OKR (Objectives and Key Results)

Что такое OKR

OKR («Цели и ключевые результаты») - это методика постановки задач, используемая в бизнесе для управления проектами и развития команд. Впервые данное определение предложил венчурный инвестор Джон Дорр, предложивший объединить цели, которых вы хотите достичь, с желаемыми результатами, на которые вы будете опираться при измерении своего прогресса. Таким образом цели получаются более четкими, измеримыми и привязанными к реальной жизни, а значит, и более достижимыми. В связи с этим у данной методики есть несколько неоспоримых преимуществ перед другими:

• Стратегическая согласованность и прозрачность

Поскольку, как было сказано выше, цели формулируются параллельно результатам, и то и другое прочно взаимосвязано, и между ними не возникает разрыва, когда вы условно хотели одного, а получилось почему-то совсем другое. Этот подход также позволяет держать перед глазами полную общую картину и гарантирует, что все действия, предпринятые для достижения результата, будут последовательными и в одном направлении.

• Четкое видение приоритетов и высокая эффективность

OKR позволяет сосредоточиться на важном и расставить приоритеты по принципу наибольшего оказываемого влияния на бизнес. Это также позволяет более экономно распоряжаться ресурсами, поскольку уже на старте появляется понимание, что, куда и в каких количествах требуется. С точки зрения команды это отсеивает ненужные задачи и дает возможность сосредоточиться на том, что действительно важно бизнесу в текущий момент.

• Гибкость и возможность для корректировки

OKR не из тех методик, где ты просто задал необходимые задачи и забыл про них. Это система непрерывного совершенствования и обучения, в рамках которой требуется и поощряется постоянная проверка прогресса и пересмотр целей по необходимости. Методика позволяет вносить корректировки практически на всех этапах движения к результатам, что не позволит отклониться от курса и минимизирует риск необоснованных решений.

• Вовлечение сотрудников

Далеко не секрет, что человек гораздо эффективнее, когда видит перед собой цель и понимает, ради чего он это делает. За счет того, что OKR позволяет максимально подробно описать результаты и задачи, а также происходит непрерывное отслеживание прогресса, сотрудники наглядно видят, какой вклад в него приносят, и чувствуют ответственность за достижение общего результата. Также не возникает вопросов, а зачем и почему руководством были приняты те или иные решения, бизнес превращается в слаженную машину.

Постановка целей в OKR

В рамках методики OKR и цели, и результаты должны быть сформулированы определенным образом, а действия должны быть спланированы так, чтобы отвечать и тому и другому. Для достижения максимального эффекта OKR предлагает придерживаться ряда принципов при создании всех трех компонентов.

Так, формулируя свою цель или цели (их может быть несколько, но желательно не больше трех), помните о результате и учитывайте следующие моменты:

• Используйте мотивирующие формулировки, которые фокусируются не только на результате, но и на конкретных выгодах или преимуществах самого процесса.

• Убедитесь, что OKR-цели выведут вас и вашу команду из зоны комфорта, то есть что достичь их будет непросто и они на порядок выше прошлых целей, но при этом всё еще реалистичны и достижимы.

• Сделайте цели максимально понятными и лаконичными, например, откажитесь от профессионального сленга и терминологии, чтобы любой человек, а не только профессионал, с первого же раза понимал, о чём идет речь. Допустим, вместо «высокое ROI» используйте «покрыть расходы».

• Не используйте показатели. Оставьте их для результатов. Цель же по сути выступает лишь темой и задает приоритетное направление.

• Проверьте, что цель согласована и не противоречит другим текущим задачам компании. Так, цель может одновременно и повышать KPI, и способствовать ROI, но она не должна снижать одно, повышая второе. Такое допустимо только для личных целей, о которых мы поговорим отдельно.

• Задайте ограничение по времени для цели, то есть дедлайн, когда цель должна быть достигнута. Также смотрите на сроки реалистично, в рамках OKR рекомендуется ставить цель минимум на квартал, а лучше на год.

После того как вы сформулируете цели, можно переходить к формулированию ключевых результатов. На практике под ключевыми результатами понимаются задачи, то есть подцели. Именно поэтому важно помнить, что результаты или задачи будут использоваться для измерения вашего прогресса, и именно по ним вы будете определять, движетесь ли вы к своей цели нужным образом. В связи с этим ваши результаты должны быть:

• Конечными. То есть они должны описывать итог, финальную точку, а не промежуточную. Это то, что вы должны получить, когда полностью достигнете своей цели и завершите работу.

• Измеримыми. Здесь, в отличие от целей, допустимо и даже необходимо использовать конкретные числовые и статистические показатели, метрики, которые будут отвечать на вопрос «сколько?». Это могут быть проценты, количество, доли, часы и т.д.

• В балансе амбициозность/реалистичность. Цель ставится для того, чтобы стать лучше или начать делать лучше, поэтому не бойтесь «прыгать выше головы» и ставить показатели, которых никогда не достигали раньше. Но вместе с тем учитывайте свои возможности и факторы влияния, чтобы на результат могли повлиять только вы сами (или учитывайте, что повлиять на него также могут и внешние, независимые от ваших усилий факторы).

Важно! Не рекомендуется формулировать более 5 ключевых результатов для каждой цели. В то же время нежелательно брать и меньше пяти, поскольку так вы можете не увидеть полную картину или потерять фокус в процессе работы.

Примеры целей и ключевых результатов в методологии OKR

Приведем несколько примеров качественно сформулированных целей по методологии OKR:

• повысить удовлетворенность клиентов;

• увеличить постоянный доход бизнеса;

• увеличить количество лидов;

• уменьшить количество отказов на этапе переговоров.

При установке цели каждая компания должна учитывать не только свои потребности, но и конкурентную среду, в которой она находится, требования самих клиентов, трудовые ресурсы, нормативно-правовую базу и т.д. Конечно, существуют универсальные цели, например, «Увеличить постоянный доход», которая с большой вероятностью будет актуальна для любого бизнеса. Именно поэтому вкупе с целями и идут результаты, которые позволяют их конкретизировать уже под ваши особенности и специфику деятельности.

Так, ключевые результаты могут звучать следующим образом:

• повысить количество клиентов со 100 до 400 человек в неделю;

• повысить средний чек до $700;

• заключать минимум 5 взаимовыгодных партнерств в месяц;

• увеличить количество переходов по ссылкам в email-рассылке на 350%.

Очень важно при этом не путать результаты с действиями, которые необходимо предпринять для достижения цели. Так, «Установить новое программное обеспечение» или «Провести корпоративное обучение для повышения квалификации сотрудников» не будет являться ключевым результатом - это именно действие, которое вы совершаете между целью и результатом, чтобы прийти от одного к другому. Также не забывайте про согласованность: к цели «Увеличить постоянный доход» подойдут все примеры результатов из перечисленных, а к «Увеличить количество лидов» может подойти только последнее - «Увеличить количество переходов по ссылкам». Именно поэтому пятью результатами и рекомендуется ограничиться для одной цели, поскольку самих действий будет намного больше, и возникает риск смещения фокуса.

Важно! Ключевые результаты можно формулировать как в строгой последовательности, подразумевая, что они будут выполняться один за другим, так и параллельно друг другу, хаотично. Всё зависит от ваших желаний и специфики вашего бизнеса. Но, как правило, ключевые результаты достигаются всё-таки непоследовательно, и лучше не привязывать их к порядку, чтобы обеспечить себе более гибкое движение.

OKR vs KPI

KPI - это критерии для оценки эффективности сотрудников в рамках их повседневной работы или по конкретным проектам. OKR же, в свою очередь, методика, в отличие от которой KPI используются самостоятельно и независимо от целей и даже задач. Это лишь система оценки, которая позволяет отслеживать производительность команды в различных аспектах. OKR не только более широкий и комплексный подход, включающий в себя множество компонентов, но и более «психологичный», используемый больше для мотивации и продуктивного целеполагания, нежели просто для контроля.

Так, KPI нередко используются вместе с OKR в процессе движения от целей к результатам в качестве вспомогательного инструмента для измерения прогресса. KPI также всегда являются количественным способом оценки, то есть всегда привязаны к конкретным цифрам (например, количество клиентов, обзвоненных за день, количество продаж за месяц и т.д.). Если вы вдруг наблюдаете планомерное или постоянное снижение KPI, то это повод подключить OKR, поскольку означает, что только KPI для поддержания стабильного развития уже недостаточно.

OKR vs SMART цели

SMART - это еще одна методика целеполагания, которая одинаково эффективна как для постановки личных целей, так и для корпоративных. Ее акроним (acronym) - это одновременно ее значение, он складывается из того, чему должна отвечать цель, а именно: Specific (конкретная), Measurable (измеримая), Achievable (достижимая), Relevant (значимая) и Time bound (ограниченная во времени).

Принято считать, что методика SMART лучше подходит для краткосрочных целей, а вот OKRs - для игры вдолгую. Также OKR лучше использовать тогда, когда вы или ваша компания хотите поставить перед собой по-настоящему амбициозные цели, глобальные, но в рамках общей текущей стратегии. C помощью SMART же можно внедрять изменения в рабочие процессы, и эта методика более «повседневная», для более простых и достижимых целей. Можно считать ее облегченной версией или младшей сестрой OKR. Применять их вместе, параллельно, бессмысленно, одной OKR будет вполне достаточно, но можно задействовать принципы SMART для более мелких или вторичных задач, которые не настолько приоритетны для вас, чтобы вписывать их в план OKR.

OKR для личных целей

OKR, как и практически любую другую методику постановки целей, можно использовать как для бизнеса, так и в личной жизни. В том случае, если вы хотите применить ее для достижения личных целей, OKR ничем не будет отличаться: вам всё так же нужно будет продумать две части - одну конкретную цель и набор ключевых результатов или задач. Однако вопросы, которые вы должны задавать себе в процессе планирования, всё-таки будут отличаться. Так, цель должна отвечать на вопрос «Куда я хочу прийти?» и олицетворять то, что вы понимаете под успехом в конкретном деле. Результаты, в свою очередь, должны отвечать на вопрос «Как я пойму, что пришел туда?». Джон Дорр предлагает для личных целей формулу «Я достигну __________ , и пойму это потому, что __________», которой достаточно, чтобы внедрить OKR в свою жизнь.

Но если вы хотите использовать OKR для личных целей более масштабно, то следуйте плану:

Шаг 1. Определите свои приоритеты

Как и в бизнесе, в личной жизни тоже нужно уметь удерживать фокус, поскольку получить всё и сразу невозможно. Выберите те сферы жизни, которые вы хотите улучшить. Например, это может быть здоровье, социальная активность или саморазвитие. Также сразу установите себе временное ограничение, в которое эти сферы будут иметь для вас повышенную важность, скажем, 60 или 90 дней.

А чтобы выявить для себя приоритетные сферы, спросите себя:

• Если бы у меня была возможность уделять всё свое свободное время только чему-то одному, то что бы я выбрал сейчас?

• Что точно должно измениться по сравнению с тем, какое это есть сейчас?

• Какого самого важного результата мне важно достичь на сегодняшний день?

Постарайтесь ограничиться пятью сферами или конкретными вещами (если это, скажем, успехи в конкретном занятии), не более. Возможно, несколько выявленных вами сфер на самом деле работают на один результат, допустим, сфера здоровья прочно перекликается со сферой фитнеса или бьюти-сферой - и то и другое направлено, чтобы вы чувствовали себя лучше и лучше выглядели. Сгруппируйте это в одну цель или временно отложите одну.

Шаг 2. Сформулируйте цель

Ранее вы определили только сферы, а не цель - это не одно и то же! Для того чтобы поставить уже полноценную рабочую цель, опирайтесь на выбранные сферы и просто попробуйте их переформулировать. Допустим, вы выбрали сферу спорта, хотите достичь в нем и своей физической форме успеха. Но что такое успех в спорте для вас? Например, «Пробежать пятидесятикилометровый марафон в конце года» или «Обзавестись на животе шестью кубиками пресса». Обратите внимание на то, что обе эти цели звучат понятным и доступным языком, они умеренно конкретные и их смысл будет очевиден даже тем, кто не интересуется спортом и не имеет аналогичных целей. Это конечная точка, к которой вы хотите и должны будете прийти.

Шаг 3. Сформулируйте ключевые результаты

Проще всего понять, какими должны быть ключевые результаты, - это разбить вашу цель на маленькие подцели, которые, в свою очередь, превратятся в задачи, а значит, и в ключевые результаты. Поскольку вы не можете вот так взять и пробежать сразу пятьдесят километров, не будучи подготовленным, вам сначала потребуется, например:

• пробежать 10 км меньше чем за час;

• увеличить дистанцию бега на X км за месяц;

• сократить время, требуемое на отдых между пробежками, на X минут/часов;

• подтягиваться минимум 10 раз.

Убедитесь, что ваши ключевые результаты не путаются с действиями и не заменяют их. Так, просто «Стать выносливее» является слишком абстрактной формулировкой для ключевого результата, а «Бегать 3 раза в неделю» - это именно действие, способ начать пробегать 10 км меньше чем за час, а не ключевой результат сам по себе.

Вы также можете «призвать на помощь» KPI, с которыми мы сравнивали OKR выше, и выделить для себя критерии оценки прогресса, чтобы сделать свое движение к цели еще более точным. Например, на нашу цель «Пробежать марафон в 50 км» влияет то, как быстро мы бегаем; то, какое расстояние мы можем пробежать без остановки; то, как часто мы бегаем в принципе. Оценивайте каждое свое действие с точки зрения трех этих KPI, чтобы достичь сначала ключевых результатов, а через них - и самой цели.

Шаг 4. Скорректируйте цель и ключевые результаты в соответствии друг с другом

Посмотрите общий набор OKR, который у вас получился, и убедитесь, что цели и ключевые результаты взаимосвязаны и располагаются на одной горизонтальной линии. Для этого проанализируйте:

• Можете ли вы выполнить цель, не достигнув при этом ключевых результатов? Если да, это значит, что определенный ключевой результат был сформулирован неверно, поскольку абсолютно все результаты должны вносить свой вклад в ваше движение к цели.

• Как достижение этого ключевого результата приблизит вас к цели? Может ли он быть достигнут независимо и никак не повлиять при этом на вашу цель?

• Есть ли внешние и независимые от вас факторы, которые могут повлиять на достижение вами ключевого результата? Все они должны зависеть ТОЛЬКО от вас, иначе может оказаться так, что какой-то результат вам не по силам. Например, если для достижения ключевого результата вам требуется одобрение начальства, помощь партнера, определенные погодные условия и т.д.

Заключение

OKR считается одной из лучших методик целеполагания благодаря своей гибкости, универсальности и большому количеству вспомогательных инструментов и практик, которые можно задействовать. Однако не забывайте, что важна не только сама методика, но и сам процесс достижения OKR. Это не автоматическая программа или система, которая выполнит все условия за вас. Необходимо совершать конкретные действия в согласованности со своими ключевыми результатами, и при этом оптимизировать свой маршрут так, чтобы он был не только эффективным, но и комфортным для вас. Это минимизирует риск потери мотивации и чрезмерный расход ресурсов, который может потребоваться от вас для достижения результата, если он поистине амбициозен. Отслеживайте свое самочувствие и самочувствие команды и вносите соответствующие корректировки. Нет ничего зазорного в том, чтобы немного снизить планку, если вы подозреваете, что переоценили себя или ошиблись в выборе цели.

Также уделите отдельное внимание тому, чтобы объяснить методику и ее важность своей команде. Они должны осознавать ценность и актуальность поставленной цели в той же мере, что и вы, поэтому внедрять OKR лучше всего вместе, коллективно, в рамках специального мероприятия.