How to: Wie man ein Vorstellungsgespräch führt, wenn man es noch nie gemacht hat

Im Leben passieren alle möglichen Dinge, und es kann sein, dass Sie eines Tages den Personalleiter ablösen und das Gespräch selbst führen müssen.

In diesem Fall finden Sie hier eine Anleitung, wie Sie genau vorgehen, wenn Sie absolut keine Erfahrung haben und zum ersten Mal ein Vorstellungsgespräch führen.

Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch

Schritt 1. Erstellen Sie eine Liste der Bewerber, mit denen Sie heute ein Vorstellungsgespräch führen wollen (im Laufe des Tages werden es wahrscheinlich mehrere sein). Planen Sie zwischen den einzelnen Gesprächen kleine Pausen von etwa 20 Minuten ein. Diese Zeit ist nützlich, um Ihre Meinung über den Bewerber festzuhalten, sich auszuruhen und sich auf das nächste Gespräch vorzubereiten.

Schritt 2. Entscheiden Sie sich für einen Treffpunkt. Vorstellungsgespräche können entweder offline oder online geführt werden. Jeder Ort hat seine Vorteile, die Wahl hängt allein von Ihren Präferenzen und den Fähigkeiten des Bewerbers ab. Auch muss der Ort des Gesprächs nicht unbedingt das Büro sein, es kann auch ein Café sein. Das wichtigste Kriterium ist Ruhe, sowohl online als auch offline, damit Sie und der Bewerber sich konzentrieren können.

Schritt 3. Lesen Sie den Lebenslauf des Bewerbers kurz vor dem Gespräch sorgfältig durch. Achten Sie auf die aufgeführten Fähigkeiten und Berufserfahrungen, damit Sie den Bewerber nicht nach etwas fragen, was er bereits erwähnt hat. Wenn also ein Bewerber in seinem Lebenslauf angegeben hat, dass er sich mit agilen Methoden auskennt, wäre es seltsam, ihn zu fragen: "Welche agilen Methoden beherrschen Sie?". Es wäre produktiver zu fragen, wo er agile Methoden eingesetzt hat, wie oft usw. Die Fragen sollten also auf die Informationen über den Bewerber zugeschnitten sein.

Erkennen Sie beim Lesen des Lebenslaufs die weißen Flecken, d. h. die Punkte, die geklärt werden müssen und die nicht bis zum Ende klar sind. Es wirkt sich negativ auf die Attraktivität und den Ruf Ihres Unternehmens aus, wenn der Bewerber merkt, dass er von jemandem interviewt wird, der nicht einmal weiß, wer er ist.

Schritt 4. Erkundigen Sie sich über Ihr Unternehmen. Versuchen Sie, sich auf mögliche Fragen des Bewerbers zum Unternehmen vorzubereiten. Denken Sie daran, dass Sie nicht der Einzige sind, der ausgewählt wird, sondern dass auch Sie ausgewählt werden. Ihr Ziel ist es, dem Bewerber das Unternehmen zu verkaufen. Vergewissern Sie sich, dass Sie über grundlegende Informationen verfügen, z. B. welche Vorschriften der Bewerber zu beachten hat, wie seine täglichen Aufgaben aussehen, wie viele Stunden der Arbeitstag dauert, wie es mit Prämien und Sozialleistungen aussieht usw.

Schritt 5. Beschreiben Sie einen "idealen Mitarbeiter": Sie müssen wissen, wen Sie für diese Stelle suchen. Beantworten Sie dazu vorab (und am besten schriftlich) die folgenden Fragen:

• Welche Rolle wird dieser Mitarbeiter im Unternehmen spielen (Leistungsträger, Führungskraft, Manager, kreativer Impulsgeber, "Lokomotive" usw.)?

• Was zu den Haupt- und Zusatzaufgaben des Mitarbeiters gehören wird;

• Welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Fertigkeiten er mitbringen sollte, um diese Aufgaben sicher zu erfüllen;

• Was Sie für den Bewerber opfern würden (z. B. sind Sie bereit, über mangelnde Erfahrung hinwegzusehen, wenn der Mitarbeiter über hohe Fähigkeiten verfügt, oder umgekehrt);

• Welche minimale Berufserfahrung und Mindestkompetenzen Sie von einem Bewerber erwarten (nennen Sie sowohl die Hard Skills als auch die Soft Skills);

• Welche Überzeugungen, Grundsätze und Werte der Bewerber haben sollte (wenn dies für Ihre Unternehmenskultur wichtig ist) und welche Charaktereigenschaften der Bewerber haben sollte (Kommunikationsfähigkeit, Charisma, Stressresistenz usw.).

Geben Sie auch die Art der Motivation an, die Sie interessiert: monetäre Motivation, Motivation zur Karriereentwicklung, ideologische Motivation, Bedürfnis nach Stabilität/Sozialpaket usw.

Durchführung eines Vorstellungsgesprächs mit dem Bewerber

Schritt 1. Stellen Sie sich dem Bewerber vor. Er sollte wissen, mit wem er spricht, wie Sie heißen und welche Position Sie einnehmen (es sei denn, Sie haben schon einmal miteinander gesprochen). Merken Sie sich auch den Namen des Bewerbers und versuchen Sie, ihn während des Gesprächs mit diesem anzusprechen.

Schritt 2. Beginnen Sie mit einem neutralen Thema. Erwähnen Sie z. B. den Stau und wie schwierig es war, zum Treffpunkt zu gelangen, oder dass die Feiertage vor der Tür stehen und Sie das Büro gerade erst fertig dekoriert haben, bevor der Bewerber eintraf. Ein kurzes, neutrales Gespräch kann dazu beitragen, eventuelle Nervosität zu lindern und Vertrauen aufzubauen.

Schritt 3. Sprechen Sie über das Format des Gesprächs. Klären Sie, wie lange das Gespräch dauern wird und welche Phasen vorgesehen sind (z. B. Vorstellungsgespräch, Fragen des Bewerbers am Ende und dann eine Testaufgabe).

Schritt 4. Gehen Sie zu den Fragen über. Beginnen Sie mit der Befragung des Bewerbers gemäß der vorläufigen Vorlage, aber vergessen Sie nicht, dass die Fragen an den Lebenslauf und die Eigenschaften des Bewerbers angepasst werden müssen, um die weißen Flecken zu klären, die Sie zuvor für sich selbst identifiziert haben. Eine detaillierte Liste zulässiger Fragen finden Sie weiter unten.

Schritt 5. Stellen Sie Ihr Unternehmen vor und beantworten Sie die Fragen des Bewerbers. Nachdem der Bewerber alle Ihre Fragen beantwortet hat, sind Sie an der Reihe. Erzählen Sie mehr über das Unternehmen, was es dem Bewerber an Arbeitsbedingungen zu bieten hat, und fragen Sie, worüber der Bewerber gerne mehr erfahren möchte. Versuchen Sie dabei zu beurteilen, wie gut sich der Bewerber auf das Gespräch vorbereitet hat. Hat der Bewerber die Website des Unternehmens und die Nische recherchiert? Ist er bereits mit dem Produkt vertraut? Wie oberflächlich oder, im Gegenteil, wie professionell und genau sind seine Fragen?

Schritt 6. Bewerten Sie den Bewerber und halten Sie die Ergebnisse fest. Nachdem der Bewerber weg ist, notieren Sie schriftlich die Stärken und Vorteile, die Sie festgestellt haben und die nicht im Lebenslauf stehen. Halten Sie gleichzeitig die Schwächen fest, also die Dinge, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung Unbehagen bereiten. Sie können auch kurz Ihren allgemeinen Eindruck von dem Bewerber schildern und alle anderen Gedanken, die Sie haben.

Welche Fragen man bei einem Vorstellungsgespräch stellen sollte

Wechseln Sie diese Fragen der Reihe nach ab, indem Sie von Themenblock zu Themenblock gehen.

Allgemeine Fragen:

• Warum haben Sie Ihren Lebenslauf speziell an unser Unternehmen geschickt? Sind Sie auf der Suche nach einer bestimmten Stelle? Auf welche Kriterien achten Sie bei der Auswahl?

• Was wissen Sie bereits über unser Unternehmen?

• Warum haben Sie sich entschieden, eine Stelle zu suchen/zu wechseln? Womit waren Sie in Ihrem vorherigen Job unzufrieden?

• Was sind Ihre derzeitigen beruflichen Ziele und Karrierevorstellungen?

Fragen zu der Erfahrung des Bewerbers und seinen bisherigen Aufgaben:

• Erzählen Sie von Ihrem größten und erfolgreichsten Projekt. Welche Rolle haben Sie bei der Durchführung gespielt? Welche Ergebnisse hat es gebracht? Können Sie konkrete Zahlen zu den Ergebnissen nennen?

• Erzählen Sie von Ihrem erfolglosen Projekt oder Ihrer erfolglosen Arbeitserfahrung. Was ist schief gelaufen? Wie sind Sie damit umgegangen? Wie hat sich das auf Ihr Unternehmen oder auf Sie selbst ausgewirkt? Was würden Sie jetzt anders machen, wenn Sie die Möglichkeit hätten, die Dinge wieder in Ordnung zu bringen?

• Beschreiben Sie Ihre früheren Arbeitsaufgaben. Wie lief Ihr Tag ab? Wie sah Ihr Verantwortungsbereich aus und wo endete er? Welche Aufgaben haben Sie erfüllt? Auf welche Herausforderungen sind Sie gestoßen? Welche Herausforderungen haben Sie gelöst?

• Erzählen Sie, wie Sie mit einer hohen Arbeitsbelastung umgehen. Was tun Sie, wenn Sie nur noch eine halbe Stunde bis zum Ende des Arbeitstages haben, aber noch mindestens fünf Aufgaben zu erledigen sind?

• Welche Ziele hatten Sie bei Ihrer letzten Tätigkeit? Konnten Sie sie erreichen? Und warum? Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um sie zu erreichen?

Wichtig: Achten Sie auf das Maß an Verantwortung, das der Bewerber zeigt. Wenn er sich nicht an Misserfolge erinnern kann und keine schwerwiegenden Fälle hat, bedeutet dies, dass er monotone und routinemäßige Aufgaben erledigt und keine Initiative gezeigt hat.

Fragen zu Gehalt und Erwartungen:

• Haben Sie bereits Ihre Gehaltsspanne für sich selbst bestimmt? Wie viel haben Sie in Ihrem vorherigen Job verdient? Wie viel beabsichtigen Sie jetzt zu verdienen?

• Was sehen Sie als Ihre Traumkarriere? In welche Position möchten Sie hineinwachsen?

• Haben Sie in diesem Jahr eine Weiterbildung gemacht? Was lernen Sie gerade? Was versuchen Sie in der Praxis anzuwenden? Wie entwickeln Sie Ihre Hard- und Soft Skills?

• Was müssen Sie Ihrer Meinung nach noch lernen? Haben Sie irgendwelche Schwächen, die Sie selbst kennen?

Wichtig! Die Antworten, die Sie erhalten, sollten auf die Möglichkeiten und Bedingungen Ihres Unternehmens abgestimmt sein. Sind Sie bereit, einem Mitarbeiter eine Ausbildung anzubieten? Ziehen Sie diejenigen in Betracht, die sich noch in der "Reifephase" befinden und noch nicht voll einsatzfähig sind? Sind Sie aber in der Lage, einem solchen Mitarbeiter ein angemessenes Gehalt zu zahlen? Welchen Mitarbeitertyp wünschen Sie sich vom Temperament her - ruhig und zuverlässig oder kreativ und neugierig?

Zusätzliche Fragen, die Ihnen helfen, den Bewerber besser kennen zu lernen:

• Wie gehen Sie mit Stress um? Haben Sie Lieblingsaktivitäten und Hobbys, die Ihnen helfen, Ihre inneren Ressourcen wiederherzustellen?

• Welche Hilfsmittel und Techniken setzen Sie ein, um Ihren Arbeitstag zu organisieren und die Dinge auf Kurs zu halten?

• Auf welche Leistungen oder Ergebnisse sind Sie stolz?

• Was brauchen Sie, um so produktiv wie möglich zu sein?

• Hatten Sie in Ihrem bisherigen Berufsleben Konflikte? Wie haben Sie sie gelöst?

• Mit welcher Art von Menschen fällt es Ihnen leichter zu arbeiten? Warum?

• Hatten Sie gute Ideen, die Sie an Ihrem vorherigen Arbeitsplatz nicht verwirklichen konnten? Welche und warum?

• Wie hat Sie Ihre bisherige Arbeitsstelle beeinflusst?

• Was sind Ihre Hobbys außerhalb der Arbeit? Was sind Ihre Lieblingsbeschäftigungen?

• Was halten Sie davon [nennen Sie Besonderheiten Ihrer Arbeit, z. B. Anrufe am Wochenende]?

Wichtige Punkte, die Sie beim Vorstellungsgespräch beachten sollten

Um ein möglichst effektives Vorstellungsgespräch zu führen, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Punkte zu beachten.

Was sollte in einem Vorstellungsgespräch NICHT gefragt oder besprochen werden?

Unzulässige Themen für ein Vorstellungsgespräch sind:

• Familienpläne des Bewerbers, insbesondere Fragen wie "Planen Sie Kinder? Und wann?", "Werden Sie heiraten? Warum?".

• Nationalität und Ort/Bedingungen des Wohnsitzes. "Wo stammen Sie her?", "Wie lange leben Sie schon hier?", "Woher stammen Ihre Eltern? Großeltern?", "Mieten Sie eine Wohnung?", "Wie haben Sie es geschafft, eine Wohnung zu kaufen?".

• Religion. "Welcher Konfession gehören Sie an?", "Wie oft besuchen Sie die Kirche?", "Halten Sie sich an bestimmte Gebote/Fastenzeiten?".

• Politische Ansichten. "Was denken Sie über die Situation in Ihrem Land?", "Welche politische Partei unterstützen Sie?", "Was halten Sie von dieser politischen Person?".

• Fragen zur sexuellen Orientierung und zum persönlichen Leben. "Was ist Ihre Orientierung?", "Wie haben Sie das herausgefunden?", "Haben Sie häufig Dates?", "Haben Sie romantische Beziehungen?".

• Gesundheit. "Welche chronischen Krankheiten haben Sie?", "Wie oft werden Sie krank?", "Für wie viele Tage lassen Sie sich normalerweise krankschreiben?", "Werden Sie sich krankschreiben lassen, wenn Sie das nächste Mal krank werden?", "Wann waren Sie das letzte Mal beim Arzt?".

Denken Sie daran, dass es in den meisten Ländern offiziell verboten ist, die Einstellung eines Bewerbers aus anderen Gründen als ungeeigneter Berufserfahrung oder ungeeigneten geschäftlichen Eigenschaften abzulehnen. Außerdem gibt es keine Garantie dafür, dass ein Bewerber persönliche Fragen ehrlich beantwortet, so dass es sinnlos ist, sie zu stellen.

Was sollten Sie tun, wenn Sie während des Gesprächs feststellen, dass der Bewerber nicht für Sie geeignet ist?

Natürlich wollen Sie keine zusätzliche Zeit mit einem Gespräch verschwenden, das ohnehin nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt, aber Sie sollten auf keinen Fall von den oben genannten Anweisungen abweichen. Stellen Sie Ihr Unternehmen am Ende des Gesprächs so vor, wie Sie es bei einem geeigneten Bewerber tun würden. Es kann sein, dass Sie dieser Person auch in Zukunft begegnen werden, also beenden Sie das Gespräch für alle Bewerber auf die gleiche Weise, unabhängig davon, ob Sie sie einstellen wollen oder nicht. Dies wird auch den Ruf der Marke und Ihren eigenen stärken.

Wie lange sollte das Gespräch dauern?

Im Durchschnitt dauert ein Vorstellungsgespräch 30-40 Minuten. Allerdings sollte es nicht länger als eine Stunde dauern. Stellen Sie sich einen Timer oder ein Zeitlimit in der App (wenn Sie das Gespräch online führen), damit Sie die Zeit nicht überziehen.

Sollte ich dem Bewerber sofort ein Feedback geben?

Nein, wenn Sie sich Ihrer Entscheidung noch nicht sicher sind. Es hängt auch davon ab, ob Sie bereit sind, der Person ihre Ablehnung ins Gesicht zu sagen. Natürlich ist eine ehrliche und sofortige Rückmeldung willkommen, denn so braucht der Bewerber nicht warten und kann seine Stellensuche fortsetzen. Idealerweise sollten Sie auch die Gründe für die Absage erläutern: mangelnde Erfahrung, fehlende Fähigkeiten, abweichende Ansichten/Bedingungen/Pläne. Vielleicht bietet der Bewerber einen Kompromiss an und kann sich auf Ihre Bedürfnisse einstellen. Entscheiden Sie selbst sofort, ob Sie bereit sind, diese Möglichkeit in Betracht zu ziehen.

Sollten Sie eine Testaufgabe stellen?

Sie sollten eine Testaufgabe ganz am Ende des Vorstellungsgesprächs geben, und zwar aus mehreren Gründen: Erstens schrecken Sie auf diese Weise potenzielle Bewerber nicht mit der Menge an Arbeit ab, die Sie erledigen müssen, um ein Vorstellungsgespräch zu bekommen. Zweitens: Wenn Sie während des Gesprächs feststellen, dass der Bewerber nicht für Sie geeignet ist, erübrigt sich der Test. Er ist fakultativ, meist ist eine solche Aufgabe für kreative Berufe relevant, wenn Sie z. B. einen Designer, Redakteur, Künstler usw. suchen.

Bereiten Sie die Aufgabe im Voraus vor und besprechen Sie die Bedingungen für ihre Erfüllung, Fristen, Einzelheiten usw. Es ist am besten, eine Testaufgabe zu stellen, wenn der Kandidat geeignet ist, Sie aber mehrere andere geeignete Kandidaten im Kopf haben und sich nicht entscheiden können.

Wie und warum sollten Sie auf die Motivation achten?

Motivation ist der Grund, warum ein Bewerber für Sie arbeiten möchte. Sie wird für ihn zum Motor, wenn er sein Hauptbedürfnis, das ihn zur Stellensuche veranlasst hat, stillt (und das wird früher oder später geschehen). Wenn ein Mitarbeiter motiviert ist, wird die Fluktuation auf ein Minimum reduziert und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass er zum festen Bestandteil des Teams wird. Bevorzugen Sie Bewerber, die eine nicht materielle Motivation haben, wie zum Beispiel das Bedürfnis nach Stabilität oder einem freundlichen Team.