Kontextbezogene Planung

Was ist kontextbezogene Planung?

Die kontextbezogene oder kontextuelle Planung im Zeit-Management ist eine Planung, die nicht an ein Datum oder einen Zeitpunkt, sondern an bestimmte Bedingungen, Parameter oder Umstände geknüpft ist. Sie hat keine starren Grenzen und Fristen und wird daher in den Fällen einer akuten Prokrastination oder bei übermäßiger Arbeitsbelastung eingesetzt, wenn Flexibilität und Stressabbau geboten sind. Man kann sagen, dass das ein besonderes Gruppierungsverfahren und eine spezielle Technik zur Erstellung von Aufgabenlisten ist. Diese Art der Planung wird empfohlen, wenn die Standardplanung nicht mehr greift und die Dinge im Terminkalender "hängen" bleiben und nicht erledigt werden.

Einer der ersten, der dieses Konzept detailliert beschrieb, war der Schriftsteller und Forscher Robert G. Cope, der die Auffassung vertrat, dass die Tätigkeit der menschengemachten Organisationen, um effektiv zu sein, sich auf die kontextbezogene Planung stützen soll, und zwar deshalb, weil auch die natürlichen Organisationen darauf aufbauen. In der Natur seien alle Ereignisse und Veränderungen eben nicht an einen Zeitplan und Willensanstrengungen gebunden, sondern an die Wechselbeziehungen zwischen externen und internen Faktoren. Auch der US-amerikanische Philosoph Alvin Toffler, der für seine futuristischen Konzepte der postindustriellen Gesellschaft bekannt ist, hält die kontextbezogene Planung für die am besten geeignete Planungsform für den modernen Menschen.

Die kontextbezogene Planung kann auch als Alternative zur strategischen Planung angesehen werden, die sich nicht nur im Privatleben, sondern auch in der Unternehmensentwicklung anwenden lässt.

Was ist der Sinn der kontextbezogenen Planung?

Um genau zu verstehen, was die kontextbezogene Planung in der Praxis bedeutet, sollten Sie sich zunächst daran erinnern, wie Ihre gewohnte Planung aussieht. Wenn Sie eine neue Aufgabe bekommen, sei es privat oder beruflich, öffnen Sie Ihren Terminkalender und tragen diese Aufgabe auf eine Liste für einen bestimmten Tag ein, z. B. heute, morgen, am Wochenende, am Ende des Monats usw. Das nennt man Kalendermethode, und sie ist nicht bei allen Menschen gleich effizient. So kann es passieren, dass Sie einfach vergessen, was genau Sie für einen bestimmten Tag geplant haben, wenn Sie nicht jede Stunde im Kalender nachschauen. Manchmal wird Ihnen auch die Zeit fehlen, um diese Aufgabe zu erledigen, weil immer neue und viel wichtigere Dinge dazwischenkommen. Es ist auch möglich, dass Sie am fraglichen Tag gar nicht in der Lage sind, diese Aufgabe zu erfüllen, weil Sie einfach faul sind oder weder Kraft noch Lust dazu haben.

Die kontextbezogene Planung trägt den Unzulänglichkeiten der Kalenderplanung Rechnung und schlägt daher vor, Aufgaben nicht an Termine, sondern an die Umstände, d. h. an einen bestimmten Kontext zu knüpfen. Deshalb besteht die kontextbezogene Planung aus nur zwei Komponenten:

• flexible Aufgaben, die im Gegensatz zu strengen Aufgaben nicht innerhalb einer bestimmten Frist erfüllt werden sollen, sondern zeitlich nur mit bestimmten Umständen zusammenfallen;

• Kontext, auch "kairos" genannt, als Gegenteil von "chronos", d.h., Zeit. Zum Kontext gehören alle bequemen und günstigen Momente, die für die Ausführung einer Aufgabe geeignet sind, d.h. die eigentlichen Umstände und/oder Bedingungen für die Ausführung.

Auch die Kontexte lassen sich in verschiedene Typen unterteilen. Die kontextbezogene Planungstechnik sieht folgende Kontexttypen vor:

• Orte. Die Erledigung der Aufgabe hängt mit einem bestimmten Ort zusammen, an dem man sich dazu aufhalten muss. Beispiele: "Das nächste Mal, wenn ich in der Bank bin, muss ich gleich um einen Kontoauszug bitten", "Tomatenmark kaufen, wenn ich im Laden bin" oder "Wäsche zu Hause waschen".

• Person oder Gruppe von Personen. Die Lösung der Aufgabe ist mit bestimmten Personen verbunden, d. h., sie ist ohne diese gar nicht möglich. Beispiele: "Ich werde eine Gehaltserhöhung mit meinem Chef besprechen, wenn ich ihn das nächste Mal sehe" oder "Ich werde nach einem neuen Arbeitsthema fragen, wenn ich meinen wissenschaftlichen Betreuer treffe".

• Äußere Umstände. Die Erfüllung der Aufgabe hängt einzig und allein von Faktoren ab, die sich ihrerseits unserer Kontrolle entziehen. Beispiele: "Ich werde mich mit diesem Thema befassen, wenn ein neues Gesetz verabschiedet wird" oder "Ich werde eine Fahrradtour machen, wenn das Wetter schön ist".

• Interne Umstände. Die Lösung der Aufgabe hängt davon ab, in welchem Zustand wir uns gerade befinden und ob wir physisch oder psychisch in der Lage sind, diese Aufgabe zu lösen. Beispiele: "Ich melde mich zu dem Kurs an, sobald ich wieder gesund bin" oder "Ich treffe mich mit meinen Freunden, wenn ich besser gelaunt bin".

Kontexte können auch miteinander kombiniert werden! Man beachte aber, dass dies die Aufgabe komplexer macht und die Bearbeitung länger dauern kann. Zum Beispiel, wenn man den Kontext etwa so formuliert: "Ich werde den Chef um einen Bonus bitten, sobald ich ihn in guter Verfassung antreffe".

Wenn Sie von der Kalendermethode bei der Planung nicht abweichen möchten, dann bietet die kontextbezogene Planung auch eine flexible Verwendung von Terminen und Fristen. Zu diesem Zweck können die Kontexte wie folgt klassifiziert werden:

Täglicher Zeitplan. Die Ausführung der Aufgabe ist an eine bestimmte Zeitspanne gebunden, deren Grenzen aber nicht genau fixiert sind. Zum Beispiel: auf dem Weg zur Arbeit, in der Mittagspause, vor dem Schlafengehen usw.

• Tageszeit. Zum Beispiel: abends, nachmittags oder morgens.

• Wochentage (aber keine Daten!), zum Beispiel: Feiertage, Wochenenden, Wochentage, Donnerstage oder Samstage.

• Jahreszeiten und Monate. Zum Beispiel: eine Sache im Herbst oder im Frühjahr, im April oder im September erledigen.

Man kann auch improvisieren und sich eigene Kontexte ausdenken. Hauptsache, sie helfen bei der Gruppierung von Aufgaben nach ähnlichen Kriterien und lassen die Möglichkeit offen, flexibel zu sein. Außerdem kann eine Aufgabe rein theoretisch unbegrenzt viele Kontexte haben. Um beispielsweise das Auto zu betanken, muss man zuerst einsteigen, dann an einer Tankstelle vorbeifahren, Geld dabei haben usw. Es ist jedoch am besten, den einfachsten Kontext zu wählen und alle Aufgaben um diesen herum zu planen, um den so genannten eventuellen "Kontextwechsel" zu minimieren. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass man durcheinandergebracht wird und etwas vergisst, denn die Grundlage der kontextbezogenen Planung ist nicht die schriftliche oder rezeptive Aufnahme von Informationen, sondern die Nutzung der assoziativen Reihung und des Gedächtnisses. Einfach ausgedrückt, geht es bei der kontextbezogenen Planung vor allem darum, Aufgaben wirklich im Kopf zu behalten und sich rechtzeitig an sie zu erinnern, anstatt sie aufzuschreiben.

Die Aufgaben außerhalb des Kontextes können übrigens zu einer Gruppe zusammengefasst werden, die eben so genannt wird - "Außerhalb des Kontextes". Man erledigt sie, wenn man sonst nichts mehr zu tun hat oder wenn es keine anderen Aufgaben gibt.

Wichtig: Die flexible kontextuelle Planung benutzt man für flexible Aufgaben. Das heißt, sie eignet sich nicht für kurzzeitige Projekte und dringende Aufgaben, die streng termingebunden sind. Zum Beispiel, wenn man dringend die Diplomarbeit abliefern oder eine Prüfung bestehen muss. In diesem Fall kann man den Kontext zur Vorbereitung auf die Prüfung nutzen, wenn noch genügend Zeit übrig bleibt, jedoch nicht für die Prüfung selbst.

Etappen der kontextbezogenen Planungstechnik

Die Kontextplanung ist genauso einfach zu befolgen wie die Kalenderplanung. Die Etappen der kontextbezogenen Planungstechnik umfassen also:

Schritt 1. Listen Sie alle persönlichen Kontexte auf

Das heißt: machen Sie eine Liste von den Kontexten, die Ihnen passen und denen mindestens 7 Ihrer laufenden Aufgaben entsprechen. Wir haben ja schon erwähnt, dass es besser ist, sich auf eine oder höchstens zwei Kontext-Typen zu konzentrieren. Bewerten Sie dazu Ihre Lebensweise, den Beruf und die Gewohnheiten und gehen Sie von der aktuellen To-Do-Liste aus. Wenn Sie zum Beispiel online arbeiten, wird Ihnen der Ortskontext für die Lösung der Arbeitsaufgaben kaum passen. Dafür passt Ihnen aber der Kontext "Wenn ich online bin", oder der Kontext der internen Ressourcen.

Schritt 2. Gruppieren Sie die Aufgaben nach den gewählten Kontexten

Setzen Sie die Aufgaben auf die Liste eines konkreten Kontextes, je nachdem, zu welchem davon er am besten passt.

Schritt 3. Erstellen Sie eine Checkliste oder einen Aktionsplan für jede Aufgabe (optional)

Wenn Sie vor einer ziemlich großen Aufgabe stehen, sollten Sie wie bei jeder anderen Planung vorgehen: gliedern Sie die Aufgabe in konkrete Schritte, die Sie zum Ziel führen sollen. Denn die Bindung an einen Kontext, ebenso wie die Bindung an ein Datum, soll Ihnen nur dabei helfen, sich zu erinnern oder zu verstehen, wann und was vor allem zu tun ist. Die kontextbezogene Planung hilft Ihnen aber nicht dabei, beispielsweise den Fortschritt zu verfolgen oder eine Liste von konkreten Maßnahmen zu erstellen. Hier ist die traditionelle Methodik gefragt.

Schritt 4. Fangen Sie an, die Aufgabenliste nach dem aktuellen Kontext abzuarbeiten

Eine der Etappen der kontextbezogenen Planungstechnik ist die reale Handlung, das heißt, die Nutzung der erstellten Liste zu dem Zweck, zu dem sie eigentlich erstellt worden ist. Ein Beispiel: Sie wollen das Haus verlassen und einkaufen gehen. Schauen Sie sich den Kontext des Ortes "Geschäft" an und überprüfen Sie, was Sie alles erledigen müssen, wenn Sie dort sind.

Instrumente der kontextbezogenen Planung

Hier hängt alles von Ihrer Fantasie, Ihren Ressourcen und Ihren Vorlieben ab! Die bequemsten und beliebtesten kontextbezogenen Planungsinstrumente sind jedoch:

1. Undatierter Block. Am besten eignet sich ein Notizbuch mit farbigen Blöcken auf Ringen, so dass Sie das gesamte Notizbuch je nach Kontext in mehrere Abschnitte unterteilen und sich darin leicht zurechtfinden.

2. Aufkleber und Lesezeichen. Wenn Sie bereits einen normalen Notizblock haben und darauf nicht verzichten wollen, dann kaufen Sie einfach Farbstifte oder Aufkleber, um bestimmte Aufgaben kontextabhängig zu markieren. Die Aufgaben fürs Büro werden beispielsweise schwarz markiert; die für den Feierabend bekommen einen blauen Aufkleber usw.

3. Kontext-Karten. Diese müssen Sie schon selbst anfertigen. Nehmen Sie dazu dichtes unliniertes Papier, das so groß ist, dass es bequem getragen oder in ein Buch oder Lehrbuch gesteckt werden kann - oder in die Tasche, wenn Sie viel zu tun haben und immer wieder hineinschauen müssen. Die Karten können Sie beliebig ausfüllen - etwa so wie Visitenkarten oder Checklisten - und mit verschiedenen Farben und Aufklebern markieren, um den benötigten Kontext schnell zu finden. Die Erstellung einer Karte nimmt in der Regel nicht mehr als fünf Minuten in Anspruch, man kann sie aber im Durchschnitt zwei bis drei Wochen benutzen. Probieren Sie es aus!

4. Tafeln für kontextbezogene Planung. Dieses Instrument ist sehr anschaulich und sieht etwa wie ein Moodboard aus, ist aber stärker strukturiert. Die Tafel kann aus jedem Material angefertigt sein, aber am einfachsten ist es, mit Kork- oder Magnettafeln zu arbeiten. Teilen Sie die Tafel einfach in Spalten nach Kontext ein und bringen Sie den Aufkleber mit der Aufgabe in der richtigen Spalte an. Es können auch mehrere Tafeln sein - eine Tafel für Arbeitsaufgaben, die sich im Büro befindet, eine andere zu Hause am Kühlschrank usw. Genauso kann man ein DIN-A4- oder DIN-A3-Blatt dazu verwenden.

5. Software-Lösungen. Jeder Aufgabenplaner ist auch für die kontextbezogene Planung geeignet. Die beliebteste ist SingularityApp, wo man die Aufgaben durch Hashtags gruppieren und mit Schriftarten, Emoji und Formatierungen hervorheben kann. Häufig wird auch MS Outlook verwendet, wo jede Aufgabe einer oder sogar mehreren Kategorien zugeordnet werden kann. So kann man zum Beispiel die Aufgabe "Projekt besprechen" gleich bei "Büro" und bei "Kollegen" unterbringen. Hinzu kommt, dass der elektronische Planer nie verlorengeht und auf unserem Smartphone oder PC immer mit dabei ist!

Wie kann man die kontextbezogene Planung umsetzen?

Kontextbezogene Planung bedeutet lediglich, dass Sie Ihre Aufgabenliste etwas anders gestalten. Aber es ist hier wichtig, sich an die Grundsätze zu halten, die für jedes Zeitmanagement gelten, und zwar:

• Prioritäten setzen! Sogar hier sollten in erster Linie die Aufgaben erfüllt werden, die von größter Bedeutung sind. Deshalb ist die kontextbezogene Planung z. B. mit der Eisenhower-Matrix zu kombinieren, d. h., diese beiden Ansätze können parallel angewandt werden und von Zeit zu Zeit abwechseln.

• Strukturieren! Alle Listen sollten einfach, klar und anschaulich sein, nicht verwirrend oder kompliziert wirken, damit Sie sich auf die Bearbeitung konzentrieren können und keine Ressourcen verschwenden.

• Gleichzeitig gegen Prokrastination kämpfen! Wenn Sie unter chronischer Müdigkeit, Stress oder emotionalem Burnout leiden, müssen Sie sich zuerst damit befassen, sonst bleibt die Wirkung der kontextbezogenen Planung möglicherweise aus.

Die Kunst der Planung können Sie entweder selbst durch die Praxis oder durch Online-Schulungen beherrschen, zum Beispiel im Lectera-Kurs «Unternehmensplanung und Delegierung». Sie machen sich mit strategischer, taktischer und operativer Zeitplanung bekannt und erfahren, wie Sie mit den Denkfallen fertig werden, die zu Aufschieberitis und Zeitverschwendung führen. Sie werden auch lernen, wie der Arbeitsaufwand bei der Aufgabenlösung bewertet wird und wie die Methode der kritischen Kette anzuwenden ist.

Durch kontextbezogene Planung kann man nicht nur die Anzahl der Fristen und Endtermine minimieren, sondern auch die Arbeit an den Aufgaben in ein faszinierendes Abenteuerspiel verwandeln! Das Wichtigste ist, dass man das Konzept an die eigenen Bedürfnisse anpasst, sich viel Spielraum lässt und keine Angst hat, etwas auszuprobieren.