How to: cómo realizar una entrevista para un puesto de trabajo si nunca lo has hecho antes

En la vida puede pasar cualquier cosa, incluso puede que, de repente, tengas que sustituir al responsable de RRHH y entrevistar tú mismo a los candidatos.

Si se presenta esta situación, aquí encontrarás instrucciones sobre cómo hacerlo exactamente si no tienes absolutamente ninguna experiencia y es la primera vez que realizas una entrevista.

Preparación de la entrevista

Paso 1. Haz una lista de los candidatos con los que tienes entrevistas programadas para un día (probablemente habrá varias a lo largo del día). Deja pequeños descansos de unos 20 minutos entre cada una: este tiempo te servirá para anotar rápidamente tu opinión sobre el candidato, descansar un poco y prepararte para la siguiente reunión.

Paso 2: Elige un lugar de reunión. Las entrevistas pueden ser tanto online como offline. Cada formato tiene sus ventajas, la elección depende únicamente de tus preferencias y de las posibilidades del candidato. El lugar de la entrevista tampoco debe ser estrictamente una oficina, puede ser una cafetería u otro sitio. El principal criterio es el silencio, sea online u offline, para que tanto tú como el candidato puedan concentrarse.

Paso 3: Lee detenidamente el CV del candidato justo antes de la reunión. Presta atención a las habilidades y experiencia laboral que figuran en él para no preguntar al candidato sobre algo que ya haya escrito. Es decir, si un candidato ha indicado en su CV que domina Agile, será extraño preguntarle con qué métodos ágiles ha trabajado. Sería más productivo preguntarle dónde ha utilizado Agile, con qué frecuencia, etc. De esta forma, las preguntas deben adaptarse a la información sobre el candidato.

Mientras leas el CV, identifica los puntos en blanco, es decir, aquellos puntos que deben aclararse y que no se entienden del todo. Si el candidato se da cuenta de que le está entrevistando alguien que ni siquiera se ha informado de quién es, podría afectar a la imagen y la reputación de la empresa.

Paso 4: Investiga sobre tu empresa. Intenta prepararte para posibles preguntas sobre la empresa por parte del candidato. Recuerda que no solo tú estás eligiendo, sino que también te están eligiendo a ti. Tu objetivo es vender la empresa al candidato. Asegúrate de tener información básica, como las normas que tendrá que cumplir el candidato, sus tareas diarias, la duración de la jornada laboral, las pagas extras, los beneficios sociales, etc.

Paso 5: Describe al "empleado ideal": tienes que saber a quién buscas para el puesto. Para ello, responde a las preguntas de antemano (y preferiblemente por escrito):

• qué papel desempeñará este empleado en la empresa (ejecutor, líder, director, generador de creatividad, "locomotora", etc.);

• cuáles serán las tareas principales y adicionales del empleado;

• qué aptitudes, experiencia y habilidades debe tener para desempeñar estas tareas con seguridad;

• qué estás dispuesto a sacrificar por el candidato (por ejemplo, estás dispuesto a pasar por alto la falta de experiencia si el empleado tiene grandes aptitudes, o viceversa);

• qué experiencia laboral y las aptitudes mínimas necesitas en un candidato (especifica tanto las habilidades duras como las blandas);

• qué creencias, principios y valores debe tener el candidato (si es importante para la cultura corporativa de tu empresa) y qué rasgos de carácter debe poseer (capacidad de comunicación, carisma, resistencia al estrés, etc.).

Especifica también el tipo de motivación que debe tener el candidato: monetaria, motivación de desarrollo profesional, motivación ideológica, necesidad de estabilidad / beneficios sociales, etc.

Realización de la entrevista con el candidato

Paso 1: Preséntate al candidato. Debe saber con quién está hablando, cómo se llama y qué cargo ocupa (a menos que ya hayan interactuado antes, claro). Además, pregunta por el nombre del candidato e intenta dirigirte a él por su nombre durante la conversación.

Paso 2: Empieza con un tema neutro. Por ejemplo, menciona los atascos en la carretera y lo difícil que fue llegar al lugar de la reunión, o que se acercan las fiestas y acabas de terminar de decorar la oficina antes de que llegara el candidato. Un diálogo breve y neutro puede ayudar a aliviar el nerviosismo de ambos y a generar confianza.

Paso 3: Habla sobre el formato de la reunión. Aclara cuánto durará la entrevista y qué fases se prevén (entrevista, preguntas del candidato al final y luego una tarea de prueba, por ejemplo).

Paso 4: Pasa a las preguntas. Empieza a entrevistar al candidato según la plantilla preliminar, pero no olvides que las preguntas deben adaptarse al CV y a las características del candidato para aclarar los puntos en blanco que tú mismo identificaste antes. Más adelante encontrarás una lista detallada de posibles preguntas.

Paso 5: Presenta tu empresa y responde a las preguntas del candidato. Después de que el candidato haya respondido a todas tus preguntas, es tu turno. Cuéntale más cosas sobre la empresa, lo que estás dispuesta a ofrecer al candidato en términos de condiciones de trabajo y pregúntale sobre lo que le gustaría saber a él. Durante el proceso, intenta evaluar cuánto se ha preparado el candidato para la entrevista. ¿Ha investigado el candidato el sitio web y el nicho de la empresa? ¿Está familiarizado con el producto? ¿Cómo de básicas o, por el contrario, profesionales y precisas son sus preguntas?

Paso 6: Evalúa al candidato y anota los resultados. Cuando el candidato se haya marchado, anota por escrito los puntos fuertes y las ventajas que hayas observado y que no figuren en el CV. Al mismo tiempo, anota los puntos débiles y las cosas que te frenan a la hora de tomar una decisión. También puedes describir brevemente tu impresión general sobre el candidato y cualquier otra idea que puedas tener.

Qué preguntas hacer en una entrevista de trabajo

Haz estas preguntas en orden, pasando de un bloque a otro.

Preguntas generales:

• ¿Por qué has enviado tu CV a nuestra empresa? ¿Buscas algo en concreto? ¿A qué criterios prestas atención a la hora de elegir?

• ¿Qué sabes ya de nuestra empresa?

• ¿Por qué has decidido buscar/cambiar de trabajo? ¿Qué no te gustaba en tu anterior trabajo?

• ¿Cuáles son tus objetivos profesionales y laborales en este momento?

Preguntas sobre la experiencia y las tareas que desempeñaba el candidato:

• Háblame de tu proyecto más exitoso. ¿Qué papel desempeñaste en su realización? ¿Cuáles fueron sus resultados? ¿Puedes contarme los resultados en números?

• Háblame de un proyecto o experiencia de fracaso. ¿Qué salió mal? ¿Cómo lo solucionaste? ¿Cómo le afectó a tu antigua empresa o a ti mismo? ¿Qué harías diferente ahora si tuvieras la oportunidad de arreglar las cosas?

• Describe tus tareas laborales anteriores. ¿Cómo fue tu jornada? ¿Cuáles eran los límites de tu área de responsabilidad? ¿Qué tareas realizabas? ¿Con qué retos te encontraste? ¿Qué retos solucionaste?

• Cuéntame cómo afrontas una gran carga de trabajo. ¿Qué harías si solo te quedara media hora para acabar la jornada laboral, pero aún tuvieras al menos cinco tareas pendientes?

• ¿Qué objetivos tenías en tu último trabajo? ¿Pudiste alcanzarlos? ¿Por qué? ¿Qué medidas tomaste para alcanzarlos?

Por último, es importante prestar atención al nivel de responsabilidad demostrado por el candidato. Si no recuerda sus fracasos y no ha contado ningún caso importante, significa que realizaba tareas monótonas y rutinarias y no demostraba iniciativa.

Preguntas sobre el salario y las expectativas:

• ¿Has determinado ya tu franja salarial? ¿Cuánto ganabas en tu anterior trabajo? ¿Cuánto tienes previsto ganar ahora?

• ¿Cómo ves la trayectoria profesional de tus sueños? ¿A qué puesto quieres llegar?

• ¿Has recibido formación profesional este año? ¿Qué estás estudiando ahora? ¿Qué intentas aplicar en la práctica? ¿Cómo estás desarrollando tus competencias duras y blandas?

• ¿Qué crees que te queda por aprender? ¿Tienes algún punto débil que tú mismo reconozcas?

Las respuestas que obtengas deben ajustarse a las capacidades y condiciones de tu empresa. ¿Estás preparado para ofrecer formación al empleado? ¿Consideras a los candidatos que aún están en fase de "maduración" y no son profesionales totalmente preparados? ¿Podrás ofrecer a ese profesional el salario adecuado? ¿Qué tipo de temperamento debe tener el empleado: tranquilo y fiable o creativo y curioso?

Preguntas adicionales para ayudarte a conocer mejor al candidato:

• ¿Cómo gestionas el estrés? ¿Tienes alguna actividad o afición favorita que te ayude a recuperar tus recursos internos?

• ¿Qué herramientas y técnicas utilizas para organizar tu jornada laboral y conseguir hacerlo todo?

• ¿De qué logros o resultados te sientes orgulloso?

• ¿Qué necesitas para ser lo más productivo posible?

• ¿Tuviste conflictos en tu anterior lugar de trabajo? ¿Cómo los resolviste?

• ¿Con qué tipo de personas te resulta más fácil trabajar? ¿Por qué?

• ¿Tenías algunas ideas que no pudiste materializar en tu anterior lugar de trabajo? ¿Cuáles y por qué?

• ¿Cómo te ha afectado tu anterior lugar de trabajo?

• ¿Cuáles son tus aficiones? ¿Qué actividades te gustan más?

• ¿Qué opinas de … [menciona aspectos específicos de tu trabajo, por ejemplo, reuniones telefónicas los fines de semana]?

Puntos importantes a tener en cuenta en la entrevista

Para que la entrevista sea lo más eficaz posible, te aconsejamos que tengas en cuenta los siguientes puntos.

¿Qué NO se debe preguntar en una entrevista de trabajo?

Los temas inaceptables para una entrevista son:

• Los planes de la vida familiar del candidato, concretamente preguntas tipo "¿Planeas tener hijos? ¿Cuándo? ¿Planeas casarte? ¿Por qué?".

• Nacionalidad y lugar/condiciones de residencia. "¿De dónde eres?", "¿Cuánto tiempo llevas viviendo aquí?", "¿De dónde son tus padres? ¿Abuelos?", "¿Alquilas un piso?", "¿Cómo conseguiste comprar un piso?".

• Religión. "¿A qué confesión perteneces?", "¿Con qué frecuencia asistes a la iglesia?", "¿Sigues ciertos mandamientos/ayunos?".

• Opiniones políticas. "¿Qué opinas de la situación del país?", "¿A qué partido político apoyas?", "¿Qué opinas de tal o cual político?".

• Preguntas sobre orientación sexual y vida personal. "¿Cuál es tu orientación?", "¿Cómo te diste cuenta?", "¿Sueles tener citas?", "¿Tienes relaciones románticas?".

• Salud. "¿Qué enfermedades crónicas padeces?", "¿Con qué frecuencia te pones enfermo?", "¿Cuántos días sueles coger de baja?", "¿Vas a darte de baja la próxima vez que te pongas enfermo?", "¿Cuándo fue la última vez que fuiste al médico?".

Recuerda que en la mayoría de los países está prohibido rechazar a un candidato por cualquier otro motivo que no sea la experiencia laboral inadecuada o las cualidades profesionales inadecuadas. Además, nadie garantiza que un candidato responda con sinceridad a preguntas personales, por lo que no tiene sentido hacérselas.

¿Qué debes hacer si durante la entrevista te das cuenta de que el candidato no es adecuado?

Por supuesto, nadie quiere perder tiempo en una conversación que de todos modos no te dará los resultados que deseas, pero en cualquier caso no deberías desviarte de las instrucciones anteriores. Presenta tu empresa al final de la entrevista tal y como la presentarías al candidato adecuado. Es posible que te encuentres con esa persona en el futuro, así que termina las entrevistas de la misma manera para todos los candidatos, independientemente de tus planes. Esto también mejorará la reputación de la marca y la tuya propia.

¿Cuánto debe durar una entrevista?

Por lo general, las entrevistas duran entre 30 y 40 minutos, pero no más de una hora. Ponte un cronómetro o fija un límite de tiempo en una aplicación (si la entrevista es online) para que no se te acabe el tiempo.

¿Es necesario dar una respuesta al candidato de inmediato?

No si aún no estás seguro de tu decisión. También depende de lo preparado que estés de rechazar a la persona a la cara. Por supuesto, la sinceridad y una respuesta inmediata son bienvenidas, porque permitirán al candidato no esperar y continuar su búsqueda de empleo, así que si estás dispuesto a decir que no, dilo en el momento. Lo ideal sería explicar también los motivos del rechazo: falta de experiencia, falta de aptitudes, diferencia de opiniones/condiciones/planes. Tal vez el candidato ceda en algo y sea capaz de ajustarse a tus necesidades. Decide de antemano si estás dispuesto a considerar esta opción.

¿Merece la pena hacer una prueba?

La tarea de prueba debe realizarse al final de la entrevista por varias razones: en primer lugar, para no asustar a los posibles candidatos con la cantidad de trabajo que hay que hacer para llegar a la entrevista. En segundo lugar, si durante la entrevista te das cuenta de que el candidato no es adecuado para ti, ya no será necesaria ninguna prueba. En realidad es opcional, y la mayoría de las veces una tarea de este tipo es relevante para profesiones creativas, como por ejemplo, un diseñador, editor, pintor, etc.

Prepara la tarea de prueba con antelación y estudia las condiciones de su cumplimiento, los plazos, los detalles, etc. La tarea de prueba es muy útil si tienes en mente varios candidatos idóneos y no te decides a cuál elegir.

¿Cómo y por qué hay que prestar atención a la motivación?

La motivación es la razón por la que un candidato quiere trabajar en tu empresa. Será su motor cuando satisfaga la principal necesidad que le hizo buscar trabajo (que ocurrirá tarde o temprano). Además, tener a un empleado motivado minimizará la rotación y aumentará la probabilidad de que se convierta en una parte indispensable del equipo. Opta por los candidatos que tengan una motivación intangible, como la necesidad de estabilidad o de un buen ambiente en el equipo.