Gestión de proyectos por cadena crítica

¿Qué es la gestión de proyectos por cadena crítica y cómo se puede aplicar este método en el día a día a la hora de gestionar asuntos personales en vez de proyectos? Te lo contamos en este artículo.

En qué consiste el método de gestión de proyectos por cadena crítica

El método de gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM en inglés ) es una técnica de gestión de proyectos basada en la priorización y resolución de tareas utilizando un mínimo de recursos. La definición del término se refiere al método de realización del proyecto y sus objetivos. El significado de la gestión de proyectos por cadena crítica reside en la teoría de las restricciones. Tanto esta teoría como el propio mecanismo de gestión de proyectos por cadena crítica fueron acuñados en 1997 por el Dr. Eliyahu Goldratt, experto en gestión empresarial. Se escribió sobre la metodología de la cadena crítica por primera vez en el libro homónimo "Cadena crítica". Además, en el libro el método se contrastaba con otros métodos de gestión, como el cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos, que es con el que más se compara la metodología de la cadena crítica.

Según la teoría de las restricciones, el método de gestión de proyectos CCPM empieza a funcionar una vez elaborados el calendario del proyecto, las tareas y su dependencia mutua. Cada tarea tiene asociada una u otra restricción: plazos, insumos adicionales, etc. Si el proyecto no ha utilizado ningún recurso adicional, se considera que funciona mejor que el proyecto en el que sí se han necesitado recursos extra.

Método de la cadena crítica

El método de la cadena crítica es una forma de priorizar tareas que permite situar en las primeras fases del proyecto las actividades más críticas y aquellas tareas que requieren un alto riesgo. De esta manera, los buffers de recursos empiezan a usarse más tarde y se utilizan para hacer frente a imprevistos mientras se trabaja en tareas menos críticas. El objetivo de este método es eliminar cualquier retraso en el calendario del proyecto, evitar incertidumbres, la sobreestimación de la importancia y la complejidad de las tareas así como el mal uso de buffers de recursos (por ejemplo, añadir al proyecto mano de obra adicional que no era necesaria).

¿Qué es una cadena crítica?

Una cadena crítica es en realidad una lista de tareas con sus prioridades. Por ejemplo, tienes que limpiar tu piso. Sus principales tareas son limpiar el polvo, fregar, limpiar las baldas de los armarios abiertos, limpiar por encima de los armarios, limpiar el balcón, el baño, etc. Cada tipo de limpieza requiere productos de limpieza, esponjas y secuencias de acción específicas. Algunos tipos de limpieza son más importantes que otros: por ejemplo, sin aspirar primero la suciedad y fregar después, no se puede hacer limpieza en absoluto. Según la teoría de la cadena crítica, estas dos acciones estarán al principio, ya que son las básicas, las más importantes, las críticas en este "proyecto". Limpiar las baldas del armario, en cambio, se puede posponer o incluso usar el buffer de recursos: los niños que han vuelto del colegio o el tiempo adicional mañana después del trabajo. Tú, como gestor, eres el responsable de gestionar el buffer, no el equipo. Se supone que el equipo ya sabe cómo y qué hacer durante el trabajo. No se trata de dar formación al equipo: el método se utiliza cuando hay que terminar un proyecto y hacerlo bien y en un plazo determinado.

Componentes de una cadena crítica

¿Qué componentes hay en una cadena crítica?

1. Las acciones en sí. Se trata de las tareas que hay que agrupar, crear un método para su realización y priorizar. Sin ellas, la cadena crítica simplemente no existiría.

2. El tiempo que debe asignarse a cada tarea. Este es otro componente importante que hay que tener en cuenta a la hora de planificar un proyecto utilizando el método de la cadena crítica.

3. Los buffers. Los buffers son un nombre convencional para los recursos. Por ejemplo, los buffers de mano de obra es el personal adicional que puedes incorporar a un proyecto para garantizar su finalización con éxito; los buffers de efectivo es la financiación que teóricamente puedes conseguir; el buffer de tiempo es el tiempo del que aún dispones antes de la fecha límite. Para saber qué buffers puede haber en tu proyecto, sólo tienes que pensar en lo que podría salir mal.

Tipos de buffers en el método de la cadena crítica

En general, los buffers se clasifican en buffers de recursos, de alimentación y del proyecto. Veamos cada uno de ellos en detalle.

• Buffer de recursos.

Es el recurso en sí. En algunos casos, un buffer es un recordatorio de que el equipo de proyecto necesita activar un recurso u otro, pero en la mayoría de los casos un buffer es el recurso propiamente dicho. Se ofrece a los empleados en el momento cuando el recurso actual ya no es suficiente o va a ser insuficiente pronto.

• Buffer de alimentación.

Es un recurso también, pero se ofrece para su uso en un proyecto cuando se necesita en una cadena de acciones no crítica. Por ejemplo, el recurso de tiempo o fondo extra que los empleados pueden usar por si pasa algo.

• Buffer del proyecto.

Es el total de todos los buffers que se usan en un proyecto específico.

¿Cómo usar la cadena crítica con fines personales?

Y ahora la parte más importante: ¿cómo utilizar la cadena crítica en tu vida para completar tus propias tareas sin que sean un proyecto?

• Define las acciones. Antes de empezar a probar un nuevo método de priorización, encuentra las tareas que estarán incluidas en él.

• Crea un diagrama: qué depende de qué. ¿Qué acciones van a depender del resultado de otras acciones? ¿Cuántas tareas hay de este tipo? Estudia cada tarea: es probable que muchas de ellas dependen unas de otras.

• Define las limitaciones. Antes de empezar a trabajar con las tareas personales, es necesario entender qué recursos no tienes ni tendrás. Por ejemplo, necesitas preparar un desayuno rico, pero no tienes café. Podrías pedirlo, pero no tienes dinero para comprarlo ni para pagar la entrega a domicilio. Entonces, la falta de café es tu limitación. No vas a incluir en la lista de tareas la acción de "preparar café", porque no tienes ese café y no vas a hacer nada espontáneo para conseguirlo y completar la tarea.

• Define las tareas críticas. También se denominan ruta crítica, es decir, es una secuencia de acciones críticas en un caso determinado. No quiere decir que otras tareas no son importantes, pero las acciones que forman parte de la ruta crítica se deben completar en cualquier caso y en primer lugar.

• Define los buffers. Por ejemplo, puede que tengas un buffer de recursos: de tiempo, de mano de obra, de dinero, etc. Apunta qué buffers tienes y cómo puedes usarlos. "Si no me da tiempo de preparar café, puedo pedirlo a domicilio. Lo van a traer preparado y esto correrá a cuenta de mi buffer de dinero".

• Clasifica los recursos en tareas. Piensa qué tarea se puede resolver con ayuda de cada recurso. Apunta cómo exactamente vas a usar los recursos. Sí, la primera vez tendrás que apuntar mucho para aprender a pensar en términos de recursos y no en otras categorías como los plazos límites. El tiempo es un recurso también, y uno muy importante. Pero en el caso de proyectos de cadena crítica es más importante centrarse no en plazos estrictos, sino en gastar la menor cantidad de recursos posible y dedicar el menor esfuerzo necesario.

Cadena crítica y ruta crítica: ¿cuál es la diferencia?

El método de la cadena crítica y el método de la ruta crítica son dos conceptos diferentes. El método de la ruta crítica de gestión de proyectos se enfoca en una única secuencia de tareas principales relacionadas con el proyecto. Permite definir a todo el grupo del proyecto cómo será el proceso de trabajo para que se ajusten a él y terminen el proyecto en plazos establecidos. Si una tarea es complementaria y no está incluida en la ruta crítica del proyecto, es necesario eliminarla de la lista prioritaria. En general, se puede completar la lista, pero no en este momento.

El método de la cadena crítica concede la máxima prioridad a los recursos necesarios para completar el proyecto con éxito en el plazo fijado. Los recursos sobrantes (adicionales) también se incluyen en el proyecto, y si el equipo no los usa, se considera que el proyecto de la cadena crítica va avanzando bien. Es decir, el método de la cadena crítica se centra en los recursos necesarios para completar el proyecto mientras que el método de la ruta crítica trata sobre la planificación de proyecto y su realización en plazos establecidos. En esto consiste la diferencia entre el método de la ruta crítica y la cadena crítica.

Ventajas del método de la cadena crítica en la gestión de proyectos

¿Por qué el método de la cadena crítica es útil y rentable?

Sin duda ahorrarás recursos. Los verás como en la palma de tu mano: este recurso se puede usar aquí, y aquel, allá. Se vuelve muy fácil decidir qué recurso se puede destinar a una u otra parte del proyecto. La programación de la cadena crítica en la gestión de proyectos tiene mucho que ver con los recursos y no con marcos temporales.

Completarás las tareas de manera rápida y efectiva. El método de la cadena crítica tiene que ver con el uso de recursos necesarios en un plazo de tiempo corto y el reemplazo de esos recursos en la próxima etapa. Si necesitas realizar un trabajo bien y rápido u organizar el equipo, sin duda el método de la cadena crítica es para ti.

No tendrás que pensar en dar formación a tus empleados. No tienes que formar a tus trabajadores: se supone que ya saben usar softwares, hacer análisis y desempeñar bien sus funciones. No tienes que controlar lo que hacen, sino explicar una vez la secuencia de trabajo y los resultados que necesitas, y luego gestionar los buffers que asignas y usas en cada momento del proyecto.

Los pasos para usar el método de la cadena crítica en la gestión de proyectos

¿Cómo usar el método de la cadena crítica en la gestión de proyectos? Es más fácil de lo que podría parecer al principio. Para implementar con éxito el método de la cadena crítica en la gestión de tus proyectos, es necesario:

1. Definir la cadena crítica. Divide el proyecto en pequeñas tareas y luego en subtareas detalladas.

2. Define dos tipos de tareas. El primer tipo son las tareas necesarias para completar el proyecto. Por ejemplo, si quieres entrar en una universidad en el extranjero, necesitas reunir todos los documentos, poner apostillas, asegurarte de que todo esté correcto, redactar cartas de motivación, enviarlas a las universidades, pagar tasas por las solicitudes. Las tareas de la segunda etapa pueden formar parte de las de la primera etapa: en caso de que entres en una universidad extranjera, las tareas de segundo tipo serán más grandes en términos de recursos y tiempo. Se puede tratar de redactar una carta de presentación y un currículum, documentos de motivación así como la propia mudanza y las primeras semanas en un lugar nuevo para ti.

3. Define las limitaciones de los recursos. Para reducir al mínimo las interrupciones en el trabajo y los retrasos del proyecto, es necesario saber qué limitaciones tendrás. En el caso de entrar en una universidad extranjera, puede ser la falta de recursos monetarios para estudiar en la mejor universidad, desconocimiento de una lengua extranjera, poco tiempo hasta la fecha de inicio de los estudios, falta de documentos para que te concedan una beca, etc.

4. Reparte las tareas entre los miembros del equipo. Asegúrate de que cada empleado haga lo que se le dé bien: es especialmente importante si es la primera vez que reúnes el equipo con el que planteas trabajar en el proyecto. Permite que el equipo trabaje con diferentes tareas, no hagas microgestión, es decir, no controles el proyecto en cada momento ni averigües su estado varias veces al día.

5. Renuncia a la multitarea. En este caso no jugará a tu favor. Prohíbe cambiar entre las tareas, porque esto puede perjudicar la productividad. Céntrate en cada tarea y pide a los empleados que hagan lo mismo.

6. Crea diferentes buffers de recursos. Por ejemplo, un buffer de tiempo o buffer de mano de obra adicional. Los estudios muestran que este enfoque permite completar los proyectos un 25% más rápido que los que se dirigen sin este método de base.

7. Evita malgastar el tiempo. Reduce al 50% el tiempo necesario para completar las tareas. Si para entrar en una universidad en el extranjero se suele necesitar un año, tienes que completar esa tarea en medio año. Si necesitas más tiempo, puedes usar los buffers: añadir recursos, incluidos los de tiempo y dinero, a los que ya se están usando. Gracias a los plazos reducidos, se podrá realizar las tareas de manera mucho más efectiva y el equipo tendrá la máxima productividad.

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Conclusión

Gestionar proyectos con el método de la cadena crítica es una manera cómoda de solucionar problemas a los que se enfrentan los encargados de proyectos y de asignar responsabilidades dentro del equipo. Los principios básicos del método de la cadena crítica son gestionar los buffers de recursos en vez de microgestionar a los empleados, ofrecer a los empleados que desempeñen las funciones que les resultan familiares, distribuir los recursos entre las tareas, identificar las principales tareas que se deben hacer en primer lugar y reducir el tiempo para completar las acciones. Este método brinda la oportunidad de completar los proyectos más rápido, de mejor calidad y obtener el mejor resultado. Además, el directivo que utilice este método puede contar con un alto nivel de motivación de empleados y con el tiempo suficiente para experimentar: no tiene que dedicar mucho esfuerzo para formar al personal y explicarle cómo quiere que se haga el proyecto.