Parkinsonsche Gesetze

Was sind die Parkinsonschen Gesetze?

Die Parkinsonschen Gesetze lassen sich als mehrere Axiome bezeichnen, deren Kernaussage lautet: Die Arbeit nimmt so lange zu, bis sie die gesamte ihr zugewiesene Zeit ausgefüllt hat. Mit anderen Worten: Je schwieriger die Aufgabe für den Menschen wird, desto mehr Zeit wird ihr eingeräumt. In diesem Fall dauert die Vorbereitung auf eine bestimmte Aufgabe länger, und der gesamte Arbeitsprozess verlangsamt sich, was auch zu einem zusätzlichen Ressourcenaufwand führen kann, einschließlich finanzieller Probleme für das Unternehmen.

Als der britische Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson 1955 seine Überlegungen in The Economist veröffentlicht hatte, wurden sie nicht ernst genommen, und er wurde von einigen Leuten sogar verspottet. Erst Jahrzehnte später kam die Öffentlichkeit zu der Erkenntnis, wie aktuell und relevant seine Gedanken gewesen waren. Obwohl die Parkinsonschen Gesetze keine wissenschaftlichen Prinzipien darstellen, regeln sie in vielerlei Hinsicht das Leben der modernen Gesellschaft.

Es sind insgesamt drei Gesetze, die Parkinson bei der Beobachtung der Arbeit britischer staatlicher Institutionen formuliert hat.

Einzelheiten zu jedem Gesetz

Das erste Gesetz betrifft den Gesamtumfang der Arbeit, der immer von der zur Verfügung stehenden Zeit abhängt. Parkinson behauptet: je mehr Zeit wir für eine Aufgabe bekommen haben, desto länger werden wir für Ihre Erledigung brauchen, ganz unabhängig vom Umfang der Aufgabe. Dies hat zum großen Teil damit zu tun, dass wir nur ungern eine neue Aufgabe übernehmen, in dem Wissen, dass wir nach der Erledigung der laufenden Aufgabe sofort eine neue bekommen. Selbst dann, wenn wir vor einer leichten Aufgabe stehen, werden wir die gesamte dafür bereitgestellte Zeit aufwenden. Und so spricht man in diesem Fall vor allem vom Phänomen der Prokrastination.

Aus dem zweiten Gesetz geht hervor, dass unsere Ausgaben umso höher sein werden, je höher unser Einkommen ist. Mit anderen Worten: je mehr wir ausgeben, desto mehr verdienen wir. Es funktioniert aber auch umgekehrt: Wenn das Einkommen steigt, steigen auch die Ausgaben, denn wir müssen einen gewissen Lebensstandard aufrechterhalten.

Das dritte Gesetz spiegelt eine philosophische Theorie wider und lautet wie folgt: Wachstum führt zu Komplexität, und die Komplexität bedeutet das Ende des Weges. Das heißt, sobald wir den Höhepunkt unserer Leistung oder eine Perfektion bei etwas erreicht haben, müssen wir uns immer auf einen Rücksetzer gefasst machen. Mit anderen Worten: Auf jeden Erfolg folgt ein Fehlschlag, und auf den Fehlschlag folgt ein Sieg - das ist ebenfalls eine Lebensweisheit von Parkinson.

Parkinsons Gesetz der Trivialität

Am häufigsten spricht man über die Parkinsonschen Gesetze dann, wenn es um persönliche Produktivität geht. Doch am deutlichsten kommen diese Grundsätze in der Gruppenarbeit zum Ausdruck. So besagt das Gesetz der Trivialität u.a., dass die Mitarbeiter, die in einem Team tätig sind, den einfachsten und trivialsten Dingen meistens zu viel Zeit und Aufmerksamkeit widmen. Grund dafür ist das psychologische Phänomen, das als "soziale Indolenz" bezeichnet wird.

Die soziale Indolenz bedeutet, dass Menschen, die in einer Gruppe an einer gemeinsamen Aufgabe arbeiten, wegen der kollektiven Verantwortung fürs Resultat weniger Mühe aufbringen als wenn sie individuelle Projekte führen und ganz allein die Verantwortung dafür tragen müssen. Anders ausgedrückt: die persönliche Verantwortung geht dann zurück, wenn sie über mehrere Team-Mitglieder verteilt ist. Darüber hinaus zeichnet sich die soziale Indolenz durch das Gefühl der Ungerechtigkeit bei der Aufgabenverteilung im Team aus, sowie durch die Überzeugung, dass die Kollegen sich ebenfalls nicht allzu sehr anstrengen, wodurch die Leistung der gesamten Arbeitsgruppe sinkt und der Verdienst entsprechend zusammenschrumpft. Gerade wegen der sozialen Indolenz funktioniert das Parkinsonsche Gesetz der Trivialität, wobei man sogar sagen kann, dass sie in der Praxis als Synonyme gelten.

Beispiele der Parkinsonschen Gesetze

Um das Arbeitsprinzip seiner Gesetze zu erläutern, hat Parkinson folgendes Beispiel angeführt:

Wenn eine ältere Dame in ihrer Freizeit beschließt, eine Postkarte an ihre Nichte zu schicken, wird sie einen ganzen Tag dafür brauchen. Eine Stunde lang wird sie eine passende Karte auswählen, eine weitere Stunde muss sie nach ihrer Brille suchen. Dann braucht sie Zeit, um die Adresse zu finden, noch mehr Zeit, um den Text zu schreiben und noch eine halbe Stunde, um zum Briefkasten zu laufen. Vorher muss sie übrigens noch entscheiden, ob sie Hut und Regenschirm mitnehmen soll! Andererseits wollte Parkinson zeigen, dass ein vielbeschäftigter Mann, der noch viele andere Aufgaben zu erledigen hat, nur wenige Minuten benötigt, um das Postamt zu besuchen. Die ältere Dame aber, die sonst keine dringenden und wichtigen Aufgaben hat, kann diese einfache Geschichte auf einen ganzen Tag ausdehnen.

Die Parkinsonschen Gesetze kann man auch im Studentenleben beobachten. Unabhängig davon, wie viel Zeit dem Studenten für die Aufgabe eingeräumt wurde, wird er alles höchstwahrscheinlich erst auf den letzten Drücker erledigen. Dadurch wird er aber die ganze zugewiesene Zeit einer einzigen Aufgabe widmen, ohne sich eine Pause zu gönnen. Das ist übrigens als Studentensyndrom bekannt.

Auch wenn man an einem Projekt arbeitet und keinen klaren Endtermin hat, ist es wahrscheinlich, dass man auch eine Geisel der Parkinsonschen Gesetze wird. Das Fehlen eines Zeitplans wirkt sich auf die Arbeitsproduktivität in jedem Fall negativ aus. Man spürt nämlich auf psychologischer Ebene den Zeitdruck nicht mehr, und man verlangsamt den Prozess nicht nur, weil man nicht mehr weitermachen will, sondern auch deshalb, weil die Konzentration nachgelassen hat.

Wie lassen sich die Parkinsonschen Gesetze überwinden?

Es ist schon die halbe Miete, wenn man sich der Parkinson-Gesetze selbst und deren Auswirkung auf unser Leben bewusst wird. Um jedoch von ihrem negativen Einfluss frei zu sein, sollte man sich selbst öfter beobachten, den Kontakt zur Realität nicht verlieren und ein Zeitgefühl entwickeln. Außerdem geben die Experten auf diesem Gebiet ein paar Tipps, um dem Bann der Parkinsonschen Gesetze zu entkommen:

Tipp Nr. 1. Wenden Sie sich dem Zeitmanagement zu

Wenn man Fristen und Aufgaben im Voraus plant und einen persönlichen Zeitplan für eine Woche oder zumindest einen Tag erstellt, wird die Wahrscheinlichkeit der Prokrastination stark reduziert. Außerdem geht es beim Zeitmanagement nicht nur darum, die Zeit zu planen, sondern auch darum, Prioritäten zu setzen. Auf diese Weise kann man mit dem schnellen Lebenstempo besser zurechtkommen und chronische Müdigkeit und Stress vermeiden. Dazu dienen Terminkalender, Time Tracker, das heißt, spezielle Apps zur Erfassung und Bewertung der Zeitabläufe, sowie mobile Apps.

Tipp Nr. 2. Halten Sie sich an die festgesetzten Termine

Konzentrieren Sie sich bei der Bewertung der Aufgabe nicht darauf, wie viel Zeit Ihnen noch übrig bleibt, sondern darauf, wie viel Zeit Sie für die Lösung tatsächlich benötigen. Um die Zeit zu ermitteln, die für die Lösung erforderlich ist, und einen realen Endtermin anzuberaumen, ist es notwendig,

• die Anforderungen zu verstehen, das heißt, eine allgemeine Vorstellung davon zu bekommen, was genau zu tun ist. Am besten erstellen Sie eine Liste von Teilaufgaben und zusätzlichen Aktivitäten, die während der Arbeit an der Hauptaufgabe auszuführen sind;

• Prioritäten zu setzen und festzulegen, welche Aufgaben vorrangig und wichtig sind, und welche noch warten können;

• festzustellen, wer bei der Lösung der Aufgabe noch zu Hilfe gezogen werden soll. Durch die Hilfe der Kollegen und das Delegieren ist es möglich, Zeit zu sparen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie einen Teil Ihrer Arbeit und der Verantwortung auf andere übertragen sollen!

Tipp Nr. 3. Schreiben Sie die Ziele auf

Tragen Sie Ihr Ziel in den Terminkalender ein, um später zu kontrollieren, welche Schritte Sie unternommen haben, um das Ziel zu erreichen. Überprüfen Sie und dokumentieren Sie regelmäßig Ihren Weg zu diesem Ziel. Das könnte man als reflektierende Überwachung bezeichnen. Die Reflexion ist vor allen die Selbsterkenntnis. Dadurch fällt es Menschen leichter, ihre Wünsche wahrzunehmen und Handlungen festzulegen, die dazu führen, dass diese Wünsche umgesetzt werden.

Tipp Nr. 4. Verwenden Sie einen Timer

Ein Timer ist eine wirksame Methode, um das Parkinsonsche Gesetz zu umgehen. Wenn Sie nämlich wissen, dass Ihnen nur eine bestimmte Zeit für die Aufgabe zur Verfügung steht, ist die Versuchung, den Prozess zu verlängern, wesentlich geringer. Sie könnten zum Beispiel den Timer auf 40-45 Minuten einstellen. Das wird die Zeit sein, in der Sie eine bestimmte Teilaufgabe im Rahmen eines größeren Projekts erledigen müssen.

Tipp Nr. 5. Legen Sie regelmäßig Pausen ein

Dieser Rat geht aus dem vorhergehenden Tipp hervor. Nach einem bestimmten Arbeitsabschnitt sollten Sie eine Pause einlegen. Dadurch werden Sie emotionales Burnout vermeiden und die Konzentration behalten. Am besten sollten Sie eine kurze Pause machen, wenn Sie merken, dass Sie sich durch Ihre Umgebung ablenken lassen und Ihre Motivation spürbar nachlässt. Gehen Sie aber sicher, dass es kein Vorwand für Prokrastination, sondern wirklich die Müdigkeit ist. Wechseln Sie während der Pause unbedingt den Ort und die Tätigkeit. Verlassen Sie das Büro, laufen Sie ein paar Treppen im Gebäude rauf und runter oder schnappen Sie einfach frische Luft, ohne dabei am Telefon zu hängen.

Tipp Nr. 6. Versuchen Sie, Arbeitssitzungen zu praktizieren

Diese Technik setzt Arbeitssitzungen von jeweils 25 Minuten und darauffolgende 5-minütige Pausen voraus, mit dem Ziel, die Arbeitsproduktivität zu steigern und gleichzeitig die geistige und körperliche Müdigkeit zu senken. Nach vier oder fünf solchen Arbeitssitzungen sollten Sie eine längere Pause von etwa 10 bis 15 Minuten einlegen. Diese Methode ähnelt sehr der Pomodoro-Technik, die Sie auch zusätzlich anwenden können.

Somit können die Parkinsonschen Gesetze zwar zu einem Zeitverlust führen. Man darf aber nicht vergessen, dass alle Menschen zu Prokrastination neigen. Sobald Sie verstanden haben, wie diese Gesetze funktionieren und auf Sie einwirken, können Sie sie zu Ihrem Vorteil ausnutzen.