Хосин Канри

Что такое Хосин Канри

Хосин Канри (Hoshin Kanri) - это инструмент для достижения долгосрочных целей компании, которые реализуются благодаря согласованности задач на стратегическом, тактическом и операционном уровне организации.

В свою очередь, стратегический уровень предполагает цели, решения и действия, относящиеся ко всей компании в целом и определяющие пути ее развития. На тактическом уровне менеджеры и управленцы среднего звена приступают к реализации стратегического плана и предпринимают конкретные шаги, достигая прежде всего более краткосрочных целей. А операционный уровень обеспечивает решение многократно повторяющихся задач. Таким образом, подход Хосин Канри направлен на то, чтобы специалисты всех уровней работали согласованно и двигались в одном направлении. Как известно, сотрудники, которые осознают и разделяют миссию и цели компании, работают лучше других и имеют более высокую производительность труда.

Как появился метод Хосин Канри

Хосин Канри также называют развертыванием политики или управлением на основе политики. Именно это и предполагает координацию усилий рядовых сотрудников и их деятельности со стратегическими планами компании.

Этот подход появился в послевоенной Японии для восстановления и поддержания экономики страны. Его разработал специалист по планированию Едзи Акао еще в 1950-х. Название метода происходит от трех слов: «хосин» - это компас, «кан» - управление и «ри» - разум, логика. Соединив их вместе, мы получим «руководство, задающее направление работы».

Одной из первых организаций, использовавших метод Хосин Канри, был японский филиал технологической компании Hewlett-Packard. В ее рамках подход применяли как систему правил и принципов управления, призванную мотивировать сотрудников, направлять и координировать их повседневную деятельность.

7 шагов для внедрения Хосин Канри

Метод Хосин Канри предполагает семь этапов, которые помогают синхронизировать усилия всех уровней компании с установленными стратегическими приоритетами. Процесс начинается с долгосрочного планирования, а завершается постановкой локальных задач по оптимизации и контролем за их исполнением. Рассмотрим каждый шаг подробнее:

1. Определение целей и стратегий

На первом этапе руководители должны наиболее точно и конкретно сформулировать долгосрочные цели и стратегические направления развития. При этом важно отталкиваться от миссии вашей организации и ее целевой аудитории. Главное - убедиться в том, что у вас есть четкое направление движения, оно соответствует потребностям потенциальных клиентов и вы следуете ему. Это позволит сосредоточиться только на самых важных целях.

2. Конкретизация целей по направлениям

Каждую из поставленных на предыдущем этапе целей необходимо разбить на более конкретные тактические задачи, которые постепенно приведут к полному выполнению масштабного стратегического плана. На этом этапе важно поставить такие цели, которые можно легко измерить и оценить, а также точно определить, какие результаты будут приемлемы и каким образом их улучшить.

3. Разработка плана действий

На основе конкретных целей и задач разрабатывается перечень необходимых действий и руководство к ним, а также прописываются все необходимые ресурсы и инструменты, которые следует использовать в процессе Хосин Канри. Среди таких действий может быть проведение маркетинговой кампании, обучение сотрудников и повышение квалификации, улучшение сервисного обслуживания и так далее.

4. Установление индикаторов и показателей эффективности

Для каждой из целей и задач устанавливаются определенные показатели - KPI, которые наглядно продемонстрируют, насколько результаты деятельности компании за определенный период соответствуют ранее запланированным. Например, в качестве таких показателей может служить приток новых клиентов, количество повторных продаж и другие метрики.

5. Коммуникация и согласование

Важно обеспечить баланс между целями организации и операционными возможностями. Этого можно достичь, постоянно поддерживая активную коммуникацию со специалистами на разных уровнях организации, регулярно получая от них обратную связь по тому или иному решению, согласовывая все тонкости и нюансы при реализации стратегического плана. В таком случае у вас получится устранить имеющиеся разрывы между желаемыми и фактическими условиями, грамотно скорректировать цели и достичь их в назначенные сроки, ведь для этого будет слаженно работать вся команда.

6. Исполнение плана

Это может быть непосредственно запуск рекламной кампании, действия по улучшению клиентского сервиса, активное ведение социальных сетей компании, ребрендинг. Иными словами, это и есть реализация задуманной стратегии с учетом всех тонкостей, о которых было рассказано выше. Важно последовательно выполнять намеченный план, следить за KPI и обеспечивать согласованность действий всех специалистов.

7. Подведение промежуточных итогов и совершенствование процессов

Необходимо контролировать все действия, предпринимаемые сотрудниками для достижения целей, оценивать их по сравнению с поставленными KPI. Прогресс важно отслеживать для того, чтобы оперативно корректировать планы, исправлять допущенные ошибки и тем самым минимизировать риски и потери. Как правило, в процессе реализации плана обязательно обнаруживаются те или иные детали, требующие доработки и совершенствования.

Так, внедрение метода Хосин Канри требует серьезной подготовки, постоянной коммуникации между всеми специалистами, непосредственно участвующими в реализации плана, и регулярного мониторинга результатов. Такой пошаговый подход позволяет сформировать четкое понимание целей и задач на всех уровнях компании, тем самым повышая вероятность достичь успеха в ближайшее время.

Советы по внедрению Хосин Канри

Совет 1. Сосредоточьтесь не более чем на пяти целях

На первом этапе не стремитесь выдвинуть как можно больше гипотез и сформулировать десяток глобальных целей. Помните, что амбициозные планы еще не гарантируют того, что всё задуманное будет реализовано. К тому же ресурсы и средства любой компании ограниченны. Фокусировка на небольшом количестве наиболее важных и реалистичных целей повысит ваши шансы на успех. Оптимальнее всего выдвинуть для достижения в процессе Хосин Канри не более пяти целей, а еще лучше - сосредоточиться на двух-трех.

Совет 2. При постановке целей воспользуйтесь техникой SMART

Суть этой методики целеполагания заключается в том, чтобы сделать абстрактные задачи понятными, конкретными и легкодостижимыми. SMART - это аббревиатура, в ней зашифрованы пять критериев, которым должна соответствовать правильная цель:

• S - specific, то есть конкретная. Это значит, что цель нужно сформулировать максимально точно, чтобы не пришлось уточнять, что именно имелось в виду;

• M - measurable, измеримая. То есть цель должна быть такой, чтобы ее легко можно было измерить и определить, достигнута она или нет. Как правило, это понятно по точным данным, например, количеству новых клиентов, числу повторных продаж, проценту пользователей, совершивших целевое действие на сайте, и так далее;

• A - achievable, то есть выполнимая. Этот критерий предполагает постановку реалистичных целей, которых возможно достичь при имеющихся ресурсах;

• R - relevant, релевантная. Иными словами, цели, выдвигаемые для достижения в процессе Хосин Канри, должны соответствовать глобальной цели компании, способствовать достижению еще более масштабных задач;

• T - time bound, то есть ограниченная по времени или имеющая дедлайн. У грамотно поставленной цели обязательно должен быть срок.

Если вы воспользуетесь SMART-методикой, то поставленные цели будут понятны всем, легко контролируемы и быстро достижимы. К тому же этот подход не требует дополнительных временных или финансовых затрат, достаточно проанализировать вашу цель и сформулировать ее так, чтобы она соответствовала всем пяти критериям.

Совет 3. При разработке плана действий воспользуйтесь методом Catchball

Это наиболее эффективный метод достижения консенсуса между высшим руководством и рядовыми сотрудниками. Методика Catchball активно используется при разработке тактики и предшествует непосредственно реализации планов. Сама техника заключается в перебрасывании воображаемого мяча (то есть сформулированной цели или задачи, которая нуждается в скорейшем достижении) между специалистами разных уровней компании. Это продолжается до тех пор, пока та или иная задача и способ ее исполнения не будут согласованы с каждым сотрудником, непосредственно принимающим участие в процессе Хосин Канри. Метод Catchball был разработан специально для упрощения коммуникации между всеми уровнями организации. В результате это приводит к общему пониманию и чувству ответственности за глобальные цели компании, а также повышению вовлеченности всех сотрудников в рабочие процессы.

Совет 4. Примените модель PDCA для улучшения процессов разработки

PDCA, или циклом Деминга, названным так по фамилии американского исследователя Уильяма Деминга, который и разработал этот метод, принято считать модель совершенствования бизнес-процессов и контроля качества продуктов. Аббревиатура PDCA означает Plan-Do-Check-Act, или «Планирование - Действие - Проверка - Действие». Это и есть четыре ключевых этапа, из которых состоит цикл Деминга:

• Plan - понять, что и как нужно делать для реализации задуманного;

• Do - сделать всё, что потребуется, четко по плану;

• Check - проверить, что из этого получилось, измерить результат;

• Act - исправить ошибки и скорректировать план;

• повторить цикл заново с учетом полученного практического опыта.

Преимущество этого метода в его оперативности и универсальности - PDCA можно использовать в самых разных сферах деятельности для проверки гипотез, достижения целей и быстрого решения возникших проблем во всевозможных областях производства.

Совет 5. На этапе исполнения плана практикуйте Management by wandering around

Это один из мобильных стилей управления, ключевая особенность которого заключается в том, что менеджеры высшего звена или непосредственно руководитель с определенной периодичностью обходят рабочие места своих сотрудников, беседуют с ними, интересуются их успехами и наблюдают за деятельностью в офисе. Основная цель такого приема - улучшение коммуникации и выстраивание доверительных отношений с сотрудниками, повышение производительности и их заинтересованности в работе.

Как и Хосин Канри, метод MBWA впервые был использован менеджерами Hewlett-Packard. Они полагали, что от 10 до 15% своего рабочего времени необходимо тратить на беседы со специалистами разных уровней компании. Это позволяет своевременно выявлять проблемы и трудности, оперативно их разрешать, объективно оценивать работу компании, а также улучшать имидж руководства в глазах сотрудников. Однако тем руководителям, которые активно практикуют MBWA и стремятся к созданию открытого канала коммуникации как для формального, так и неформального контроля, важно избегать чрезмерной вовлеченности в работу своих подчиненных.

Преимущества и недостатки метода Хосин Канри

Остановимся подробнее на положительных сторонах использования Хосин Канри. Эта техника обеспечивает:

• согласованность действий между стратегическими планами и оперативными действиями;

• четкое понимание сотрудниками целей, чувство сопричастности к общему делу;

• повышение мотивации рядовых сотрудников;

• гибкость и высокую адаптивность;

• сосредоточенность на результатах и улучшении качества продукции;

• системный подход, то есть упрощение процессов обмена информацией и повышение прозрачности бизнес-процессов.

Тем не менее Хосин Канри обладает и недостатками, среди которых:

• сложность внедрения - регулярное использование Хосин Канри может быть энергозатратным, требующим значительных усилий процессом;

• необходимость постоянного обучения сотрудников - система Хосин Канри требует регулярного повышения квалификации, для чего необходимо время и другие дополнительные ресурсы;

• большие объемы документации - этот инструмент предполагает использование отчетности, которая создает лишь дополнительную нагрузку сотрудникам;

• формализованность - то есть необходимость четко следовать заранее установленным планам и руководствам.

Организациям необходимо заранее учитывать возможные сложности, связанные с внедрением Хосин Канри, и недостатки метода для того, чтобы нивелировать их и в результате столкнуться только с положительными последствиями использования этого инструмента.

Матрица Хосин Канри

Для того чтобы визуализировать весь процесс Хосин Канри, используют матрицу. Х-матрица - это инструмент стратегического планирования, позволяющий наглядно изобразить цели компании, приоритеты, используемые стратегии и метрики, а также действия для исполнения плана и список ответственных за это лиц.

Согласно классическому шаблону, матрица разделена на четыре главных сектора:

• Долгосрочные стратегические цели - это цели, определяющие направление развития компании или определенного ее отдела. Как правило, они формулируются на уровне руководства.

• Годовые, или тактические цели - они разрабатываются исходя из долгосрочных и связаны непосредственно с их выполнением. Именно эти цели разбивают на более конкретные задачи, которые должны быть достигнуты в течение определенного периода, и вовсе не обязательно года. В матрице между долгосрочными и годовыми целями необходимо отметить их связь, то есть уточнить, какая долгосрочная цель может быть достигнута с помощью той или иной годовой цели.

• Приоритеты высшего уровня - это и есть необходимые действия, мероприятия, инструменты и ресурсы, которые следует реализовать для достижения ежегодных целей. В самой матрице также следует обозначить связь между этими действиями и теми годовыми целями, для осуществления которых они нужны.

• Показатели и индикаторы достижения целей - это те метрики, по которым впоследствии будут оценены результаты деятельности.

В углах матрицы должны быть визуализированы зависимости между всеми видами деятельности компании в каждом из четырех секторов. Ответственные за каждое направление работы сотрудники могут быть указаны в приложении к матрице или в одной строке с видом деятельности.

По своему содержанию и назначению Х-матрица является тем же инструментом, что и Хосин Канри, однако ее преимущество в наглядности и визуализации данных. Поэтому опытные руководители советуют использовать Хосин Канри и матрицу в совокупности для наиболее полного отражения имеющейся ситуации, выбранной долгосрочной стратегии и разработанного плана реализации. В таком случае эффект от двух этих методик получится максимизировать.

Примеры использования Хосин Канри

Как мы уже выяснили, метод Хосин Канри может быть использован для достижения самых разных целей в любых сферах деятельности. Например, этот инструмент применим к такой стратегической цели, как увеличение доли рынка на 20% за ближайшие три года. Эта цель сформулирована по критериям SMART, то есть она максимально конкретна, измерима, реальна для достижения, соотносится с глобальной миссией компании и ограничена по времени. Из этой стратегической цели мы формулируем годовую, или тактическую, например: увеличить производство товара на 15% в этом году. Далее необходимо разработать план действий для выполнения задачи. В него могут быть включены внедрение новых технологий для повышения производительности, обучение и повышение квалификации сотрудников, проведение маркетинговой кампании для привлечения новых клиентов и так далее. Соответственно, после разработки плана следует приступать к его реализации, а также мониторингу и отслеживанию промежуточных результатов, исходя из которых действия корректируются, а бизнес-процессы, в свою очередь, совершенствуются. Не стоит забывать, что на каждом этапе - от постановки целей до непосредственно реализации плана и мониторинга - необходимо согласовывать все действия и решения руководства с подчиненными, которые и будут заниматься реализацией задуманного на высшем уровне.

Техника Хосин Канри поможет повысить уровень удовлетворенности клиентов, стать лидером в определенной области, выйти на зарубежный рынок и реализовать еще массу целей. Для этого необходимо лишь грамотно использовать инструмент Хосин Канри и четко следовать семи шагам, описанным выше, прислушиваться к советам от экспертов Lectera и досконально знать индустрию, в которой развивается ваш бизнес.

Заключение

Хосин Канри - это не только отличная техника целеполагания, но и инструмент, способствующий оперативной адаптации компании к изменениям на внешнем рынке, более быстрой реализации планов и достижению успеха. Именно Хосин Канри и X-матрица позволяют упростить измерение достигнутых результатов с помощью четких KPI, что делает процесс управления целенаправленным и грамотным. Более того, Хосин Канри обеспечивает согласованность ролей и ответственности всех участников команды, эффективную коммуникацию, а в результате повышение общего уровня производительности каждого сотрудника. При этом методика вовсе не затратная и легкая в применении. Поэтому даже если ваш бизнес процветает и развивается впечатляющими темпами, использование методики Хосин Канри не будет лишним!