Facilitación

Qué es la facilitación

La facilitación es un conjunto de herramientas y técnicas que permiten llevar a cabo un debate eficaz en grupo. La propia definición significa literalmente "facilitar el proceso", ya que el facilitador modera la discusión, ayuda a los participantes a mantenerse en un estado de ánimo productivo y supervisa el progreso de la conversación. La facilitación se utiliza a menudo en educación y psicología, pero el significado del término implica que la tecnología de la facilitación también se utiliza en pedagogía, en las sesiones de trabajo de los periodistas, durante las sesiones de brainstorming e incluso en las reuniones de los consejos de administración.

La primera vez que se habló de facilitación fue en 1965, cuando el psicólogo estadounidense Robert Ziontz realizó un experimento con... cucarachas. El estudio demostró que las cucarachas pasaban mejor los laberintos más sencillos cuando estaban emparejadas y supervisadas por otras cucarachas. Pero los laberintos complejos los completaban mejor las cucarachas solas y sin espectadores adicionales. Este "efecto moderación" interesó al psicólogo, así que realizó más experimentos y descubrió que la moderación actúa sobre las personas de forma similar. Así surgió la facilitación social: Robert se dio cuenta de que las circunstancias de un trabajo afectan a su calidad. En la década de 1980, la teoría se introdujo en la formación y sólo entonces migró a las empresas.

Hoy en día, la facilitación de reuniones ya no tiene nada que ver con las cucarachas. Se trata tanto de conocer las reglas y tener una actitud incondicionalmente positiva hacia todos los participantes en el proceso, como tener una óptica sintonizada y un conjunto de herramientas afinadas.

Quién es un facilitador

El facilitador es la persona que dirige el debate, formaliza las normas, se asegura de que se cumplan y dirige la conversación en la dirección correcta. El facilitador debe estructurar la conversación, explicar cómo trabajar con las distintas herramientas, tratar los conflictos y manejar el dominio de las opiniones de varios participantes con autoridad. El facilitador adopta una postura neutral y no expresa ninguna opinión, aunque se le pida.

Un facilitador puede ser un consultor de una empresa de asesoría o un empleado de una empresa que no esté interesado en resolver el problema al que se enfrenta un departamento o grupo. Su interés puede hacer que, sin saberlo, apoye una determinada opinión.

Habilidades que debe tener un facilitador

Las competencias del facilitador incluyen:

• Gestión del tiempo. La gestión del tiempo es importante para no salirse del marco temporal del debate.

• Escucha activa. Sin ella, el facilitador no puede moderar con éxito las sesiones. Esta habilidad forma parte del conjunto general de habilidades empáticas. Hay que mantener el contacto visual, mostrarse relajado y natural, manteniendo el pulso y absteniéndose de evaluar las opiniones expresadas. Una persona que quiera hablar rápidamente lo tendrá difícil, ya que el papel del facilitador incluye abstenerse de intervenir en la conversación o el monólogo.

• La capacidad de hacer preguntas. Si el facilitador tiene miedo de preguntar, interrumpir y aclarar algún punto a los participantes en la discusión, el resultado de esta puede no ser de la calidad que uno desearía. Las preguntas deben ser abiertas, no deben responderse con un "sí" o un "no".

• Imparcialidad. Cuanto más alejado esté el facilitador del tema de la conversación, mejor. Es importante mantenerse imparcial y no emitir valoraciones críticas.

• Adaptabilidad. Es probable que una conversación se tuerza debido a las diferentes personalidades y motivaciones de los presentes, por lo que es importante que el facilitador sea capaz de adaptarse a cualquier giro de los acontecimientos. Puede crear varios escenarios de reunión con antelación para no confundirse si las cosas no salen según lo previsto.

• Capacidad de comunicación. Interactuará con una gran variedad de personas, por lo que sus dotes de comunicación (y la capacidad de no perder los nervios en poco tiempo) le serán muy útiles. Esto incluye el uso del lenguaje no verbal, como los gestos, las expresiones faciales y el lenguaje corporal. Y la capacidad de crear una atmósfera en la que los participantes se sientan incluidos en el proceso de debate también forma parte de la competencia comunicativa del facilitador.

• Comprender la dinámica de la conversación. Esta cualidad resulta muy útil a la hora de abordar las desigualdades en el grupo y la alineación de roles. Hay que evaluar la energía del grupo y aprender a mantenerla, por muy esotérico que suene. Hay que saber reducir los niveles de energía o desarrollarlos, lo que requiere formación y práctica.

Funciones del facilitador

¿Qué hace el facilitador durante un debate? Normalmente realiza las siguientes funciones:

NO debe:

• Actuar como un experto. No se debe presionar al facilitador para que elija la solución que le gusta.

• Perder de vista la emoción. Como hemos dicho antes, el componente emocional es responsable de gran parte del éxito.

• Permitir que la conversación fluya caóticamente. La discusión está regulada y estructurada y el facilitador es responsable de ello.

• Ignorar las ideas. Necesidad de anotar cada sugerencia y decisión.

• Autointerpretar las palabras de los participantes en la discusión. Es mejor preguntar a los propios miembros de la discusión.

• Desmotivar.

Debe:

• Dirigir el debate. Para ello puede utilizar las herramientas y métodos ya mencionados.

• Mantener la atención del grupo. Tendrá que conseguir que los miembros respondan a las preguntas sin distraerse con temas ajenos.

• Hacer preguntas, escuchar y atender.

• Implicar a cada participante en el debate. No puede existir la opción "El participante está de acuerdo con los demás".

• Seguir el proceso de toma de decisiones. ¡Debe escucharse la voz de todos!

Etapas de la facilitación

Cualquier sesión estratégica, cada debate sobre nuevas ideas y formas de ponerlas en práctica implica dividir la facilitación en varios pasos. Lo más frecuente es destacar la siguiente secuencia de acciones:

1. Apertura de la sesión

El facilitador habla de los objetivos del debate, sobre los subtemas, preguntas, sobre el tema y las reglas de la conversación. Debe crear un ambiente cómodo para la comunicación sincera y asegurarse de que todos los participantes han comprendido las reglas del debate. Es importante explicar por qué tiene lugar la conversación y cómo afectarán las decisiones que se tomen en ella al desarrollo de la empresa u organización.

2. Generación de ideas

El grupo debate opciones para resolver problemas y crea y desarrolla estrategias para abordarlos. Pueden utilizarse todos los métodos y técnicas descritos anteriormente.

3. Selección de un grupo de soluciones

El facilitador invita a los participantes a debatir las soluciones que se han desarrollado en la fase anterior y a elegir las más adecuadas. Se registran todas las opiniones.

4. Plan de aplicación para soluciones seleccionadas

Los miembros del grupo organizarán la información y prepararán un plan de aplicación para las soluciones que hayan seleccionado. Es necesario determinar qué se debe hacer, en qué plazo, qué recursos se necesitarán para ello, cuáles pueden ser los resultados de la acción y cómo se evaluarán dichos resultados.

5. Conclusión de la sesión

El facilitador agradece a todos los miembros de la sesión su participación y les invita a compartir sus ideas u opiniones sobre la conversación.

Métodos de facilitación

Qué técnicas de facilitación merece la pena que aprenda un facilitador principiante:

• Centrar el grupo

La facilitación de grupos tiene que ver con un rumbo unificado y una ruta creada inicialmente. Es responsabilidad del facilitador. La focalización requiere recordatorios regulares del propósito de la discusión, de cómo la discusión acerca a la empresa o al proyecto a un objetivo concreto. También implica resumir los resultados intermedios y dar instrucciones a medida que avanza la conversación. En términos sencillos, la concentración es un método para mantener a todo el grupo centrado en el tema de discusión. El facilitador no permite que el grupo se desvíe de la discusión, como si se distanciara de la conversación general.

• Registrar los resultados del trabajo

En cualquier intervalo de tiempo (designado de antemano y en función de la velocidad de trabajo del grupo), es necesario registrar los resultados intermedios de la discusión. Esto puede hacerse oralmente o por escrito. Por regla general, se recomienda utilizar la versión escrita: en tarjetas, en un rotafolio, en un cuaderno especial, en las pizarras de la sala. El resultado también puede ser escrito por la persona que lo formuló.

• Recoger opiniones

Facilitar el trabajo en grupo implica tener al menos dos opiniones. Estas opiniones deben identificarse y recogerse adecuadamente, destacando los elementos de información importantes. Es necesario implicar a los participantes en la discusión, hablarles con delicadeza, utilizar la inteligencia emocional para comprender sus motivos y peticiones subyacentes. Cuanto mayor sea la calidad del trabajo del facilitador, mayor será la productividad del grupo y la calidad de las opiniones de los participantes.

Las reglas para recabar información son prácticamente las mismas: hay que utilizar distintos tipos de preguntas, celebrar sesiones de lluvia de ideas, recoger tarjetas de moderación individuales y clasificarlas. Las habilidades del moderador permiten abordar todos estos puntos al 100%.

• Llegar a un punto en común

Los principios de la facilitación consisten siempre en lograr el consenso. El facilitador tendrá que crear un proceso que se centre en alcanzar un consenso que tenga en cuenta los pensamientos de cada participante en la discusión y conduzca a una decisión que todo el grupo apoye. Esto parece incluso difícil, por no mencionar el hecho de que los participantes en una conversación pueden tener opiniones completamente diferentes que se contradicen entre sí. Así que el facilitador debe estar preparado para que la conversación se vuelva muy, muy emotiva en algún momento.

El facilitador trabaja con individuos, cada uno con su propia motivación, y gestiona los procesos intragrupales. Un aspecto importante es mantener la energía alta, implicar a los participantes en un trabajo activo. Para mantener la energía de los individuos se puede cambiar el ritmo de la discusión, hacer pausas oportunas y tener en cuenta los picos naturales de energía (por ejemplo, algunos trabajan mejor por la tarde y otros por la mañana).

El comportamiento poco constructivo de los participantes del grupo también es algo con lo que el animador tendrá que lidiar de una forma u otra. Y habrá que vadear las manifestaciones de este comportamiento, por lo que el papel del facilitador en el equipo es increíblemente importante.

Técnicas de facilitación

Las ventajas de la facilitación residen en el gran número de técnicas que pueden utilizarse en diferentes sectores. Qué otras formas de facilitación existen hoy en día:

1. Tarjetas de moderación

Se trata de un método para recabar opiniones. Las tarjetas de moderación parecen tarjetas normales en las que se indican, por ejemplo, las respuestas a preguntas o las opciones para resolver un problema. Después de que los participantes entreguen las tarjetas, el facilitador las examina, agrupa las ideas y las expresa. Se pueden pedir aclaraciones a la persona que haya indicado su opinión en la tarjeta. También se pueden visualizar todos los conflictos utilizando estas tarjetas.

2. Mapas mentales

Se trata de un método para generar ideas (también existe una herramienta de este tipo; es importante no confundirse). Los mapas mentales son necesarios para profundizar en un tema. Para trabajar con este método, necesitarás una pizarra en la que dibujarás un círculo con el tema clave. A partir del círculo, las flechas pueden ramificarse hacia otros círculos: irás captando ideas, colocándolas junto al tema principal, buscando subtemas, desarrollando el mapa de lo global a lo particular. Cada subtema puede descubrirse haciendo preguntas a los participantes.

3. Votación para clasificar la información

Se trata de una técnica de votación para asignar las sugerencias de la más interesante a la menos interesante para el grupo. Una habilidad importante del facilitador es saber evitar insistir en la opción que parece más adecuada. La votación se realiza de la misma manera que siempre: los miembros del grupo anotan si están de acuerdo o no con la opción propuesta y, en caso afirmativo, en qué medida (es posible indicar el porcentaje). La votación puede hacerse fuera de línea con etiquetas adhesivas o en línea con cualquier servicio adecuado.

4. Previsión

Se trata de una técnica para crear múltiples soluciones a un problema. Se utiliza si las barreras que han causado el problema parecen insuperables y el grupo no está tan seguro de la solución propuesta. Los participantes tendrán que imaginar que ahora es el mismo momento, el mismo día, pero dentro de un año, que todos los planes y soluciones se han hecho realidad y que el problema ha pasado a un segundo plano. Entonces tendrán que mirar atrás y decir exactamente cómo se resolvió el problema, permitiendo que todos los planes dieran fruto. Este ejercicio puede realizarse en grupo o individualmente.

5. Diagrama de matriz

Se trata de un método para evaluar las opciones de decisión. Se centra en dos factores que se compararán entre sí. Pueden ser precio y calidad, viabilidad y eficacia, calidad inmediata y efectos de largo alcance, viabilidad e importancia de la propuesta para la organización, nivel de riesgo y nivel de posibles efectos. Para aplicar el método, tendrás que crear un diagrama con ejes (uno de los ejes son los dos factores que vas a comparar). Los miembros del grupo evalúan estos factores y colocan sus predicciones para cada uno de ellos en el eje. A continuación, el animador selecciona los factores que se tendrán en cuenta para el trabajo posterior.

6. Campo de fuerzas

Es un método para identificar las fuerzas que interfieren o favorecen un problema. Se utiliza a menudo cuando se planifica la aplicación de decisiones tomadas y se evalúa la dificultad de aplicarlas. Más de una sesión estratégica en grandes empresas se ha basado en este método de facilitación. El facilitador tiene que identificar el problema que el grupo va a analizar y proponer analizarlo: ¿qué facilita el cambio y qué lo obstaculiza, cómo reducir la resistencia exterior y aumentar la facilitación del cambio? Como resultado del debate se crea un plan de acción.

7. Café Mundial

Es un método para intercambiar opiniones en un grupo grande. El facilitador crea un debate dinámico en el que participan todos los miembros del grupo. El tema principal de la discusión y sus subtemas, las cuestiones que los componen, se acuerdan de antemano. El número máximo de subtemas es de cinco. Durante el debate propiamente dicho, los participantes se dividen en grupos, cada uno de los cuales discute un subtema diferente. Se destacan determinadas soluciones, respuestas a preguntas y puntos principales de la discusión.

A continuación, uno de los miembros del grupo se convierte en el anfitrión de la mesa redonda, acogiendo a los "invitados". Los "invitados" son los demás miembros del debate, que se asignan a distintos grupos. El grupo que ya ha debatido un subtema concreto se asigna a otras mesas. El anfitrión de la "mesa redonda" formula las mismas preguntas del subtema que ya se han debatido con el primer grupo (original). De este modo se puede obtener el máximo número de opiniones diferentes. Después de 3-5 rondas de debate, los anfitriones de las "mesas" hablan sobre las ideas que se han generado durante los debates.

Herramientas de facilitación

Las situaciones de negociación en el proceso de facilitación suelen requerir el uso de herramientas para facilitar el debate. A grandes rasgos, se dividen en dos grupos: opciones offline y online.

Herramientas offline

• Tarjetas metafóricas. Tarjetas de asociación: imágenes, dibujos, fotos.

• Rotafolios. Este es un dispositivo para voltear hojas de papel. Los rotafolios tienen diferentes formas: pueden montarse en la pared o colocarse en el suelo. Cualquiera de los dos sirve.

• Tarjetas para el Café mundial. Pueden ser tarjetas especiales sobre una mesa o tarjetas en cualquier formato conveniente. El tema o la pregunta se indica en la parte superior, con las respuestas u opiniones en pequeños trozos de papel pegados a la tarjeta más grande. Luego se reúnen en grupos.

Herramientas en línea

• Miro. Un tablón en el que puedes publicar virtualmente tarjetas y documentos, tomar notas y trabajar en equipo. Requiere formación previa y se limita a trabajar con planes gratuitos.

• Slido. Servicio para crear encuestas en línea, accesible mediante código QR.

• Kahoot. Plataforma para el desarrollo de juegos sencillos basados en patrones.

• Notion. Herramienta para organizar la información, visualizarla y facilitar el trabajo con todas las tareas y ediciones.

• Zoom. Una herramienta que probablemente conozcas bien y que te permite mantener un debate en línea, dividir a los participantes de una conferencia en grupos, crear encuestas y pruebas internas.

Ejemplos de facilitación

Un claro ejemplo de facilitación es el uso de la técnica del espacio abierto por Harrison Owen. Esta técnica se utiliza cuando un grupo numeroso de participantes debe responder a un gran número de preguntas. Los panelistas se sientan alrededor de una mesa redonda y cada uno escribe su pregunta, la hora y la fecha en una pizarra o rotafolio. Junto al nombre de la persona que ha escrito la pregunta, los nombres de las personas que están dispuestas a debatirla. A continuación, los participantes se dividen en grupos para debatir esas mismas preguntas. Si alguien quiere abandonar el grupo y pasar a otra pregunta, puede hacerlo en cualquier momento. Al final del debate, los autores de las preguntas registran las decisiones de la pregunta. Estas decisiones pueden ser leídas por cualquier persona del grupo.

Otro ejemplo, utilizado a menudo en empresas y organizaciones gubernamentales, es la prospectiva. Esta técnica fue desarrollada por Marvin Weisbord. Este método de facilitación permite crear una visión del futuro y desarrollar escenarios para diferentes situaciones. Se presta mucha atención a las experiencias pasadas y existentes. Toda la metodología implica una sesión de dos a tres días. Durante este trabajo es necesario analizar las acciones anteriores de la empresa u organización, determinar las tendencias actuales del mercado y su alcance, evaluar la situación de la empresa, formulando previamente los criterios para su evaluación, crear una imagen del futuro, encontrar los objetivos de la organización y redactar un plan para plasmarlos en la realidad.

Conclusión

La facilitación es un proceso que toda gran empresa necesita, al tener que tomar decisiones todos los días y más de una vez. Tanto las empresas como las organizaciones gubernamentales demandan facilitadores con talento. Incluso quienes nunca han participado en debates y grupos de mediación y no se consideran especialmente carismáticos pueden descubrir y desarrollar su talento como facilitadores.