OKR (Objectives and Key Results)

Qué es OKR

OKR (objectives and key results, objetivos y resultados clave) es una metodología de fijación de objetivos utilizada en las empresas para la gestión de proyectos y el desarrollo de equipos. La definición fue propuesta por primera vez por el inversor de capital riesgo John Doerr, quien sugirió combinar los objetivos que se quieren alcanzar con los resultados deseados con los que se quiere medir el progreso. De este modo, los objetivos son más claros, más medibles, más reales y, por tanto, más alcanzables. En este sentido, esta metodología tiene varias ventajas innegables sobre otras:

• Alineación estratégica y transparencia

Puesto que, como ya se ha dicho, los objetivos se formulan en paralelo con los resultados, ambos están firmemente interconectados y no hay brecha entre ellos cuando se quería una cosa y por alguna razón se consiguió otra. Este enfoque también mantiene la visión de conjunto y garantiza que todas las acciones emprendidas para lograr el resultado sean coherentes y vayan en la misma dirección.

• Visión clara de las prioridades y gran eficacia

OKR le permite centrarse en lo importante y priorizarlo según el principio del mayor impacto empresarial. También permite un uso más económico de los recursos, ya que desde el principio se sabe qué se necesita, dónde va y en qué cantidades. Desde el punto de vista del equipo, esto elimina tareas innecesarias y les permite centrarse en lo que es realmente importante para la empresa en ese momento.

• Flexibilidad y margen de ajuste

OKR no es una de esas metodologías en las que usted se limita a establecer las tareas necesarias y se olvida de ellas. Es un sistema de mejora y aprendizaje continuos, en el que se exige y fomenta la comprobación constante de los progresos y la revisión de los objetivos según sea necesario. La metodología permite realizar ajustes en casi todas las etapas del camino hacia los resultados, lo que evitará que se desvíe del rumbo y minimizará el riesgo de tomar decisiones injustificadas.

• Compromiso de los empleados

No es ningún secreto que las personas son mucho más eficaces cuando ven el objetivo que tienen delante y comprenden para qué lo están haciendo. Dado que el OKR permite describir los resultados y las tareas con el máximo detalle, así como realizar un seguimiento continuo de los progresos, los empleados pueden ver claramente a qué contribuyen y sentirse responsables de la consecución del resultado global. Además, no hay preguntas sobre por qué y para qué la dirección tomó ciertas decisiones, la empresa se convierte en una máquina bien coordinada.

Fijación de objetivos OKR

En el marco del OKR, tanto los objetivos como los resultados deben formularse de una determinada manera, y las acciones deben planificarse para cumplir ambos. Para maximizar el efecto, OKR sugiere seguir una serie de principios a la hora de crear los tres componentes.

Por ejemplo, al formular el objetivo u objetivos (puede haber varios, pero preferiblemente no más de tres), hay que tener presente el resultado y considerar los siguientes puntos:

• Utilice un lenguaje motivador que se centre no sólo en el resultado, sino también en los beneficios o ventajas específicos del propio proceso.

• Asegúrese de que los objetivos OKR le sacan a usted y a su equipo de su zona de confort, es decir, que suponen un reto y un orden de magnitud superior a los objetivos anteriores, pero siguen siendo realistas y alcanzables.

• Haga que los objetivos sean lo más claros y concisos posible, por ejemplo, reformule el lenguaje técnico y la terminología profesional para que cualquiera, no sólo los profesionales, pueda entender de qué está hablando a la primera. Por ejemplo, en vez de «alto ROI» diga «cubrir costos».

• No utilice métricas. Déjelas para los resultados. El objetivo actúa esencialmente como tema y marca la dirección prioritaria.

• Asegúrese de que el objetivo está alineado y no entra en conflicto con otros objetivos actuales de la empresa. Por ejemplo, un objetivo puede tanto aumentar los KPI como contribuir al ROI, pero no debe reducir uno mientras aumenta el otro. Esto sólo está permitido para los objetivos personales, que trataremos por separado.

• Establezca un límite temporal para el objetivo, es decir, una fecha límite en la que debe alcanzarse. Además, sea realista en cuanto al plazo; OKR recomienda fijar un objetivo para al menos un trimestre, y preferiblemente un año.

Una vez formulados los objetivos, puede pasar a formular los resultados clave. En la práctica, los resultados clave se definen como objetivos, es decir, subobjetivos. Por eso es importante recordar que los resultados u objetivos servirán para medir sus progresos, y es a través de ellos como determinará si está avanzando hacia su meta de la manera correcta. En este sentido, sus resultados deben ser:

• Finales. Es decir, deben describir un resultado, un punto final, no un punto intermedio. Es lo que debería obtener cuando haya alcanzado plenamente su objetivo y completado su trabajo.

• Medibles. Aquí, a diferencia de los objetivos, es aceptable e incluso necesario utilizar indicadores numéricos y estadísticos específicos, métricas que respondan a la pregunta «¿cuánto?». Pueden ser porcentajes, cantidades, proporciones, horas, etc.

• Ambicioso en equilibrio/realista. Un objetivo se establece para mejorar o empezar a hacerlo mejor, así que no tenga miedo de «lanzarse» y establecer métricas que nunca antes haya alcanzado. Pero al mismo tiempo, tenga en cuenta sus capacidades y los factores que influyen para que sólo usted pueda influir en el resultado (o tenga en cuenta que los factores externos, independientes de sus esfuerzos, también pueden influir en él).

¡Importante! No se recomienda formular más de 5 resultados clave para cada objetivo. Al mismo tiempo, no es aconsejable tener menos de cinco, ya que esto puede no darle la imagen completa o puede hacerle perder el foco en el proceso.

Ejemplos de objetivos y resultados clave en la metodología OKR

He aquí algunos ejemplos de objetivos formulados cualitativamente en la metodología OKR:

• aumentar la satisfacción del cliente

• aumentar los ingresos permanentes de la empresa

• aumentar el número de clientes potenciales

• reducir el número de rechazos en la fase de negociación.

A la hora de establecer un objetivo, cada empresa debe tener en cuenta no sólo sus necesidades, sino también el entorno competitivo en el que se encuentra, las exigencias de los propios clientes, los recursos laborales, el marco normativo, etc. Por supuesto, hay objetivos universales, como «Aumentar los ingresos recurrentes», que probablemente sean relevantes para cualquier empresa. Por eso los objetivos van acompañados de los resultados, que permiten personalizarlos para adaptarlos a sus particularidades y especificidades de actividad.

Por ejemplo, los resultados clave pueden ser los siguientes:

• aumentar el número de clientes de 100 a 400 por semana;

• aumentar el cheque medio a $700;

• concluir al menos 5 asociaciones mutuamente beneficiosas al mes;

• aumentar en un 350% el número de clics en los enlaces de los boletines informativos.

Es muy importante no confundir los resultados con las acciones que hay que realizar para alcanzar el objetivo. Así, «Instalar un nuevo software» o «Impartir formación corporativa para mejorar las habilidades de los empleados» no será un resultado clave, sino la acción que se realiza entre el objetivo y el resultado para pasar de uno a otro. Además, no se olvide de la coherencia: el objetivo «Aumentar los ingresos recurrentes» coincidirá con todos los ejemplos de resultados enumerados, mientras que «Aumentar los clientes potenciales» sólo puede encajar con el último: «Aumentar los clics». Por eso se recomienda limitarse a cinco resultados para un objetivo, porque habrá muchas más acciones y se corre el riesgo de cambiar el enfoque.

¡Importante! Los resultados clave pueden formularse tanto en una secuencia estricta, lo que implica que se realizarán uno tras otro, como en paralelo, de forma caótica. Todo depende de sus deseos y de las particularidades de su empresa. Pero, por regla general, los resultados clave se consiguen de forma incoherente, y es mejor no sujetarlos al orden, para proveerse de un movimiento más flexible.

OKR vs KPI

Los KPI son criterios para evaluar el rendimiento de los empleados en el marco de su trabajo diario o en proyectos específicos. El OKR, en cambio, es una metodología, a diferencia de la cual los KPI se utilizan de forma independiente y al margen de las metas e incluso de los objetivos. Es simplemente un sistema de evaluación que realiza un seguimiento del rendimiento del equipo en varios aspectos. El OKR no sólo es un enfoque más amplio y completo que incluye muchos componentes, sino que también es más «psicológico», se utiliza más para la motivación y el establecimiento de objetivos productivos que sólo para el control.

Por lo tanto, los KPI se utilizan a menudo junto con los OKR en el proceso de pasar de los objetivos a los resultados como herramienta de apoyo para medir el progreso. Los KPI también son siempre una forma cuantitativa de medir, lo que significa que siempre están ligados a números específicos (por ejemplo, número de clientes a los que se llama en un día, número de ventas en un mes, etc.). Si de repente observa un descenso sistemático o constante de los KPI, es una razón para conectar los OKR, ya que significa que los KPI por sí solos ya no son suficientes para mantener un desarrollo estable.

OKR vs objetivos SMART

SMART es otra metodología de fijación de objetivos que resulta igualmente eficaz para establecer objetivos personales y empresariales. Sus siglas son al mismo tiempo su significado, se compone de lo que debe cumplir el objetivo, a saber: Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time bound (limitado en el tiempo).

En general, se considera que la metodología SMART es más adecuada para los objetivos a corto plazo, mientras que los OKR son más adecuados para las aspiraciones a largo plazo. Los OKR son más adecuados cuando usted o su empresa desean establecer objetivos realmente ambiciosos, globales, pero dentro del marco de la estrategia general actual. Con SMART puede implementar cambios en los procesos de trabajo, y esta metodología es más «cotidiana», para objetivos más sencillos y alcanzables. Se puede considerar una versión más ligera o una hermana pequeña de OKR. Aplicarlos juntos en paralelo no tiene sentido, basta con un único OKR, pero puede utilizar los principios SMART para tareas más pequeñas o secundarias que no sean tan prioritarias para usted como para tener que incorporarlas en un plan OKR.

OKR para uso personal

El OKR, como casi cualquier otra metodología de fijación de objetivos, puede utilizarse tanto para los negocios como para la vida personal. Si quiere aplicarlo a sus objetivos personales, OKR no será diferente: seguirá teniendo que pensar en dos partes: una meta específica y un conjunto de resultados u objetivos clave. Sin embargo, las preguntas que deberá plantearse durante el proceso de planificación serán diferentes. Por ejemplo, la meta debe responder a la pregunta «¿A dónde quiero llegar?» y representar lo que usted entiende por éxito en un empeño concreto. Los resultados, a su vez, deben responder a la pregunta «¿Cómo sabré que lo he conseguido?». John Dorr sugiere para los objetivos personales la fórmula «Lograré __________ , y me daré cuenta porque __________ .» Este método proporciona una forma eficaz de aplicar los OKR en su vida.

Pero si quiere utilizar OKR para objetivos personales a mayor escala, entonces siga el plan:

Paso 1: Establezca sus prioridades

Al igual que en los negocios, en su vida personal también tiene que ser capaz de mantener la concentración, porque no puede tenerlo todo a la vez. Elija las áreas de su vida que quiere mejorar. Por ejemplo, la salud, el compromiso social o el desarrollo personal. Fíjese también un límite de tiempo, en el que estas áreas tendrán cada vez más importancia para usted, por ejemplo, 60 o 90 días.

Y para identificar sus áreas prioritarias, pregúntese:

• Si tuviera la oportunidad de dedicar todo mi tiempo libre a una sola cosa, ¿qué elegiría ahora?

• ¿Qué es exactamente lo que hay que cambiar?

• ¿Cuál es el resultado más importante que debo conseguir hoy?

Intente limitarse a cinco áreas o cosas concretas (si se trata, por ejemplo, del éxito en una actividad concreta), no más. Tal vez varias de las áreas que ha identificado persiguen el mismo resultado: por ejemplo, el área de la salud coincide en gran medida con las áreas del entrenamiento o la belleza, ya que ambas pretenden que se sienta mejor y tenga mejor aspecto. Agrúpelas en un objetivo o aparte una temporalmente.

Paso 2: Formule un objetivo

Antes sólo ha definido sus áreas de interés, pero no ha establecido objetivos claros: ¡no es lo mismo! Para establecer un objetivo de trabajo bien definido, apóyese en las áreas elegidas y simplemente intente reformularlas. Por ejemplo, si se ha centrado en el ejercicio, piense qué significa para usted el éxito en este ámbito. Es «Correr una maratón de cincuenta kilómetros a finales de año» o «lograr tener seis cuadritos abdominales». Fíjese en que ambos objetivos suenan claros y accesibles, son medianamente específicos y su significado será comprensible incluso para quienes no tengan ningún interés en el deporte u objetivos similares. Este es el punto final al que quiere y debe llegar.

Paso 3: Formule los resultados clave

La forma más fácil de entender cuáles deben ser los resultados clave es dividir su meta en pequeñas submetas, que a su vez se convertirán en objetivos y, por tanto, en resultados clave. Como no puede correr cincuenta kilómetros de golpe sin estar preparado, primero tendrá que, por ejemplo:

• correr 10 kilómetros en menos de una hora;

• aumentar la distancia recorrida en X kilómetros en un mes;

• reducir el tiempo de descanso entre carreras en X minutos/horas;

• hacer al menos 10 flexiones.

Asegúrese de que sus resultados clave no se confunden con las acciones ni las sustituyen. Por ejemplo, «Aumentar la resistencia» es demasiado abstracto para un resultado clave, y «Correr 3 veces a la semana» es una acción hacia la consecución del objetivo de correr 10 km en menos de una hora, pero no es un resultado clave como tal..

También puede «recurrir a la ayuda» de los KPI con los que hemos comparado los OKR anteriormente, y destacar sus propios criterios para evaluar el progreso, con el fin de que el avance hacia su objetivo sea aún más preciso. Por ejemplo, nuestro objetivo de «Correr una maratón de 50 km» se ve influido por la velocidad a la que corremos; la distancia que podemos correr sin parar; y la frecuencia con la que corremos en principio. Evalúe cada acción que realice en función de estos tres KPI para conseguir primero los resultados clave y, a través de ellos, el propio objetivo.

Paso 4: Ajuste el objetivo y los KPI para que coincidan entre sí

Mire el conjunto general de OKR que ha creado y asegúrese de que los objetivos y los resultados clave estén interconectados y en la misma línea horizontal. Para ello, analice:

• ¿Se puede cumplir el objetivo sin alcanzar los resultados clave? Si la respuesta es afirmativa, significa que un determinado resultado clave se ha formulado incorrectamente, porque absolutamente todos los resultados deben contribuir a su avance hacia el objetivo.

• ¿Cómo le acercará a su objetivo la consecución de este resultado clave? ¿Puede lograrse de forma independiente sin que afecte en modo alguno a tu objetivo?

• ¿Existen factores externos e independientes de usted que puedan afectar a la consecución del resultado clave? Todos ellos deben depender ÚNICAMENTE de usted, de lo contrario puede resultar que algún resultado esté más allá de sus posibilidades. Por ejemplo, si para conseguir un resultado clave necesita la aprobación de su jefe, la ayuda de su pareja, determinadas condiciones meteorológicas, etc.

Conclusión

El OKR se considera una de las mejores técnicas de fijación de objetivos por su flexibilidad, versatilidad y el gran número de herramientas y prácticas que pueden utilizarse. Sin embargo, recuerde que lo importante no es sólo la metodología en sí, sino también el proceso de consecución del OKR. No se trata de un programa o sistema automático que lo hará todo por usted. Tiene que emprender acciones específicas alineadas con sus resultados clave, al tiempo que optimiza su ruta para que no sólo sea eficaz, sino también cómoda para usted. Esto minimiza el riesgo de pérdida de motivación y el gasto excesivo de recursos que puede exigirle alcanzar un resultado si éste es realmente ambicioso. Controle su propio bienestar y el de su equipo y haga los ajustes necesarios. No hay que avergonzarse por bajar un poco el listón si sospecha que se ha sobrevalorado o ha cometido un error al fijar los objetivos.

Tenga también especial cuidado en explicar la metodología y su importancia a su equipo. Deben comprender el valor y la relevancia del objetivo tan bien como usted. Para fomentar la comprensión y el compromiso colectivos, considere la posibilidad de presentar los OKR como una iniciativa compartida, preferiblemente en el marco de un evento específico.