OKR (Objectives and Key Results)

Was ist OKR?

OKR («Objectives and Key Results, zu deutsch: Ziele und Schlüsselergebnisse») ist eine Methode der Zielsetzung, die in der Wirtschaft für Projektmanagement und Teambuilding verwendet wird. Diese Definition stammt vom Risikokapitalgeber John Doerr, der vorgeschlagen hat, die Ziele, die man erreichen will, mit den gewünschten Ergebnissen zu kombinieren, an denen man den jeweiligen Fortschritt messen soll. Dadurch werden die Ziele klarer, messbarer und besser an die Realität gebunden. Deshalb sind sie auch leichter zu erreichen. Dies erklärt, warum diese Methode mehrere unbestreitbare Vorteile gegenüber anderen hat:

• Strategische Koordination und Transparenz

Da die Ziele, wie oben erwähnt, parallel zu den Ergebnissen formuliert werden, sind beide fest miteinander verbunden, und es entsteht keine Lücke dazwischen, wenn man beispielsweise etwas wollte, was am Ende zu etwas anderem geführt hat. Mit diesem Ansatz behält man auch das gesamte Bild im Blick, und man geht sicher, dass alle Maßnahmen, die zur Erreichung des Ergebnisses ergriffen werden, konsequent sind und in ein und dieselbe Richtung gehen.

• Klare Sicht der Prioritäten und hohe Effizienz

OKR gibt die Möglichkeit, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren und die Prioritäten so zu setzen, dass sie den größten Einfluss auf das Unternehmen ausüben. Außerdem wird es möglich, mit Ressourcen wirtschaftlicher umzugehen, weil man von vornherein weiß, was benötigt wird, wo es hingeht und in welchen Mengen. Aus der Sicht des Teams werden dabei unnötige Aufgaben ausgeklammert, und man kann sich auf das konzentrieren, was für das Business im Moment wirklich wichtig ist.

• Flexibilität und Korrekturfähigkeit

OKR gehört nicht zu den Methoden, bei denen man die notwendigen Aufgaben formuliert und sie dann gleich wieder vergessen hat. Das ist ein System der kontinuierlichen Verbesserung und des Lernens, bei dem eine ständige Kontrolle des Fortschritts und, bei Bedarf, eine Überarbeitung der Ziele gefordert - und gefördert - wird. Diese Methode lässt Korrekturen auf fast allen Etappen des Weges zu den Zielen zu. Das sorgt dafür, dass man vom Kurs nicht abkommt und dass das Risiko unbegründeter Entscheidungen minimiert wird.

• Mitarbeiterengagement

Es ist kein Geheimnis, dass der Mensch viel effektiver ist, wenn er das Ziel vor Augen hat und sich dessen Bedeutung bewusst ist. Da es mit OKR möglich wird, Ergebnisse und Aufgaben ganz detailliert zu beschreiben und den Fortschritt kontinuierlich zu verfolgen, sehen die Mitarbeiter deutlich, welchen Beitrag sie dazu leisten, und sie fühlen sich für das Erreichen des Gesamtergebnisses mitverantwortlich. Außerdem stellt man sich nicht die Frage, warum und wieso die Geschäftsleitung bestimmte Entscheidungen getroffen hat. Das Unternehmen funktioniert wie ein gut eingestellter Mechanismus.

Zielsetzung bei der OKR-Methode

Im Rahmen der OKR-Methode müssen sowohl die Ziele als auch die Ergebnisse auf eine bestimmte Weise formuliert werden, und die Aktivitäten sind so zu planen, dass beide erreicht werden. Um maximale Wirkung zu gewährleisten, schlägt OKR vor, sich bei der Erstellung aller drei Komponenten an einige Prinzipien zu halten.

Wenn Sie also Ihr(e) Ziel(e) formulieren (es können mehrere sein, besser aber nicht mehr als drei), behalten Sie das Ergebnis im Auge und berücksichtigen Sie die folgenden Aspekte:

• Verwenden Sie motivierende Formulierungen, die sich nicht nur auf das Ergebnis, sondern auch auf den konkreten Nutzen oder die Vorteile des Prozesses selbst konzentrieren.

• Vergewissern Sie sich, dass die OKR-Ziele Sie und Ihr Team aus der Komfortzone herausführen, d. h., dass sie schwer zu erreichen sind und um eine Größenordnung höher liegen als bisherige Ziele, obwohl sie immer noch realistisch und erreichbar sein sollen.

• Formulieren Sie Ihre Ziele so klipp und klar wie möglich. Verzichten Sie zum Beispiel auf Fachjargon und Terminologie, damit nicht nur Fachleute, sondern auch jeder Mensch sofort versteht, worum es geht. Verwenden Sie zum Beispiel statt des Begriffs "hoher ROI" das Wort "Kostendeckung".

• Verwenden Sie keine Indikatoren. Heben Sie sie für die Ergebnisse auf. Das Ziel ist im Grunde nur ein Thema und gibt die vorrangige Richtung vor.

• Prüfen Sie vorher, ob das Ziel abgestimmt ist und anderen laufenden Unternehmenszielen nicht widerspricht. Beispielsweise kann das Ziel sowohl KPI erhöhen als auch zum ROI beitragen, aber es sollte nicht das eine erhöhen und dabei das andere senken. Dies ist nur für persönliche Ziele zulässig, die wir gesondert behandeln werden.

• Legen Sie eine Frist für das Ziel fest, d. h. ein Datum, zu dem das Ziel erreicht werden muss. Seien Sie beim Zeitrahmen aber realistisch: die OKR-Methode empfiehlt, ein Ziel für mindestens ein Quartal, besser für ein Jahr zu setzen.

Nachdem Sie die Ziele formuliert haben, können Sie zur Formulierung der Schlüsselergebnisse übergehen. In der Praxis versteht man unter Schlüsselergebnissen die Aufgaben, das heißt, die Teilziele. Deshalb ist es wichtig, daran zu denken, dass die Ergebnisse oder die Ziele dazu dienen, Ihre Fortschritte zu messen, und gerade anhand dieser Ergebnisse werden Sie feststellen, ob Sie sich auf dem richtigen Weg zu Ihrem Ziel befinden. In diesem Zusammenhang sollten Ihre Ergebnisse wie folgt sein:

• Endlich. Das heißt, sie sollten ein Ergebnis beschreiben, einen Endpunkt, nicht einen Zwischenpunkt. Das ist es, was Sie bekommen sollten, wenn Sie Ihr Ziel vollständig erreicht und die Arbeit abgeschlossen haben.

• Messbar. Im Gegensatz zu Zielen ist es hier zulässig und sogar notwendig, konkrete numerische und statistische Indikatoren zu verwenden, Messwerte, die auf die Frage "Wie viel?" antworten. Dabei kann es sich um Prozentsätze, Mengen, Teile, Stunden usw. handeln.

• Ambitioniert und realistisch etwa zu gleichen Teilen. Man setzt sich ein Ziel, um besser zu werden oder etwas besser zu machen. Haben Sie also keine Angst davor, "über den eigenen Schatten zu springen" und Zielwerte festzulegen, die Sie noch nie erreicht haben. Berücksichtigen Sie aber gleichzeitig Ihre Fähigkeiten und Einflussfaktoren, sodass nur Sie auf das Ergebnis einwirken können (oder ziehen Sie zumindest in Betracht, dass auch externe, von Ihren Bemühungen unabhängige Faktoren das Ergebnis beeinflussen können).

Wichtig: Es wird nicht empfohlen, mehr als 5 Schlüsselergebnisse für jedes Ziel zu formulieren. Andererseits sind auch weniger als fünf unerwünscht, weil Sie dann möglicherweise nicht das gesamte Bild erfassen oder den Fokus bei der Arbeit verlieren können.

Beispiele von Zielen und Schlüsselergebnissen bei OKR-Methode

Hier sind nur einige Beispiele für kompetent formulierte Ziele nach der OKR-Methode:

• Erhöhung der Kundenzufriedenheit;

• Steigerung des kontinuierlichen Unternehmensgewinns;

• Erhöhung der Anzahl der Leads;

• Reduzierung der Anzahl der Ablehnungen auf der Verhandlungsetappe.

Bei der Festlegung von Zielen muss jedes Unternehmen nicht nur seine eigenen Bedürfnisse berücksichtigen, sondern auch das Wettbewerbsumfeld, in dem es sich befindet, die Anforderungen seiner Kunden, die Arbeitsressourcen, die Rechtslage usw. Natürlich gibt es allgemeingültige Ziele, wie z. B. "Steigerung des ständigen Gewinns", die für jedes Unternehmen von Bedeutung sein dürften. Aus diesem Grund werden die Ziele an die Ergebnisse gebunden, die es ermöglichen, die Ziele mit den Besonderheiten und der Spezifik des Unternehmens in Einklang zu bringen.

So können die Schlüsselergebnisse wie folgt aussehen:

• die Anzahl der Kunden von 100 auf 400 Personen pro Woche erhöhen;

• den Durchschnittseinkaufswert auf $700 steigern;

• mindestens 5 gegenseitig vorteilhafte Partnerschaften pro Monat eingehen;

• die Anzahl der Klicks auf die Links in E-Mail-Newslettern um 350 Prozent verbessern.

Es ist wichtig, die Ergebnisse nicht mit den Maßnahmen zu verwechseln, die ergriffen werden müssen, um das Ziel zu erreichen. So ist beispielsweise "Neue Software installieren" oder "Unternehmensschulungen zur Verbesserung der Mitarbeiterfähigkeiten durchführen" kein Schlüsselergebnis, sondern eben die Handlung, die zwischen dem Ziel und dem Ergebnis durchgeführt werden muss, um vom Ziel zum Ergebnis zu gelangen. Man darf dabei nur den Zusammenhang nicht vergessen: Das Ziel "Steigerung des ständigen Gewinns" passt zu allen oben aufgeführten Ergebnisbeispielen, während zu "Erhöhung der Lead-Anzahl" nur das letzte Beispiel "Anzahl der Klicks auf die Links" passt. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, sich auf fünf Ergebnisse für ein Ziel zu beschränken, weil es noch viele weitere Aktivitäten geben wird und die Gefahr besteht, dass der Schwerpunkt verschoben wird.

Wichtig! Die wichtigsten Ergebnisse können sowohl in einer strengen Reihenfolge formuliert werden, was bedeutet, dass man sie nacheinander erfüllt, als auch parallel zueinander, das heißt, chaotisch. Alles hängt von Ihren Wünschen und der Spezifik des Unternehmens ab. Aber gewöhnlich werden die Schlüsselergebnisse nicht streng nacheinander erreicht, und es ist besser, sie nicht an eine Reihenfolge zu binden, um sich mehr Bewegungsfreiheit zu sichern.

OKR vs KPI

KPIs sind Kriterien für die Bewertung der Leistung von Mitarbeitern im Rahmen ihrer täglichen Arbeit oder bei bestimmten Projekten. OKR hingegen ist eine einheitliche Methode. KPIs werden, im Gegensatz zu OKR, selbständig und unabhängig von Zielen und sogar von den Aufgaben verwendet. Es handelt sich lediglich um ein Bewertungssystem, mit dem die Leistung des Teams in verschiedenen Aspekten verfolgt werden kann. OKR ist nicht nur ein komplexer und umfassenderer Ansatz, der viele Komponenten beinhaltet. Er ist vielmehr auf Psychologie ausgerichtet und dient eher zur Motivation und zu einer produktiveren Zielsetzung als nur zur Kontrolle.

KPIs werden oft zusammen mit OKR im Prozess der Bewegung von den Zielen hin zu den Ergebnissen als Hilfsmittel zur Fortschrittsbewertung verwendet. KPIs sind auch immer eine quantitative Art der Messung, d. h., sie werden immer von konkreten Zahlen begleitet (z. B. Anzahl der Kunden, die pro Tag angerufen werden, Anzahl der Verkäufe pro Monat usw.). Wenn Sie plötzlich einen systematischen oder konstanten Rückgang der KPIs beobachten, ist das ein Grund, zu OKR zu greifen, weil das bedeutet, dass KPIs allein für eine stabile Entwicklung nicht mehr ausreichen.

OKR vs SMART-Ziele

SMART ist eine weitere Zielsetzungstechnik, die für die Festlegung persönlicher und unternehmerischer Ziele gleichermaßen geeignet ist. Sein Akronym ist gleichzeitig seine Bedeutung: es setzt sich aus den Charakteristiken zusammen, denen das Ziel entsprechen soll, nämlich: : Specific (konkret), Measurable (messbar), Achievable (erreichbar), Relevant (bedeutend) und Time-Bound (zeitgebunden).

Es ist allgemein anerkannt, dass die SMART-Methode besser für kurzfristige Ziele passt, während OKRs besser für langfristige Ziele geeignet sind. Es ist besser, OKR dann zu verwenden, wenn Sie oder Ihr Unternehmen sich wirklich ehrgeizige Ziele setzen wollen, solche, die im Rahmen der aktuellen Gesamtstrategie immer noch einen globalen Charakter haben. Mit SMART ist es möglich, Änderungen an Arbeitsabläufen vorzunehmen, und diese Methode scheint bei einfacheren und erreichbaren Zielen alltäglich zu sein. Diese Methode kann als eine leichtere Version oder als jüngere Schwester der OKR-Methode betrachtet werden. Beide Methoden gleichzeitig anzuwenden, wäre sinnlos. OKR allein reicht schon aus, aber man kann die SMART-Prinzipien für kleinere oder sekundäre Aufgaben verwenden, die nicht so vorrangig sind, dass man sie in einen OKR-Plan aufnehmen muss.

OKR für persönliche Ziele

OKR kann, wie fast jede andere Zielsetzungstechnik, sowohl im Geschäfts- als auch im Privatleben eingesetzt werden. Wenn Sie OKR auf Ihre persönlichen Ziele anwenden wollen, ist es nicht anders: Sie müssen immer noch an beide Teile denken, das heißt, an das konkrete Ziel und mehrere Schlüsselergebnisse oder Aufgaben. Aber die Fragen, die Sie sich während des Planungsprozesses stellen müssen, werden sich unterscheiden. Das Ziel sollte zum Beispiel auf die Frage antworten: "Wo will ich hin?" und darstellen, was Sie als Erfolg in einem bestimmten Vorhaben verstehen. Die Ergebnisse wiederum sollten die Frage beantworten: "Woran werde ich erkennen, dass ich hingekommen bin? John Doerr bietet für persönliche Ziele die Formel "Ich werde __________ erreichen, und ich werde das verstehen, weil __________". Diese Formel ausreicht, um OKR in das eigene Leben zu integrieren.

Wenn Sie OKR jedoch für den persönlichen Gebrauch in einem größeren Umfang nutzen wollen, dann folgen Sie diesem Plan:

Schritt 1. Setzen Sie Prioritäten

Sowohl im Geschäftsleben als auch privat muss man in der Lage sein, sich zu konzentrieren, weil es unmöglich ist, alles auf einmal zu erhalten. Wählen Sie die Bereiche Ihres Lebens aus, die Sie verbessern wollen. Das kann zum Beispiel die Gesundheit, das soziale Engagement oder die Selbstentfaltung sein. Legen Sie außerdem einen Zeitraum fest, in dem diese Bereiche für Sie am wichtigsten sein werden, z. B. 60 oder 90 Tage.

Und um die vorrangigen Bereiche für sich selbst zu ermitteln, fragen Sie sich:

• Wenn ich die Möglichkeit hätte, meine gesamte Freizeit nur einer Sache zu widmen, was würde ich dann wählen?

• Was genau muss sich im Vergleich zu dem ändern, was ich heute habe?

• Was ist das wichtigste Ergebnis, das ich heute erreichen muss?

Versuchen Sie, sich auf maximal fünf Bereiche oder Dinge zu beschränken (wenn es sich z. B. um Erfolg bei einer bestimmten Tätigkeit handelt). Es kann durchaus sein, dass mehrere der von Ihnen ausgewählten Bereiche tatsächlich auf ein und dasselbe Ergebnis hinarbeiten, z. B.: Der Gesundheitsbereich hängt fest mit dem Fitness- oder Schönheitsbereich zusammen, denn beide zielen darauf ab, dass Sie sich besser fühlen und besser aussehen. Fassen Sie diese zu einem Ziel zusammen oder legen Sie eines davon vorübergehend beiseite.

Schritt 2. Formulieren Sie das Ziel

Bisher haben Sie nicht das Ziel, sondern nur die Bereiche definiert, was nicht ein und dasselbe ist! Um ein vollwertiges Arbeitsziel zu setzen, stützen Sie sich auf die ausgewählten Bereiche und versuchen Sie einfach, diese neu zu formulieren. Nehmen wir an, Sie haben sich für den Bereich Sport entschieden, Sie wollen darin Erfolg haben und Ihre Kondition verbessern. Aber was ist für Sie Erfolg im Sport? Zum Beispiel: "Zum Jahresende einen Fünfzig-Kilometer-Marathon laufen" oder "Einen Waschbrettbauch bekommen". Achten Sie darauf, dass diese beiden Ziele klar und verständlich klingen, dass sie relativ konkret sind und ihr Sinn auch denjenigen klar ist, die vom Sport weit entfernt sind und keine ähnlichen Ziele haben. Dies ist der Endpunkt, den Sie erreichen wollen und müssen.

Schritt 3. Formulieren Sie die Schlüsselergebnisse

Der einfachste Weg, zu verstehen, was die Schlüsselergebnisse sein sollten, besteht darin, Ihr Ziel in kleine Unterziele aufzuteilen, die wiederum zu Zielen und damit zu Schlüsselergebnissen werden. Da Sie aus dem Stand keine fünfzig Kilometer laufen können, ohne vorbereitet zu sein, müssen Sie zuerst unter anderem

• 10 Kilometer in weniger als einer Stunde laufen;

• die Laufstrecke um X Kilometer in einem Monat verlängern;

• die Ruhezeiten zwischen den Läufen um X Minuten/Stunden reduzieren;

• mindestens 10 Klimmzüge machen können.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Schlüsselergebnisse nicht mit Aktivitäten verwechselt werden und diese nicht ersetzen. Zum Beispiel ist die Formulierung "Mehr Ausdauer haben" zu abstrakt für ein Schlüsselergebnis, während "Dreimal pro Woche laufen" eine Aktivität ist, eine Methode, 10 km in weniger als einer Stunde zu laufen - und kein Schlüsselergebnis als solches.

Sie können auch die KPIs zu Hilfe rufen, die wir oben mit den OKRs verglichen haben, und Ihre eigenen Kriterien für die Bewertung des Fortschritts festlegen, um Ihre Fortbewegung zu dem Ziel noch genauer zu definieren. Unser Ziel "Einen 50-km-Marathon laufen" wird beispielsweise davon beeinflusst, wie schnell wir laufen, wie weit wir ohne Pause laufen können, und wie oft wir überhaupt laufen. Bewerten Sie jede Ihrer Aktivitäten vom Standpunkt dieser drei KPIs aus, um zunächst die Schlüsselergebnisse und dadurch das Ziel selbst zu erreichen.

Schritt 4. Stimmen Sie das Ziel und die Schlüsselergebnisse aufeinander ab

Schauen Sie sich alle Ihre OKRs an und vergewissern Sie sich, dass die Ziele und die Schlüsselergebnisse zusammenhängen und auf der gleichen horizontalen Linie liegen. Analysieren Sie dazu Folgendes:

• Können Sie Ihr Ziel erreichen, ohne dabei die Schlüsselergebnisse erreicht zu haben? Wenn ja, bedeutet dies, dass ein bestimmtes Schlüsselergebnis falsch formuliert wurde, weil absolut alle Ergebnisse zur Zielerreichung beitragen sollten.

• Wie wird das Erreichen dieses Schlüsselergebnisses Sie Ihrem Ziel näher bringen? Kann das Schlüsselergebnis ganz unabhängig erreicht werden, ohne dass das Ziel davon beeinflusst wird?

• Gibt es externe und von Ihnen unabhängige Faktoren, die das Erreichen des Schlüsselergebnisses beeinflussen könnten? Alle Faktoren müssen NUR von Ihnen abhängen, sonst kann es sein, dass einige Ergebnisse für Sie zu schwer sind. Das kann passieren, wenn Sie z. B. zum Erreichen eines Schlüsselergebnisses die Zustimmung Ihrer Vorgesetzten, die Hilfe Ihres Partners, bestimmte Wetterbedingungen usw. benötigen.

Zusammenfassung

Dank ihrer Flexibilität, Vielseitigkeit und einer großen Anzahl von Hilfsinstrumenten und Praktiken, die eingesetzt werden können, gilt OKR als eine der besten Zielsetzungstechniken. Denken Sie jedoch daran, dass nicht nur die Methode selbst wichtig ist, sondern auch der Prozess der Umsetzung von OKR. Das ist kein automatisches Programm oder System, das allein alles für Sie erledigt. Es ist notwendig, konkrete Handlungen vorzunehmen, die auf die Schlüsselergebnisse abgestimmt sind, und die Route dabei so zu optimieren, dass sie nicht nur effektiv, sondern auch bequem für Sie ist. Dadurch minimieren Sie das Risiko eines Motivationsverlusts und eines übermäßigen Aufwands an Ressourcen, die Sie benötigen werden, um zu einem wirklich ehrgeizigen Ergebnis zu gelangen. Überwachen Sie Ihr eigenes Wohlbefinden und das Ihres Teams, und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor. Es ist nichts Verwerfliches, wenn Sie die Messlatte etwas niedriger legen, weil Sie sich zu der Annahme durchgerungen haben, sich selbst überschätzt oder ein falsches Ziel gesetzt zu haben.

Legen Sie auch besonderen Wert darauf, Ihrem Team die Methode und ihre Bedeutung zu erklären. Die Leute müssen den Wert und die Aktualität des Ziels ebenso gut erkennen wie auch Sie selbst. Deshalb ist es am besten, OKR gemeinsam im Rahmen einer besonderen Veranstaltung einzuführen.