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Getting Things Done
Getting Things Done की विधि' क्या है?
GTD, या "Getting Things Done", टाइम मैनेजमेंट और व्यक्तिगत प्रभावशीलता को बढ़ाने की सबसे लोकप्रिय प्रणालियों में से एक है। यह मेथड कामों में आने वाले सभी टास्कस को कुशलतापूर्वक व्यवस्थित और नियंत्रित करने में मदद करता है, साथ ही बिना किसी अतिरिक्त तनाव के निर्धारित लक्ष्यों को धीरे-धीरे प्राप्त करने में मदद करता है।
अर्थात, GTD सबसे तेजी से और प्रासंगिक सवालों का जवाब देता है, जैसे कि: काम को कैसे व्यवस्थित करें, हमेशा उन्हें पूरा कैसे करें और इच्छित परिणाम कैसे प्राप्त करें? इसका उत्तर अमेरिकी करियर कोच, टाइम मैनेजमेंट और व्यक्तिगत उत्पादकता के सलाहकार डेविड एलन ने दिया। 2001 में उनकी एक किताब प्रकाशित हुई, जिसका नाम है - "Getting Things Done" है। इसमें लेखक ने विकसित की गई पद्धति के मुख्य सिद्धांतों का विस्तार से वर्णन किया है।
GTD के मुख्य सिद्धांत
संभवतः आप आश्चर्यचकित होंगे, लेकिन मानव मस्तिष्क वास्तव में जानकारी को संग्रहीत करने के लिए नहीं बनाया गया है। जितनी ज्यादा ऊर्जा आप उन सभी कार्यों और टास्क को अपने दिमाग में रखने की कोशिश में लगाते हैं, जिन्हें पूरा करना है, उतनी ही कम ऊर्जा और बौद्धिक संसाधन आपके विचारों को साकार करने और निर्धारित योजनाओं को लागू करने के लिए बचती है। इसलिए, कार्य की उत्पादकता बढ़ाने के लिए, नियमित रूप से मस्तिष्क को अतिरिक्त, निरर्थक जानकारी से मुक्त करना आवश्यक है। यही GTD का पहला सिद्धांत है:
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अपने दिमाग में कुछ भी न रखें
यह सबसे महत्वपूर्ण नियम है, जिस पर GTD का पूरा सिस्टम आधारित है। हमेशा आने वाली सभी जानकारी को दर्ज करें, जैसे कि काम से जुड़े नए टास्क और यहां तक कि घर के छोटे से छोटे घरेलू काम भी। इस मामले में सब कुछ महत्वपूर्ण है। एलन का मानना है कि भले ही कोई काम केवल कुछ मिनटों का हो, इसे दर्ज करना और तुरंत करना चाहिए। याद रखें, आपका लक्ष्य है अपने दिमाग को ज्यादा से ज्यादा हल्का करना, सभी विचारों को बाहर ही स्टोर करना और अपनी मेमोरी में कोई भी अनलिखा काम नहीं छोड़ना।
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सादगी - सफलता की चाबी
सभी डेटा को बाहरी स्टोरेज डिवाइस में ट्रांसफर करते समय एक और महत्वपूर्ण बात है एकत्रीकरण। सभी इरादों, कार्यों और योजनाओं को एक ही स्थान पर इकट्ठा करना चाहिए। इस प्रक्रिया में, जानकारी को आपके लिए सबसे सुविधाजनक और परिचित तरीके से व्यवस्थित करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि आप नोटबुक और डायरी का उपयोग करने के आदी हैं, तो ऐप्स, टास्क-मैनेजर्स या विशेष बोर्डों का लगातार उपयोग करना आपके लिए कार्य को और जटिल बना देगा। किसी भी स्थिति में, यह महत्वपूर्ण है कि स्टोरेज एक ही हो। अन्यथा, आपको यह याद करने में समय बर्बाद करना पड़ेगा कि आपने कहां और क्या लिखा है।
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एक समय में एक ही कार्य पर ध्यान केंद्रित करें
GTD पद्धति के अनुसार, एक साथ बहुत सारे काम करने से बचना चाहिए। आमतौर पर, जो लोग एक साथ कई काम करते हैं, वे हमेशा व्यस्त रहते हैं, लेकिन इस दौरान वे अप्रभावी होते हैं। इसलिए, एक समय में एक ही काम पर ध्यान केंद्रित करना आवश्यक है, जिसे तुरंत पूरा किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यह सोचने की आवश्यकता नहीं है कि प्रेजेंटेशन के लिए रिपोर्ट कैसे लिखें और साथ ही एक वर्क लेटर कैसे लिखें।
लेकिन एक स्थिति ऐसी भी है जिसमें मल्टीटास्किंग प्रभावी हो सकती है। यह तब स्वीकार्य है जब आप पूरी तरह से अलग-अलग प्रकार के कार्यों को संयोजित करते हैं, जिनमें मस्तिष्क के अलग-अलग क्षेत्र शामिल होते हैं और अलग-अलग कौशल की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, आप किसी रिपोर्ट के लिए प्रेजेंटेशन तैयार कर सकते हैं और साथ ही पॉडकास्ट सुन सकते हैं, किसी मीटिंग में जा सकते हैं और अपने ईमेल की जांच कर सकते हैं, अपने कंप्यूटर पर अपडेट इंस्टॉल होने के दौरान दस्तावेजों की प्रूफरीडिंग कर सकते हैं।
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समस्या के समाधान पर ध्यान केन्द्रित करें
आपको सभी कामों को एक और समस्या या कठिनाई के रूप में नहीं, बल्कि अपने कौशल को विकसित करने और आगे बढ़ने के अवसर के रूप में देखना सीखना चाहिए। एक बार यह आपकी आदत बन जाए तो आप सबसे कठिन समस्याओं का भी तेजी से समाधान ढूंढ़ने में सक्षम हो जाएंगे।
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काम करें
अंतिम सिद्धांत यह है कि किसी भी काम, यहां तक कि सबसे छोटे काम, जैसे कि एक बिज़नेस लैटर का जवाब देना, इस प्रकार के कामों को जल्द से जल्द हल करना चाहिए। सभी अधूरे कामों को एक टास्क-मैनेजर में लिस्ट करना उत्पादकता की समस्या को हल नहीं करेगा। यह महत्वपूर्ण है कि हर एक काम को विशिष्ट क्रियाओं के दृष्टिकोण से देखा जाए और हमेशा अपने आप से यह सवाल पूछा जाए: इसे जल्द से जल्द हल करने के लिए क्या करना है?
अपने काम में GTD को कैसे लागू करें: कहां से शुरू करें
यदि आपने अभी तक GTD का उपयोग नहीं किया है, तो शुरुवात करने के लिए यहां कुछ आसान स्टैप दिए गए हैं:
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जानकारी का संग्रह
आप सीधे काम को व्यवस्थित करने से पहले, उन सभी टास्क को लिख लें जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है, ताकि आप उन्हें अपने दिमाग में न रखें। एक ऐसा स्थान चुनें जहां आप आगे आने वाली सभी जानकारी को स्टोर करेंगे। GTD के महत्वपूर्ण सिद्धांत को याद रखें: यह या तो एक नोटबुक होनी चाहिए, या एक ऐप - इनमें से कुछ एक। तब आप किसी भी समय डेटा को स्पष्ट कर सकेंगे, उनकी जांच कर सकेंगे या बदल सकेंगे। यदि आपने टास्कस को रखने के लिए नोटबुक या डेली डायरी चुनी है, तो हमेशा इसे अपने पास रखें। निश्चित रूप से कई बार ऐसा हुआ होगा जब आपके दिमाग में एक शानदार विचार आया हो, लेकिन आपने इसे याद रखने पर भरोसा किया और इसे नहीं लिखा, और फिर आप इसे भूल गए। अगली बार, डेविड एलन की बात याद रखें कि मस्तिष्क हमें विचार उत्पन्न करने और उन्हें लागू करने के लिए दिया गया है, न कि उन्हें स्टोर करने के लिए।
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टास्क प्रोसेसिंग
आप प्रत्येक टास्क या किसी निर्धारित टास्क को लिखते समय, खुद से सवाल करें: क्या आपको वास्तव में उन्हें पूरा करने की आवश्यकता है? इसके अलावा, उस समय की मात्रा पर ध्यान दें जो इस समस्या के समाधान में लगेगी। यदि टास्क में कुछ मिनट से ज्यादा का समय नहीं लगेगा और आप इसे तुरंत कर सकते हैं, तो इसे तुरंत करें। यदि टास्क में ज्यादा समय लगेगा, तो इसे एक दीर्घकालिक परियोजना में विभाजित करना बेहतर होगा और इसके चलते टास्क को छोटे- छोटे कामों में तोड़ दें। फिर खुद से पूछें: क्या कोई और आपके लिए कुछ टास्क कर सकता है, जिसे आप टास्क सौंप सकते हैं? संभवतः, आपकी डेली डायरी में दूसरे स्टेज के बाद बहुत कम टास्क रह जाएंगे, जिन्हें तुरंत पूरा करने की आवश्यकता होगी। यदि आपके सहयोगियों में से कोई भी टास्क को आपसे बेहतर नहीं कर सकता है, लेकिन आपके पास समय नहीं है, तो आप इसे पूरा करने को स्थगित कर सकते हैं, लेकिन बेहतर होगा कि आप इसके लिए एक रिमाइंडर सेट करें या इसे Google कैलेंडर में दर्ज करें।
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व्यवस्थितकरण और प्राथमिकता निर्धारण
यदि आप ऐसे ही और बिना किसी सिस्टम के दिमाग में आने वाले सभी विचारों को लिखते हैं, तो आप महत्वपूर्ण कार्यों को खोने या पूरी तरह से उलझने का जोखिम उठाते हैं। इसी लिए, एलन ने एक विशेष वर्क फ्लो चार्ट विकसित किया, जिसे निर्णय लेने का पेड़ भी कहा जाता है। कामों को सही ढंग से विभाजित करने के लिए, प्रत्येक काम के लिए निचे दिए गए सवाल पूछें और उनके विस्तृत जवाब दें:
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यह काम क्या है?
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क्या परिणाम प्राप्त किया जाना चाहिए?
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क्या इसके ऊपर एक्शन लेना आवश्यकता है?
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यदि हां, तो सबसे पहले क्या कार्रवाई की जानी चाहिए?
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इसमें कितना समय लगेगा तथा अंतिम समय सीमा क्या है?
फैसला लेने का पेड़ कुछ इस प्रकार दिखाई देता है:
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क्या इस काम के लिए एक्शन लेने की आवश्यकता है? |
हाँ |
क्या इसे एक स्टेप में हल किया जा सकता है? |
हाँ |
क्या समस्या को हल करने में 5 मिनट से ज्यादा समय लगता है? |
हाँ |
क्या इसे दूसरे व्यक्ति को सौंपा जा सकता है? |
हाँ |
क्या समाधान के लिए कोई समय सीमा है? |
हाँ |
इसे कैलेंडर में डालें |
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नहीं |
नहीं |
नहीं |
नहीं |
नहीं |
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इसे कार्ट या फ्यूचर लिस्ट में जोड़ें |
परियोजनाओं पर जाएँ |
अभी करें |
सौपें |
प्राथमिकता के क्रम में निष्पादित करें |
GTD मेथड के अनुसार, वे कार्य जिनके समाधान के लिए एक साथ कई कार्यवाहियों की आवश्यकता होती है, परियोजनाएं बन जाते हैं। निम्नलिखित लक्ष्य एक प्रोजेक्ट हो सकते हैं: नई नौकरी पाना, अपार्टमेंट का रेनोवेशन करना, मार्केटिंग कैंपेन करना, निजी सहायक ढूंढना, इत्यादि। ये सभी परियोजनाएं इसलिए हैं क्योंकि इसको लागू करने के लिए कई अलग-अलग, छोटे-छोटे कार्यों को पूरा करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, एक नई नौकरी पाने के लिए, आपको ये सब करना होगा: एक बायोडाटा लिखना या उसे अपडेट करना, उसे जॉब सर्च वाली वेबसाइटों पर भेजना, कई उपयुक्त वेकन्सीज़ पर प्रतिक्रिया देना, इंटरव्यू देना, इत्यादि। आसान कामों में, उदाहरण के लिए, एक प्रेजेंटेशन तैयार करना, एक बिज़नेस लेटर का जवाब देना, तथा इसी प्रकार के दूसरे कार्य शामिल हैं।
इसके अलावा, कामों को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार व्यवस्थित किया जा सकता है:
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गतिविधि का क्षेत्र - उदाहरण के लिए, काम, पढाई, आर्ट और शौक, परिवार;
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गतिविधि के एक क्षेत्र में कार्य - सेल्स में वृद्धि, नियमित प्रक्रियाओं को स्वचालित करना, साइट का अनुकूलन, टारगेट एडवर्टाइजमेंट की प्रभावशीलता में वृद्धि;
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गतिविधि का स्थान - ऑफिस, ऑनलाइन, ऑफिस की ब्रांच में।
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सभी अनावश्यक चीजों को हटाना
जैसे-जैसे आप व्यवस्थित होते जाएंगे, आपको संभवतः ऐसे काम भी मिलेंगे जिनके लिए कोई एक्शन लेने की आवश्यकता नहीं होगी। उन्हें या तो लिस्ट से पूरी तरह हटा दिया जाना चाहिए ताकि वे आपको भ्रमित न करें, या रिमाइंडर लगाकर सेव करना चाहिए ताकि यदि आवश्यक हो तो आप बाद में उन पर वापस आ सकें, या उन्हें रेफ़्रेन्स सेक्शन में सेव किया जाना चाहिए यदि जानकारी आपके लिए मूल्यवान है।
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एक्टिवली काम करना
आने वाले प्रत्येक टास्क के साथ, आपको यह तय करना होगा कि वास्तव में क्या करना है। एक बार जब आप अपनी लिस्ट से उन चीजों को हटा देते हैं जिनके लिए कोई कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, तो आपके पास केवल वे कार्य बचते हैं जिन्हें पूरा किया जाना आवश्यक है। हालाँकि, आपको उन्हें तब तक प्राथमिकता नहीं देनी चाहिए जब तक आप यह तय नहीं कर लेते कि किसी विशेष स्थिति में क्या कार्रवाई करनी है। यदि आवश्यक हो, तो एक वर्क प्लान बनाना और उसे बदलने तथा बाहरी परिस्थितियों के अनुकूल बनाने के लिए तैयार रहना सबसे सही है। इससे आपको हमेशा पता रहेगा कि आगे क्या करना है।
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नियमित रूप से लिस्ट्स की जाँच करना, आदत बनाना
कामों की समीक्षा करें और उनके कार्यान्वयन की निगरानी करें, अन्यथा सिस्टम उतना प्रभावी नहीं होगा। अपने वर्क टास्क को रिव्यु करना और उस पर काम करना, इसे अपनी आदत बना लें तथा हर शाम या कम से कम हफ्ते में एक बार अपनी नोटबुक देखें, नया टास्क जोड़ें और पूरे हो चुके टास्क को चिह्नित करें।
इसके अलावा, यदि परिस्थितियां इसकी मांग करें तो प्राथमिकताएं बदलने से न डरें। ऐसा भी हो सकता है कि लिस्ट में से कई कार्य, जिन्हें आपने सबसे महत्वपूर्ण माना था, अब उन पर ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। तो, अब दूसरे कामों पर स्विच करने का समय आ गया है। इसके अलावा, लिस्ट की निगरानी करने से आप स्पष्ट रूप से देख सकेंगे कि आपने कहां प्रगति की है, कौन से कार्य आप शीघ्रता से निपटा सकते हैं, तथा आपको अभी क्या सीखने की आवश्यकता है। नियमित रूप से दोहराए जाने वाले कार्यों के लिए, उन्हें अनुकूलित करने के तरीकों की तलाश करें ताकि आप उन पर कम समय और दूसरे संसाधन खर्च करें। परिणामस्वरूप, आप देखेंगे कि संपूर्ण GTD सिस्टम कितने प्रभावी ढंग से काम करता है और इससे क्या परिणाम मिलते हैं।
GTD पद्धति के साथ काम करते समय दोहराई जाने वाली प्रमुख गलतियाँ
किसी भी नए उपकरण के साथ पहली बार काम करते समय किसी को भी कठिनाइयों का अनुभव हो सकता है। इनसे बचने के लिए, निम्नलिखित गलतियों से बचने का प्रयास करें:
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GTD की विशेषताओं और नियमों को जाने बिना उसका उपयोग करना
अब आप जोखिम में नहीं हैं, क्योंकि आपने अभी-अभी GTD के उपयोग के मुख्य सिद्धांतों और इसे लागु करने के अनुक्रम के बारे में सीख लिया है। हालाँकि, कई लोगों को यह सिस्टम बहुत भ्रामक लग सकता है और वे यह निर्णय ले सकते हैं कि वे इसपर काम करते हुए, इसे सीख लेंगे। हालाँकि, GTD का अध्ययन करना और इसे लागू करने से पहले यह पता लगाना सबसे प्रभावी है कि क्या यह आपके लिए सही है।
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वर्क लिस्ट पर नियंत्रण का अभाव
यदि आप संकलित टू-डू लिस्ट को संयोग पर छोड़ देंगे तो प्रभावशाली परिणाम प्राप्त करना, व्यक्तिगत उत्पादकता और पूरी टीम की प्रभावशीलता को बढ़ाना असंभव होगा। इस मामले में, नियमित रिव्यु और विश्लेषण, कार्यों का समायोजन और अनावश्यक कार्यों को हटाना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। यह एक सफल और प्रभावी ढंग से काम करने वाले सिस्टम की चाबी है। इसके अलावा, नए कामों की समय पर प्रविष्टि और वर्तमान कार्यों का पूरा करना आपके समय की बचत कर सकता है, तनाव को कम कर सकता है और कर्मचारियों को नई उपलब्धियों के लिए प्रेरित कर सकता है, इसके विपरीत, जब बहुत सारा काम जमा हो जाता हैं, तो ऐसा लगता है कि काम बिल्कुल भी कम नहीं हो रहे हैं।
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धैर्य की कमी
आपको सिस्टम को लागु करने के बाद कुछ हफ्ते बाद ही उसके प्रदर्शन के बारे में निष्कर्ष नहीं निकालना चाहिए। अपने आप को और अपनी टीम को सहज होने के लिए समय दें, इस प्रकार के बिज़नेस टूल का उपयोग करने की आदत डालें, तथा उसे अपनी आवश्यकताओं और प्राथमिकताओं के अनुसार अनुकूलित करें। बेशक, इसका उपयोग करने की प्रक्रिया में कुछ कठिनाइयां हो सकती हैं, लेकिन एक बार जब आप सब कुछ अच्छी तरह से समझ लेंगे, तो आप देखेंगे कि चीजों को व्यवस्थित करना और उन्हें हल करना कितना आसान हो गया है।
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कई डेटा स्टोरेज
अलग-अलग ऍप्लिकेशन्स में काम करने से अनिवार्य रूप से सिस्टम टूट जायेगा और आप उतनी कुशलता से काम नहीं कर पाएंगे जितना आप नियमों का पालन करके कर सकते थे। आपका डेटा खो जाएगा और आप उसे ढूंढने में समय बर्बाद करेंगे और साथ ही प्रेरणा भी खो देंगे। इसलिए, सभी सूचनाओं को एक ही सिस्टम में स्टोर करना और उसमें व्यवस्था बनाए रखना सबसे अच्छा है।
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समस्याओं को हल करने के लिए गलत तरीके से निर्धारित क्रियाएँ।
समस्या को हल करने के लिए स्पष्ट, सटीक और टीम के सभी सदस्यों के लिए समझने योग्य कदम लिखना सबसे सही है। इसके लिए क्रियाओं का उपयोग करें, सभी बारीकियों और बिंदुओं को स्पष्ट करें ताकि गलतफहमियों और अस्पष्टताओं से बचा जा सके। इसके अलावा, यह आपको निर्देशों को समझने में समय बर्बाद किए बिना, तेजी से काम शुरू करने में मदद करेगा।
GTD के साथ काम करने के लिए सबसे अच्छे ऐप्स और टास्क मैनेजर्स
यदि आप नोटबुक के बजाय ऐप्स और ऑनलाइन सेवाओं को प्राथमिकता देते हैं, तो GTD सिस्टम का उपयोग करने के लिए सबसे सही प्लेटफार्मों की लिस्ट नीचे दी गई है:
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Any.do
यह कामों और परियोजनाओं को मैनेज करने, कार्यों को प्राथमिकता देने और उनके कार्यान्वयन की निगरानी के लिए एक बहुक्रियाशील उपकरण है। Any.do सर्विस के साथ, आप अगले दिन, सप्ताह या किसी भी अन्य समयावधि के लिए वर्क लिस्ट बना सकते हैं। इसके अलावा, आप एक रिमाइंडर सेट कर सकते हैं कि किसी विशेष काम को पूरा करने की आवश्यकता है, और प्रत्येक काम के लिए एक डेडलाइन को निर्दिष्ट करना, एक एडिशनल फ़ाइल इससे जोड़ना, इसे रंग में हाइलाइट करना, काम के लिए आवश्यक नोट्स या टैग छोड़ना संभव है। Any.do व्यक्तिगत और टीम दोनों उपयोग के लिए उपयुक्त है। एक उपयोगकर्ता फोन पर ऐप अकाउंट में लॉग इन कर सकता है, और दूसरा ब्राउज़र के माध्यम से इसका इस्तेमाल कर सकता है। आप दूसरे प्लेटफार्मों से भी डेटा को इस सर्विस में ट्रांसफर कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, Any.do Google, iCloud, Outlook और कई दूसरे प्लेटफॉर्मों के साथ मिलकर काम करता है।
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Todoist
यह एप्लीकेशन पिछले एप्लीकेशन के समान ही है और Any.do का एक अच्छा विकल्प है। इस सर्विस में, आप कार्यों को छोटे-छोटे भागों में विभाजित कर सकते हैं, उनमें विषय जोड़ सकते हैं और उन्हें रंगों से हाइलाइट कर सकते हैं, कमैंट्स छोड़ सकते हैं और अलग-अलग फॉर्मेट में दस्तावेज़ जोड़ सकते हैं। Todoist आपको परियोजनाओं पर सहयोग करने और वास्तविक समय में काम करने की सुविधा देता है। एप्लिकेशन का प्रीमियम वर्शन आपको नोटिफिकेशन्स ऑन करने, कामों को क्रमबद्ध करने के लिए अतिरिक्त फ़िल्टर जोड़ने और लिस्ट्स बनाने के लिए नए टेम्पलेट्स का उपयोग करने की अनुमति देता है।
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Trello
एक और सुविधाजनक सर्विस, मुख्य रूप से छोटी टीमों में किसी बड़े प्रोजक्ट पर काम करने के लिए। यह प्लेटफॉर्म कामों को मैनेज करने के लिए अलग-अलग फॉर्मेट भी प्रदान करता है, जैसे चेकलिस्ट या स्पेशल कार्ड और लेबल वाले वर्चुअल बोर्ड। कामों को व्यवस्थित करने के लिए, बुनियादी कॉलम वाले बोर्ड का उपयोग करना सबसे प्रभावी होता है, जैसे - नियोजित काम, वर्तमान और पूरे हो चुके काम। ऐसी प्राथमिक संरचना को तुरंत लागू किया जा सकता है, अर्थात बिना किसी परिवर्तन के, या इसे आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप आधुनिक और अनुकूलित किया जा सकता है। इसके अलावा, अन्य उपकरण भी एप्लीकेशन में स्वतंत्र रूप से जुड़े हुए हैं, जैसे कि Dropbox, Slack, Evernote (पर्सनल नोट्स और टू-डू लिस्ट रखने के लिए एक शानदार एप्लीकेशन)।
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TickTick
पर्सनल वर्क लिस्ट रखने के लिए सबसे अच्छा ऐप। यह आपके कैलेंडर के साथ सिंक हो जाता है और चयनित लिस्ट्स को दूसरे उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर करने की क्षमता भी प्रदान करता है। लिस्ट्स में ही आप सब-टास्क बना सकते हैं, उन्हें लागु करने के लिए विस्तृत योजनाएं बना सकते हैं, कमैंट्स छोड़ सकते हैं और उन्हें रंगों से हाइलाइट कर सकते हैं।
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Shtab
यह एक वर्क मैनेजर है जिसे विशेष रूप से टू-डू लिस्ट बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इस एप्लिकेशन में कार्यक्षेत्र को दर्शाने के लिए अलग-अलग प्रकार के फॉर्मेट हैं - इनमें लिस्ट्स, टाइमलाइन्स, कैलेंडर, बोर्ड, मैट्रिक्स आदि शामिल हैं। इसके अलावा, यह सर्विस आपको नियमित रूप से आवश्यक जानकारी जोड़ने की अनुमति देती है, और डिलीट करने की नहीं, बल्कि केवल उस जानकारी को छिपाने की अनुमति देती है जिसकी अभी आवश्यकता नहीं है। सभी कामों को कई मानदंडों के आधार पर वर्गीकृत किया जा सकता है, जैसे प्राथमिकता और समय सीमा।
GTD सिस्टम के अतिरिक्त लाभ
व्यक्तिगत प्रभावशीलता बढ़ाने की कार्यप्रणाली, अपनी सरलता के साथ-साथ, पूरी तेरह से यूनिवर्सल है। GTD को जीवन के सभी क्षेत्रों में लागू किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, कॉर्पोरेशन और बड़ी कंपनियों के स्तर पर, यह सिस्टम व्यक्तिगत कर्मचारियों और पूरे विभागों, और परिणामस्वरूप पूरी ऑर्गनाइजेशन की दक्षता में सुधार करता है। इसके अलावा, Getting Things Done सिस्टम कामों को स्पष्ट रूप से व्यवस्थित करके और प्रेरणा बढ़ाकर तनाव को कम करने में मदद करता है, और मैनेजमेंट में लचीलापन प्रदान करता है। GTD का प्रयोग स्टार्टअप शुरू करते समय प्राथमिकताएं निर्धारित करने और प्रारंभिक व्यावसायिक लक्ष्यों को ज्यादा तेजी से प्राप्त करने के लिए भी किया जाता है।
इसके अलावा, इस पद्धति का उपयोग वैज्ञानिक अनुसंधान और शिक्षा में भी किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, GTD प्रयोगों के रिकार्डों के रखरखाव को अनुकूलित करने, डेटा विश्लेषण की प्रक्रिया को सरल बनाने तथा बड़ी मात्रा में डेटा को आसानी से व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। बदले में, शिक्षक GTD सिस्टम का उपयोग करके लैक्टर्स और सेमिनारों के लिए योजना तैयार कर सकते हैं, असाइनमेंट और टेस्ट बना सकते हैं।
GTD आत्म-सुधार, व्यक्तिगत उत्पादकता और जीवन संतुष्टि के लिए भी उपयोगी है। यह उन लोगों के लिए विशेष रूप से फायदेमंद है जिनके कई शौक और रुचियां हैं, जो दो या दो से ज्यादा नौकरियों को एक साथ करते हैं, या बच्चों की परवरिश के साथ-साथ एक्टिवली जॉब भी करते हैं। इस प्रकार, GTD आपको अलग-अलग क्षेत्रों, कामों, पढाई, घरेलू काम, शौक और आत्म-विकास, सामाजिक जीवन से कामों के निरंतर प्रवाह से निपटने में मदद करेगा।
निष्कर्ष
Getting Things Done न केवल टाइम मैनेजमेंट के लिए, बल्कि आत्म-विकास के लिए भी सबसे शक्तिशाली उपकरण है। GTD सिस्टम आपको मस्तिष्क पर भार को काफी कम करने, रचनात्मक विचारों के लिए आपके दिमाग़ में जगह खाली करने और बड़े पैमाने पर योजनाओं के लागू करने की अनुमति देता है। यदि आप सिस्टम का सही उपयोग करेंगे तो आप बहुत कुछ कर पाएंगे, और साथ ही बिल्कुल भी नहीं थकेंगे और धीरे-धीरे अपने जीवन की संतुष्टि को बढ़ाएंगे। इसके अलावा, GTD को किसी भी वित्तीय निवेश या दूसरी अतिरिक्त लागत की आवश्यकता नहीं है। एक टू-डू लिस्ट रखना और उसको लगातार अपडेट करना अपनी दैनिक आदत बनाना पर्याप्त है। आप यह भी ध्यान नहीं देंगे कि आप कितनी जल्दी अपने कामों को पूरा करना शुरू कर देंगे।
