Getting Things Done

Qué es el método Getting Things Done

GTD, o Getting Things Done, es uno de los sistemas más extendidos de gestión del tiempo y mejora del rendimiento personal. Esta metodología permite organizar y controlar de forma competente todas las tareas, así como alcanzar objetivos propuestos siguiendo un plan sin estresarse.

En otras palabras, GTD ofrece soluciones a las cuestiones más agudas y urgentes de la actualidad: ¿cómo organizar las tareas, llevarlas siempre a término y conseguir los resultados deseados? David Allen, un coach profesional estadounidense, asesor en gestión del tiempo y productividad personal, ha dado la respuesta. En 2001 se publicó su libro Getting Things Done, en él que el autor describe con detalle los principios fundamentales de la metodología que ha desarrollado.

Los principios fundamentales de GTD

Quizá le sorprenda saber que el cerebro humano no está diseñado para almacenar información. Cuanta más energía gaste intentando mantener en su cabeza todas las cosas por hacer y las tareas pendientes, menos energía y recursos intelectuales le quedarán para poner en práctica sus ideas y hacer realidad sus planes. Por lo tanto, para aumentar la productividad, es necesario liberar o limpiar regularmente el cerebro de información innecesaria y prescindible. Este es el primer principio de GTD:

1. No guardar nada en la cabeza

Esta es la regla más importante en la que se basa todo el sistema GTD. Apunte siempre toda la información que recibe, como las nuevas tareas de trabajo e incluso las tareas domésticas más pequeñas. En este caso, todo importa. Allen cree que aunque una acción sólo le lleve un par de minutos, debe apuntarla y hacerla de inmediato. Recuerde que su objetivo es liberar su cabeza todo lo posible, transferir todos sus pensamientos a un almacenamiento externo y no dejar ninguna tarea sin registrar en tu memoria.

2. La simplicidad es la clave del éxito

A la hora de transferir todos los datos a un almacenamiento externo, sistematizar es igual de importante. Debe guardar todas sus tareas, actividades y planes en un solo lugar. Al mismo tiempo, debe sistematizar la información de la forma más cómoda y familiar. Por ejemplo, si está acostumbrado a apuntar cosas en una agenda o bloc de notas, usar aplicaciones, gestores de tareas o tableros especiales no hará más que complicarle la vida. Es importante que ese almacenamiento sea uno solo. De lo contrario, perderá tiempo intentando recordar dónde y qué ha anotado.

3. Centrarse en una tarea a la vez

Según la metodología GTD, hay que evitar la multitarea. Por regla general, las personas que hacen varias cosas a la vez siempre se mantienen ocupadas, pero no son productivas. Por lo tanto, uno debe centrarse en una tarea a la vez. Por ejemplo, no hay que pensar en cómo redactar un informe para un discurso y, al mismo tiempo, escribir una carta de trabajo.

Aún así, la multitarea también puede ser eficaz. Por ejemplo, si se combinan tareas de tipos completamente distintos, en las que intervienen diferentes áreas del cerebro y que requieren habilidades diferentes. Es decir, puede hacer una presentación para un informe y escuchar un podcast, ir a una reunión y consultar el correo, o corregir documentos mientras se instala una actualización en el ordenador.

4. Centrarse en encontrar una solución

Hay que aprender a tomarse todos los asuntos y tareas como oportunidades de crecimiento y desarrollo de las capacidades de uno, en lugar de como un problema o una dificultad. Una vez que esto se convierta en su hábito, será capaz de encontrar rápidamente soluciones incluso a las tareas más difíciles.

5. Actuar

El último principio que se deriva del anterior es que cualquier tarea, incluso la más pequeña, como responder a un correo electrónico de trabajo, debe completarse lo antes posible. Poner todas las tareas pendientes en una lista de tareas no resolverá sus problemas de productividad. Es importante pensar siempre en las acciones concretas que requiere cada tarea y hacerse siempre la siguiente pregunta: ¿Qué tengo que hacer para completar esta tarea lo antes posible?

Cómo implantar GTD en el trabajo: por dónde empezar

Para empezar, si aún no ha utilizado GTD, merece la pena empezar con unos sencillos pasos:

1. Reunión de información

Antes de empezar a organizar su trabajo, anote todas las tareas pendientes para no tener que guardarlas en la cabeza. Elija un lugar donde guardará toda la información que reciba en el futuro. Recuerde el principio más importante de GTD: debe ser una libreta o una aplicación, una de dos. Así podrá aclarar, comprobar o cambiar los datos en cualquier momento. Si opta por una libreta o una agenda, intente llevarlas siempre consigo. Seguro que le ha pasado muchas veces que tenía una gran idea en la cabeza, pero confió en su memoria y no la apuntó, y luego se le olvidó. La próxima vez, recuerde, como dice David Allen, que el cerebro está para generar y poner en práctica ideas, no para almacenarlas.

2. Procesamiento de las tareas

A medida que escriba cada tarea o lista de tareas pendientes, pregúntese si realmente necesita hacerla. Fíjese también cuánto tiempo tardará en completarlas. Si la tarea no le va a llevar más de un par de minutos y se puede hacer al instante, hágala. Y si lleva más tiempo, es mejor hacerla como un proyecto a largo plazo y dividirla en varias tareas más pequeñas. Luego pregúntese si hay alguien a quien pueda delegar algunas tareas para que las haga por usted. Puede que después del segundo paso haya muchas menos tareas en su agenda que deban hacerse rápidamente. Si ninguno de sus colegas puede hacer la tarea mejor que usted, y usted no tiene tiempo, puede posponerla anotándola en Google Calendar o estableciendo un recordatorio.

3. Sistematización y priorización

Si se pone a anotar al azar todo lo que se le pasa por la cabeza, corre el riesgo de pasar por alto tareas importantes o de liarse. Por eso Allen desarrolló un diagrama de flujo de trabajo especial, también llamado árbol de decisiones. Para distribuir correctamente las tareas en cada sección, hágase preguntas clave y respóndalas detalladamente:

• ¿En qué consiste esta tarea?

• ¿Qué resultado debo conseguir?

• ¿Se requieren acciones concretas?

• ¿Si es así, qué acciones se deben hacer en primer lugar?

• ¿Cuánto tiempo llevarán y cuál es la fecha límite?

Visualmente, un árbol de decisión puede tener este aspecto:

Según la metodología GTD, aquellas tareas que requieren completar varias acciones a la vez se convierten en proyectos. Un proyecto puede ser lo siguiente: conseguir un nuevo trabajo, reformar un piso, realizar una campaña de marketing, encontrar un asistente personal, etcétera. Todos estos se consideran proyectos porque para realizarlos hay que llevar a cabo muchas acciones menores. Por ejemplo, para conseguir un nuevo trabajo hay que crear desde cero o actualizar el currículum, enviarlo a sitios de búsqueda de empleo, responder a varias ofertas, conseguir una entrevista, etcétera. Las tareas simples, en cambio, son, por ejemplo, diseñar una presentación, responder a una carta comercial y otras cosas por el estilo.

Además, las tareas también pueden organizarse según los siguientes criterios:

• ámbito de actividad: por ejemplo, trabajo, estudios, manualidades y hobbies, familia;

• objetivos en un área de actividad: aumentar las ventas, automatizar procesos rutinarios, optimizar el sitio web, aumentar la eficacia de la publicidad dirigida;

• lugar de actividad: oficina, online, sucursal.

4. Eliminación de todo lo innecesario

En el proceso de organización, es probable que encuentre tareas que no requieren ninguna acción en absoluto. En ese caso, elimínelas de la lista para que no le confundan, guárdelas en la sección de recordatorios para volver a ellas más tarde, o guárdelas en la sección de referencias si la información es valiosa para usted.

5. Acción

Con cada tarea entrante, debe decidir cómo proceder. Una vez que haya eliminado de la lista las tareas que no requieren ninguna acción, sólo quedarán las tareas que hay que hacer. No debe priorizarlas hasta que haya decidido qué hacer exactamente en cada situación. Si es necesario, también hay que desarrollar un plan de acción y estar preparado para cambiarlo y adaptarlo a las condiciones externas. Esto le permitirá saber siempre qué hacer a continuación.

6. Comprobación periódica de las listas, creación de un hábito

Revise las tareas y controle su cumplimiento, de lo contrario el método no será tan eficaz. Acostúmbrese a analizar y revisar su lista de tareas pendientes y a comprobar su cuaderno, introduzca nuevas tareas y marque las ya completadas todas las tardes o al menos una vez a la semana.

Además, no tema cambiar sus prioridades si las circunstancias lo requieren. Puede ocurrir que algunas tareas de su lista que consideraba las más importantes ya no requieran tanta atención. Entonces es el momento de pasar a otras. Además, supervisar su lista le permitirá ver dónde ha progresado, qué se le da rápido y qué le queda por aprender. En el caso de las tareas que se repiten con regularidad, busque formas de optimizarlas para dedicarles menos tiempo y otros recursos. Como resultado, verá lo bien que funciona todo el sistema GTD y los beneficios que aporta.

Principales errores a la hora de trabajar según la metodología GTD

Todo el mundo puede experimentar dificultades al interactuar por primera vez con una nueva herramienta. Para que no le pase eso, evite los siguientes errores:

1. Usar GTD sin haber estudiado previamente sus características y reglas

Esto ya no es un problema para usted, ya que acaba de conocer los principios fundamentales de GTD y el orden para ponerlo en práctica. Aún así, muchas personas pueden encontrar el sistema demasiado confuso y deciden que lo irán estudiando sobre la marcha. Sin embargo, lo más eficaz es estudiar GTD y averiguar si es adecuado para usted antes de ponerlo en práctica.

2. Falta de control de las listas de tareas

No será posible lograr resultados increíbles, aumentar la productividad personal y mejorar la eficiencia de todo el equipo si la lista de tareas pendientes se abandona a su suerte. En este caso, es especialmente importante revisar, analizar periódicamente, ajustar las tareas y eliminar las innecesarias. Esta es la clave de un sistema eficaz y exitoso. Además, apuntar a tiempo nuevas tareas y editar las existentes puede ahorrarle tiempo, reducir el estrés y motivar a sus empleados para nuevos logros. En cambio, acumular un gran número de tareas que no disminuyen nunca, hará lo contrario.

3. Falta de paciencia

No se debe sacar una conclusión sobre el rendimiento del sistema unas pocas semanas después de haberlo implantado. Dese tiempo a usted mismo y a su equipo para acostumbrarse a esta herramienta empresarial, para ajustarla a sus necesidades y prioridades. Por supuesto, puede haber algunas dificultades mientras se acostumbra, pero una vez que lo conozca todo en la práctica, notará lo fácil que se ha vuelto organizar las tareas y resolverlas.

4. Varios almacenamientos de datos

Hacer las cosas en aplicaciones diferentes romperá inevitablemente el sistema y, sencillamente, no le permitirá trabajar con la misma eficacia que si siguiera las normas. Los datos se perderán, y usted perderá tiempo y motivación buscándolos. Por tanto, lo mejor es poner toda la información en un único sitio y mantenerla en orden.

5. Acciones incorrectamente prescritas para resolver tareas

Lo mejor es redactar de forma específica, precisa y clara para todos los miembros del equipo los pasos para cumplir la tarea. Utilice para ello frases que aclaren todos los detalles y sutilezas de la tarea para evitar malentendidos y ambigüedades. Además, esto le permitirá ponerse manos a la obra más rápidamente sin perder tiempo intentando descifrar las instrucciones.

Las mejores aplicaciones y gestores de tareas para el método GTD

Si prefiere las aplicaciones y los servicios online a las libretas, aquí tiene una lista de las plataformas más adecuadas para utilizar el sistema GTD:

• Any.do

Es una herramienta multifuncional para gestionar las tareas pendientes, ejecutar proyectos, priorizar tareas y controlar su finalización. Con Any.do puede crear listas de tareas para el día siguiente, la semana o cualquier otro periodo de tiempo. Además, puede establecer un recordatorio de que debe completarse una tarea, y para cada tarea puede establecer una fecha límite, un ejecutor, adjuntar un archivo adicional, resaltarlo con un color, dejar notas o etiquetas necesarias en la tarea. Any.do es adecuado tanto para el uso individual como para el trabajo en equipo. Un usuario puede iniciar sesión en la cuenta de la aplicación en el teléfono, y otro usuario puede hacerlo a través de un navegador. También se pueden transferir datos de otras plataformas a la app: Any.do se integra con Google, iCloud, Outlook y muchas otras.

• Todoist

Esta aplicación es un análogo de la anterior y una buena alternativa a Any.do. En esta app también puedes dividir las tareas en otras más pequeñas, añadirles un tema y colores, dejar comentarios y adjuntar documentos en diferentes formatos. En Todoist puede colaborar en proyectos y trabajar en tiempo real. En la versión premium de la app puede activar las notificaciones, añadir filtros adicionales para ordenar las tareas pendientes y utilizar nuevas plantillas para crear listas.

• Trello

Otra app práctica, principalmente para trabajar en proyectos grandes en equipos pequeños. La plataforma también permite elegir diversos formatos para mantener las cosas bajo control, como listas de comprobación o tableros virtuales con tarjetas y etiquetas especiales. Para sistematizar las tareas, lo más eficaz es utilizar un tablero con columnas básicas: tareas previstas, tareas en curso y tareas completadas. Esta estructura elemental puede utilizarse sin modificar nada, o puede modernizarse y personalizarse para adaptarla a sus necesidades. Además, otras herramientas como Dropbox, Slack, Evernote (por cierto, otra gran app para guardar notas personales y listas de tareas) pueden integrarse fácilmente en la aplicación.

• TickTick

Es la aplicación más adecuada para mantener listas de tareas personales. Se sincroniza con el calendario y también ofrece la posibilidad de compartir las listas seleccionadas con otros usuarios. En las propias listas, puede crear subtareas, hacer planes detallados para su realización, dejar comentarios y resaltar con colores.

• Shtab

Se trata de un gestor de tareas diseñado específicamente para la generación de listas de tareas. La aplicación dispone de muchos formatos diferentes para visualizar el espacio de trabajo: listas, líneas de tiempo, calendarios, tableros, matrices, etc. Además, el servicio permite añadir regularmente la información necesaria, y no borrar, sino sólo ocultar la que aún no se necesita. Todas las tareas se pueden ordenar por varios criterios, como la prioridad y los plazos.

Ventajas adicionales del sistema GTD

La metodología para mejorar la eficacia personal, además de su sencillez, es universal. GTD puede utilizarse en todos los ámbitos de la vida. Por ejemplo, a nivel de corporaciones y grandes empresas, la metodología aumenta la eficacia del trabajo tanto de cada empleado por separado como de departamentos enteros y, posteriormente, de toda la organización. Además, el sistema Getting Things Done ayuda a reducir el estrés gracias a una organización clara de las tareas y una mayor motivación, y proporciona flexibilidad en la gestión. GTD también se utiliza en startups para priorizar las tareas y alcanzar más rápidamente los primeros objetivos empresariales.

Además, el método puede utilizarse en investigación y educación. GTD permite, por ejemplo, optimizar el registro de experimentos, simplificar el proceso de análisis de datos y organizar fácilmente grandes conjuntos de datos. Los profesores, por su parte, pueden preparar planes de clases y seminarios, crear tareas y exámenes utilizando GTD.

GTD también es útil para la superación, la productividad personal y la satisfacción con la vida. Es especialmente importante para las personas con muchas aficiones e intereses, que compaginan dos o más trabajos o para padres trabajadores. Así, GTD ayuda a hacer frente a un flujo continuo de tareas procedentes de diversos ámbitos: trabajo, estudios, tareas domésticas, aficiones y autodesarrollo, vida social, etc.

Conclusión

Getting Things Done es una de las herramientas más poderosas no sólo para la gestión del tiempo, sino también para el autodesarrollo. El sistema GTD permite reducir significativamente el trabajo mental, dejando espacio en su cabeza para la creación de ideas y la realización de planes a gran escala. Si utiliza la metodología correctamente, será capaz de gestionar mucho más, y al mismo tiempo no se cansará en absoluto y aumentará gradualmente su satisfacción con la vida. Además, GTD no requiere inversiones financieras ni otros costes adicionales. Basta con que se acostumbre a llevar una lista de tareas pendientes y la actualice constantemente. Ni se dará cuenta de lo rápido que empezará a completar todas las tareas sin mayor esfuerzo.