Getting Things Done

Что представляет собой метод Getting Things Done

GTD, или Getting Things Done, - это одна из самых распространенных систем управления временем и повышения личной эффективности. Такая методология позволяет грамотно организовать и контролировать все поступающие в работу задачи, а также планомерно и без лишнего стресса добиваться поставленных целей.

Иными словами, GTD отвечает на самые острые и актуальные вопросы современности: как привести дела в порядок, всегда доводить их до конца и достигать желаемых результатов? Ответ нашел американский карьерный коуч, консультант по управлению временем и личной продуктивности Дэвид Аллен. В 2001 году вышла его книга, которая так и называется - Getting Things Done. В ней автор подробно описывает главные принципы разработанной методологии.

Главные принципы GTD

Возможно, вы удивитесь, но человеческий мозг вовсе не предназначен для хранения информации. Чем больше сил вы тратите, пытаясь удержать в голове все дела и задачи, которые следует выполнить, тем меньше энергии и интеллектуальных ресурсов остается непосредственно для воплощения ваших идей и реализации намеченных планов. Поэтому для повышения продуктивности труда необходимо регулярно освобождать или очищать мозг от лишней, избыточной информации. Так гласит первый принцип GTD:

1. Ничего не держите в голове

Это важнейшее правило, на котором выстроена вся система GTD. Всегда фиксируйте всю поступающую информацию, например, новые рабочие задачи и даже самые мелкие бытовые дела. В данном случае всё имеет значение. Аллен уверен, что даже если какое-то действие требует всего пары минут, следует его зафиксировать и сразу выполнить. Помните, что ваша цель - максимально разгрузить голову, перенести все мысли во внешнее хранилище и не оставить в памяти ни одной незаписанной задачи.

2. Простота - залог успеха

При переносе всех данных на внешний носитель не менее важна и консолидация. Следует собрать все намерения, дела и планы в одном месте. При этом систематизировать информацию нужно наиболее удобным и знакомым для вас способом. Например, если вы привыкли к ведению блокнотов и ежедневников, то постоянное использование приложений, таск-менеджеров, специальных досок лишь усложнит вам задачу. В любом случае важно то, что такое хранилище должно быть одно. Иначе придется тратить время, чтобы вспомнить, где и что у вас записано.

3. Фокус на одной задаче в один момент времени

Согласно методике GTD, многозадачности следует избегать. Как правило, люди, выполняющие одновременно несколько дел, всегда заняты, но при этом непродуктивны. Поэтому в один момент времени необходимо сосредоточить внимание на одной задаче, которую следует выполнить прямо сейчас. Например, не стоит думать о том, как написать доклад для выступления, и в это же время писать рабочее письмо.

Но есть условие, при котором и многозадачность может быть эффективной. Она допустима в том случае, если вы будете сочетать задачи совершенно разных типов, задействующие разные области мозга и требующие разных навыков. Так, можно оформлять презентацию к докладу и слушать подкаст, ехать на совещание и проверять почту, вычитывать документы, пока на компьютере устанавливается обновление.

4. Концентрируйтесь на решении задачи

Следует научиться воспринимать все дела и задачи не как очередные проблемы и трудности, а как возможности для роста и развития своих навыков. Как только это станет вашей привычкой, даже к самым сложным задачам вы сможете быстро найти решение.

5. Действуйте

Заключительный принцип, вытекающий из предыдущего, гласит, что любую задачу, и даже самую незначительную, как, например, ответить на деловое письмо, следует решить как можно скорее. Изложение всех незаконченных дел в таск-менеджере еще не решит проблемы с продуктивностью. Важно смотреть на каждую задачу с точки зрения конкретных действий и всегда задавать себе вопрос: что нужно сделать, что решить ее как можно скорее?

Как внедрить GTD в работу: с чего начать

Для начала, если вы еще не использовали GTD, стоит начать с нескольких простых шагов:

1. Сбор информации

Прежде чем вы начнете непосредственно организовывать работу, зафиксируйте все задачи, которые требуют выполнения, чтобы не держать их в голове. Выберите место, где будете и в дальнейшем хранить всю поступающую информацию. Помните о важнейшем принципе GTD: это должен быть или блокнот, или приложение - что-то одно. Тогда вы сможете в любой момент уточнить данные, проверить или изменить их. В случае, если вы выбрали для ведения дел блокнот или ежедневник, старайтесь всегда держать его при себе. Наверняка неоднократно случалось такое, когда вам в голову приходила отличная мысль, но вы полагались на память и не записывали ее, а потом всё-таки забывали. В следующий раз вспомните, как говорит Дэвид Аллен, о том, что мозг дан нам для того, чтобы генерировать и реализовывать идеи, а не хранить их.

2. Обработка задач

Записывая каждое отдельное дело или намеченную задачу, уточните сами у себя: а точно ли вам нужно их выполнять? Также обратите внимание на количество времени, которое понадобится на их решение. Если дело не займет больше пары-тройки минут и его можно выполнить прямо сейчас, сделайте это сразу. А в случае, если дело занимает больше времени, лучше разделить его на более долгосрочный проект и разбить на несколько мелких задач. Далее спросите себя: может ли кто-то выполнить несколько задач за вас, кому вы можете делегировать, справится ли он? Возможно, после второго этапа в вашем ежедневнике останется гораздо меньше задач, требующих быстрого выполнения. В случае, если никто из ваших коллег не сможет справиться с задачей лучше вас, но и вы не располагаете временем, можно отсрочить ее выполнение, при этом лучше поставить напоминание о ней или занести в Google Календарь.

3. Систематизация и приоритизация

Если вы будете просто и бессистемно записывать все приходящие в голову дела, вы рискуете упустить важные задачи или вовсе запутаться. Именно для этого Аллен разработал специальную диаграмму рабочего процесса, которую также называют деревом принятия решений. Чтобы грамотно разделить задачи к каждой из них, задайте ключевые вопросы и развернуто ответьте на них:

• Что представляет собой эта задача?

• Какого результата следует достичь?

• Необходимы ли конкретные действия?

• Если да, то какое действие следует совершить первым?

• Сколько времени это займет и какой дедлайн?

Визуально дерево принятия решений может выглядеть так:

Согласно методике GTD, те задачи, которые для разрешения требуют сразу нескольких действий, становятся уже проектами. Проектом могут быть следующие цели: устроиться на новую работу, сделать ремонт в квартире, провести маркетинговую кампанию, найти личного ассистента и так далее. Всё это проекты именно потому, что для их реализации нужно выполнить множество разных, более мелких, действий. Например, чтобы устроиться на новую работу, необходимо: составить с нуля или обновить резюме, отправить его на сайты по поиску работы, откликнуться на несколько подходящих вакансий, пройти собеседование и так далее. Простыми задачами, в свою очередь, остаются, например, оформление презентации, ответ на деловое письмо и другие подобные дела.

Кроме того, систематизировать задачи можно и по следующим критериям:

• сфера деятельности - например, работа, учеба, творчество и хобби, семья;

• направление в одной сфере деятельности - увеличение продаж, автоматизация рутинных процессов, оптимизация сайта, повышение эффективности таргетированной рекламы;

• место деятельности - офис, онлайн, филиал.

4. Устранение всего лишнего

В процессе систематизации вы наверняка обнаружите те задачи, которые и вовсе не требуют действий. Их следует либо совсем убрать из списка, чтобы они вас не путали, либо сохранить в раздел напоминаний, чтобы в случае чего позже вернуться, либо же сохранить в раздел справочных материалов, если информация представляет для вас ценность.

5. Активное действие

С каждой входящей задачей необходимо решить, как именно поступить. После того как вы уберете из списка дела, не требующие никаких действий, останутся только те задачи, которые следует выполнить. При этом не стоит расставлять их в порядке приоритетности, пока вы не определитесь с тем, что конкретно предпринять в данной ситуации. В случае, если это необходимо, стоит разработать план действий и быть готовым к его изменениям и адаптации под внешние условия. Это позволит вам всегда знать, что делать дальше.

6. Регулярная проверка списков, формирование привычки

Просматривайте задачи и контролируйте их выполнение, иначе система не будет столь эффективна. Сделайте анализ и проработку списка дел своей привычкой и заглядывайте в блокнот, вносите новые задачи и отмечайте уже выполненные каждый вечер или хотя бы раз в неделю.

Кроме того, не бойтесь менять приоритеты, если того требуют обстоятельства. Может случиться и так, что несколько задач из списка, которые вы считали самыми главными, теперь не требуют такого внимания. Значит, пора переключаться на другие. К тому же контроль списка позволит вам наглядно убедиться, в чём вы достигли прогресса, с какими делами справляетесь быстро, а чему еще следует поучиться. Для регулярно повторяющихся задач ищите способы оптимизации, чтобы тратить на них меньше времени и других ресурсов. В результате вы убедитесь, насколько эффективно работает вся система GTD и какие плоды она приносит.

Ключевые ошибки при работе по методологии GTD

При первом взаимодействии с новым инструментом трудности могут возникнуть у каждого. Для того чтобы их избежать, постарайтесь не допускать следующих ошибок:

1. Использование GTD, не изучив его особенности и правила

Вам это уже не грозит, поскольку о главных принципах применения GTD и последовательности его внедрения вы только что узнали. Тем не менее многие могут посчитать систему слишком запутанной и решить, что разберутся непосредственно в процессе работы. Однако эффективнее всего изучить GTD и выяснить, подходит ли вам такая методика, до того, как вводить ее в работу.

2. Отсутствие контроля над списками задач

Добиться внушительных результатов, повышения личной продуктивности и эффективности всей команды будет невозможно, если пустить на самотек составленный список дел. В данном случае особенно важен регулярный пересмотр и анализ, корректировка задач, удаление лишних дел. Именно это и есть залог успешной и эффективно работающей системы. К тому же своевременное внесение новых задач и редактирование текущих смогут сэкономить ваше время, снизить стресс и мотивировать сотрудников на новые свершения, в отличие от огромного количества накопленных дел, когда возникает ощущение, что оно и вовсе не уменьшается.

3. Отсутствие терпения

Не следует делать вывод о работе системы спустя пару недель после ее внедрения. Дайте время себе и своей команде освоиться, привыкнуть к такому инструменту для ведения дел, настроить его под свои нужды и приоритеты. Разумеется, в процессе привыкания могут возникать затруднения, однако, как только вы досконально во всём разберетесь на практике, вы заметите, насколько проще стало упорядочивать дела и решать их.

4. Несколько хранилищ данных

Ведение дел в разных приложениях неизбежно приведет к слому системы и просто не позволит вам работать так эффективно, как вы могли бы, следуя правилам. Данные будут теряться, а вы - тратить время на их поиск и вместе с тем терять мотивацию. Поэтому оптимальнее всего вносить всю информацию в единую систему и поддерживать в ней порядок.

5. Некорректно прописанные действия для решения задач

Разумнее всего писать конкретные, точные и ясные для всех участников команды шаги для выполнения задачи. Используйте для этого глаголы, уточняйте все нюансы и тонкости во избежание недопониманий и двойственности. К тому же это позволит вам быстрее приступить к выполнению задачи, не тратя время впустую на то, чтобы разгадать инструкцию.

Лучшие приложения и таск-менеджеры для работы по GTD

Если блокнотам вы предпочитаете приложения и онлайн-сервисы, вот список наиболее подходящих платформ для использования системы GTD:

• Any.do

Это многофункциональный инструмент для управления делами, ведения проектов, приоритизации задач и контроля их выполнения. С помощью сервиса Any.do вы можете формировать списки дел на следующий день, неделю и любой другой промежуток времени. Кроме того, можно установить напоминание о том, что та или иная задача требует выполнения, а также для каждого дела обозначить дедлайн, исполнителя, прикрепить дополнительный файл, выделить его цветом, оставить к задаче необходимые пометки или теги. Any.do подходит как для индивидуального использования, так и для работы в команде. Один пользователь может войти в аккаунт приложения на телефоне, а другой - через браузер. В сервис также можно перенести данные с других платформ, например, Any.do интегрируется с Google, iCloud, Outlook и еще многими другими.

• Todoist

Приложение - аналог предыдущего и хорошая альтернатива Any.do. В этом сервисе также можно разбивать задачи на более мелкие, добавлять к ним тему и выделять цветами, оставлять комментарии и прикреплять документы в разных форматах. В Todoist можно вести совместные проекты и работать в режиме реального времени. В премиум-версии приложения появляется возможность включать уведомления, добавлять дополнительные фильтры для сортировки дел, использовать новые шаблоны для формирования списков.

• Trello

Еще один удобный сервис, преимущественно для работы над масштабными проектами в небольших командах. На платформе также можно выбрать разнообразные форматы для ведения дел, например, чек-листы или виртуальные доски со специальными карточками и метками. Для систематизации задач эффективнее всего использовать доску с базовыми колонками: запланированные задачи, текущие и выполненные. Такую элементарную структуру можно применять с ходу, то есть не изменяя, или же модернизировать и настроить под свои нужды. Кроме того, в приложение свободно интегрируются другие инструменты - Dropbox, Slack, Evernote (кстати, еще одно отличное приложение для ведения личных заметок и списков дел).

• TickTick

Приложение, наиболее подходящее для ведения личных списков дел. Оно синхронизируется с календарем, а также предоставляет возможность поделиться выбранными списками с другими пользователями. В самих списках можно создавать подзадачи, детально разрабатывать планы их выполнения, оставлять комментарии и выделять цветами.

• Shtab

Это таск-менеджер, предназначенный специально для формирования To-Do List. В приложении есть множество разнообразных форматов для визуализации рабочего пространства - это и непосредственно списки, и таймлайны, а также календари, доски, матрицы и так далее. Кроме того, сервис позволяет регулярно добавлять необходимую информацию, а также не удалять, а только скрывать ту, которая пока не нужна. Все задачи можно сортировать по нескольким критериям, например, приоритетности и срокам.

Дополнительные преимущества системы GTD

Методология повышения личной эффективности, помимо ее простоты, абсолютно универсальна. GTD можно использовать во всех сферах жизни. Например, на уровне корпораций и крупных компаний методология повышает эффективность работы как отдельных сотрудников, так и целых отделов, а в дальнейшем и всей организации. Кроме того, система Getting Things Done способствует уменьшению стресса благодаря четкой организации задач и повышению мотивации, а также обеспечивает гибкость в управлении. Распространена GTD также и при запуске стартапов для установки приоритетных задач и более быстрого достижения первых бизнес-целей.

Более того, использовать метод можно в научных исследованиях и образовании. GTD позволяет, например, оптимизировать ведение записей о проведении экспериментов, упростить процесс анализа данных и без труда систематизировать огромные массивы данных. Преподаватели, в свою очередь, могут готовить планы лекций и семинаров, составлять задания и контрольные работы с помощью системы GTD.

Также полезно применять GTD и для самосовершенствования, повышения личной продуктивности и удовлетворенности жизнью. Это особенно актуально для людей со множеством хобби и интересов, совмещающих две и более работы или активную трудовую деятельность с родительством. Так, GTD поможет справиться с непрерывным потоком дел из самых разных сфер - работа, учеба, хлопоты по хозяйству, хобби и саморазвитие, социальная жизнь.

Заключение

Getting Things Done - один из мощнейших инструментов не только тайм-менеджмента, но и саморазвития. Система GTD позволяет существенно снизить нагрузку на мозг, освободив в голове место для креативных идей и реализации масштабных планов. Если грамотно использовать методологию, вы сможете успевать гораздо больше, и при этом совсем не уставать и постепенно повышать свою удовлетворенность жизнью. Более того, GTD не требует никаких финансовых вложений и других дополнительных затрат. Достаточно сделать ведение списка дел и постоянное его обновление своей ежедневной привычкой. Вы даже не заметите, как быстро начнете справляться с задачами, щелкая их как орешки.