Equipo multifuncional

Qué es un equipo multifuncional

Un equipo multifuncional es un equipo de trabajo compuesto de especialistas de diferentes ámbitos funcionales de la empresa, que poseen habilidades necesarias para crear y desarrollar un producto por su cuenta, es decir, sin ayuda adicional ni participación de otros equipos. En otras palabras, la multifuncionalidad significa que un equipo de empleados dotados de diferentes competencias y experiencia, colaboran para conseguir un objetivo común. Este nombre proviene de la metodología Scrum: un sistema flexible y un marco de trabajo para desarrollar y gestionar proyectos, así como asignar las tareas dentro del equipo de manera no estándar.

Así, un equipo multifuncional debe incluir representantes de varios departamentos diferentes de la empresa. Por ejemplo, para desarrollar y lanzar una nueva aplicación de juegos, no basta con tener sólo especialistas técnicos; también se necesitan diseñadores de UX, ilustradores, comercializadores, copywriters, especialistas en promoción, etcétera. Esto permite organizar todo el trabajo en un solo equipo y no pasar el proyecto "de mano en mano". Es decir, la diferencia clave entre un equipo multifuncional y uno tradicional es la independencia de otros departamentos y especialistas. Mientras que los equipos tradicionales tienen una estructura jerárquica clara y el trabajo de los empleados se realiza estrictamente en sus departamentos designados, los equipos multifuncionales van más allá de estos límites. Reúnen a empleados de distintos departamentos de la empresa, unidos para resolver una tarea específica.

Tipos de equipos multifuncionales

Los equipos multifuncionales trabajan de diferentes maneras en cada organización o empresa. Por ejemplo, las startups son multifuncionales de por sí, ya que no son empresas tan grandes como para tener varios departamentos con decenas de empleados en cada uno. Suelen ser justamente equipos especializados que incluyen empleados de distintas áreas de especialización.

Las empresas más grandes crean equipos multifuncionales a propósito. Este tipo de grupos de trabajo pueden diferir dependiendo del tipo de tareas que tengan que resolver:

• Equipos de proyecto. Se crean directamente para el desarrollo y la ejecución de un proyecto concreto, por lo que los miembros del equipo deben tener las competencias y la experiencia necesarias para ello.

• Equipos de producto. Estos equipos trabajan en la creación de un nuevo producto, su desarrollo y posterior gestión. Reúnen a especialistas de desarrollo, diseño, marketing y asistencia técnica.

• Equipos de gestión. Están formados por ejecutivos y directivos de distintos niveles para coordinar las decisiones estratégicas y tomar decisiones de gestión.

• Equipos de innovación. Estos equipos se forman para generar nuevas ideas, investigar y desarrollar productos innovadores.

• Equipos de mejora de procesos. Estos equipos trabajan para optimizar los procesos empresariales y mejorar la eficiencia operativa.

También existe una clasificación de equipos multifuncionales en función de las características de interacción entre los miembros del equipo de trabajo:

• Equipos descentralizados, cuyos miembros toman sus propias decisiones y no necesitan el control y la aprobación del jefe de la empresa.

• Equipos temporales, que se crean para resolver una tarea concreta. Su trabajo está limitado por el tiempo y el resultado se evalúa únicamente por la resolución del problema o el cumplimiento de la tarea.

• Equipos virtuales. Este tipo de equipos trabaja a distancia, utilizando las tecnologías y medios de comunicación modernos para el trabajo conjunto. Esto permite unir a especialistas de todo el mundo sin necesidad de estar presentes físicamente.

Funciones y responsabilidades en un equipo multifuncional

La composición del equipo multifuncional, es decir, el número de empleados, su especialización, habilidades, experiencia y competencias, debe estar directamente relacionada con la tarea que hay que resolver. Determina qué conocimientos y habilidades se necesitan, qué cualidades personales serán valiosas en el trabajo y quién está más interesado en resolver con éxito el problema.

Pero, en cualquier caso, los equipos multifuncionales deben contar con especialistas que asuman las siguientes funciones:

• Jefe de equipo. El jefe de equipo es responsable de la gestión general del equipo, la coordinación de sus actividades, la toma de decisiones y la consecución del resultado final. También es responsabilidad del jefe de equipo garantizar una comunicación eficaz y mantener el ambiente de trabajo. El jefe debe ser capaz de delegar responsabilidades, hacer que los demás miembros del equipo rindan cuentas, motivarlos y ayudarles en sus actividades en la medida de lo posible.

• Representantes de diferentes áreas funcionales. Deben ser expertos en su ámbito y representar los intereses de este ámbito en el equipo. Los representantes también deben garantizar la transferencia de la información y los conocimientos necesarios.

• Director de proyecto. El director de proyecto es responsable de planificar, gestionar el proyecto y todos los recursos disponibles, asignar tareas y coordinar el trabajo entre los distintos miembros del equipo y representantes de las áreas funcionales.

• Analista. Recopila y analiza datos, realiza investigaciones, identifica problemas y crea recomendaciones para solucionarlos. El analista también supervisa y evalúa los resultados provisionales del equipo.

• Innovador. El innovador debe fomentar la generación de ideas y el desarrollo de soluciones innovadoras. Es el que busca oportunidades de mejora y desarrollo, propone nuevas opciones de resolución de problemas y formas creativas de trabajar.

Así, el papel de cada miembro del equipo multifuncional tiene sus propias características, pero todas ellas están orientadas a un trabajo eficaz y a la pronta consecución de los objetivos fijados.

Ventajas de los equipos multifuncionales

Ir más allá de los principios tradicionales de gestión de proyectos permite al equipo multifuncional disfrutar de una serie de ventajas:

• Sin jerarquías y con un proceso burocrático reducido. Los miembros del equipo colaboran en el resultado final, no esperan respuestas ni autorizaciones de otros departamentos, todo se limita a la confirmación del jefe de equipo.

• Una variedad más amplia de conocimientos y experiencia. Esto contribuye a un examen de calidad y exhaustivo de la cuestión y, posteriormente, a la resolución del problema.

• Flexibilidad y movilidad de los procesos. Un equipo multifuncional es capaz de adaptarse rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado y a los requisitos del producto final, así como responder con rapidez a cualquier cambio, dificultad o problema imprevisto.

• Productividad y alta velocidad de desarrollo. Los equipos multifuncionales resuelven las tareas con mayor eficacia gracias a la diversidad de competencias y experiencia. Esto permite analizar la situación de forma más completa y profunda, tomar decisiones complejas y alcanzar los objetivos fijados.

• Innovación. Los equipos con diferentes áreas funcionales son los que pueden generar activamente nuevas ideas y utilizar enfoques innovadores para trabajar. La interacción entre distintos especialistas fomenta el pensamiento creativo y facilita la creación de nuevos métodos.

• Lanzamiento más rápido del producto. Trabajar juntos en un producto permite que llegue al mercado más rápido y empiece a generar ingresos.

Para que cada una de estas ventajas se materialice plenamente, es necesario garantizar una gestión del proyecto eficaz, y asegurarse de que los miembros del equipo cumplan con sus responsabilidades y funciones interdisciplinares.

Desventajas de los equipos multifuncionales

A pesar de todo, la presencia de ventajas no quiere decir que los equipos multifuncionales no tengan sus desventajas. Entre ellas están:

• Complejidad de la coordinación. En los equipos multifuncionales participan especialistas de distintos campos, lo que puede generar dificultades de coordinación y sincronización. En ello influyen los distintos enfoques de trabajo, prioridades y lenguajes de comunicación, lo cual dificulta una colaboración eficaz.

• Riesgo de conflictos. Precisamente por las diferencias de planteamientos y puntos de vista entre los representantes de las áreas funcionales, el riesgo de relaciones tensas y conflictos en el equipo aumenta considerablemente. Resolver tales situaciones y mantener un clima psicológico saludable requiere esfuerzos, recursos y tiempo adicionales.

• Presión. Los directivos de las empresas que crean equipos multifuncionales temporales exigen a sus miembros resultados rápidos. Al mismo tiempo, es necesario conseguirlos en un periodo de tiempo bastante corto. Por lo tanto, los empleados se enfrentan a una mayor carga de trabajo y presión.

• Expectativas exageradas. A menudo se espera que los equipos multifuncionales tengan un rendimiento y unos resultados demasiado elevados. Sin embargo, es importante darse cuenta de que los miembros de equipos multifuncionales no son un equipo de superhéroes que hacen posible lo imposible.

Al margen de lo anterior, los inconvenientes mencionados no anulan todas las ventajas de los equipos multifuncionales. Sólo dejan claro que crear un grupo de trabajo de este tipo y mantener su labor es un proceso complejo y laborioso que requiere control y gestión para obtener los máximos resultados.

Ejemplos de equipos multifuncionales

Google suele utilizar equipos multifuncionales para desarrollar y lanzar nuevos productos. Estos equipos reúnen a desarrolladores, programadores, diseñadores, especialistas en marketing y otros para garantizar que un producto sea lo más fácil de usar y lo más solicitado posible.

La empresa estadounidense Tesla también aplica el modelo de equipos multifuncionales para el desarrollo innovador y la producción de sus coches eléctricos. En ellos participan diseñadores e ingenieros, especialistas en producción y diseñadores para trabajar juntos y cumplir altos estándares de calidad.

Los fabricantes de productos Procter & Gamble utilizan equipos multifuncionales en el desarrollo de nuevos productos. Crean equipos de trabajo directamente de fabricantes de productos, analistas de mercado y comercializadores para encontrar nuevas soluciones creativas.

Spotify también ha recurrido a la creación de equipos multifuncionales para mejorar la plataforma musical, su interfaz y su diseño.

Cómo crear un equipo multifuncional

La formación y posterior desarrollo de un equipo multifuncional eficaz consta de varias etapas clave:

Etapa 1. Definir el objetivo

Antes de empezar a formar un equipo, hay que saber cuál es la tarea principal que tendrá que cumplir. Puede ser, por ejemplo, desarrollar un nuevo producto, crear una estrategia de desarrollo a largo plazo, analizar en detalle el mercado y las perspectivas, etc. Averigua también qué competencias serán necesarias para resolver la tarea principal y todas las tareas intermedias adicionales. El equipo de especialistas se forma en función de cuál sea el propósito de crear un equipo multifuncional y qué competencias se necesitarán para ello.

Paso 2. Formar el equipo

En esta fase es muy importante garantizar la diversidad necesaria de especialistas y sus competencias para los equipos multifuncionales. Al mismo tiempo, no se debe limitar únicamente a la diversidad de experiencia y conocimientos. También puede ser diversidad de edad, estatus, origen, nacionalidad, puntos de vista, etc. Recuerda que cuanto más diversos sean los miembros del equipo, más eficaz y productivo será su trabajo.

Paso 3. Identificar al jefe del equipo

Ningún equipo puede funcionar eficazmente sin un líder. Para desempeñar esta función, hay que encontrar un jefe o gerente reputado de uno de los departamentos que conozca a la mayoría de los miembros del equipo. Esto es necesario para unir a personas con opiniones y juicios diferentes, convirtiéndolas en un único equipo cohesionado.

Paso 4. Identificar otras funciones

Además del jefe, hay otras funciones interdisciplinares en el equipo. Incluso en la fase de creación del equipo, hay que saber a qué especialista ofrecer un papel u otro. Recuerda que debes basarte en las competencias y habilidades que tienen los empleados, así como en las funciones que desempeñaban antes de trabajar en un equipo multifuncional. Por ejemplo, si un empleado es un buen directivo, debería asignársele la función de gestor de proyectos.

Paso 5. Definir las normas de trabajo del equipo

En esta fase es necesario asignar un determinado ámbito de responsabilidad, deberes y autoridad a cada miembro del equipo. También hay que establecer normas comunes de cooperación e interacción para todos. Por ejemplo, es muy importante dejar clara la regla básica para un equipo multifuncional: proporcionar la oportunidad de hablar a todos los miembros del equipo, de proponer las ideas más audaces, de no interrumpir a los demás y de tomar todas las decisiones en colaboración.

Etapa 6. Apoyar el trabajo y la comunicación

Esta etapa implica mantener una estrecha interacción, crear un chat común para todos los miembros del equipo y seguir todas las normas establecidas para lograr una cooperación eficaz. El jefe también debe mantener el espíritu de equipo y un ambiente de trabajo saludable, motivar a los empleados, proporcionarles apoyo y resolver los conflictos que surjan. Es muy importante no evitar los conflictos, que surgirán en cualquier caso durante la discusión, sino aprender a resolverlos de forma competente y llegar a compromisos.

Además, en esta fase es necesario valorar los resultados provisionales, evaluar el rendimiento de los empleados, planificar los próximos pasos y supervisar el progreso del equipo, rectificando los procesos clave si es necesario.

Conclusión

Los equipos multifuncionales se están convirtiendo en una tendencia cada vez más popular y extendida en la gestión de proyectos. A pesar de que la creación de un grupo de trabajo de este tipo es un proceso muy complejo y laborioso, sus ventajas y alto rendimiento le permiten seguir siendo un método exitoso y relevante en el mercado. Lo principal es tomarse en serio la creación de equipos y no descuidar las reglas de la actividad conjunta. En este caso, los equipos multifuncionales aumentarán la eficacia de la empresa en su totalidad.