Getting Things Done

Was ist die Getting-Things-Done-Methode?

GTD, oder Getting Things Done, ist eine der am weitesten verbreiteten Methoden des Zeitmanagements und der Steigerung der persönlichen Effizienz. Diese Methode ermöglicht es, alle Aufgaben richtig zu organisieren und zu kontrollieren und die Ziele reibungslos und stressfrei zu erreichen.

Mit anderen Worten: GTD beantwortet die aktuellsten Fragen unserer Zeit: Wie kann man die Dinge in Ordnung bringen, immer durchhalten und die gewünschten Ergebnisse erzielen? David Allen, ein amerikanischer Karrierecoach, Berater für Zeitmanagement und persönliche Produktivität, hat die Antwort gefunden. Im Jahr 2001 wurde sein Buch mit dem Titel Getting Things Done veröffentlicht. Darin beschreibt der Autor ausführlich die wichtigsten Grundsätze der gleichnamigen Methode.

Die wichtigsten Grundsätze von GTD

Sie werden vielleicht überrascht sein, aber das menschliche Gehirn ist überhaupt nicht dazu gedacht, Informationen zu speichern. Je mehr Energie Sie aufwenden, um all die Dinge, die Sie zu tun haben, im Kopf zu behalten, desto weniger Energie und intellektuelle Ressourcen haben Sie, um Ihre Ideen und Pläne in die Tat umzusetzen. Deshalb ist es notwendig, das Gehirn regelmäßig von unnötigen, überflüssigen Informationen zu befreien, um die Produktivität zu steigern. Dies ist das erste Prinzip von GTD:

1. Behalten Sie nichts in Ihrem Kopf

Dies ist das wichtigste Prinzip, auf dem die gesamte GTD-Methodik beruht. Notieren Sie immer alle eingehenden Informationen, wie z. B. neue Arbeitsaufgaben und selbst die kleinsten Aufgaben im Haushalt. In diesem Fall ist alles wichtig. Allen ist der Meinung, dass man eine Tätigkeit, auch wenn sie nur ein paar Minuten dauert, aufzeichnen und sofort erledigen sollte. Denken Sie daran, dass Ihr Ziel darin besteht, Ihren Kopf so weit wie möglich zu enlasten, alle Ihre Gedanken auf einen externen Speicher zu übertragen und keine unaufgezeichneten Aufgaben in Ihrem Gedächtnis zu hinterlassen.

2. Einfachheit ist der Schlüssel zum Erfolg

Auch die Datenkonsolidierung spielt eine wichtige Rolle. Alle Absichten, Aktivitäten und Pläne sollten auf einem Medium gesammelt werden. Systematisieren Sie Informationen auf die bequemste und vertrauteste Weise. Wenn Sie zum Beispiel gewohnt sind, Notizbücher und Tagebücher zu führen, sollten Sie nicht zu speziellen Anwendungen, Aufgabenmanagern oder speziellen Tafeln wechseln. Dies würde den Prozess nur verkomplizieren. In jedem Fall sollte das Medium das einzige sein. Andernfalls werden Sie viel Zeit damit verbringen, sich zu erinnern, wo und was Sie aufgezeichnet haben.

3. Konzentration auf eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt

Nach der GTD-Methodik sollte Multitasking vermieden werden. In der Regel sind Menschen, die mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, immer beschäftigt, aber auch unproduktiv. Deshalb sollte man sich zu einem Zeitpunkt auf eine Aufgabe konzentrieren, die jetzt erledigt werden sollte. Man sollte zum Beispiel nicht über eine Präsentation für eine Rede nachdenken und gleichzeitig einen Arbeitsbrief schreiben.

Es gibt jedoch eine Bedingung, unter der Multitasking effektiv sein kann. Es ist akzeptabel, wenn Sie Aufgaben völlig unterschiedlicher Art miteinander kombinieren, die verschiedene Gehirnregionen ansprechen und unterschiedliche Fähigkeiten erfordern. Sie können zum Beispiel eine Präsentation vorbereiten und gleichzeitig einen Podcast anhören, zu einer Besprechung gehen und Ihre E-Mails abrufen oder Ihre Dokumente prüfen, während auf dem Computer ein Update installiert wird.

4. Konzentrieren Sie sich auf die Lösung der Aufgabe

Sie sollten lernen, alle Angelegenheiten und Aufgaben nicht als Probleme und Schwierigkeiten, sondern als Gelegenheiten zum Wachstum und zur Entwicklung Ihrer Qualifikationen zu sehen. Wenn Sie sich dies zur Gewohnheit gemacht haben, werden Sie auch für die schwierigsten Aufgaben schnell Lösungen finden können.

5. Handeln Sie

Der letzte Grundsatz, der sich aus dem vorherigen ergibt, lautet, dass jede Aufgabe, auch die kleinste, wie die Beantwortung eines Geschäftsbriefs, so schnell wie möglich erledigt werden sollte. Die Aufzeichnung aller unerledigten Aufgaben in einem Aufgabenmanager wird Ihre Produktivitätsprobleme nicht lösen. Es ist wichtig, jede Aufgabe in Form von konkreten Maßnahmen zu betrachten und sich immer zu fragen: Was muss ich tun, um sie so schnell wie möglich zu lösen?

Wie man GTD bei der Arbeit einführt: wo man anfängt

Wenn Sie noch nicht mit GTD gearbeitet haben, können Sie mit ein paar einfachen Schritten beginnen:

1. Informationsbeschaffung

Bevor Sie mit der Organisation Ihrer Arbeit beginnen, notieren Sie sich alle Aufgaben, damit Sie sie nicht im Kopf behalten müssen. Wählen Sie ein Medium, auf dem Sie alle eingehenden Informationen in Zukunft speichern werden. Denken Sie an das wichtigste Prinzip von GTD: ein Medium. Dann können Sie jederzeit Daten klären, überprüfen oder ändern. Wenn Sie sich entschieden haben, ein Notizbuch oder Tagebuch zu führen, versuchen Sie, dieses immer bereitzuhalten. Es ist Ihnen sicher schon oft passiert, dass Sie eine tolle Idee im Kopf hatten, sie aber nicht aufgeschrieben und dann vergessen haben. Wie David Allen sagt, ist das Gehirn dazu da, Ideen zu entwickeln und zu verwirklichen, nicht um sie zu speichern.

2. Aufgabenbearbeitung

Während Sie jede einzelne Aufgabe aufschreiben, denken Sie darüber nach, ob Sie sie erledigen müssen. Achten Sie auch darauf, wie viel Zeit Sie für die Aufgabe benötigen. Wenn die Aufgabe nicht mehr als ein paar Minuten in Anspruch nimmt und sofort erledigt werden kann, sollten Sie sie sofort erledigen. Wenn die Aufgabe länger dauert, ist es besser, sie in mehrere kleinere Aufgaben aufzuteilen. Überlegen Sie als Nächstes, ob jemand ein paar Aufgaben für Sie erledigen kann, an wen Sie sie delegieren können, und ob er oder sie in der Lage ist, sie zu erledigen. Nach dem zweiten Schritt werden Sie vielleicht feststellen, dass es in Ihrem Terminkalender viel weniger Aufgaben gibt, die schnell erledigt werden müssen. Wenn keiner Ihrer Kollegen die Aufgabe besser erledigen kann als Sie, Sie aber gerade keine Zeit haben, können Sie die Aufgabe aufschieben, und es ist besser, eine Erinnerung zu setzen oder sie in Ihren Google-Kalender aufzunehmen.

3. Systematisierung und Priorisierung

Wenn Sie wahllos jede Aufgabe aufschreiben, die Ihnen in den Sinn kommt, laufen Sie Gefahr, wichtige Aufgaben zu übersehen oder ganz durcheinander zu kommen. Um dies zu vermeiden, entwickelte Allen ein spezielles Arbeitsablaufdiagramm, auch Entscheidungsbaum genannt. Stellen Sie Schlüsselfragen und beantworten Sie diese detailliert, um die Aufgaben kompetent aufzuteilen:

• Wofür steht diese Aufgabe?

• Welches Ergebnis soll erreicht werden?

• Sind spezifische Maßnahmen erforderlich?

• Wenn ja, welche Maßnahme sollte zuerst ergriffen werden?

• Wie lange wird dies dauern und wann ist der Termin?

Ein Entscheidungsbaum kann wie folgt aussehen:

Nach der GTD-Methodik werden Aufgaben, die mehrere Aktionen auf einmal erfordern, zu Projekten. Ein Projekt kann aus folgenden Zielen bestehen: einen neuen Job zu finden, eine Wohnung zu renovieren, eine Marketingkampagne durchzuführen, einen persönlichen Assistenten zu finden und so weiter. All dies sind Projekte, weil sie viele verschiedene, kleinere Aktionen erfordern. Um eine neue Stelle zu finden, muss man z. B. einen Lebenslauf schreiben oder aktualisieren, ihn auf Stellensuchportalen veröffentlichen, auf mehrere passende Stellenangebote antworten, ein Vorstellungsgespräch führen und so weiter. Zu den einfachen Aufgaben gehören zum Beispiel das Erstellen einer Präsentation, das Beantworten eines Geschäftsbriefs und andere Dinge.

Darüber hinaus können die Aufgaben auch nach folgenden Kriterien systematisiert werden:

• Tätigkeitsbereich: z. B. Arbeit, Studium, Kreativität und Hobbys, Familie;

• Geschäftsfeld: Steigerung des Umsatzes, Automatisierung von Routineprozessen, Optimierung der Website, Steigerung der Wirksamkeit gezielter Werbung;

• Arbeitsplatz: Büro, Online, Filiale.

4. Beseitigung überflüssiger Aufgaben

Wenn Sie Ihre Daten organisieren, werden Sie wahrscheinlich Aufgaben finden, die überhaupt keinen Handlungsbedarf haben. Sie sollten entweder ganz aus der Liste gestrichen werden oder in einem Erinnerungs- oder Referenzabschnitt gespeichert werden, wenn die Informationen für Sie von Wert sind.

5. Aktive Handlung

Bei jeder neuen Aufgabe müssen Sie entscheiden, wie Sie vorgehen werden. Nachdem Sie nicht zu erledigende Aufgaben aus der Liste entfernt haben, bleiben nur noch die Aufgaben übrig, die erledigt werden sollten. Sie sollten keine Aufgaben priorisieren, bevor Sie nicht wissen, was in einer bestimmten Situation zu tun ist. Wenn nötig, lohnt es sich, einen Aktionsplan zu entwickeln und darauf vorbereitet zu sein, ihn zu ändern und an die äußeren Bedingungen anzupassen. So wissen Sie immer, was Sie als nächstes tun sollten.

6. Regelmäßiges Überprüfen der Aufgabenliste als Gewohnheit

Überprüfen Sie die Aufgaben und überwachen Sie ihren Status, sonst ist das System nicht so effektiv. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Aufgabenliste zu analysieren und abzuarbeiten, und schauen Sie jeden Abend oder mindestens einmal pro Woche in Ihr Notizbuch, tragen Sie neue Aufgaben ein und haken Sie die bereits erledigten ab.

Ändern Sie auch Ihre Prioritäten, wenn die Umstände es erfordern. Es kann vorkommen, dass einige Aufgaben der Liste, die Sie für die wichtigsten hielten, nicht mehr so wichtig sind. Dann ist es an der Zeit, sich anderen Aufgaben zuzuwenden. Außerdem können Sie durch die Überwachung Ihrer Liste klar erkennen, wo Sie Fortschritte gemacht haben, welche Aufgaben Sie schnell erledigen und was Sie noch lernen sollten. Suchen Sie bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben nach Möglichkeiten, sie so zu optimieren, dass Sie weniger Zeit und andere Ressourcen dafür verbrauchen. Auf diese Weise können Sie sehen, wie effizient das gesamte GTD-System funktioniert und welche Vorteile es bringt.

Hauptfehler bei der Anwendung der GTD-Methodik

Wenn Sie ein neues Tool zum ersten Mal benutzen, können Schwierigkeiten auftreten. Um diese zu vermeiden, sollten Sie die folgenden Fehler vermeiden:

1. Verwendung von GTD, ohne die Funktionen und Regeln des Systems gelernt zu haben

Das ist kein Problem für Sie, denn Sie haben soeben die Grundprinzipien von GTD kennengelernt und erfahren, wie man es umsetzt. Viele Menschen werden das System jedoch als komplex empfinden und beschließen, es nach und nach in den Griff zu bekommen. Es ist effektiver, sich mit GTD vertraut zu machen, bevor man es bei der Arbeit einsetzt, um zu sehen, ob es überhaupt geeignet ist.

2. Keine Kontrolle über Aufgabenlisten

Es wird unmöglich sein, die persönliche Produktivität und die Effizienz des gesamten Teams zu verbessern, wenn man die Aufgabenliste nicht im Griff hat. In diesem Fall ist es besonders wichtig, die Aufgaben regelmäßig zu analysieren, anzupassen und unnötige Aufgaben zu entfernen. Dies ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen und effizienten System. Wenn Sie neue Aufgaben in die Liste aufnehmen und laufende Aufgaben rechtzeitig bearbeiten, sparen Sie Zeit, verringern den Stress und motivieren Ihre Mitarbeiter, mehr zu tun. Durch die Anhäufung von Aufgaben hat man das Gefühl, dass die Arbeitsbelastung nicht abnimmt.

3. Fehlende Geduld

Bewerten Sie das System nicht nach ein paar Wochen. Geben Sie sich und Ihrem Team Zeit, sich an das neue Instrument zu gewöhnen und es an Ihre Bedürfnisse und Prioritäten anzupassen. Natürlich kann es bei der Umstellung zu Schwierigkeiten kommen. Aber wenn Sie sich erst einmal mit dem System in der Praxis vertraut gemacht haben, werden Sie feststellen, wie viel einfacher es ist, die Dinge zu organisieren und zu bewältigen.

4. Mehrere Datenträger

Die Verfolgung von Aufgaben in verschiedenen Anwendungen führt unweigerlich zu Unregelmäßigkeiten im System und ermöglicht es Ihnen einfach nicht, effizient und regelkonform zu arbeiten. Die Daten gehen verloren, und Sie verschwenden Zeit mit der Suche nach ihnen und verlieren gleichzeitig die Motivation. Daher ist es am besten, alle Informationen in einem einzigen System zu speichern und für Ordnung zu sorgen.

5. Falsche Aktionen zur Ausführung von Aufgaben

Es wird empfohlen, die Schritte zur Erfüllung der Aufgabe spezifisch, präzise und klar für alle Teammitglieder zu formulieren. Verwenden Sie zu diesem Zweck Verben, klären Sie alle Nuancen und Feinheiten, um Missverständnisse und Mehrdeutigkeiten zu vermeiden. Außerdem kann das Team so schneller mit der Aufgabe beginnen, ohne Zeit mit dem Verstehen der Anleitungen zu verschwenden.

Die besten Anwendungen und Aufgabenmanager für die Arbeit mit GTD

Wenn Sie Apps und Online-Dienste den Notizblöcken vorziehen, finden Sie hier eine Liste der für die Verwendung des GTD-Systems am besten geeigneten Anwendungen:

• Any.do

Es ist ein multifunktionales Tool für Aufgabenmanagement, Projektmanagement, Aufgabenpriorisierung und Kontrolle. Mit dem Any.do-Dienst können Sie To-Do-Listen für den nächsten Tag, die nächste Woche und jeden anderen Zeitraum erstellen. Darüber hinaus können Sie eine Terminerinnerung setzen sowie für jede Aufgabe eine Frist und einen Ausführenden festlegen, eine zusätzliche Datei anhängen, sie farblich markieren, notwendige Notizen oder Tags zur Aufgabe hinterlassen. Any.do eignet sich sowohl für die individuelle Nutzung als auch für die Teamarbeit. Ein Benutzer kann sich auf dem Telefon einloggen, ein anderer Benutzer kann sich über einen Browser anmelden. Es ist auch möglich, Daten von anderen Plattformen auf den Dienst zu übertragen, zum Beispiel integriert sich Any.do mit Google, iCloud, Outlook und vielen anderen.

• Todoist

Diese Anwendung ist ein Analog und eine gute Alternative zu Any.do. Mit diesem Dienst kann man Aufgaben in kleinere Aufgaben unterteilen, ihnen ein Thema zuweisen und sie farblich hervorheben, Kommentare hinterlassen und Dokumente in verschiedenen Formaten anhängen. In Todoist kann man an Projekten zusammenarbeiten und zwar in Echtzeit. In der Premium-Version kann man Benachrichtigungen aktivieren, zusätzliche Filter zum Sortieren von Aufgaben hinzufügen und neue Vorlagen zum Erstellen von Listen verwenden.

• Trello

Ein weiterer praktischer Dienst, vor allem für die Arbeit an großen Projekten in kleinen Teams. Der Dienst ermöglicht es, eine Vielzahl von Formaten für die Verwaltung von Aufgaben zu wählen, z. B. Checklisten oder virtuelle Whiteboards mit speziellen Karten und Etiketten. Zur Systematisierung der Aufgaben ist es sinnvoll, eine Tafel mit den Hauptspalten: geplante Aufgaben, laufende Aufgaben und erledigte Aufgaben zu verwenden. Diese Struktur kann sofort, d. h. ohne Änderung, verwendet werden, oder sie kann modernisiert und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Darüber hinaus können andere Tools in den Dienst integriert werden - Dropbox, Slack, Evernote (ein weiterer großartiger Dienst für persönliche Notizen und To-do-Listen).

• TickTick

Das ist die Anwendung, die sich am besten für persönliche Aufgabenlisten eignet. Die Anwendung synchronisiert sich mit dem Kalender und bietet auch die Möglichkeit, ausgewählte Listen mit anderen Nutzern zu teilen. In Listen kann man Teilaufgaben erstellen, detaillierte Pläne für deren Ausführung ausarbeiten, Kommentare hinterlassen und sie farblich hervorheben.

• Shtab

Dies ist ein Aufgabenmanager, der speziell für die Erstellung von To-Do-Listen entwickelt wurde. Die Anwendung hat viele verschiedene Formate für die Visualisierung des Arbeitsbereichs: Listen, Zeitleisten, Kalender, Tafeln, Matrizen usw. Darüber hinaus ermöglicht der Dienst, regelmäßig notwendige Informationen hinzuzufügen und nicht zu löschen, sondern nur unnötige Informationen auszublenden. Alle Aufgaben können nach verschiedenen Kriterien sortiert werden, z. B. nach Priorität und Fristen.

Zusätzliche Vorteile des GTD-Systems

Die Methodik zur Verbesserung der persönlichen Effektivität ist nicht nur einfach, sondern auch absolut universell. GTD kann in allen Bereichen des Lebens eingesetzt werden.

Auf der Ebene von Konzernen und großen Unternehmen beispielsweise verbessert die Methodik die Effizienz sowohl einzelner Mitarbeiter als auch ganzer Abteilungen und damit des gesamten Unternehmens. Darüber hinaus hilft Getting Things Done, Stress durch eine klare Aufgabenorganisation zu reduzieren, die Motivation zu steigern und die Flexibilität im Management zu erhöhen. GTD wird auch häufig bei Start-ups eingesetzt, um Aufgaben zu priorisieren und die ersten Unternehmensziele schneller zu erreichen.

Darüber hinaus ist es möglich, die Methode in der Forschung und im Unterricht einzusetzen. GTD ermöglicht es zum Beispiel, die Aufzeichnung von Experimenten zu optimieren, die Datenanalyse zu vereinfachen und große Datenmengen leicht zu organisieren. Lehrende wiederum können mit GTD Vorlesungs- und Seminarpläne, Hausarbeiten und Tests vorbereiten.

GTD ist auch nützlich für Selbstverbesserung, persönliche Produktivität und Lebenszufriedenheit. Dies gilt insbesondere für Menschen mit vielen Hobbys und Interessen, die zwei oder mehr Jobs oder eine aktive Beschäftigung mit der Kindererziehung verbinden.

GTD wird Ihnen helfen, einen kontinuierlichen Fluss von Aufgaben aus einer Vielzahl von Bereichen zu bewältigen: Job, Studium, Haushalt, Hobbys, Selbstentwicklung und soziales Leben.

Fazit

Getting Things Done ist eines der mächtigsten Tools nicht nur für das Zeitmanagement, sondern auch für die Selbstentwicklung. Das GTD-System ermöglicht es Ihnen, Ihr Gehirn deutlich zu entlasten und den Kopf frei zu machen für kreative Ideen und die Umsetzung ehrgeiziger Pläne. Wenn Sie die Methode richtig anwenden, können Sie viel mehr schaffen, ohne zu ermüden und Ihre Lebenszufriedenheit allmählich steigern. Außerdem erfordert GTD keine finanziellen Investitionen oder andere zusätzliche Kosten. Es reicht schon, wenn Sie sich das Führen einer Aufgabenliste und deren ständige Aktualisierung zur täglichen Gewohnheit machen. Sie werden gar nicht merken, wie schnell Sie die Aufgaben in Angriff nehmen.