Facilitation

Was ist das: Facilitation?

Die Definition bedeutet wörtlich "Prozess-Erleichterung" oder Moderation, weil der Facilitator (Moderator) die Diskussion führt und den Teilnehmern hilft, in einem produktiven Geisteszustand zu bleiben. Er überwacht auch den Gesprächsverlauf. Diese Form der Moderation wird häufig im Bildungswesen und in der Psychologie angewandt, aber die Bedeutung des Begriffs setzt voraus, dass die Moderationstechniken auch in der Pädagogik, bei Journalisten-Besprechungen, bei Brainstorming-Sitzungen und sogar bei Vorstandssitzungen eingesetzt werden.

Über die Facilitation wurde erstmals 1965 gesprochen, als der amerikanische Psychologe Robert Zajonc ein Experiment mit Kakerlaken durchführte. Die Studie zeigte, dass Kakerlaken beim Laufen in einfachen Labyrinthen besser abschneiden, wenn sie von anderen Kakerlaken beaufsichtigt werden. Komplexe Labyrinthe wurden jedoch am besten von Kakerlaken allein und ohne zusätzliche Zuschauer bewältigt. Der Psychologe bekam Interesse an diesem "Moderationseffekt". Er führte weitere Experimente durch und stellte fest, dass die Moderation auf Menschen in ähnlicher Weise wirkt. So entstand die Theorie der sozialen Facilitation. Robert erkannte, dass die äußeren Begleitumstände die Qualität der Arbeit beeinflussen. In den 80er Jahren des XX. Jahrhunderts wurde diese Theorie in die Bildungsprozesse aufgenommen und hat erst dann ihren Einzug ins Geschäftsleben gehalten.

Bei der heutigen Facilitation von Meetings geht es natürlich nicht mehr um Kakerlaken. Es geht hier vielmehr um die Kenntnis der Regeln, um eine bedingungslos positive Einstellung zu allen Prozessteilnehmern, um gut eingestellte Optik und Instrumente.

Wer ist ein Facilitator?

Der Facilitator ist eine Person, die die Diskussion moderiert, ihre Regeln festlegt, deren Einhaltung kontrolliert und die Gesprächsteilnehmer in die richtige Richtung lenkt. Der Moderator muss das Gespräch strukturieren und erklären können, wie man mit verschiedenen Instrumenten arbeitet. Er muss imstande sein, Konflikte zu beseitigen und mit der Dominanz der Meinungen einiger maßgeblicher Teilnehmer umzugehen. Der Moderator verhält sich neutral und äußert seine Meinung nicht einmal dann, wenn er dazu aufgefordert wird.

Als Moderator kann ein Berater aus einem Consulting-Unternehmen oder ein Angestellter desselben Unternehmens auftreten, der an der Lösung des Problems der Abteilung oder der Gruppe nicht direkt interessiert ist, denn sein Interesse kann dazu führen, dass er unbewusst eine bestimmte Ansicht unterstützt.

Die Fertigkeiten, die der Facilitator benötigt

Die Kompetenzen des Facilitators umfassen Folgendes:

• Zeitmanagement. Zeitmanagement ist wichtig, um über die festgelegte Diskussionsdauer nicht hinauszugehen.

• Aktives Zuhören. Ohne diese Eigenschaft wird der Facilitator die Sitzungen nicht erfolgreich moderieren können. Diese Fertigkeit gehört zur Gesamtpalette der Empathie-Skills. Man muss den Blickkontakt aufrecht erhalten, entspannt sein und natürlich wirken, die Hand am Puls halten und davon absehen, die geäußerten Meinungen zu bewerten. Wer schnell das Wort ergreifen und seine Meinung loswerden möchte, wird es schwer haben, weil die Rolle des Moderators u.a. darin besteht, aufzupassen, dass das Gespräch oder der Monolog von den anderen Teilnehmern nicht unterbrochen wird.

• Die Kunst, Fragen zu stellen. Wenn der Moderator sich nicht traut, die Teilnehmer zu fragen oder etwas zu klären, hat das Diskussionsergebnis möglicherweise nicht die Qualität, die man gern sehen möchte. Die Fragen sollten offen sein, das heißt, man sollte sie nicht mit einem einsilbigen "Ja" oder "Nein" beantworten.

• Unvoreingenommenheit. Je weiter der Moderator vom Gesprächsthema entfernt ist, desto besser ist es. Es gilt, unparteiisch zu bleiben und keine kritischen Bewertungen abzugeben.

• Anpassungsfähigkeit. Es kann passieren, dass die Diskussion aufgrund der unterschiedlichen Charaktere und Motivationen der Anwesenden aus dem Ruder läuft, daher ist es für den Moderator wichtig, sich auf jede Wendung beim Gespräch einzustellen. Man kann mehrere Gesprächsszenarien im Voraus entwerfen, um nicht in Verlegenheit zu geraten, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

• Die Fähigkeit, zu kommunizieren. Man wird sich mit vielen Menschen unterhalten müssen, deshalb hat die kommunikative Fähigkeit (und die Fähigkeit, nicht gleich die Beherrschung zu verlieren) einen großen Stellenwert. Dazu gehört übrigens auch die Fähigkeit, die nonverbale Sprache zu nutzen: Das sind Gesten, Bewegungen und Mimik. Und die Fähigkeit, eine Atmosphäre zu schaffen, in der die Teilnehmer in den Diskussionsprozess einbezogen werden, gehört ebenfalls zur Kommunikationskompetenz des Moderators.

• Das Verständnis der Gesprächsdynamik. Diese Eigenschaft wird sich als nützlich erweisen, wenn es darum geht, die Ungleichheiten in der Gruppe zu beseitigen und die Rollen anzupassen. Man muss die Energie der Gruppe abschätzen und aufrechterhalten lernen, so esoterisch das auch klingen mag. Man muss in der Lage sein, diese Energie zu dämpfen oder zu entwickeln, was Training und Übung erfordert.

Die Funktionen des Moderators

Was macht der Moderator während der Diskussion überhaupt? Hier ein kleiner Leitfaden:

Was der Moderator NICHT tun darf:

• Sich wie ein Experte benehmen. Der Moderator darf die Teilnehmer nicht zu der Lösung bewegen, die ihm selbst am besten gefällt.

• Emotionen missachten. Wie schon gesagt: Der emotionale Teil der Diskussion macht einen Großteil des Erfolgs aus.

• Zulassen, dass das Gespräch chaotisch verläuft. Die Diskussion hat ein Regelwerk und eine Struktur, und der Moderator ist für die Einhaltung verantwortlich.

• Ideen ignorieren. Jeder Vorschlag und jede Lösungsvariante sind aufzuschreiben.

• Die Worte der Gesprächsteilnehmer selbständig deuten. Es ist immer besser, die Diskussionsteilnehmer selbst nach dem Sinn ihrer Aussage zu fragen.

• Demotivieren.

Was der Moderator tun soll:

• Die Diskussion leiten. Dazu kann man die bereits erwähnten Instrumente und Methoden einsetzen.

• Den Fokus der Aufmerksamkeit der Gruppe beibehalten. Dazu muss man die Gesprächsteilnehmer dazu bringen, Fragen zu beantworten, ohne sich dabei ablenken zu lassen.

• Fragen stellen, hören und zuhören.

• Jeden Teilnehmer ins Gespräch einbeziehen. Die Variante "Bin mit der Meinung der anderen einverstanden" zieht bei ihm nicht.

• Den Prozess der Entscheidungsfindung verfolgen. Jede Stimme zählt!

Etappen der Facilitation

Jede Strategiesitzung, jede Diskussion über neue Ideen und deren Umsetzung erfordert, dass die Moderation in mehrere Schritte eingeteilt wird. Meistens sehen die Handlungen wie folgt aus:

• Die Sitzung eröffnen

Der Moderator erzählt über Diskussionsziele, Unterthemen und die Fragen dazu und legt die Diskussionsregeln fest. Er muss ein angenehmes Umfeld für eine ehrliche Kommunikation schaffen und dafür sorgen, dass alle Teilnehmer die Diskussionsregeln beherzigen. Es ist wichtig zu erklären, warum das Gespräch stattfindet und wie sich die darin getroffenen Entscheidungen auf die Entwicklung des Unternehmens oder der Organisation auswirken werden.

• Ideen generieren

Die Gruppe erörtert Varianten zur Lösung von Problemen und entwickelt Ideen, wie diese Probleme beseitigt werden können. Alle zuvor beschriebenen Methoden und Techniken können dabei eingesetzt werden.

• Lösungen auswählen

Der Moderator schlägt den Teilnehmern vor, die in der vorherigen Etappe entwickelten Lösungen zu besprechen und die passendsten auszuwählen. Alle Meinungen werden aufgeschrieben.

• Den Plan für die Umsetzung der Lösungen erstellen

Die Gruppenmitglieder systematisieren die Informationen und erstellen einen Umsetzungsplan für die ausgewählten Lösungen. Es muss festgelegt werden, was zu tun ist, in welchem Zeitrahmen, welche Ressourcen dafür benötigt werden, welche Ergebnisse aus den Maßnahmen resultieren können und wie diese Ergebnisse bewertet werden sollen.

• Die Sitzung abschließen

Der Moderator bedankt sich bei allen Teilnehmern für die Diskussion und schlägt vor, die Gedanken oder die Meinungen dazu auszutauschen.

Methoden der Facilitation

Ein angehender Fachmann sollte folgende Moderationstechniken erlernen:

• Fokussierung der Gruppe

Bei der Gruppenmoderation geht es um einen einheitlichen Kurs und einen ursprünglich festgelegten Weg. Das liegt einzig und allein in der Verantwortung des Moderators. Die Fokussierung erfordert regelmäßige Erinnerungen an den Diskussionszweck und daran, wie die Diskussion das Unternehmen oder das Projekt einem bestimmten Ziel näher bringt. Dazu gehören auch die Zusammenfassung von Zwischenergebnissen und die Erteilung von Anweisungen während des Gesprächs. Mit anderen Worten: die Fokussierung ist eine Methode, bei der die Aufmerksamkeit der gesamten Gruppe auf das Diskussionsthema gerichtet wird. Der Moderator lässt nicht zu, dass die Gruppe vom Diskussionsthema abschweift, wobei er von der gesamten Unterhaltung offensichtlich Abstand nimmt.

• Festhalten der Arbeitsergebnisse

In jedem Zeitabschnitt, der im Voraus festgelegt wird und von der Arbeitsgeschwindigkeit der Gruppe abhängt, sollten die Zwischenergebnisse der Diskussion festgehalten werden. Dies kann entweder mündlich oder schriftlich geschehen. In der Regel empfiehlt man, die schriftliche Variante zu nutzen: das Ergebnis wird auf Karten, auf einem Flipchart, in einem speziellen Notizbuch, auf der Tafel im Raum aufgeschrieben, und das kann die Person machen, die dieses Resultat formuliert hat.

• Das Sammeln der Meinungen

Die Moderation der Gruppenarbeit setzt voraus, dass mindestens zwei Meinungen vorhanden sind. Diese Meinungen sind genau herauszufinden und zu sammeln, wobei wichtige Informationsfragmente hervorgehoben werden müssen. Es ist notwendig, die Teilnehmer in die Diskussion einzubeziehen, mit ihnen taktvoll zu sprechen und die emotionale Intelligenz zu nutzen, um ihre tieferen Beweggründe und Wünsche zu verstehen. Je höher die Arbeitsqualität des Moderators, desto höher die Produktivität der Gruppe und die Qualität der Meinungen der Teilnehmer.

Die Regeln für das Sammeln von Informationen sind größtenteils dieselben: Man muss verschiedene Arten von Fragen verwenden, Brainstorming-Sitzungen abhalten, individuelle Moderationskarten sammeln und sie in eine Rangfolge bringen. Die Fähigkeiten des Moderators ermöglichen es, all diese Punkte zu 100 Prozent zu bewältigen.

• Konsens-Herbeiführung

Die Grundsätze der Moderation setzen immer einen Konsens voraus. Der Moderator muss einen Prozess in die Wege leiten, der sich auf eine einheitliche Meinung konzentriert und die Gedanken jedes Gesprächsteilnehmers berücksichtigt, was zu einer Entscheidung führt, die von der gesamten Gruppe mitgetragen wird. Das klingt schon schwierig, ganz abgesehen davon, dass die Gesprächsteilnehmer oft völlig unterschiedliche Meinungen haben, die sich sogar widersprechen können. Der Moderator sollte sich also darauf gefasst machen, dass die Gemüter sich irgendwann erhitzen werden.

Der Moderator arbeitet mit Einzelpersonen, die jeweils ihre eigene Motivation haben, und steuert die gruppeninternen Prozesse. Ein wichtiger Aspekt besteht darin, die Energie hochzuhalten und die Teilnehmer in die Arbeit aktiv einzubeziehen. Die Energie der Einzelnen kann aufrechterhalten werden, indem man das Gesprächstempo ändert, rechtzeitig Pausen einlegt und die natürlichen Energieschwankungen berücksichtigt, weil manche Leute nachmittags und andere morgens besser arbeiten können.

Unkorrektes oder unproduktives Verhalten der Gruppenteilnehmer ist auch ein Phänomen, mit dem der Moderationsexperte irgendwann konfrontiert sein wird. Mit verschiedenen Erscheinungsformen dieses Verhaltens wird er fertig werden müssen. Deshalb kommt dem Moderator eine wichtige Rolle im Team zu.

Moderationstechniken

Die Vorteile der Moderation bestehen in der großen Anzahl der Techniken, die in verschiedenen Branchen eingesetzt werden können. Welche anderen Moderationsformen gibt es?

• Moderatonskarten

Durch diese Methode werden die Meinungen gesammelt. Die Moderationskarten sehen wie normale Karten aus, auf denen u. a. Antworten auf die Fragen oder die Möglichkeiten zur Lösung eines Problems aufgeschrieben werden. Nachdem die Karten abgegeben worden sind, werden Sie vom Moderator geprüft, die Ideen werden gruppiert und daraufhin von ihm verlautbart. Die Person, die ihre Meinung auf der Karte angegeben hat, kann um Klarstellung gebeten werden. Mit Hilfe dieser Karten kann man auch alle Konfliktsituationen visualisieren.

• Mentale Karten

Durch diese Methode werden Ideen generiert, wobei es noch ein Instrument mit diesem Namen gibt - bitte nicht verwechseln! Die mentalen Karten braucht man, um das Thema zu vertiefen. Für die Arbeit mit dieser Methode benötigen Sie eine Tafel, auf der Sie einen Kreis mit dem Hauptthema zeichnen. Von diesem Kreis aus können dann Pfeile zu anderen Kreisen führen: so halten Sie die Ideen fest, bringen sie neben dem Hauptthema unter, suchen nach Unterthemen und entwickeln die Karte vom Allgemeinen zum Besonderen. Auf jedes Unterthema kann man eingehen, indem man den Teilnehmern Fragen stellt.

• Abstimmung über die Rangordnung der Informationen

Es handelt sich um eine Technik der Verteilung der Stimmen über die Vorschläge, die für die Gruppe jeweils am interessantesten oder uninteressant sind. Eine wichtige Fähigkeit des Moderators besteht darin, dass er nicht auf der Problemlösung beharrt, die ihm am geeignetsten zu sein scheint. Die Abstimmung erfolgt wie immer: Die Gruppenmitglieder beantworten die Frage, ob sie mit der vorgeschlagenen Option einverstanden sind und in welchem Umfang (es ist sogar möglich, den Prozentsatz anzugeben). Die Abstimmung kann offline mit Klebeetiketten oder online mit einem geeigneten Dienst stattfinden.

• Prognostizierung

Dies ist eine Technik, bei der mehrere Lösungen für ein Problem erarbeitet werden. Sie wird eingesetzt, wenn die Hindernisse, die das Problem verursacht haben, unüberwindbar erscheinen und die Gruppe sich der vorgeschlagenen Lösung nicht ganz sicher ist. Die Teilnehmer müssen sich vorstellen, dass es jetzt dieselbe Uhrzeit, derselbe Tag, nur ein Jahr später ist, und dass alle Pläne und Lösungen umgesetzt wurden, so dass das eigentliche Problem in den Hintergrund getreten ist. Dann müssen sie rückblickend sagen, wie genau das Problem gelöst wurde, so dass alle Pläne verwirklicht werden konnten. Diese Methode kann man in Gruppen oder einzeln üben.

• Matrixdiagramm

Dies ist eine Methode zur Bewertung von Entscheidungsoptionen. Die Hauptrolle spielen dabei zwei Faktoren, die miteinander verglichen werden. Das sind meistens der Preis und die Qualität, die Durchführbarkeit und die Wirksamkeit, die aktuelle Qualität und die weitreichenden Auswirkungen, die Durchführbarkeit und die Bedeutung des Vorschlags für die Organisation, das Risikoniveau und das Niveau der möglichen Auswirkungen. Um diese Methode anzuwenden, muss man ein Achsen-Diagramm erstellen (eine Achse entspricht den beiden Faktoren, die miteinander verglichen werden). Die Gruppenmitglieder bewerten diese Faktoren und tragen ihre Vorhersagen für jeden dieser Faktoren auf der Achse ein. Der Moderator wählt dann die Faktoren aus, die für die weitere Arbeit relevant sind.

• Kraftfeld

Es handelt sich hier um eine Methode zur Identifizierung der Kräfte, die für die Problemlösung hinderlich oder behilflich sind. Sie wird häufig angewandt, wenn es darum geht, die Umsetzung der Entscheidungen zu planen und die Schwierigkeit der Umsetzung einzuschätzen. Mehrere Strategiesitzungen in Großunternehmen wurden schon auf dieser Moderationsmethode aufgebaut! Der Moderator muss das Problem formulieren, das die Gruppe analysieren wird, und ihr vorschlagen, es auszuwerten: Was erleichtert die Umwandlungen, was behindert sie, wie kann man den Widerstand von außen verringern und die Umwandlungen fördern? Ausgehend vom Diskussionsergebnis wird ein Aktionsplan erstellt.

• Welt-Café

Das ist eine Methode des Meinungsaustauschs in einer größeren Gruppe. Der Moderator sorgt für eine lebhafte Diskussion, an der sich alle Gruppenmitglieder beteiligen. Das Hauptthema der Diskussion und seine Unterthemen sowie die dazugehörigen Fragen werden im Voraus vereinbart. Es kann dabei höchstens fünf Unterthemen geben. Während der Diskussion selbst werden die Teilnehmer in Gruppen eingeteilt, von denen jede über ein anderes Unterthema spricht. Es werden bestimmte Lösungen, Antworten und Hauptpunkte der Diskussion hervorgehoben.

Dann wird eines der Gruppenmitglieder zum Leiter des Rundtischgesprächs, der Gäste empfangen soll. Die "Gäste" sind die anderen Diskussionsteilnehmer, die verschiedenen Gruppen zugewiesen waren. Die Gruppe, die ein bestimmtes Unterthema bereits diskutiert hat, wird über andere Tische verteilt. Der Leiter des Rundtischgesprächs stellt zu dem Unterthema die gleichen Fragen, die bereits mit der ersten (ursprünglichen) Gruppe diskutiert worden sind. Auf diese Weise kann eine maximale Anzahl unterschiedlicher Meinungen eingeholt werden. Nach drei bis fünf Diskussionsrunden sprechen die Rundtisch-Moderatoren über die Erkenntnisse, die bei den Diskussionen gewonnen wurden.

Instrumente der Facilitation

Die bei der Facilitation entstehenden Verhandlungssituationen erfordern meistens ein Instrumentarium, das die Diskussion erleichtern soll. Die Instrumente werden in zwei Gruppen eingeteilt: Offline- und Online-Tools.

Offline-Tools

• Metaphorische Karten. Das sind Karten, die für Assoziationen erstellt werden und aus Bildern, Zeichnungen und Fotos bestehen.

• Flipchart. Dies ist eine Vorrichtung zum Wenden von Papierblättern. Flipcharts gibt es in verschiedenen Formen: Sie können an der Wand befestigt oder auf den Boden gestellt werden. Es gibt sehr viele Einsatzmöglichkeiten.

• Karten für das Welt-Café. Das können besondere Karten sein, die man auf den Tisch legt, oder einfach Karten in einem beliebigen Format. Oben werden darauf das Thema oder die Fragen angegeben, und direkt darunter auf kleinen Zetteln, die an die große Karte geheftet werden, stehen die Meinungen oder die Antworten. Diese werden dann in Gruppen zusammengefasst.

Online-Tools

• Miro. Das ist eine Tafel, auf der man virtuell Karten und Dokumente ablegen, Notizen machen und als Team arbeiten kann. Dazu ist eine Schulung erforderlich, und im Rahmen der kostenlosen Tarife ist die Arbeit begrenzt.

• Slido. Ein Dienst zur Erstellung von Online-Befragungen, die bei Vorlage des QR-Codes zugänglich sind.

• Kahoot. Eine Plattform zur Entwicklung von einfachen Spielen nach bestimmten Mustern.

• Notion. Ein Tool zur Systematisierung und Visualisierung der Information, um die Arbeit mit allen Aufgaben und Korrekturen zu erleichtern.

• Zoom. Sicherlich kennen alle dieses Instrument, mit dem man eine Online-Diskussion führen, die Konferenzteilnehmer in Gruppen einteilen, interne Umfragen und Tests organisieren kann.

Beispiele der Facilitation

Ein beeindruckendes Beispiel für die Moderation ist die Open-Space-Technik von Harrison Owen. Diese Technik wird eingesetzt, wenn eine große Gruppe von Teilnehmern eine große Anzahl von Fragen beantworten muss. Die Diskussionsteilnehmer sitzen um einen runden Tisch, und jeder schreibt seine Frage, die Uhrzeit und das Datum auf eine Tafel oder ein Flipchart. Neben dem Namen der Person, die die Frage aufgeschrieben hat, stehen die Namen der Personen, die bereit sind, darüber zu diskutieren. Daraufhin beginnen die Teilnehmer, genau diese Fragen in Gruppen zu besprechen. Wenn jemand die Gruppe verlassen und zu einer anderen Frage übergehen möchte, kann er dies jederzeit tun. Am Ende der Diskussion halten die Verfasser der Fragen die Lösungen dazu fest. Jeder Gruppenteilnehmer kann diese Lösungen einsehen.

Eine weitere Methode, die häufig in Unternehmen und staatlichen Einrichtungen zum Zuge kommt, ist die Foresight, deutsch: Vorausschau. Sie stammt von Marvin Weisbord und ermöglicht es, eine Zukunftsvision und Szenarien für verschiedene Situationen zu entwerfen. Besonderes Augenmerk gilt dabei der Vergangenheit und den bereits gewonnenen Erfahrungen. Diese Methode setzt voraus, dass die Sitzung zwei bis drei Tage dauert. Während dieser Arbeit ist es notwendig, die bisherigen Aktivitäten des Unternehmens oder der Organisation zu analysieren, die aktuellen Markttendenzen und ihren Umfang zu bestimmen, die aktuelle Unternehmenssituation abzuschätzen, wobei die Bewertungskriterien im Voraus formuliert werden sollen. Außerdem muss man ein Zukunftsbild entwerfen, Unternehmensziele nennen und einen Plan schreiben, um diese umzusetzen.

Zusammenfassung

Die Facilitation bzw. Moderation ist ein Prozess, den jedes große Unternehmen benötigt, weil es täglich und mehrmals Entscheidungen treffen muss. Talentierte Moderatoren sind bei Unternehmen und staatlichen Einrichtungen gleichermaßen gefragt. Selbst diejenigen, die bei Diskussionen noch nie als Moderatoren tätig waren und sich selbst nicht für besonders charismatisch halten, können ihr Moderationstalent entdecken und weiterentwickeln.