Hoshin Kanri

Was ist Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri - zu Deutsch etwa: Hoshin-Management - ist ein Instrument zur Erreichung der langfristigen Unternehmensziele, die durch die Abstimmung der Ziele auf strategischer, taktischer und operativer Unternehmensebene umgesetzt werden.

Die strategische Ebene wiederum umfasst Ziele, Entscheidungen und Handlungen, die sich auf das Unternehmen als Ganzes beziehen und seine Entwicklungsrichtung bestimmen. Auf der taktischen Ebene beginnen die Führungskräfte und das mittlere Management mit der Umsetzung des strategischen Plans und ergreifen konkrete Maßnahmen, um vor allem kurzfristige Ziele zu erreichen. Die operative Ebene hingegen sorgt dafür, dass die sich wiederholenden Aufgaben erledigt werden. Somit zielt die Hoshin-Kanri-Methode darauf ab, dass Fachleute aller Ebenen an einem Strang ziehen und in dieselbe Richtung gehen. Es ist allgemein bekannt, dass die Mitarbeiter, die die Mission und Ziele des Unternehmens erkennen und teilen, besser als andere arbeiten und eine höhere Arbeitsproduktivität aufweisen.

Wie ist die Hoshin-Kanri-Methode entstanden?

Hoshin Kanri wird auch als Policy Deployment oder Management by Policy bezeichnet. Es geht darum, die Bemühungen der einfachen Mitarbeiter und ihre Aktivitäten mit den strategischen Plänen des Unternehmens in Einklang zu bringen.

Dieser Ansatz entstand im Japan der Nachkriegszeit, um die Wirtschaft des Landes wieder aufzubauen und zu erhalten. Er wurde von dem Planer Yoji Akao in den 1950er Jahren entwickelt. Die Bezeichnung der Methode setzt sich aus drei Wörtern zusammen: "hoshin" - Kompass, "kan" - Management und "ri" - Vernunft, Logik. Wenn man sie miteinander verbindet, erhält man den Begriff "Richtungsweisende Anleitung".

Eines der ersten Unternehmen, die die Hoshin-Kanri-Methode anwandte, war die japanische Tochtergesellschaft des Technologieunternehmens Hewlett-Packard. Dort wurde der Ansatz als System von Managementregeln und -prinzipien eingesetzt, das die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aktivitäten motivieren, anleiten und koordinieren sollte.

7 Schritte zur Einführung von Hoshin Kanri

Die Hoshin-Kanri-Methode umfasst sieben Schritte, die dazu beitragen, die Anstrengungen aller Unternehmensebenen mit den festgelegten strategischen Prioritäten zu synchronisieren. Der Prozess beginnt mit der langfristigen Planung und endet mit der Festlegung lokaler Optimierungsziele und der Überwachung ihrer Umsetzung. Schauen wir uns jeden Schritt genauer an:

• Festlegung von Zielen und Strategien

In der ersten Etappe sollten Führungskräfte ihre langfristigen Ziele und strategischen Entwicklungsrichtungen so präzise und konkret wie möglich formulieren. Es ist wichtig, dass Sie dabei von der Mission und der Zielgruppe Ihrer Organisation ausgehen. Hauptsache, Sie überzeugen sich davon, dass Sie eine klare Marschrichtung haben, die den Bedürfnissen potenzieller Kunden entspricht, und dass Sie diese Richtung auch wirklich einschlagen. So können Sie sich auf die Hauptziele konzentrieren.

• Konkretisierung der Ziele nach Richtungen

Jedes der in der vorangegangenen Etappe festgelegten Ziele sollte in konkretere taktische Aufgaben unterteilt werden, die nach und nach zur vollständigen Umsetzung des groß angelegten strategischen Plans führen werden. In dieser Etappe ist es wichtig, solche Ziele zu formulieren, die sich leicht messen und bewerten lassen und genau zu definieren, welche Ergebnisse akzeptabel sind und wie man sie verbessern kann.

• Entwicklung eines Aktionsplans

Auf der Grundlage der konkreten Ziele und Aufgaben werden eine Liste von erforderlichen Maßnahmen und ein Leitfaden dazu erstellt. Des Weiteren ist eine Aufstellung aller erforderlichen Ressourcen und Instrumente für den Hoshin-Kanri-Prozess erforderlich. Zu den Maßnahmen können eine Marketingkampagne, die Aus- und Weiterbildung des Personals, die Verbesserung des Dienstleistungsangebots usw. gehören.

• Festlegung von Indikatoren und Leistungskennwerten

Für jedes der Ziele und Aufgaben werden bestimmte Indikatoren - KPIs - festgelegt, die deutlich machen, inwieweit die Leistungsergebnisse des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum den Vorgaben entsprechen. Als solche Indikatoren können z. B. der Zufluss an Neukunden, die Anzahl der Wiederholungskäufe und andere Kennzahlen dienen.

• Kommunikation und Abstimmung

Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen den Zielen des Unternehmens und den operativen Möglichkeiten zu sichern. Dies kann durch aktive Kommunikation mit Fachleuten auf verschiedenen Unternehmensebenen, durch regelmäßige Rückmeldungen zu einer bestimmten Entscheidung und durch die Anpassung aller Feinheiten und Nuancen bei der Umsetzung des Strategieplans erreicht werden. In diesem Fall wird man in der Lage sein, bestehende Diskrepanzen zwischen den gewünschten und den tatsächlichen Bedingungen zu beseitigen, die Ziele sachkundig zu korrigieren und sie in der vorgegebenen Frist zu erreichen, denn darauf wird das gesamte Team hinarbeiten.

• Ausführung des Plans

Das können unmittelbar der Start einer Werbekampagne, Maßnahmen zur Verbesserung des Kundendienstes, aktive Pflege der sozialen Netzwerke des Unternehmens oder ein Rebranding sein. Mit anderen Worten, es handelt sich um die Umsetzung der geplanten Strategie unter Berücksichtigung aller oben beschriebenen Feinheiten. Dabei kommt es darauf an, den Plan konsequent zu erfüllen, die KPIs im Auge zu behalten und dafür zu sorgen, dass die Aktionen aller Fachleute aufeinander abgestimmt werden.

• Auswertung der Zwischenbilanz und Verbesserung der Prozesse

Es ist notwendig, alle von den Mitarbeitern zur Zielerreichung ergriffenen Maßnahmen zu kontrollieren und sie mit den festgelegten KPIs abzugleichen. Der Fortschritt muss überwacht werden, um Pläne schnell anzupassen, Fehler zu korrigieren und so Risiken und Verluste zu minimieren. In der Regel werden bei der Umsetzung des Plans bestimmte Details aufgedeckt, die einer Überarbeitung und Verbesserung bedürfen.

Die Umsetzung der Hoshin-Kanri-Methode erfordert also eine gründliche Vorbereitung, ständige Kommunikation zwischen allen Fachleuten, die an der Planumsetzung direkt beteiligt sind und eine regelmäßige Kontrolle der Ergebnisse. Dieser Schritt-für-Schritt-Ansatz ermöglicht es, auf allen Unternehmensebenen ein klares Verständnis der Ziele zu schaffen und erhöht dadurch die Wahrscheinlichkeit, dass der Erfolg schon in nächster Zeit erreicht wird.

Tipps zur Einführung von Hoshin Kanri

Tipp 1. Nicht mehr als fünf Ziele auf einmal anvisieren

Versuchen Sie in der ersten Etappe nicht, so viele Hypothesen wie möglich aufzustellen und ein Dutzend globaler Ziele zu formulieren. Denken Sie daran, dass ambitionierte Pläne keine Gewähr dafür sind, dass alle Vorsätze realisiert werden. Außerdem sind die Ressourcen und Mittel eines jeden Unternehmens begrenzt. Die Konzentration auf eine kleine Anzahl der wichtigsten und realistischsten Ziele erhöht Ihre Erfolgschancen. Optimal ist es, sich im Rahmen des Hoshin-Kanri-Prozesses nicht mehr als fünf Ziele zu setzen, oder noch besser, sich auf zwei bis drei zu konzentrieren.

Tipp 2. SMART-Technik bei der Zielsetzung nutzen

Der Sinn dieser Zielsetzungstechnik besteht darin, abstrakte Ziele verständlich, konkret und leicht erreichbar zu machen. SMART ist eine Abkürzung für fünf Kriterien, denen ein gutes Ziel entsprechen sollte:

• S - specific, das heißt, konkret. Das bedeutet, dass das Ziel so genau wie möglich formuliert werden sollte, damit niemand präzisieren muss, was eigentlich gemeint war;

• M - measurable, messbar. Das heißt, das Ziel sollte so beschaffen sein, dass es leicht gemessen werden kann, um festzustellen, ob es erreicht wurde oder nicht. In der Regel geht dies aus genauen Daten hervor, z. B. aus der Zahl der Neukunden, der Zahl der Wiederholungskäufe, dem Prozentsatz der Nutzer, die eine bestimmte Handlung auf der Website durchgeführt haben, usw;

• A - achievable, erfüllbar. Dieses Kriterium setzt voraus, dass die Ziele realistisch sind und man sie mit den verfügbaren Ressourcen erreichen kann;

• R - relevant. Mit anderen Worten: Die Ziele, die im Rahmen des Hoshin-Kanri-Prozesses erreicht werden sollen, müssen mit dem Hauptziel des Unternehmens übereinstimmen und zur Erreichung übergeordneter Ziele beitragen;

• T - time bound, das heißt, zeitlich begrenzt oder mit einem Endtermin versehen. Ein richtig gesetztes Ziel muss unbedingt eine Frist aufweisen.

Wenn Sie die SMART-Methode anwenden, werden die von Ihnen gesetzten Ziele für alle klar, leicht zu kontrollieren und schnell zu erreichen sein. Darüber hinaus erfordert dieser Ansatz keinen zusätzlichen Zeit- oder Kostenaufwand; Sie müssen lediglich Ihr Ziel analysieren und so formulieren, dass es alle fünf Kriterien erfüllt.

Tipp 3. Die Catchball-Methode bei der Arbeit am Aktionsplan anwenden

Dies ist die wirksamste Methode, um einen Konsens zwischen der Führungsebene und den einfachen Mitarbeitern zu erreichen. Die Catchball-Technik wird aktiv bei der Entwicklung von Taktiken eingesetzt und geht der unmittelbaren Umsetzung der Pläne voraus. Die Technik selbst besteht darin, dass ein imaginärer Ball (d. h. das formulierte Ziel oder die Aufgabe, die so schnell wie möglich gelöst werden muss) zwischen den Fachleuten verschiedener Unternehmensebenen hin und her geworfen wird. Das geht so lange, bis die Aufgabe und die Methode ihrer Erledigung mit jedem Mitarbeiter abgestimmt worden sind, die sich direkt am Hoshin-Kanri-Prozess beteiligen. Die Catchball-Methode wurde speziell entwickelt, um die Kommunikation zwischen allen Ebenen im Unternehmen zu erleichtern. Das führt zu einem gemeinsamen Verständnis und dem Gefühl der Verantwortung für die globalen Ziele des Unternehmens sowie zu einer stärkeren Einbeziehung aller Mitarbeiter in die Arbeitsprozesse.

Tipp 4. Das PDCA-Modell zur Verbesserung der Entwicklungsprozesse einsetzen

PDCA oder Deming-Kreis, benannt nach dem amerikanischen Forscher William Deming, der diese Methode entwickelt hat, gilt als Modell für die Verbesserung von Geschäftsprozessen und die Kontrolle der Produktqualität. Die Abkürzung PDCA steht für "Plan-Do-Check-Act", was im Deutschen auch mit 'Planen - Umsetzen - Überprüfen - Handeln' übersetzt wird. Das ist die Bezeichnung der vier Hauptetappen, aus denen der Deming-Kreis besteht:

• Plan - hier muss man verstehen, was und wie getan werden soll, um das Beabsichtigte umzusetzen;

• Do - alles Notwendige strikt nach Plan ausführen;

• Check - prüfen, was daraus geworden ist und das Ergebnis messen;

• Act - die Fehler berichtigen und den Plan korrigieren;

Anschließend muss der Kreislauf wiederholt werden, indem man die vorhandenen praktischen Erfahrungen berücksichtigt.

Der Vorteil dieser Methode ist ihre Schnelligkeit und Universalität, denn PDCA kann in ganz verschiedenen Tätigkeitsfeldern eingesetzt werden, um Hypothesen zu prüfen, Ziele zu erreichen und Probleme in allen möglichen Produktionsbereichen schnell zu lösen.

Tipp 5. In der Etappe der Planausführung die Methode "Management By Wandering Around" praktizieren

MBWA ist einer der mobilen Führungsstile, dessen Hauptmerkmal darin besteht, dass Führungskräfte oder der Unternehmensleiter selbst in bestimmten Abständen direkt die Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter aufsuchen, mit ihnen sprechen, sich nach ihren Fortschritten erkundigen und die Aktivitäten im Büro beobachten. Der Hauptzweck dieser Methode besteht darin, die Kommunikation zu verbessern und Vertrauen zu den Mitarbeitern aufzubauen, ihre Produktivität zu steigern und das Interesse an der Arbeit zu erhöhen.

Genauso wie Hoshin Kanri wurde die MBWA-Methode erstmals von Managern von Hewlett-Packard angewandt. Sie waren der Meinung, dass sie 10 bis 15 Prozent ihrer Arbeitszeit für Gespräche mit Fachleuten auf verschiedenen Ebenen ihres Unternehmens aufbringen sollten. Auf diese Weise können sie Probleme und Schwierigkeiten rechtzeitig erkennen, sie schnell lösen, die Leistung des Unternehmens objektiv bewerten und das Image des Managements in den Augen der Mitarbeiter verbessern. Aber für Führungskräfte, die MBWA aktiv praktizieren und einen offenen Kommunikationskanal sowohl für die formelle als auch für die informelle Kontrolle anstreben, ist es wichtig, eine übermäßige Einmischung in die Arbeit ihrer Untergebenen zu vermeiden.

Vor- und Nachteile der Hoshin-Kanri-Methode

Gehen wir näher auf die positiven Aspekte des Einsatzes von Hoshin Kanri ein. Durch diese Technik erhält man:

• eine Übereinstimmung der strategischen Pläne mit operativen Maßnahmen;

• ein klares Verständnis der Ziele durch die Mitarbeiter, ein Gefühl der Verantwortung für die gemeinsame Sache;

• eine Steigerung der Motivation der Mitarbeiter;

• Flexibilität und hohe Anpassungsfähigkeit;

• Konzentration auf die Ergebnisse und die Verbesserung der Produktqualität;

• einen systemischen Ansatz, d.h. die Vereinfachung des Informationsaustauschs und Erhöhung der Transparenz bei Geschäftsprozessen.

Dennoch hat Hoshin Kanri auch Nachteile, und das sind unter anderem:

• Schwierigkeit der Umsetzung: die regelmäßige Anwendung von Hoshin Kanri kann ein energie- und arbeitsaufwendiger Prozess sein;

• die Notwendigkeit, Mitarbeiter kontinuierlich zu schulen, denn das Hoshin-Kanri-System erfordert eine regelmäßige Weiterbildung, was Zeit und andere zusätzliche Ressourcen erfordert;

• große Mengen an Dokumentation: dieses Instrument setzt Berichte voraus, was nur eine zusätzliche Belastung für das Personal ist;

• zu viele Formalitäten: Die Notwendigkeit, sich strikt an vorgegebene Pläne und Leitlinien zu halten.

Die Organisationen müssen die möglichen Schwierigkeiten bei der Umsetzung von Hoshin Kanri und die Nachteile der Methode im Voraus bedenken, um sie auszugleichen und so ausschließlich die positiven Ergebnisse beim Einsatz dieses Instruments zu sehen.

Hoshin Kanri Matrix

Um den gesamten Prozess von Hoshin Kanri zu visualisieren, wird eine Matrix verwendet. Die X-Matrix ist ein Instrument für strategische Planung, mit dem man Ziele, Prioritäten, Strategien und Messgrößen des Unternehmens sowie die Maßnahmen zur Umsetzung des Plans und die Liste der dafür verantwortlichen Personen visualisieren kann.

Nach dem klassischen Muster ist die Matrix in vier Hauptsektoren unterteilt:

• Langfristige strategische Ziele sind Ziele, die die Entwicklungsrichtung des Unternehmens oder einer seiner Abteilungen festlegen. Sie werden in der Regel auf der Managementebene definiert.
• Jährliche bzw. taktische Ziele - diese werden aus den langfristigen Zielen abgeleitet und stehen in direktem Zusammenhang mit deren Erreichung. Gerade diese Ziele werden in konkretere Ziele unterteilt, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums, nicht unbedingt eines Jahres, erreicht werden sollen. Es ist notwendig, in der Matrix die Verbindung zwischen den langfristigen und den jährlichen Zielen festzulegen, d. h. anzugeben, welches langfristige Ziel durch ein bestimmtes jährliches Ziel erreicht werden kann.
• Prioritäten der oberen Ebene: dabei handelt es sich um die notwendigen Maßnahmen, Aktivitäten, Instrumente und Ressourcen, die zur Erreichung der jährlichen Ziele eingesetzt werden sollten. Die Matrix selbst sollte auch die Verbindung zwischen diesen Maßnahmen und den Jahreszielen aufzeigen, für die sie benötigt werden.
• Kennwerte und Indikatoren der Zielerreichung: das sind die Messgrößen, nach denen das Arbeitsergebnis anschließend beurteilt wird.

Die Ecken der Matrix sollen die Abhängigkeiten zwischen allen Unternehmensaktivitäten in jedem der vier Bereiche visualisieren. Die für jede Tätigkeitsrichtung zuständigen Mitarbeiter können in einem Anhang zur Matrix oder in derselben Zeile wie die Tätigkeit angegeben werden.

Vom Inhalt und Zweck her ist die X-Matrix dasselbe Instrument wie Hoshin Kanri, hat aber den Vorteil der Anschaulichkeit und Visualisierung der Daten. Erfahrene Manager empfehlen deshalb, Hoshin Kanri und die Matrix gemeinsam zu verwenden, um die aktuelle Situation, die beschlossene langfristige Strategie und den ausgearbeiteten Umsetzungsplan möglichst vollständig widerzuspiegeln. In diesem Fall kann die Wirkung der beiden Methoden sogar maximiert werden.

Beispiele der Nutzung von Hoshin Kanri

Wie wir bereits gelernt haben, kann die Hoshin-Kanri-Methode eingesetzt werden, um mehrere Ziele in jedem Tätigkeitsbereich zu erreichen. So kann dieses Instrument beispielsweise auf ein strategisches Ziel wie die Steigerung des Marktanteils um 20 Prozent in den nächsten drei Jahren angewandt werden. Dieses Ziel wird nach den SMART-Kriterien formuliert, d. h., es ist möglichst konkret, messbar und real, steht im Zusammenhang mit der globalen Mission des Unternehmens und ist zeitlich begrenzt. Von diesem strategischen Ziel wird das jährliche oder taktische Ziel abgeleitet, z. B.: Steigerung der Warenproduktion um 15 Prozent in diesem Jahr.

Des Weiteren muss ein Aktionsplan zur Erfüllung der Aufgabe entwickelt werden. Er kann die Einführung neuer Technologien zur Steigerung der Produktivität, die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter, eine Marketingkampagne zur Gewinnung neuer Kunden usw. beinhalten. Nachdem der Plan ausgearbeitet ist, muss man mit seiner Umsetzung sowie der Überwachung und Verfolgung des Zwischenergebnisses beginnen, auf dessen Grundlage die Maßnahmen angepasst und die Geschäftsprozesse verbessert werden. Man darf nicht vergessen, dass es in jeder Etappe - von der Formulierung des Ziels bis zur unmittelbaren Planumsetzung und Überwachung - notwendig ist, alle Maßnahmen und Entscheidungen der Geschäftsführung mit den Mitarbeitern zu koordinieren, die mit der Umsetzung auf höchster Ebene betraut werden sollen.

Die Hoshin-Kanri-Technik trägt dazu bei, dass die Kunden noch zufriedener werden, das Unternehmen in seiner Branche die führende Rolle übernimmt, auf den internationalen Markt kommt und eine Vielzahl anderer Ziele erreicht. Dazu ist es allerdings notwendig, das Hoshin-Kanri-Instrument richtig einzusetzen, die sieben oben beschriebenen Schritte zu befolgen, die Tipps der Lectera-Experten zu berücksichtigen und die Branche, in der sich das Unternehmen entwickelt, genau zu kennen.

Zusammenfassung

Hoshin Kanri ist nicht nur eine ausgezeichnete Zielsetzungstechnik, sondern auch ein Instrument, mit dem das Unternehmen sich schnell an Veränderungen auf dem externen Markt anpassen, Pläne schneller verwirklichen und Erfolge erzielen kann. Hoshin Kanri und die X-Matrix machen es einfach, die erzielten Ergebnisse mit klaren KPIs zu messen, was den Managementprozess zielgerichtet macht und sachgerecht gestaltet. Darüber hinaus gewährleistet Hoshin Kanri die Koordinierung der Rollen und Verantwortlichkeiten aller Team-Mitglieder, eine effektive Kommunikation und damit die Steigerung der Gesamtproduktivität jedes Mitarbeiters. Dabei ist diese Methode relativ kostengünstig und leicht anwendbar. Auch dann, wenn Ihr Unternehmen floriert und sich in einem beeindruckenden Tempo entwickelt, wird die Anwendung der Hoshin-Kanri-Methode nicht überflüssig sein und nützliche Erkenntnisse liefern!