Gestión del cambio

Qué es la gestión del cambio

La gestión del cambio es un enfoque sistemático de cualquier cambio organizativo, desde su planificación y su preparación hasta la introducción de innovaciones y el control de la situación. Además, la gestión del cambio se define como el proceso de realización de transformaciones a gran escala. Mediante una gestión del cambio organizacional eficaz, los directivos pueden minimizar costes y gastos, evitar muchos problemas organizativos y ayudar a los empleados a adaptarse rápidamente a las nuevas circunstancias. Así que en el vertiginoso mundo actual la gestión del cambio se ha convertido en uno de los factores más importantes para alcanzar el éxito.

También cabe señalar que la gestión del cambio no es una reacción inmediata a lo que está sucediendo, sino un proceso de preparación para el cambio y la innovación. Antes de introducir cualquier cambio, es necesario analizar cómo afectará a los empleados y a su productividad, así como a la empresa en su conjunto, a su rentabilidad y a su reputación. Por lo tanto, hay que desarrollar una estrategia de gestión del cambio para garantizar que los cambios que necesita la empresa se introduzcan gradualmente y de la forma menos dolorosa posible, al tiempo que se prueban y analizan las consecuencias.

Los principios básicos de una gestión del cambio eficaz

Por supuesto, las técnicas de gestión del cambio pueden variar en función de las características específicas de la empresa y sus objetivos. Sin embargo, para aplicar la gestión del cambio de forma competente y con éxito, deben respetarse los siguientes principios:

1. Crear un clima positivo en la empresa

Toda empresa que se enfrente a la perspectiva del cambio debe crear un clima favorable para ello. Muy a menudo, las innovaciones y los cambios son temidos y pueden causar ansiedad y preocupación, pero es importante minimizar la resistencia de los empleados haciendo hincapié en su valor para la empresa. Una buena comunicación con el directivo, un buen clima psicológico y una visión clara de lo que está por venir contribuirán al éxito del cambio. Sólo cuando se responda a las preguntas "¿cómo?" y "¿por qué?" los empleados comprenderán la necesidad del cambio y el miedo se disipará.

2. Adoptar y fomentar el cambio de forma proactiva en el día a día

Fomenta las iniciativas de los empleados para adoptar nuevas tecnologías, procesos y soluciones. Si sólo el directivo se adhiere a un nuevo y eficaz sistema de gestión del cambio y los empleados no adoptan los cambios, no se producirán los resultados esperados.

3. Mantener los cambios adoptados sin interrupción

La introducción del cambio no es un proceso instantáneo, sino a largo plazo, y no basta con simplemente anunciarlo. Hay que seguir manteniendo una comunicación regular entre los empleados y el directivo, recabando opiniones e identificando los problemas que surjan durante la adaptación. Es importante supervisar el progreso de la aplicación del cambio y determinar qué pasos de la gestión del cambio han sido más productivos y eficaces y qué innovaciones pueden tener que descartarse.

Modelos básicos de gestión del cambio

Los modelos de gestión del cambio son conceptos básicos para planificar y aplicar innovaciones. En algunos casos, lo mejor es elegir uno de estos modelos y actuar según sus reglas. A continuación, se enumeran los principales métodos de gestión del cambio:

El modelo ADKAR para la gestión del cambio

Se considera que su autor es el empresario Jeff Hiatt. Esta metodología se centra, en primer lugar, en los empleados de la empresa que se ven afectados por los cambios. En consecuencia, cada empleado tiene que pasar por cinco etapas en el camino hacia su aceptación:

• A - Awareness (conciencia de la necesidad del cambio);

• D - Desire (deseo de apoyar el cambio, de participar en él);

• K - Knowledge (comprensión de lo que hay que hacer durante el propio proceso de cambio);

• A - Ability (capacidad para aplicar el cambio de acuerdo con el resultado previsto y deseado);

• R - Reinforcement (fortalecimiento y control de los resultados de los cambios).

Así, ADKAR implica la siguiente estrategia: se explica a los empleados la importancia y la necesidad del cambio y luego hay que conseguir que el personal esté dispuesto a aceptar el cambio. A continuación, los empleados también deben desarrollar no sólo el conocimiento de lo que tienen que hacer en el proceso del cambio, sino también la capacidad de trabajar de acuerdo con los nuevos requisitos al mismo nivel de rendimiento.

El modelo de gestión del cambio de 8 pasos de Kotter

Este enfoque fue formulado por John Kotter, empresario estadounidense y profesor de la Harvard Business School. Propuso ocho pasos que un gerente o directivo debe seguir para aplicar cualquier innovación. Los pasos que sugiere Kotter son los siguientes:

1. Crear una sensación de urgencia del cambio, que subraya la importancia de la acción inmediata.

2. Formar un equipo influyente de especialistas y expertos. Ellos dirigirán el proceso, es decir, harán que se produzca el cambio. Ten en cuenta que todos los empleados deben estar motivados y comprometidos con el cambio.

3. Crear una estrategia de cambio. En primer lugar, hay que hacer una lista de los cambios o innovaciones que se quieren implantar en la empresa. A continuación, analiza qué recursos serán necesarios para los cambios concretos. También debes discutirlo con tus compañeros y otros empleados.

4. Encontrar voluntarios, es decir, partidarios del cambio, entre los empleados habituales. Un cambio serio sólo puede producirse si toda la plantilla está interesada en él, y con la ayuda de una comunidad concreta de "seguidores" será más fácil conseguir que los demás se interesen también.

5. Eliminar obstáculos y barreras. Hay que crear un entorno que no se interponga en el proceso de cambio.

6. Celebrar los primeros éxitos. Los empleados necesitan ver resultados que les inspiren a hacer más.

7. Acelerar el ritmo del cambio. Debes impulsar continuamente el cambio hasta que la estrategia de gestión del cambio esté plenamente implementada.

8. Mantener los resultados. Las innovaciones deben mantenerse hasta que sean sostenibles y reemplacen a un sistema obsoleto.

El modelo 7S

Este concepto implica analizar varias, o más bien siete, componentes de una empresa. Es necesario averiguar cómo interactúan entre sí y cómo reaccionarán ante los cambios aplicados. A partir de esta información, el responsable de la gestión del cambio elaborará un plan de acción. En el proceso se analizan los siguientes parámetros: la estrategia general de la empresa, la estructura empresarial y los procesos del sistema. Además, se evalúan los siguientes criterios que están directamente relacionados con los empleados de la empresa: valores y principios generales, estilo de liderazgo, competencias de los empleados y sus habilidades prácticas.

El modelo de gestión del cambio de Lewin

Se trata de uno de los métodos de gestión del cambio más conocidos y eficaces, que se utiliza desde principios del siglo XX. Kurt Lewin era un psicólogo alemán y sugirió que el éxito de cualquier empresa depende principalmente del propio directivo, sus cualidades personales, su motivación y otras habilidades blandas.

El modelo de Lewin sugiere tres grandes etapas:

1. Descongelamiento

En esta etapa, la dirección de la empresa se da cuenta de que el negocio necesita cambiar. Es necesario ayudar al equipo a superar la barrera psicológica que provoca la aversión inicial al cambio. Para empezar, hay que evaluar la situación actual y crear una imagen futura de la empresa tras el cambio. Esta fase también incluye un análisis de las deficiencias, la motivación de los empleados, un plan y una lista de los recursos necesarios para la innovación.

2. Movimiento

Esta fase implica la introducción real del cambio, su puesta en marcha, la formación de los empleados y la eliminación de obstáculos y barreras. Por ejemplo, si el cambio implica la adopción y el uso de un nuevo software, puede ser necesario formar a los empleados en su uso y darles tiempo para que se acostumbren a las nuevas normas.

3. Congelamiento

En esta etapa ya se han adoptado todos los cambios, sólo tendrás que consolidar el éxito y mantener a tu personal motivado. También tendrás que hacer un seguimiento de los resultados obtenidos en la etapa anterior. La tarea clave de esta etapa es consolidar los cambios para que se conviertan en la nueva norma en la empresa.

El proceso de gestión del cambio en la práctica

Hay cuatro pasos básicos que una empresa debe seguir en cualquier proceso de gestión del cambio:

1. Preparar a la empresa para el cambio

Para aplicar con éxito determinadas innovaciones, la empresa tiene que estar preparada para ellas. No sólo desde el punto de vista técnico, sino también a nivel de la cultura corporativa y el clima psicológico del equipo. En la fase de preparación, los directores de proyecto y los jefes se centran en ayudar a los empleados a comprender la necesidad del cambio. Les sensibilizan sobre los distintos problemas y retos a los que se enfrenta la organización. En pocas palabras, la primera fase consiste en minimizar la resistencia de los empleados a determinados cambios mediante la persuasión, la argumentación y la motivación. Más adelante, es el apoyo de los empleados el que contribuirá a garantizar que los cambios necesarios se apliquen y se consoliden.

2. Elaborar un plan de gestión del cambio

Una vez que la empresa está preparada para aceptar el cambio, necesitas elaborar un plan detallado de gestión del cambio. Es el plan que ayudará tanto al directivo como al empleado no sólo a introducir algunas innovaciones, sino también a mantener la nueva forma de trabajar en el futuro. El plan debe incluir:

• objetivos estratégicos y una justificación clara (es decir, argumentos y pruebas de por qué deben producirse los cambios y cómo afectarán a la consecución de los objetivos globales. Para ello, hay que describir sus beneficios, repercusiones y razones por las que debe producirse el cambio);

• indicadores clave de rendimiento (cuál es la situación actual y cómo se medirá el éxito en el futuro. De este modo podrás seguir y analizar el éxito o fracaso de los distintos aspectos de la introducción de una innovación);

• una lista de los miembros del personal que están interesados en el cambio y pueden ayudar a implementarlo (identifica quién supervisará el proceso de cambio);

• las herramientas y los recursos para la gestión del cambio (qué se necesita para aplicar el cambio);

• la magnitud de los cambios previstos (qué incluyen los cambios).

3. Introducir los cambios

Una vez creado el plan, sólo queda seguir los pasos que en él se indican. En otras palabras, actuar según uno de los modelos mencionados anteriormente. El líder debe dar a todos los empleados cierta autoridad y nuevas tareas necesarias para lograr el resultado deseado. Además, esto hará que cada empleado se sienta importante, lo que aumentará su motivación e interés por la causa común.

Esta etapa también implica la superación, o al menos la mitigación, de los efectos del cambio. Sin embargo, es importante señalar que si un problema es previsible, debe eliminarse antes de que haya tenido algún impacto. Por lo tanto, también es importante celebrar pequeñas victorias durante el periodo de introducción de los cambios, que demostrarán que se va por el buen camino.

4. Supervisar el proceso y analizar los resultados

Una vez concluida una iniciativa de cambio, los gerentes y la dirección deben evitar que se vuelva al estado anterior. Sin embargo, es importante entender que aunque se haya introducido un determinado cambio, eso no significa que haya tenido éxito. Sólo un análisis en profundidad de la situación actual, es decir, de los resultados de la iniciativa de cambio, te dirá con certeza si la gestión del cambio se ha llevado a cabo correctamente. Pero incluso si no estás satisfecho con el resultado, intentar aplicar el cambio es una valiosa lección que puede brindarte nuevas ideas y proporcionarte una importante experiencia para el futuro.

Los principales riesgos en la gestión del cambio

Los directivos suelen cometer errores al poner en práctica la gestión del cambio. Los problemas más comunes a los que se enfrentan los gestores de riesgos son los siguientes:

• Las demoras en fijar los objetivos.

La mayoría de los cambios se aplican para mejorar los procesos, productos o servicios actuales de una empresa. Por lo tanto, es importante identificar los problemas emergentes y crear un plan estratégico para aplicar los cambios adecuados.

• Falta de coherencia y comunicación.

El directivo es quien más influye en el compromiso de los empleados. Por eso es especialmente importante que se comunique con todo el equipo. Si el propio directivo no está lo suficientemente convencido de la necesidad del cambio y de sus beneficios y consecuencias, los empleados tampoco van a estar interesados en él. Así que la comunicación es crucial para el éxito de la gestión del cambio.

• Falta de flexibilidad, falta de preparación para el cambio.

Incluso antes de introducir el cambio, es importante conocer y evaluar las habilidades de los empleados. Las organizaciones menos flexibles, es decir, resistentes al cambio, no podrán utilizar la gestión del cambio con eficacia. Estas empresas tienen procesos mucho más lentos que pueden aumentar los costes.

• Los empleados no reconocen la necesidad del cambio.

En este caso, el directivo tendría que explicar a todo el personal y, si es necesario, a cada persona individualmente, cuál es la importancia del cambio y qué quiere conseguir.

• Los empleados que no se verán afectados por el cambio se encargan de aplicarlo.

Es importante confiar la aplicación de un cambio a los empleados que están en contacto directo con el área que hay que cambiar.

• El cambio ha sido inesperado para los empleados.

Es importante preparar al personal de antemano para el cambio de sus rutinas normales o normas específicas. Cualquier cambio, incluidos los radicales, debe introducirse gradualmente.

Conclusión

Una gestión del cambio adecuada es uno de los factores más importantes para lograr el éxito. Al fin y al cabo, la gestión del cambio introduce nuevos procesos y tecnologías sin interrumpir el funcionamiento normal de la empresa. Además, contribuye a reducir la resistencia y la aversión al cambio entre los empleados y ayuda a reconocer el valor y la importancia de la innovación en el desarrollo empresarial.