5 правил успешных онлайн-переговоров

В последние несколько лет онлайн-встречи стали для многих из нас привычным делом.

Никто больше не ворчит о том, что это не так эффективно, как переговоры тет-а-тет, ведь и из обоих форматов можно извлечь одинаковый максимум пользы. Главное — понимать, чем именно дистанционные встречи отличаются от офисных (помимо очевидного, конечно). 

Чтобы ваша встреча прошла удачно и вы точно добились желаемого результата, давайте разберем основные правила проведения успешных онлайн-переговоров.

Правило 1. Готовьтесь к встрече си-ильно заранее! 

Прежде всего, это касается технического сопровождения дистанционных переговоров. Площадку, на которой состоится встреча, по правилам цифрового этикета выбирает инициатор переговоров. Лучше всего подойдут известные и проверенные на практике Zoom, Skype, Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings или те программы, которые вы привыкли использовать, а потому знаете как свои пять пальцев. Обязательно учитывайте формат созвона (будет ли презентация? Сколько спикеров планируется?), продолжительность встречи (некоторые платформы устанавливают ограничения по времени) и количество участников. Кроме того, стоит заранее проверить качество связи, работу камеры и микрофона, а также скорость интернета. 

Правило 2. Составьте план переговоров 

Перед началом любых переговоров, проводимых в онлайн- или офлайн-формате, стоит определиться с итоговой целью: чего вы хотите добиться? Именно в случае достижения цели переговоры можно считать успешными. Но даже если вы не добились желаемого результата, встреча должна быть ценна для компании. Иначе какой смысл в ее проведении? 

Для того чтобы переговоры оказались полезны для обеих сторон, следует составить подробный план встречи и повестку, состоящую из основных пунктов, которые необходимо обсудить во время переговоров. Повестку стоит огласить заранее для всех участников встречи, чтобы они успели подготовиться и подумать над основными вопросами. Так вы сможете сэкономить значительную часть времени на самих переговорах. 

Помните о том, что онлайн-переговоры могут быть ограничены во времени в силу особенностей площадки для видеоконференции. Поэтому следует строго придерживаться составленного плана, но лучше всего составить тайминг, то есть на каждый пункт повестки выделить определенное количество времени и не выходить за его рамки. Если вы понимаете, что на рассмотрение какого-либо вопроса потрачено больше положенного времени, скажите об этом выступающему и попросите завершить обсуждение. А для того, чтобы не выбиваться из тайминга, вы можете смело пользоваться подготовленными шпаргалками к своему выступлению, ведь на онлайн-переговорах подглядывание в листок с речью будет не так заметно, как на личной встрече. 

Правило 3. Привлекайте других сотрудников к переговорам 

В зависимости от предмета беседы, вы можете включать в переговоры, например, специалиста по маркетингу, дизайнера, программиста или разработчика. Но здесь важно помнить, что удаленные встречи с большим количеством участников проводить довольно сложно. Поэтому каждый человек на конференции должен отвечать за определенный пункт повестки. 

Особенно важно привлекать к онлайн-встречам сотрудников, уже имеющих опыт в переговорах. Даже средний специалист может быть полезен, если он обладает грамотной речью и развитыми коммуникативными навыками. Досконально освоить эффективные стратегии и техники переговоров вам поможет курс «Гуру переговоров. Убедить любого и зарабатывать больше», на котором вы узнаете о способах нейтрализации возражений, использовании манипулятивных ловушек и интерпретации невербальных средств коммуникации. 

Правило 4. Соблюдайте цифровой этикет 

Всем известно, что на переговорах следует соблюдать правила офисного этикета, однако о существовании отдельного цифрового этикета догадываются немногие. Прежде всего, он требует соблюдения следующих принципов:

• Онлайн-встреча или созвон всегда должны быть запланированы. Поэтому не следует звонить вашему партнеру, клиенту или спонсору без предупреждения. Правильным будет заранее обговорить время встречи, а за несколько часов до назначенных переговоров уточнить, все ли остается в силе. 

• Одевайтесь соответствующе важным переговорам. Даже если вы находитесь дома, не забывайте о правилах дресс-кода. Настоящий профессионал никогда не позволит себе участвовать в онлайн-переговорах в домашней одежде. Халаты, растянутые футболки, спортивные костюмы следует сменить на одежду делового стиля. О том, как правильно подобрать образ, выглядеть стильно и уверенно, вы узнаете на курсе «Правильный имидж. Ваш ключ к успеху в сетевом маркетинге». Кроме того, этот курс будет полезен и для тех, кто регулярно участвует в переговорах. Вы научитесь работать с возражениями клиентов и выстраивать с ними грамотную коммуникацию.

• Всегда включайте камеру. Даже если в видео нет острой необходимости, лучше настоять на том, чтобы ваши собеседники и вы сами вышли на связь с включенной камерой. Это доказывает вашу заинтересованность в успешном проведении переговоров и абсолютную вовлеченность в беседу. К тому же это элементарная вежливость. Ведь выключенные микрофон и камера могут заставить ваших собеседников гадать, насколько вы сосредоточены на разговоре с ними. Кроме того, видеосвязь позволит и вам самим наблюдать за собеседниками и считывать их эмоции, что поможет улучшить результаты переговоров. Подробнее узнать об эмоциональном интеллекте, невербальных техниках общения и особенностях психофизиологии вы можете на курсе «Читать эмоции окружающих». Понимание происхождения эмоций и того, как они влияют на принятие решений, поможет вам научиться контролировать собственные эмоции и управлять чужими. 

• Представьте своих коллег. Независимо от того, сколько человек принимают участие в конференции, важно и нужно представить всех. Тогда все собеседники поймут, кто участвует в разговоре и за какие аспекты переговоров отвечает. 

• Дайте возможность высказаться всем участникам встречи. Вовлечение всех сотрудников в беседу сделает ее более ценной и продуктивной для обеих сторон переговоров. Однако это не значит, что нужно задавать вопрос в пустоту и ждать на него ответа от участника, желающего принять участие в беседе. Задавайте вопросы конкретным людям, иначе переговоры рискуют превратиться в хаос. 

Именно эти основные аспекты цифрового этикета позволят вам добиться большей эффективности переговоров и произвести приятное впечатление на собеседников. В этом вам также может помочь курс «Развить и применить харизму. Свобода от страхов и нерешительности», благодаря которому вы освоите психологические инструменты для развития внутренней уверенности и приемы, освобождающие от страхов и комплексов. 

Правило 5. Обязательно подводите и анализируйте итоги 

После проведения онлайн-встреч следует составить небольшое резюме, чтобы зафиксировать основные моменты проведенных переговоров, предложенные идеи и варианты выхода из анализируемой ситуации. Ведь, как известно, на онлайн-переговорах концентрация и внимание сотрудников ниже, чем на очных встречах. Так что не будет лишним подытожить встречу и дать краткий отчет по каждому из пунктов повестки. Также необходимо сравнить цель переговоров с итоговыми результатами и ответить на главный вопрос: что достигнуто в результате встречи? Потом подведенными итогами поделитесь с другими участниками совещания или встречи и поблагодарите их за участие. 

Однако не менее важно ответить и на организационные, технические вопросы, касающиеся подготовки онлайн-переговоров:

• Правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорам?

• Соответствовала ли подготовка к переговорам реальным условиям и сложившейся ситуации?

• Что именно определило результат переговоров?

• Как исключить в будущем негативные моменты в процессе проведения переговоров?

• Что необходимо предпринять для повышения эффективности переговоров?

Таким образом, на успешность и продуктивность онлайн-переговоров влияет огромное число факторов. Поэтому участникам встречи следует внимательно следить за собой и своими манерами, обращать внимание на реакции собеседников и невербальные средства коммуникации. Кроме того, перед переговорами советуем вам изучить будущих оппонентов, начиная с их профессиональных качеств и заканчивая незначительными, на первый взгляд, мелочами, которые также способны повлиять на исход переговоров.