Hoshin Kanri

¿Qué es Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri es una herramienta para lograr los objetivos a largo plazo de una empresa, que se implementan mediante la alineación de las tareas a nivel estratégico, táctico y operativo de la organización.

El nivel estratégico se refiere a objetivos, decisiones y acciones que afectan a toda la empresa y que determinan sus rutas de desarrollo. En el nivel táctico, los gerentes y mandos intermedios se encargan de implementar el plan estratégico y toman pasos concretos para alcanzar, principalmente, objetivos a más corto plazo. El nivel operativo asegura la ejecución de tareas repetitivas. Así, el enfoque de Hoshin Kanri busca que los especialistas de todos los niveles trabajen de forma coordinada y en una misma dirección. Como es sabido, los empleados que comprenden y comparten la misión y objetivos de la empresa trabajan mejor que los demás y tienen una mayor productividad.

Origen del método Hoshin Kanri

Hoshin Kanri también se conoce como "despliegue de políticas" o "gestión basada en políticas". Esto implica la coordinación de los esfuerzos y actividades de los empleados con los planes estratégicos de la empresa.

Este enfoque surgió en el Japón de la posguerra para la recuperación y sostenimiento de la economía del país. Fue desarrollado por el especialista en planificación Yoji Akao en la década de 1950. El nombre del método proviene de tres palabras: "hoshin" significa "brújula", "kan" significa "gestión" y "ri" significa "razón" o "lógica". Juntas, se traducen como "dirección que guía el trabajo".

Una de las primeras organizaciones en utilizar el método Hoshin Kanri fue la filial japonesa de la empresa tecnológica Hewlett-Packard. En ella, el enfoque se aplicaba como un sistema de reglas y principios de gestión destinados a motivar a los empleados, dirigir y coordinar su actividad diaria.

7 pasos para implementar Hoshin Kanri

El método Hoshin Kanri consta de siete etapas que ayudan a sincronizar los esfuerzos de todos los niveles de la empresa con las prioridades estratégicas establecidas. El proceso comienza con la planificación a largo plazo y finaliza con la definición de tareas locales para la optimización y el control de su ejecución. Veamos cada paso en detalle:

1. Definición de objetivos y estrategias

En la primera etapa, los líderes deben formular de la manera más precisa y concreta los objetivos a largo plazo y las directrices estratégicas de desarrollo. Es importante basarse en la misión de su organización y su público objetivo. Lo fundamental es asegurarse de que se tiene una dirección clara, que ésta corresponde a las necesidades de los potenciales clientes y que se está siguiendo dicha dirección. Esto permitirá enfocarse solo en los objetivos más importantes.

2. Especificación de objetivos por áreas

Cada uno de los objetivos establecidos en la etapa anterior debe desglosarse en tareas tácticas más específicas, que llevarán gradualmente al cumplimiento total del plan estratégico general. En esta etapa, es crucial establecer objetivos que sean fáciles de medir y evaluar, así como definir claramente qué resultados serán aceptables y cómo se pueden mejorar.

3. Desarrollo de un plan de acción

A partir de los objetivos y tareas específicas, se desarrolla una lista de acciones necesarias y directrices para ellas, así como se detallan todos los recursos e instrumentos que se deben utilizar en el proceso de Hoshin Kanri. Entre estas acciones pueden incluirse la realización de campañas de marketing, la capacitación de empleados, la mejora del servicio al cliente, y más.

4. Establecimiento de indicadores y métricas de rendimiento

Para cada objetivo y tarea se establecen indicadores específicos - KPI - que demostrarán claramente qué tan bien se alinean los resultados de la empresa durante un período determinado con lo planeado anteriormente. Por ejemplo, el flujo de nuevos clientes, el número de ventas repetidas y otras métricas pueden servir como indicadores.

5. Comunicación y coordinación

Es fundamental lograr un equilibrio entre los objetivos de la organización y las capacidades operativas. Esto se puede conseguir manteniendo una comunicación activa constante con los especialistas en diferentes niveles de la organización, recibiendo retroalimentación regularmente sobre diversas decisiones, y coordinando todos los detalles durante la implementación del plan estratégico. De esta manera, será posible eliminar las discrepancias entre las condiciones deseadas y las reales, ajustar los objetivos adecuadamente y alcanzarlos dentro de los plazos previstos, ya que todo el equipo trabajará de manera coordinada.

6. Ejecución del plan

Puede incluir el lanzamiento de una campaña publicitaria, mejoras en el servicio al cliente, gestión activa de las redes sociales de la empresa, o un cambio de marca. En otras palabras, es la implementación de la estrategia planificada teniendo en cuenta todos los detalles mencionados anteriormente. Es importante seguir el plan de manera sistemática, monitorear los KPI y garantizar la coordinación de las acciones de todos los especialistas.

7. Revisión de resultados intermedios y mejora de procesos

Se debe controlar todas las acciones realizadas por los empleados para alcanzar los objetivos y evaluarlas comparándolas con los KPI establecidos. Es crucial monitorear el progreso para poder ajustar los planes de forma oportuna, corregir errores y minimizar riesgos y pérdidas. Por lo general, durante la implementación del plan se descubren aspectos que requieren ajuste y mejora.

La implementación del método Hoshin Kanri requiere una preparación minuciosa, comunicación constante entre todos los especialistas involucrados en la ejecución del plan y un monitoreo regular de los resultados. Este enfoque paso a paso permite establecer una comprensión clara de los objetivos y tareas en todos los niveles de la empresa, aumentando así la probabilidad de éxito a corto plazo.

Consejos para implementar Hoshin Kanri

Consejo 1. Concéntrate en no más de cinco objetivos

En la primera etapa, no intentes proponer demasiadas hipótesis ni formular una docena de objetivos globales. Recuerda que los planes ambiciosos no garantizan que todo se logrará. Además, los recursos y medios de cualquier empresa son limitados. Enfocarse en un número reducido de objetivos importantes y realistas aumentará sus posibilidades de éxito. Lo óptimo es tener no más de cinco objetivos en el proceso de Hoshin Kanri, e incluso mejor sería centrarse en dos o tres.

Consejo 2. Usa la técnica SMART para definir objetivos

La esencia de esta técnica de establecimiento de objetivos es hacer que las tareas abstractas sean claras, concretas y alcanzables. SMART es un acrónimo que abarca cinco criterios que un objetivo bien definido debe cumplir:

• S (Specific): específico. El objetivo debe formularse de manera precisa para que no haya confusión sobre lo que se pretende.

• M (Measurable): medible. El objetivo debe ser fácilmente cuantificable para determinar si se ha alcanzado o no, por ejemplo, mediante el número de nuevos clientes, el volumen de ventas repetidas, el porcentaje de usuarios que realizan una acción específica en el sitio web, etc.

• A (Achievable): alcanzable. Este criterio implica establecer objetivos realistas que puedan lograrse con los recursos disponibles.

• R (Relevant): relevante. Los objetivos deben estar alineados con el objetivo global de la empresa y contribuir al logro de tareas aún más amplias.

• T (Time-bound): limitado en el tiempo. Un objetivo bien formulado debe tener un plazo definido.

Usar la metodología SMART hará que los objetivos sean comprensibles para todos, fáciles de controlar y rápidamente alcanzables. Además, este enfoque no requiere tiempo ni gastos adicionales, solo es necesario analizar su objetivo y formularlo de manera que cumpla con los cinco criterios.

Consejo 3. Utiliza el método Catchball para el desarrollo del plan de acción

Este es el método más eficaz para lograr el consenso entre la alta dirección y los empleados de base. La técnica Catchball se usa activamente en el desarrollo de tácticas y precede a la implementación directa de los planes. La esencia de la técnica radica en pasar una pelota imaginaria (es decir, una meta o tarea formulada que necesita ser lograda rápidamente) entre los especialistas de diferentes niveles de la empresa. Esto continúa hasta que cada tarea y la forma de ejecutarla se hayan acordado con cada empleado que participa directamente en el proceso Hoshin Kanri. El método Catchball fue diseñado específicamente para simplificar la comunicación entre todos los niveles de la organización. Como resultado, esto lleva a una comprensión compartida y a un sentido de responsabilidad por los objetivos globales de la empresa, así como a un aumento en la participación de todos los empleados en los procesos laborales.

Consejo 4. Usa el modelo PDCA para mejorar los procesos de desarrollo

PDCA, o ciclo de Deming, lleva el nombre del investigador estadounidense William Deming, quien desarrolló este método. Se considera un modelo para la mejora de los procesos empresariales y el control de la calidad de los productos. La abreviatura PDCA significa Plan-Do-Check-Act, o "Planificar - Hacer - Verificar - Actuar". Estos son los cuatro pasos clave que constituyen el ciclo de Deming:

• Plan - Planificar: entender qué y cómo se debe hacer para realizar lo que se ha planeado.

• Do - Hacer: llevar a cabo todo lo necesario de acuerdo con el plan.

• Check - Verificar: evaluar los resultados obtenidos y medirlos.

• Act - Actuar: corregir errores y ajustar el plan.

• Repite el ciclo nuevamente teniendo en cuenta la experiencia práctica adquirida.

La ventaja de este método radica en su agilidad y versatilidad: PDCA se puede utilizar en diversas áreas para probar hipótesis, alcanzar objetivos y resolver rápidamente problemas en diferentes ámbitos de la producción.

Consejo 5. En la fase de ejecución del plan, practica la Gestión a través del recorrido por las instalaciones

Este es uno de los estilos de gestión más flexibles, cuya característica clave es que los gerentes de alto nivel o el propio líder visitan periódicamente los lugares de trabajo de sus empleados, conversan con ellos, se interesan por sus logros y observan sus actividades en la oficina. El objetivo principal de esta práctica es mejorar la comunicación, construir relaciones de confianza con los empleados, y aumentar su productividad e interés en el trabajo.

Al igual que Hoshin Kanri, el método MBWA (Management by Wandering Around) fue utilizado por primera vez por los gerentes de Hewlett-Packard. Consideraban que entre un 10% y un 15% de su tiempo laboral debía dedicarse a conversar con especialistas de diferentes niveles de la empresa. Esto permite identificar problemas y dificultades a tiempo, resolverlos rápidamente, evaluar objetivamente el trabajo de la empresa, y mejorar la imagen de la gestión ante los empleados. Sin embargo, aquellos líderes que practican activamente MBWA y buscan crear un canal de comunicación abierto para el control formal e informal, deben evitar involucrarse demasiado en el trabajo de sus subordinados.

Ventajas y desventajas del método Hoshin Kanri

Analicemos más a fondo los aspectos positivos de usar Hoshin Kanri. Esta técnica asegura:

• coherencia entre los planes estratégicos y las acciones operativas;

• una comprensión clara de los objetivos por parte de los empleados y un sentido de pertenencia al proyecto común;

• aumento de la motivación entre los empleados de base;

• flexibilidad y alta adaptabilidad;

• enfoque en los resultados y mejora de la calidad del producto;

• un enfoque sistemático, es decir, simplificación de los procesos de intercambio de información y aumento de la transparencia de los procesos empresariales.

No obstante, Hoshin Kanri también presenta algunas desventajas, entre ellas:

• Dificultad de implementación: el uso regular de Hoshin Kanri puede ser un proceso que requiere mucha energía y esfuerzo.

• Necesidad de capacitación continua de los empleados: el sistema Hoshin Kanri exige una formación constante, lo que requiere tiempo y otros recursos adicionales.

• Altos volúmenes de documentación: esta herramienta implica el uso de informes que pueden agregar carga adicional a los empleados.

• Formalismo: es necesario seguir estrictamente los planes y guías preestablecidos.

Las organizaciones deben considerar de antemano las posibles dificultades relacionadas con la implementación de Hoshin Kanri y las desventajas del método, para mitigar estos problemas y experimentar solo los beneficios de utilizar esta herramienta.

La matriz Hoshin Kanri

Para visualizar todo el proceso de Hoshin Kanri, se utiliza una matriz. La X-Matrix es una herramienta de planificación estratégica que permite representar de forma clara los objetivos de la empresa, las prioridades, las estrategias utilizadas, las métricas, así como las acciones necesarias para la ejecución del plan y una lista de los responsables.

Según el modelo clásico, la matriz se divide en cuatro sectores principales:

• Objetivos estratégicos a largo plazo: son los objetivos que definen la dirección del desarrollo de la empresa o de un departamento específico. Por lo general, son formulados a nivel de la dirección.

• Objetivos anuales o tácticos: se desarrollan a partir de los objetivos a largo plazo y están directamente relacionados con su cumplimiento. Estos objetivos se dividen en tareas más concretas que deben lograrse dentro de un período específico, que no necesariamente tiene que ser de un año. En la matriz, es necesario indicar la relación entre los objetivos a largo plazo y los anuales, es decir, especificar qué objetivo a largo plazo se puede alcanzar a través de un objetivo anual.

• Prioridades de alto nivel: estas son las acciones, actividades, herramientas y recursos necesarios para alcanzar los objetivos anuales. También es necesario señalar en la matriz la relación entre estas acciones y los objetivos anuales para los que se requieren.

• Indicadores y métricas de logro de objetivos: son las métricas que se utilizarán para evaluar los resultados de la actividad.

En las esquinas de la matriz deben visualizarse las dependencias entre todos los tipos de actividades de la empresa en cada uno de los cuatro sectores. Los responsables de cada área de trabajo pueden indicarse en un anexo a la matriz o en la misma línea con el tipo de actividad.

En cuanto a su contenido y propósito, la X-Matrix es una herramienta similar a Hoshin Kanri, pero su ventaja radica en la claridad y visualización de los datos. Por lo tanto, los gerentes con experiencia aconsejan usar Hoshin Kanri y la matriz en conjunto para reflejar de manera más completa la situación actual, la estrategia a largo plazo seleccionada y el plan de implementación desarrollado. De esta forma, se puede maximizar el efecto de estas dos metodologías.

Ejemplos de uso de Hoshin Kanri

Como ya hemos señalado, el método Hoshin Kanri puede utilizarse para alcanzar una variedad de objetivos en diferentes áreas de actividad. Por ejemplo, esta herramienta es aplicable a una meta estratégica como aumentar la cuota de mercado en un 20% durante los próximos tres años. Este objetivo está formulado según los criterios SMART, es decir, es específico, medible, alcanzable, relevante para la misión global de la empresa y limitado en el tiempo. A partir de este objetivo estratégico, se puede definir un objetivo anual o táctico, por ejemplo: aumentar la producción del producto en un 15% este año. Luego, es necesario desarrollar un plan de acción para cumplir con esta tarea. Este plan puede incluir la implementación de nuevas tecnologías para mejorar la productividad, capacitación y mejora de las habilidades del personal, realización de una campaña de marketing para atraer nuevos clientes, entre otros. Una vez desarrollado el plan, se procede a su implementación, así como al monitoreo y seguimiento de los resultados intermedios, en función de los cuales se ajustan las acciones y se mejoran los procesos empresariales. Es importante recordar que en cada etapa, desde la definición de objetivos hasta la implementación del plan y el monitoreo, se deben coordinar todas las acciones y decisiones de la dirección con los subordinados que llevarán a cabo la ejecución a un alto nivel.

La técnica Hoshin Kanri puede ayudar a aumentar el nivel de satisfacción del cliente, convertirse en líder en un área específica, entrar en mercados internacionales y lograr muchos otros objetivos. Para ello, solo es necesario utilizar de forma adecuada la herramienta Hoshin Kanri, seguir con precisión los siete pasos descritos anteriormente, prestar atención a los consejos de los expertos de Lectera y conocer a fondo la industria en la que opera su negocio.

Conclusión

Hoshin Kanri no solo es una excelente técnica de establecimiento de objetivos, sino también una herramienta que facilita la adaptación rápida de la empresa a los cambios del mercado externo, una implementación más ágil de los planes y el logro del éxito. Es gracias a Hoshin Kanri y la X-Matrix que se puede simplificar la medición de los resultados alcanzados mediante KPI claros, lo que hace que el proceso de gestión sea más enfocado y eficiente. Además, Hoshin Kanri asegura la coherencia de los roles y responsabilidades de todos los miembros del equipo, una comunicación efectiva y, como resultado, un aumento en el nivel general de productividad de cada empleado. Al mismo tiempo, la metodología no es costosa y es fácil de aplicar. Por ello, incluso si tu negocio prospera y se desarrolla a un ritmo impresionante, ¡el uso de la metodología Hoshin Kanri no estará de más!