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क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम
क्रॉस-फंक्शनल टीम किसे कहते हैं
क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम - यह एक वर्किंग ग्रुप होता है, जिसमें कंपनी के अलग-अलग वर्किंग डिपार्टमेंट के विशेषज्ञ शामिल होते हैं जिनके पास खुद से प्रोडक्ट बनाने और उसे विकसित करने के लिए जरूरी स्किल होते हैं, यानी अन्य टीमों की अतिरिक्त मदद या हस्तक्षेप के बिना। दूसरे शब्दों में क्रॉस-फंक्शनलिटी का मतलब है, कि अलग-अलग दक्षताओं और अनुभवों वाले कर्मचारियों की एक टीम एक सामान्य लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए एक साथ काम करती है। यह नाम Scrum कार्यप्रणाली से आया है - जो एक लचीली प्रणाली और प्रोजेक्ट के विकास और उनके मेनेजमेंट के लिए एक विशेष संरचना, साथ ही एक टीम के भीतर कार्यों के गैर-मानक वितरण के लिए एक टीम दृष्टिकोण है।
इस प्रकार, एक क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम में कंपनी के कई अलग-अलग विभागों के प्रतिनिधि शामिल होने चाहिए। उदाहरण के लिए, एक नया गेमिंग एप्लिकेशन विकसित करने और लॉन्च करने के लिए, केवल तकनीकी विशेषज्ञ ही पर्याप्त नहीं हैं; आपको UX-डिजाइनर, इलस्ट्रेटर, मार्केटर, कॉपीराइटर, प्रमोशन स्पेशलिस्ट आदि की भी आवश्यकता होती है। यह आपको सभी कार्यों को एक टीम के अंतर्गत व्यवस्थित करने में मदद करता है और प्रोजेक्ट को "एक स्थान से दूसरे स्थान" पर ट्रांसफर न करने का अवसर देता है। अर्थात्, एक क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम और एक साधारण टीम के बीच का मुख्य अंतर अन्य विभागों और विशेषज्ञों से इसकी स्वतंत्रता है। जबकि पारंपरिक टीमों में हायरार्की शामिल होती है और कर्मचारी अपने निर्दिष्ट विभागों में सख्ती से काम करते हैं, क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमें इस प्रकार काम नहीं करती हैं। इनमें कंपनी के अलग-अलग विभागों के कर्मचारी शामिल होते हैं, जो एक विशिष्ट समस्या को हल करने के लिए एकजुट होते हैं।
क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम के प्रकार
क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमें अलग-अलग संगठनों और कंपनियों में अलग-अलग प्रकार के काम करती हैं। उदाहरण के लिए, स्टार्टअप्स अपने आप में क्रॉस-फ़ंक्शनल हैं, क्योंकि वे इतने बड़े व्यापर नहीं हैं कि उनके कई विभाग हों और जिनमें दर्जनों कर्मचारी काम करते हों। अक्सर वे विशिष्ट टीमें होती हैं, जिनमें अलग-अलग क्षेत्रों के विशेषज्ञ शामिल होते हैं।
बड़ी कंपनियाँ अपने किसी उद्देश्य के चलते क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमें बनाती हैं। ऐसे वर्किंग ग्रुप्स इस आधार पर अलग-अलग हो सकते हैं कि उन्हें किस प्राकर के कार्य हल करने हैं:
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प्रोजेक्ट टीम। उन्हें सीधे किसी विशिष्ट प्रोजेक्ट के विकास और कार्यान्वयन के लिए बनाया जाता है, जिसके चलते, टीम के सदस्यों के पास इसके लिए आवश्यक योग्यताएं और अनुभव होना चाहिए।
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प्रोडक्ट टीम। ऐसी टीमें किसी नए प्रोडक्ट को बनाने, उसको डेवलप करने और भविष्य में उसको मैनेज करने का कार्य करती हैं। वे डेवलपमेंट, डिज़ाइन, मार्केटिंग और टेक्निकल सपोर्ट के विशेषज्ञों को एक साथ लाती हैं।
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मेनेजमेंट टीम। इसमें रणनीतिक निर्णयों का समन्वय करने और मेनेजमेंट से जुड़े निर्णय लेने के लिए अलग-अलग स्तरों पर अधिकारी और मैनेजर्स शामिल होते हैं।
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इन्नोवेटिव टीम। ऐसी टीमें नए विचार उत्पन्न करने, अनुसंधान करने और नवीन प्रोडक्ट को विकसित करने के लिए बनाई जाती हैं।
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प्रोसेस इम्प्रूवमेंट टीम। ये टीमें व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने और परिचालन दक्षता में सुधार करने के लिए काम करती हैं।
वर्किंग ग्रुप के सदस्यों के बीच बातचीत की विशेषताओं के आधार पर क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों का वर्गीकरण भी होता है:
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डिसेंट्रलाइज्ड टीमें, जिनके सदस्य अपने निर्णय खुद लेते हैं और उन्हें कंपनी के प्रमुख की तरफ से कंट्रोल और अप्रूवल की आवश्यकता नहीं होती है।
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अस्थायी टीमें, जो एक विशिष्ट समस्या को हल करने के लिए बनाई जाती हैं, उनका काम समय के आधार पर सीमित होता है, और नतीजों का मूल्यांकन केवल समस्या को हल करने या सौंपे गए कार्य को पूरा करने से किया जाता है।
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वर्चुअल टीमें। ऐसे ग्रुप सहयोग के लिए आधुनिक तकनीकों और कम्युनिकेशन टूल्स का उपयोग करके घर से काम करते हैं। यह दुनिया भर से विशेषज्ञों को बिना ऑफिस आये एक साथ काम करने में मदद करता है।
एक क्रॉस-फंक्शनल टीम में भूमिकाएं और जिम्मेदारियाँ
एक क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम की संरचना, अर्थात् कर्मचारियों की संख्या, उनकी विशेषज्ञता, उनका स्किल, अनुभव और दक्षताओं को सीधे इस बात पर निर्भर करना चाहिए कि किस कार्य को हल किया जाना है। निर्धारित करें कि इसके लिए किस ज्ञान और स्किल की आवश्यकता होती है, कर्मचारियों के कौन से व्यक्तिगत गुण काम के लिए मूल्यवान होंगे, और उनमें से कौन एक निश्चित समस्या को हल करने में सबसे ज्यादा रुचि रखता है।
हालांकि, किसी भी परिस्थिति में क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों में ऐसे विशेषज्ञ होने चाहिए, जो निम्नलिखित भूमिकाएँ निभाएंगे:
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टीम लीडर। वह टीम के समग्र प्रबंधन, इसकी गतिविधियों के समन्वय, निर्णय लेने और अंतिम नतीजों की उपलब्धि के लिए जिम्मेदार होते है। इसके अलावा प्रभावी कम्युनिकेशन सुनिश्चित करना और काम का माहौल बनाए रखना भी टीम लीडर की जिम्मेदारी होती है। लीडर को अपने अधिकार दूसरों को सौंपने, टीम के अन्य सदस्यों का जिम्मेदारियों के प्रति ध्यान आकर्षित करने, उन्हें प्रेरित करने और उनकी गतिविधियों में हर संभव सहायता प्रदान करने में सक्षम होना चाहिए।
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अलग-अलग कार्यात्मक क्षेत्रों के प्रतिनिधि। उन्हें अपने क्षेत्र में विशेषज्ञ होना चाहिए और टीम में इस क्षेत्र का प्रतिनिधित्व करना चाहिए। प्रतिनिधियों को आवश्यक जानकारी और ज्ञान के हस्तांतरण को भी सुनिश्चित करना चाहिए।
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प्रोजेक्ट मैनेजर। वह योजना बनाने, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट और सभी उपलब्ध संसाधनों, कामों को ठीक से सभी के बीच बांटने और अलग-अलग टीम के सदस्यों और कार्यात्मक क्षेत्रों के प्रतिनिधियों के बीच काम के समन्वय के लिए जिम्मेदार होते है।
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एनालिस्ट। वे डेटा इकट्ठा करते हैं और उसका विश्लेषण करते हैं, शोध करते हैं, समस्याओं की पहचान करते हैं और समाधान सुझाते हैं। विश्लेषक टीम के अंतरिम नतीजों का अवलोकन और मूल्यांकन भी करते है।
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इनोवेटर। टीम का सदस्य, जिसको इनोवेटर के रूप में जाना जाता है, उसको नए-नए विचारों के विकास को प्रेरित करना चाहिए और नवीन समाधान तैयार करना चाहिए। वह सुधार और विकास के अवसर तलाशते है और समस्याओं के नए समाधान के साथ-साथ रचनात्मक कार्य तकनीक भी प्रदान करता है।
इसलिए, क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम के प्रत्येक सदस्य की भूमिका की अपनी विशेषताएं होती हैं। फिर भी, उन सभी का उद्देश्य कार्य को प्रभावी रूप से करना और निर्धारित लक्ष्यों को तुरंत प्राप्त करना है।
क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम के फायदे
क्योंकि एक क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम प्रोजेक्ट मेनेजमेंट के पारंपरिक सिद्धांतों से परे होती है, इसके कई फ़ायदे हैं:
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हायरार्की का अभाव और नौकरशाही प्रक्रिया में कमी। टीम के सदस्य अंतिम नतीजों पर एक साथ काम करते हैं, अन्य विभागों से जबाव या अनुमति की प्रतीक्षा नहीं करते हैं, सब कुछ टीम लीडर की पुष्टि तक ही सीमित होता है।
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ज्ञान और अनुभव का विस्तृत दायरा। यह किसी मुद्दे की उच्च-गुणवत्ता और व्यापक जांच और फिर समस्या को हल करने में मदद करता है।
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प्रक्रियाओं का लचीलापन और गतिशीलता। एक क्रॉस-फंक्शनल टीम टोटल प्रोडक्ट को बदलती बाजार स्थितियों और आवश्यकताओं के अनुसार जल्दी से अनुकूलित करने में सक्षम होती है, साथ ही साथ किसी भी बदलाव, कठिनाइयों और अप्रत्याशित समस्याओं का तुरंत जवाब देने में भी सक्षम होती है।
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प्रोडक्टिव और उच्च विकास गति। स्किल और अनुभव की विविधता के कारण क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमें समस्याओं को ज्यादा प्रभावी ढंग से हल कर पाती हैं। यह आपको स्थिति का पूरा और गहराई से विश्लेषण करने, मुश्किल फैसले लेने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करता है।
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नवाचार। ठीक इसी प्रकार की टीमें, जो अलग-अलग कार्यात्मक क्षेत्रों का प्रतिनिधित्व करती हैं, वे ही सक्रिय रूप से नए विचार पैदा कर सकती हैं और काम करने के लिए नवीन दृष्टिकोण का उपयोग कर सकती हैं। अलग-अलग विशेषज्ञों के बीच बातचीत रचनात्मक सोच को प्रोत्साहित करती है और नई तकनीकों के निर्माण में योगदान देती है।
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प्रोडक्ट का तेजी से लॉन्च। एक प्रोडक्ट पर एक साथ काम करने से यह तेजी से बाजार तक पहुंच सकता है और पैसा कमाना शुरू कर सकता है।
इनमें से प्रत्येक प्रॉफिट को पूरी तरह से प्राप्त करने के लिए, प्रभावी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सुनिश्चित करना और टीम के सदस्यों की जिम्मेदारियों और क्रॉस-फ़ंक्शनल कर्तव्यों की पूर्ति पर निगरानी करना आवश्यक है।
क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम के नुकसान
हालाँकि, फायदे होने का मतलब यह नहीं है कि क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों के अपने नुकसान नहीं हैं। इसके नुकसान निम्नलिखित हैं:
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समन्वय में कठिनाई। क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों में अलग-अलग क्षेत्रों के विशेषज्ञ शामिल होते हैं, जिससे कार्यों के समन्वय और किसी एक काम के लिए सबको सहमत करने में कठिनाइयाँ हो सकती हैं। यह कार्य के अलग-अलग दृष्टिकोणों, प्राथमिकताओं और बातचीत की भाषाओं से प्रभावित होता है, जिससे एक साथ काम करना कठिन हो जाता है।
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मतभेदों का खतरा। कार्यात्मक क्षेत्रों के प्रतिनिधियों के बीच दृष्टिकोण और विचारों में अंतर के कारण ही टीम में तनावपूर्ण संबंधों और संघर्षों का खतरा काफी बढ़ जाता है। और ऐसी स्थितियों को हल करने और स्वस्थ मनोवैज्ञानिक माहौल बनाए रखने के लिए अतिरिक्त प्रयास, संसाधनों और समय की आवश्यकता होती है।
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दबाव। क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम बनाने वाली कंपनियों का मैनेजमेंट लगातार उसके सदस्यों से तेज नतीजों की मांग करता रहता है। साथ ही, उन्हें यह नतीजे काफी कम समय में हासिल करना होता है। इसलिए, कर्मचारियों पर काम का बोझ और दबाव बढ़ जाता है।
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बहुत ज़्यादा उम्मीदें। क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों से अक्सर बेहतर प्रदर्शन करने और नतीजे प्राप्त करने की अपेक्षा की जाती है। हालाँकि, यह समझना महत्वपूर्ण है कि क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम के सदस्य सुपरहीरो नहीं हैं जो असंभव को संभव बनाते हैं।
साथ ही, ऊपर दिए गए नुकसान क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों के सभी फायदों को बिल्कुल भी झुकलाते नहीं हैं। वे केवल यह स्पष्ट करते हैं कि ऐसा वर्किंग ग्रुप बनाना और उसके कार्य को बनाए रखना एक जटिल और श्रम-गहन प्रक्रिया है जिसमे उच्चतम संभव नतीजों के लिए कंट्रोल और मैनेजमेंट की जरूरत होती है।
क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों के उदाहरण
Google कॉर्पोरेशन अक्सर नए प्रोडक्टों को विकसित करने और लॉन्च करने के लिए क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों की मदद लेता है। ऐसी टीमें डेवलपर्स, प्रोग्रामर, डिज़ाइनर, मार्केटर्स और अन्य विशेषज्ञों को एक साथ लाती हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि परिणामी प्रोडक्ट यथासंभव सुविधाजनक हो और उपयोगकर्ताओं के बीच मांग में हो।
अमेरिकी कंपनी Tesla भी अपने इलेक्ट्रिक वाहनों के इनोवेटिव डेवलपमेंट और प्रोडक्शन के लिए क्रॉस-फंक्शनल टीम मॉडल का उपयोग करती है। वे उच्च गुणवत्ता मानकों को पूरा करने के लिए संयुक्त गतिविधियों में कन्स्ट्रक्टरों और इंजीनियरों, प्रोडक्शन स्पेशलिस्ट और डिजाइनरों को शामिल करते हैं।
उपभोक्ता प्रोडक्ट निर्माता Procter & Gamble नए प्रोडक्ट विकसित करने के लिए क्रॉस-फंक्शनल टीमों का उपयोग करता है। वे नए रचनात्मक समाधान खोजने के लिए सीधे प्रोडक्ट निर्माताओं, बाजार विश्लेषकों और मार्केटर्स के वर्किंग ग्रुप बनाते हैं।
Spotify प्लेटफ़ॉर्म ने भी म्यूजिक, इसके इंटरफ़ेस और डिज़ाइन को बेहतर बनाने के लिए क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों का सहारा लिया है।
क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम कैसे बनाएं
एक प्रभावी क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम को बनाने और आगे इसके विकास में कई प्रमुख चरण शामिल होते हैं:
स्टेप 1. लक्ष्य को निर्धारित करना
इससे पहले कि आप एक टीम को इकट्ठा करना शुरू करें, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि किस मुख्य कार्य को हल करना है। यह हो सकता है, उदाहरण के लिए, किसी नए प्रोडक्ट का विकास, दीर्घकालिक विकास रणनीति का निर्माण, बाज़ार का विस्तृत विश्लेषण और उसकी संभावनाएं इत्यादि। यह भी पता करें कि मुख्य और सभी अतिरिक्त मध्यवर्ती कार्यों को हल करने के लिए किन दक्षताओं की आवश्यकता होगी। क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम के निर्माण के उद्देश्य और आवश्यक स्किल के आधार पर टीम के विशेषज्ञों को नियुक्त किया जाता है।
स्टेप 2. टीम की संरचना बनाना
इस स्तर पर, क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों के लिए आवश्यक विशेषज्ञों की विविधता और उनके स्किल को सुनिश्चित करना बहुत महत्वपूर्ण है। साथ ही, आपको विविधता को केवल अनुभव और विशेषज्ञता तक सीमित नहीं रखना चाहिए। यह उम्र, स्थिति, पृष्ठभूमि, राष्ट्रीयता, दृष्टिकोण आदि की विविधता भी हो सकती है। याद रखें कि टीम के सदस्य एक दूसरे से जितने ज्यादा अलग होंगे, उनका काम उतना ही ज्यादा प्रभावी और प्रोडक्टिव होगा।
स्टेप 3. टीम लीडर को निर्धारित करना
बिना लीडर के कोई भी टीम प्रभावी ढंग से काम नहीं कर सकती। इस भूमिका के लिए आपको एक सम्मानित बॉस या किसी एक विभाग के प्रमुख को ढूंढना होगा जो सभी नहीं तो टीम के ज़्यादातर सदस्यों से परिचित हो। अलग-अलग विचारों और राय वाले लोगों को एकजुट करके एक सुसंगत टीम बनाने के लिए यह आवश्यक है।
स्टेप 4: शेष भूमिकाओं को निर्धारित करना
लीडर के अलावा, टीम में अन्य क्रॉस-फ़ंक्शनल भूमिकाएँ भी होती हैं। टीम बनाने की प्रक्रिया में भी, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आप किस विशेषज्ञ को कौन सी भूमिका प्रदान करेंगे। याद रखें कि आपको अपनी टीम का आधार कर्मचारियों की योग्यताओं और स्किलों के साथ-साथ क्रॉस-फंक्शनल टीम में काम करने से पहले उनकी क्या जिम्मेदारियां थीं, इस पर आधारित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी एक अच्छा मैनेजर है, तो उसे प्रोजेक्ट मैनेजर की भूमिका दी जानी चाहिए।
स्टेप 5. टीम के नियमों को निर्धारित करना
इस स्तर पर, प्रत्येक टीम के सदस्य को उत्तरदायित्व, जिम्मेदारियों और शक्तियों का एक निश्चित क्षेत्र सौंपना आवश्यक है। सभी के लिए सहयोग और बातचीत के सामान्य नियम भी बनायें। उदाहरण के लिए, एक क्रॉस-फंक्शनल टीम के लिए बुनियादी नियम बताना बहुत महत्वपूर्ण है, जैसे कि: - टीम के सभी सदस्यों से बात करने की सम्भावना, सबसे साहसी विचारों का प्रस्ताव करना, दूसरों को बाधित न करना, और सभी निर्णय एक साथ लेना।
स्टेप 6. काम और संचार बनाए रखना
इस स्तर पर मजबूत संचार बनाए रखना, टीम के सभी सदस्यों के लिए एक सामान्य चैट बनाना और प्रभावी सहयोग प्राप्त करने के लिए सभी स्थापित नियमों का पालन करना शामिल है। लीडर को टीम स्पिरिट और स्वस्थ कार्य वातावरण बनाए रखने, कर्मचारियों को प्रेरित करने, उन्हें सहायता प्रदान करने और मतभेदों को हल करने की भी आवश्यकता है। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि चर्चा के दौरान किसी भी परिस्थिति में पैदा होने वाले मतभेदों से बचने की कोशिश न करें, बल्कि यह सीखें कि उन्हें सक्षम रूप से कैसे हल किया जाए और समझौता किया जाए।
इसके अलावा, इस स्तर पर मध्यवर्ती प्रदर्शन परिणामों का मूल्यांकन करना, कर्मचारियों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करना, आगे के कदमों की योजना बनाना, टीम की प्रगति पर नज़र रखना आवश्यक है, और यदि जरूरी हो तो प्रमुख प्रक्रियाओं को समायोजित करना भी आवश्यक है।
विषय के अनुसार सीखना
निष्कर्ष
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में क्रॉस-फंक्शनल टीमों की मांग तेजी से बढ़ रही है। हालाँकि ऐसे वर्किंग ग्रुप का निर्माण एक बहुत ही जटिल और समय खाने वाली प्रक्रिया है, लेकिन फायदे और उच्च प्रदर्शन संकेतक इसे बाजार में एक सफल और प्रासंगिक दृष्टिकोण बने रहने में मदद करते हैं। जरूरी है कि टीम निर्माण को गंभीरता से लें और टीम वर्क के नियमों को नजरअंदाज न करें! इस परिस्थिति में, क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमें कंपनी की कार्यक्षमता में वृद्धि करेंगी।
