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En los últimos años, las reuniones en línea se han convertido en algo habitual para muchos de nosotros.
Ya nadie se queja de que no sean tan eficaces como las negociaciones cara a cara, porque se puede sacar el mismo provecho máximo de ambos formatos. La clave está en entender exactamente en qué se diferencian las reuniones a distancia de las de oficina (aparte de lo obvio, claro). Para que tu reunión sea un éxito y te asegures de obtener los resultados que deseas, repasemos las reglas básicas para que las reuniones en línea tengan éxito.
Regla 1: ¡Prepárate para la reunión con mucha antelación!
En primer lugar, esto se aplica al apoyo técnico para las negociaciones a distancia. Según las reglas de la etiqueta digital, el iniciador de la reunión elige la plataforma en la que tendrá lugar. La mejor solución es Zoom, Skype, Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings o aquellos programas a los que estás acostumbrado a utilizar y, por tanto, conozcas como la palma de tu mano. Asegúrate de tener en cuenta el formato de la llamada (¿habrá una presentación? ¿Cuántos oradores están previstos?), la duración de la reunión (algunas plataformas tienen límites de tiempo) y el número de participantes. También merece la pena comprobar de antemano la calidad de la comunicación, la cámara y el micrófono, así como la velocidad de Internet.
Regla 2. Elabora un plan de negociación
Antes de iniciar cualquier negociación, ya sea en línea o fuera de ella, conviene definir el objetivo final: ¿qué es lo que quieres conseguir? Cuando se alcanza el objetivo, la negociación puede considerarse un éxito. Pero aunque no se consiga el resultado deseado, la reunión debe ser valiosa para la empresa. De lo contrario, ¿para qué hacerla?
Para que la negociación merezca la pena para ambas partes, hay que preparar un plan detallado de la reunión y un programa con los principales puntos que se van a tratar durante la negociación. El programa debe darse a conocer con antelación a todos los participantes en la reunión para que tengan tiempo de prepararse y reflexionar sobre los temas principales. De este modo, puedes ahorrar una cantidad considerable de tiempo en las propias negociaciones.
Ten en cuenta que las reuniones en línea pueden tener un tiempo limitado debido a la naturaleza del lugar de la videoconferencia. Por lo tanto, debes ceñirte estrictamente a tu plan, pero lo mejor es establecer tiempos, es decir, asignar un tiempo determinado a cada punto del programa y no sobrepasarlo. Si te das cuenta de que un punto está ocupando más tiempo del asignado, díselo al orador y pídele que termine el debate. Y puedes utilizar con seguridad los apuntes que preparaste con antelación para tu presentación para evitar perder tiempo, ya que echar un vistazo a la hoja no será tan perceptible durante una reunión en línea como durante una reunión en persona.
Regla 3. Implica a otros empleados en la negociación
Dependiendo del tema de la conversación, puede que quieras incluir, por ejemplo, a un especialista en marketing, un diseñador, un programador o un desarrollador. Pero es importante recordar aquí que las reuniones a distancia con un gran número de participantes son bastante difíciles de llevar a cabo. Por lo tanto, cada persona de la conferencia debe ser responsable de un punto concreto del programa.
Es especialmente importante implicar en las reuniones en línea a empleados que ya tengan experiencia en negociaciones. Incluso un profesional medio puede ser útil si tiene buenas dotes de oratoria y comunicación. El curso “Gurú de las negociaciones. Cómo convencer y generar más ingresos”, te ayudará a aprender a neutralizar objeciones, utilizar trampas manipuladoras e interpretar la comunicación no verbal.
Regla 4. Sigue la etiqueta digital
Todo el mundo sabe que la etiqueta en la oficina debe respetarse a la hora de negociar. Sin embargo, poca gente conoce la existencia de una etiqueta digital aparte. Sobre todo, exige el cumplimiento de los siguientes principios:
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Una reunión o una llamada en línea siempre debe programarse. Por tanto, no debes llamar a tu socio, cliente o patrocinador sin avisar. Lo correcto es concertar la hora de la reunión con antelación y comprobar unas horas antes de la cita que todo va según lo acordado.
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Vístete adecuadamente para las negociaciones importantes. Aunque estés en casa, no olvides el código de vestimenta. Un verdadero profesional nunca se permitirá participar en una negociación en línea con la ropa de casa. Las batas, las camisetas elásticas y la ropa deportiva deben sustituirse por ropa de estilo empresarial. Aprenderás a elegir la imagen adecuada y a lucir con estilo y seguridad en el curso “La imagen correcta. La clave del éxito en MLM”. Este curso también será útil para quienes participan habitualmente en negociaciones. Aprenderás a tratar las objeciones de los clientes y a comunicarte con ellos.
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Enciende siempre la cámara. Aunque en el vídeo no sea absolutamente necesario, es mejor insistir en que tus interlocutores y tú mismo se presenten con la cámara encendida. Esto demuestra tu interés por el éxito de la negociación y tu absoluta implicación en la conversación. También es cortesía básica. Al fin y al cabo, un micrófono y una cámara desconectados pueden hacer que tus interlocutores se pregunten hasta qué punto estás centrado en la conversación que estás manteniendo con ellos. Las videollamadas también te permiten observar tú mismo a tus interlocutores y leer sus emociones, lo que puede ayudar a mejorar el resultado de las negociaciones. Aprende más sobre inteligencia emocional, técnicas de comunicación no verbal y las particularidades de la psicofisiología en el curso “Lee las emociones de todos. Psicofisiología y técnicas no verbales”. Comprender el origen de las emociones y cómo afectan a la toma de decisiones te ayudará a aprender a controlar tus propias emociones y a gestionar las de los demás.
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Presenta a tus colegas. Independientemente del número de personas que asistan a la conferencia, es importante y necesario presentar a todos. Así todos entenderán quién participa en la conversación y de qué aspectos de la negociación son responsables.
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Da a todos los implicados en la reunión la oportunidad de dar su opinión. Implicar a todos los empleados en la conversación la hará más valiosa y productiva para ambas partes de la negociación. Sin embargo, esto no significa que debas formular una pregunta en el vacío y esperar una respuesta de un participante que quiera participar en la conversación. Haz preguntas a personas concretas, de lo contrario la negociación corre el riesgo de convertirse en un caos.
Son estos aspectos básicos de la etiqueta digital los que te permitirán ser más eficaz en las negociaciones y causar una impresión agradable a tus interlocutores. En el curso “Desarrolla el carisma. Libérate del miedo y la indecisión” conocerás las herramientas psicológicas para desarrollar la confianza interior y técnicas para liberarse de miedos y complejos.
Regla 5. Asegúrate de resumir y analizar los resultados
Después de las reuniones en línea, debes redactar un breve resumen para documentar los puntos principales de las negociaciones, las ideas ofrecidas y las salidas a la situación que has analizado. Es bien sabido que la concentración y la capacidad de atención de los empleados son menores en las reuniones en línea que en las presenciales. Así que no estará de más que resumas la reunión y des un breve informe sobre cada uno de los puntos del programa. También debes comparar el objetivo de la reunión con el resultado y responder a la pregunta principal: ¿qué se ha conseguido como resultado de la reunión? A continuación, comparte este resumen con los demás participantes en la reunión o encuentro y agradéceles su participación.
Sin embargo, es igualmente importante responder a las preguntas organizativas y técnicas relacionadas a la preparación de las negociaciones en línea:
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¿Se identificaron correctamente los intereses y motivos de la parte negociadora?
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¿Los preparativos para las negociaciones se ajustaron a las condiciones reales y a la situación actual?
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¿Qué determinó exactamente el resultado de la negociación?
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¿Cómo excluir futuros aspectos negativos en el proceso de negociación?
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¿Qué debería hacerse para aumentar la eficacia de la negociación?
Así pues, un gran número de factores influyen en el éxito y la productividad de una negociación en línea. Por lo tanto, los participantes en una reunión deben controlarse cuidadosamente a sí mismos y sus gestos, y prestar atención a las reacciones de los interlocutores y a los medios no verbales de comunicación. Además, antes de una negociación, es aconsejable estudiar a los futuros oponentes, desde sus cualidades profesionales hasta detalles aparentemente insignificantes que también pueden influir en el resultado de la negociación.
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