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In den letzten Jahren sind Online-Verhandlungen für viele von uns alltäglich geworden.
Niemand murrt mehr, dass sie nicht so effektiv sind wie persönliche Verhandlungen, denn man kann aus beiden Formaten den gleichen maximalen Nutzen ziehen. Der Schlüssel liegt darin, genau zu verstehen, wie sich Online-Besprechungen von Bürobesprechungen unterscheiden (abgesehen vom Offensichtlichen, natürlich).
Um sicherzustellen, dass Ihre Besprechung gut verläuft und Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen, sollten wir uns die Grundregeln für erfolgreiche Online-Verhandlungen ansehen.
Regel 1. Bereiten Sie sich gut auf das Gespräch vor - und zwar frühzeitig!
Dies gilt in erster Linie für die technische Unterstützung bei Online-Verhandlungen. Nach den Regeln der digitalen Etikette wählt der Initiator der Sitzung die Plattform aus, auf der die Besprechung stattfinden wird. Die beste Lösung ist Zoom, Skype, Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings oder jene Programme, die Sie gewohnt sind zu benutzen und die Sie daher wie Ihre Westentasche kennen. Berücksichtigen Sie unbedingt das Format des Anrufs (Wird es eine Präsentation geben? Wie viele Redner sind vorgesehen?), die Dauer der Sitzung (einige Plattformen haben Zeitlimits) und die Anzahl der Teilnehmer. Außerdem lohnt es sich, die Qualität der Kommunikation, der Kamera und des Mikrofons sowie die Geschwindigkeit des Internets im Voraus zu prüfen.
Regel 2. Stellen Sie einen Verhandlungsplan auf
Bevor Sie eine Verhandlung beginnen, ob online oder offline, sollten Sie das Endziel definieren: Was wollen Sie erreichen? Erst wenn das Ziel erreicht ist, kann die Verhandlung als erfolgreich angesehen werden. Aber auch wenn Sie das gewünschte Ergebnis nicht erreichen, sollte das Treffen für das Unternehmen von Nutzen sein. Wozu sonst sollte sie stattfinden?
Damit sich die Verhandlung für beide Seiten lohnt, sollten Sie einen detaillierten Plan für das Treffen und eine Tagesordnung mit den wichtigsten Punkten, die während der Verhandlung besprochen werden sollen, erstellen. Die Tagesordnung sollte allen Sitzungsteilnehmern im Voraus vorgelesen werden, damit sie Zeit haben, sich vorzubereiten und über die wichtigsten Punkte nachzudenken. Auf diese Weise können Sie bei der eigentlichen Verhandlung viel Zeit sparen.
Bedenken Sie, dass Online-Verhandlungen aufgrund der Art des Videokonferenz-Ortes zeitlich begrenzt sein können. Halten Sie sich daher strikt an Ihren Plan, aber legen Sie am besten einen Zeitplan fest, d. h. planen Sie für jeden Tagesordnungspunkt eine bestimmte Zeitspanne ein und überschreiten Sie diese nicht. Wenn Sie feststellen, dass ein Punkt die vorgesehene Zeit überschreitet, sagen Sie es dem Redner und bitten Sie ihn, die Diskussion zu beenden. Und um Ihr Timing im Auge zu behalten, können Sie gerne vorbereitete Spickzettel für Ihre Rede verwenden, da ein Blick darauf in einer Online-Sitzung nicht so auffällig wie in einer persönlichen Sitzung ist.
Regel 3. Beziehen Sie andere Mitarbeiter in die Verhandlung ein
Je nach Thema des Gesprächs sollten Sie z. B. einen Marketingspezialisten, einen Designer, einen Programmierer oder einen Entwickler hinzuziehen. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass Online-Konferenzen mit einer großen Anzahl von Teilnehmern recht schwierig zu führen sind. Daher sollte jeder Konferenzteilnehmer für einen bestimmten Tagesordnungspunkt zuständig sein.
Besonders wichtig ist es, Mitarbeiter, die bereits Erfahrung mit Verhandlungen haben, in Online-Verhandlungen einzubeziehen. Auch eine durchschnittliche Person kann nützlich sein, wenn sie über gute Rede- und Kommunikationsfähigkeiten verfügt. Im Kurs “Verhandlungsguru. Jeden überzeugen und mehr verdienen” lernen Sie, Einwände zu neutralisieren, manipulative Fallen zu nutzen und nonverbale Kommunikationsmittel zu interpretieren.
Regel 4. Beachten Sie die digitale Etikette
Jeder weiß, dass man sich bei Verhandlungen an die Büro-Etikette halten sollte, aber nur wenige wissen, dass es auch eine digitale Etikette gibt. Sie erfordert vor allem die Einhaltung der folgenden Grundsätze:
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Ein Online-Treffen oder -Anruf sollte immer geplant werden. Daher sollten Sie Ihren Partner, Kunden oder Sponsor nicht unangekündigt anrufen. Richtig ist es, den Zeitpunkt des Treffens im Voraus zu vereinbaren und sich einige Stunden vor dem Termin zu vergewissern, dass noch alles steht.
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Kleiden Sie sich für wichtige Verhandlungen angemessen. Auch wenn Sie zu Hause sind, sollten Sie die Regeln der Kleiderordnung nicht vergessen. Ein echter Profi würde niemals in Hauskleidung an einer Online-Verhandlung teilnehmen. Morgenmäntel, ausgedehnte T-Shirts und Trainingsanzüge sollten durch Kleidung im Business-Stil ersetzt werden. Wie Sie den richtigen Look wählen und wie Sie stilvoll und selbstbewusst auftreten, erfahren Sie in dem Kurs “Das korrekte Image. Das Erfolgsrezept im Network Marketing”. Dieser Kurs ist auch für diejenigen von Nutzen, die regelmäßig an Verhandlungen teilnehmen. Sie lernen, wie Sie mit Einwänden von Kunden umgehen und wie Sie richtig mit ihnen kommunizieren.
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Schalten Sie immer die Kamera ein. Auch wenn ein Video nicht dringend benötigt wird, ist es besser, darauf zu bestehen, dass Ihre Gesprächspartner und Sie selbst mit eingeschalteter Kamera am Gespräch teilnehmen. Damit demonstrieren Sie Ihr Interesse am Erfolg der Verhandlung und Ihre uneingeschränkte Beteiligung am Gespräch. Es ist auch ein Gebot der Höflichkeit. Schließlich kann ein abgeschaltetes Mikrofon und eine ausgeschaltete Kamera dazu führen, dass sich Ihre Gesprächspartner fragen, wie sehr Sie sich auf das Gespräch konzentrieren, das Sie mit ihnen führen. Videoanrufe ermöglichen es Ihnen außerdem, Ihre Gesprächspartner selbst zu beobachten und ihre Emotionen zu lesen, was zu einem besseren Verhandlungsergebnis beitragen kann. Erfahren Sie mehr über emotionale Intelligenz, nonverbale Kommunikationstechniken und die Besonderheiten der Psychophysiologie im Kurs “Gefühle lesen lernen. Psychophysiologie und Körpersprache”. Wenn Sie verstehen, wie Emotionen entstehen und wie sie die Entscheidungsfindung beeinflussen, können Sie lernen, Ihre eigenen Emotionen zu kontrollieren und die Emotionen anderer zu steuern.
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Stellen Sie Ihre Kollegen vor. Unabhängig davon, wie viele Personen teilnehmen, ist es wichtig und notwendig, alle vorzustellen. Dann wird jeder verstehen, wer an dem Gespräch beteiligt ist und für welche Aspekte der Verhandlung er zuständig ist.
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Geben Sie allen Gesprächsteilnehmern die Möglichkeit, sich zu äußern. Wenn Sie alle Mitarbeiter in das Gespräch einbeziehen, wird es für beide Seiten der Verhandlung wertvoller und produktiver. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie eine Frage ins Leere stellen und auf eine Antwort von einem bereitwilligen Gesprächsteilnehmer warten sollten. Stellen Sie Fragen an bestimmte Personen, sonst droht die Verhandlung chaotisch zu werden.
Es sind die grundlegenden Aspekte der digitalen Etikette, die es Ihnen ermöglichen, in Verhandlungen effektiver zu sein und einen angenehmen Eindruck auf Ihre Gesprächspartner zu machen. Mit dem Kurs “Charisma entwickeln. Frei von Angst und Unentschlossenheit” lernen Sie die psychologischen Werkzeuge zur Entwicklung von Selbstvertrauen und Techniken zur Überwindung von Ängsten und Komplexen kennen.
Regel 5. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und analysieren Sie sie
Nach den Online-Meetings sollten Sie eine kurze Zusammenfassung verfassen, um die wichtigsten Punkte der Verhandlungen, Ideen und Auswege aus der Situation zu dokumentieren. Es ist bekannt, dass die Konzentration und Aufmerksamkeitsspanne der Mitarbeiter bei Online-Sitzungen geringer ist als bei persönlichen Treffen. Es ist also nicht überflüssig, die Sitzung zusammenzufassen und einen kurzen Bericht über jeden einzelnen Tagesordnungspunkt zu geben. Sie sollten auch den Zweck der Besprechung mit dem Ergebnis vergleichen und die Hauptfrage beantworten: Was wurde als Ergebnis der Besprechung erreicht? Teilen Sie diese Zusammenfassung dann mit den anderen Teilnehmern der Sitzung oder des Treffens und danken Sie ihnen für ihre Teilnahme.
Ebenso wichtig ist es jedoch, die organisatorischen und technischen Fragen zur Vorbereitung der Online-Sitzung zu beantworten:
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Wurden die Interessen und Motive des Verhandlungspartners richtig erkannt?
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Waren die Vorbereitungen für die Verhandlung den tatsächlichen Bedingungen und der Situation angemessen?
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Was genau hat das Ergebnis der Verhandlung bestimmt?
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Wie können zukünftige negative Aspekte im Verhandlungsprozess ausgeschlossen werden?
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Was sollte getan werden, um die Effektivität der Verhandlung zu erhöhen?
Es gibt also eine Vielzahl von Faktoren, die den Erfolg und die Produktivität einer Online-Verhandlung beeinflussen. Daher sollten die Teilnehmer eines Treffens sich selbst und ihre Verhaltensweisen beobachten und auf die Reaktionen der Gesprächspartner und die nonverbalen Kommunikationsmittel achten. Darüber hinaus ist es ratsam, vor einer Verhandlung die künftigen Opponenten zu studieren, angefangen bei ihren beruflichen Qualitäten bis hin zu scheinbar unbedeutenden Kleinigkeiten, die den Ausgang der Verhandlung ebenfalls beeinflussen können.
