How to: как провести собеседование, если вы никогда этого не делали

В жизни всякое случается, и такое, что вам вдруг придется подменять HR-менеджера и самостоятельно проводить собеседование, может случиться тоже.

На такой случай держите инструкцию, как именно это сделать, если у вас нет совершенно никакого опыта и вы проводите собеседование впервые.

Подготовка к собеседованию

Шаг 1. Составьте список кандидатов, с которыми у вас запланировано интервью на сегодня (скорее всего, их будет несколько за день). Заложите между ними небольшие перерывы примерно по 20 минут - это время пригодится вам, чтобы быстро зафиксировать свое мнение о кандидате, немного отдохнуть и подготовиться к следующей встрече.

Шаг 2. Определитесь с местом для встречи. Собеседование может проходить как офлайн, так и онлайн. Везде есть свои преимущества, выбор зависит исключительно от ваших предпочтений и возможностей кандидата. Также необязательно выбирать местом собеседования именно офис, это может быть кафе. Главный критерий - спокойствие и тишина что онлайн, что офлайн, чтобы вы с кандидатом могли сосредоточиться.

Шаг 3. Внимательно ознакомьтесь с резюме кандидата непосредственно перед встречей. Обратите внимание на указанные навыки и опыт работы, чтобы не спрашивать кандидата о том, о чем он уже и так писал. То есть, если кандидат указал в резюме, что владеет Agile, будет странно спрашивать его «Какими гибкими методологиями вы владеете?». Продуктивнее будет спросить, где ему доводилось применять Agile, как часто и т.д. Таким образом, вопросы должны подстраиваться под информацию о кандидате.

В процессе чтения резюме выявите для себя белые пятна, то есть те моменты, которые нужно прояснить и которые непонятны до конца. Это также скажется на привлекательности и репутации вашей компании, если кандидат поймет, что его интервьюирует человек, который даже не знает, кто он.

Шаг 4. Изучите свою компанию. Постарайтесь подготовиться к возможным вопросам о компании со стороны кандидата. Помните, что не только вы выбираете, но и вас. Ваша цель - продать компанию кандидату. Убедитесь, что владеете базовой информацией, например, какого регламента придется придерживаться кандидату, как выглядят его повседневные задачи, сколько часов длится рабочий день, как по премированию, социальному пакету и т.д.

Шаг 5. Опишите «идеального сотрудника».Вы должны понимать, кого ищете на данную вакансию. Для этого заранее (и желательно письменно) ответьте на вопросы:

• какую роль будет играть этот сотрудник в компании (исполнитель, лидер, руководитель, генератор креатива, «локомотив» и т.д.);

• что будет входить в основные и дополнительные задачи сотрудника;

• какие навыки, опыт и умения должны быть у него для того, чтобы выполнять эти задачи уверенно;

• чем вы готовы поступиться ради кандидата (например, вы готовы закрыть глаза на недостаток опыта, если при этом у сотрудника высокие навыки, или наоборот);

• какой минимальный опыт работы и минимальный набор навыков вам необходимы в кандидате (пропишите и hard skills, и soft skills);

• каких убеждений, принципов, ценностей должен придерживаться кандидат (если это важно для вашей корпоративной культуры) и какими чертами характера должен обладать (коммуникабельность, харизма, стрессоустойчивость и т.д.).

Также укажите тип мотивации, который вас интересует: денежная, мотивация карьерного роста, идейная мотивация, потребность в стабильности / социальном пакете и т.д.

Проведение интервью с кандидатом

Шаг 1. Представьтесь кандидату. Он должен понимать, с кем общается, как вас зовут и какую должность вы занимаете (если вы, конечно, не взаимодействовали ранее). Также узнайте имя кандидата и старайтесь обращаться по нему в ходе разговора.

Шаг 2. Начните с нейтральной темы. Например, упомяните, какие пробки на дорогах и как тяжело было добраться до места встречи, или же что на носу праздники и вы как раз перед приездом кандидата только закончили украшать офис. Короткий нейтральный диалог поможет снять нервозность, которую вы оба можете испытывать, и установить доверительный контакт.

Шаг 3. Расскажите о формате встречи. Уточните, сколько времени будет идти собеседование и какие этапы предусмотрены (интервью, вопросы от кандидата в конце, а потом тестовое задание, например).

Шаг 4. Переходите к вопросам. Начните интервьюировать кандидата по предварительному шаблону, но не забывайте, что вопросы необходимо адаптировать к резюме и особенностям кандидата, чтобы прояснить те самые белые пятна, которые вы определили для себя ранее. Подробный список допустимых вопросов вы найдете ниже.

Шаг 5. Презентуйте свою компанию и ответьте на вопросы кандидата. После того как кандидат ответил на все ваши вопросы, настал ваш черед. Расскажите подробнее о компании, что она готова предложить кандидату по условиям труда, и поинтересуйтесь, о чем кандидат хотел бы узнать дополнительно. В процессе постарайтесь оценить, насколько сам кандидат готовился к собеседованию. Изучал ли сайт компании и нишу? Знаком ли уже с продуктом? Насколько примитивны или, наоборот, профессиональны и точны его вопросы?

Шаг 6. Оцените кандидата и зафиксируйте результаты. После того как кандидат ушел, письменно зафиксируйте все его сильные стороны и преимущества, которые подметили для себя и которых нет в резюме. Вместе с тем зафиксируйте и слабые стороны, то, что смущает вас при принятии решения. Также можете коротко описать свои общие впечатления о кандидате и любые другие мысли.

Какие вопросы задавать на собеседовании

Чередуйте эти вопросы последовательно, переходя от блока к блоку.

Общие вопросы:

• Почему вы подали свое резюме именно в нашу компанию? Вы ищете что-то конкретное? На какие критерии обращаете внимание, когда выбираете?

• Что вы уже знаете о нашей компании?

• Почему вы решили найти/сменить работу? Что вас не устраивало на прошлом рабочем месте?

• Какие сейчас профессиональные и карьерные цели стоят перед вами?

Вопросы об опыте и прошлых задачах кандидата:

• Расскажите о самом крупном и успешном своем проекте. Какую роль в его реализации вы играли? Каковы его итоги? Можете ли рассказать о результатах в конкретных цифрах?

• Расскажите о своем неудачном проекте или опыте работы. Что пошло не так? Как вы справились с этим? Как это повлияло на вашу прошлую компанию или на вас самих? Что вы сделали бы по-другому сейчас, если бы была возможность всё исправить?

• Опишите свои прошлые рабочие задачи. Как проходил ваш день? Как выглядела и где заканчивалась ваша зона ответственности? Какие обязанности вы выполняли? С какими сложностями сталкивались? Какие вызовы решали?

• Расскажите, как вы справляетесь с высокой рабочей нагрузкой. Что вы сделаете, если до конца рабочего дня всего полчаса, но у вас еще осталось минимум пять невыполненных задач?

• Какие цели стояли перед вами на прошлой работе? Смогли ли вы их достичь? Почему? Какие действия вы для этого предпринимали?

Важно! Обратите внимание на уровень ответственности, которую демонстрирует кандидат. Если он не может вспомнить неудачи и при этом у него нет серьезных кейсов, значит, он выполнял однотипные и рутинные задачи и не проявлял инициативу.

Вопросы о зарплате и ожиданиях:

• Вы уже определили для себя «зарплатную вилку»? Сколько вы зарабатывали на прошлом месте работы? Сколько намерены зарабатывать теперь?

• Какой вы видите карьеру своей мечты? До какой должности хотите дорасти?

• Проходили ли вы профессиональное обучение в этом году? Что вы сейчас изучаете? Что пробуете применять на практике? Как развиваете свои hard и soft skills?

• Как вы считаете, чему вам еще только предстоит научиться? Есть ли у вас слабые стороны, которые вы сами выделяете?

Важно! Полученные ответы нужно соотнести с возможностями и условиями вашей компании. Готовы ли вы предложить обучение сотруднику? Рассматриваете ли тех, кто находится еще в стадии «созревания» и не является полностью готовым профессионалом? Но сможете ли вы предложить такому профессионалу соответствующую оплату? Какой тип сотрудника по темпераменту вам нужен - спокойный и надежный или креативный и любознательный?

Дополнительные вопросы, которые помогут вам лучше узнать кандидата:

• Как вы справляетесь со стрессом? Есть ли у вас любимые занятия и хобби, которые помогают восстановить внутренние ресурсы?

• Какие инструменты и методы вы используете, чтобы организовывать свой рабочий день и всё успевать?

• Какими достижениями или результатами вы гордитесь?

• Что вам требуется, чтобы быть максимально продуктивным?

• Случались ли у вас конфликты на прошлом месте работы? Как вы разрешали их?

• С какими по характеру людьми вам работается проще? Почему?

• Были ли у вас хорошие идеи, которые вы не смогли реализовать на прошлом рабочем месте? Какие и почему?

• Как повлияло на вас ваше прошлое место работы?

• Какие у вас увлечения вне работы? Что вы любите больше всего?

• Как вы относитесь к [назвать специфику вашей работы, например, созвоны по выходным]?

Важные моменты, которые стоит учесть на собеседовании

Чтобы собеседование прошло наиболее эффективно, советуем учесть следующие моменты.

О чем НЕЛЬЗЯ спрашивать или говорить на собеседовании?

Недопустимыми для собеседования темами являются:

• Семейные планы кандидата, а именно такие вопросы, как «Планируете ли вы детей? Когда? Собираетесь ли замуж? Почему?».

• Национальность и место/условия проживания. «Откуда вы родом?», «Давно ли вы живете здесь?», «А откуда ваши родители? Бабушка, дедушка?», «Снимаете ли вы квартиру?», «Как вы смогли купить квартиру?»

• Религия. «К какой конфессии вы себя относите?», «Как часто посещаете церковь?», «Придерживаетесь ли вы определенных заповедей/постов?»

• Политические взгляды. «Что вы думаете о ситуации в стране?», «Какую политическую партию вы поддерживаете?», «Как вы относитесь к вот этому политическому лицу?»

• Вопросы о сексуальной ориентации и личной жизни. «Какая у вас ориентация?», «Как вы это поняли?», «Вы часто ходите на свидания?», «Есть ли у вас романтические отношения?»

• Здоровье. «Какие у вас хронические заболевания?», «Как часто вы болеете?», «На сколько дней вы обычно берете больничные?», «Собираетесь ли вы брать больничный, если заболеете в следующий раз?», «Когда вы в последний раз посещали врача?»

Помните, что отказывать в трудоустройстве по любым другим причинам, кроме неподходящего опыта работы или неподходящих деловых качеств кандидата, в большинстве стран официально запрещено. Также никто не гарантирует, что кандидат будет отвечать на личные вопросы честно, поэтому задавать их не имеет смысла.

Что делать, если вы уже во время собеседования поняли, что кандидат вам не подходит?

Конечно, не хочется тратить лишнее время на разговор, который всё равно не даст вам нужного результата, но вы не должны отклоняться от изложенной выше инструкции в любом случае. Презентуйте в конце собеседования свою компанию точно так же, как вы бы презентовали ее подходящему кандидату. В будущем вам, возможно, еще придется пересечься с этим человеком, поэтому завершайте собеседования одинаково для всех кандидатов, независимо от планов на них. Это также повысит репутацию бренда и вашу собственную.

Сколько должно длиться интервью?

В среднем собеседования длятся 30-40 минут. Их продолжительность не должна превышать одного часа. Установите себе таймер или сделайте ограничение по времени в приложении (если проводите собеседование онлайн), чтобы не выбиваться из тайминга.

Нужно ли сразу давать кандидату фидбэк?

Нет, если вы еще не уверены в своем решении. Также это зависит от вашей готовности сообщать об отказе человеку в лицо. Конечно же, честность и незамедлительный ответ приветствуются, это позволит кандидату не ждать и продолжить поиски вакансий, поэтому, если вы готовы сказать нет, скажите сразу. В идеале стоит и объяснить причины отказа: нехватка опыта, недостаток навыков, несовпадающие взгляды/условия/планы. Возможно, кандидат предложит компромисс и сможет подстроиться под ваши потребности. Сразу определите для себя, готовы ли вы рассмотреть такой вариант.

Стоит ли давать тестовое задание?

Тестовое задание следует давать в самом конце собеседования по нескольким причинам: во-первых, так вы не отпугнете потенциальных кандидатов объемом работы, которую необходимо выполнить, чтобы попасть на собеседование. Во-вторых, если в ходе собеседования вы уже поймете, что кандидат вам не подходит, то необходимость в тестовом задании отпадет сама собой. Оно является опциональным, чаще всего такое задание актуально для творческих профессий, если вы ищете, например, дизайнера, редактора, художника и т.д.

Заранее подготовьте ТЗ и обговорите условия его выполнения, сроки, детали и пр. Лучше всего давать тестовое задание, если кандидат подходит, но у вас есть еще несколько подходящих кандидатур на примете, и вы не можете определиться.

Как и почему нужно обратить внимание на мотивацию?

Мотивация - это причина, по которой кандидат хочет работать именно у вас. Она будет являться для него двигателем тогда, когда он закроет свою основную потребность, которая заставила его искать работу (а рано или поздно это случится). Также наличие у сотрудника мотивации минимизирует текучку кадров и повышает вероятность того, что он станет неотъемлемой частью коллектива. Отдавайте предпочтение тем кандидатам, у которых есть мотивация нематериальная, например, потребность в стабильности или дружелюбном коллективе.