber klar werden, welchem Spezialisten Sie eine bestimmte Rolle anbieten werden. Denken Sie daran, dass Sie sich dabei an den Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter orientieren sollten, aber auch daran, welche Aufgaben sie vor ihrer Arbeit in einem cross-funktionalen Team wahrgenommen haben. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ein guter Manager ist, sollte er oder sie die Rolle des Projektleiters übernehmen.

Schritt 5: Festlegung von Teamregeln

In dieser Phase ist es notwendig, jedem Teammitglied einen bestimmten Verantwortungsbereich, Aufgaben und Befugnisse zuzuweisen. Legen Sie auch gemeinsame Regeln für die Zusammenarbeit und Interaktion für alle fest. So ist es beispielsweise sehr wichtig, die Grundregel für ein cross-funktionales Team festzulegen - die Möglichkeit, sich gegenüber allen Teammitgliedern zu äußern, die gewagtesten Ideen vorzuschlagen, andere nicht zu unterbrechen und alle Entscheidungen gemeinsam zu treffen.

Schritt 6: Aufrechterhaltung der Arbeit und Kommunikation

In dieser Phase geht es darum, eine enge Interaktion aufrechtzuerhalten, einen gemeinsamen Chatraum für alle Teammitglieder einzurichten und alle festgelegten Regeln zu befolgen, um eine effektive Zusammenarbeit zu erreichen. Der Leiter muss auch den Teamgeist und eine gesunde Arbeitsatmosphäre aufrechterhalten, die Mitarbeiter motivieren, Unterstützung bieten und auftretende Konflikte lösen. Es ist sehr wichtig, Konflikten, die während der Diskussion auf jeden Fall auftreten werden, nicht aus dem Weg zu gehen, sondern zu lernen, wie man sie kompetent löst und Kompromisse erzielt.

Darüber hinaus ist es in dieser Phase notwendig, eine Zwischenbilanz zu ziehen, die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten, die nächsten Schritte zu planen und die Fortschritte des Teams zu überwachen und gegebenenfalls wichtige Prozesse anzupassen.

Schlussfolgerung

Das cross-funktionale Team entwickelt sich zu einem immer beliebteren und populäreren Trend im Projektmanagement. Obwohl die Bildung einer solchen Arbeitsgruppe ein sehr komplexer und arbeitsintensiver Prozess ist, bleibt sie aufgrund ihrer Vorteile und ihrer hohen Leistungsfähigkeit ein erfolgreicher und relevanter Ansatz auf dem Markt. Das Wichtigste ist, die Teambildung ernst zu nehmen und die Regeln des gemeinsamen Handelns nicht zu vernachlässigen! In diesem Fall werden cross-funktionale Teams die Effizienz des Unternehmens als Ganzes steigern.