Planificación contextual

¿Qué es la planificación contextual?

La planificación contextual en la gestión del tiempo consiste en planificar no para una hora o fecha, sino para unas condiciones, parámetros o circunstancias concretas. No tiene límites ni plazos rígidos, por lo que se utiliza en casos de procrastinación aguda o carga de trabajo excesiva, cuando se requiere flexibilidad y reducción del estrés. Podemos decir que es un enfoque especial de la agrupación y una técnica de construcción de una lista de tareas. Se recomienda recurrir a este tipo de planificación cuando la planificación estándar no funciona, y las cosas siguen "pendientes" en la agenda y permanecen sin revisar.

Uno de los primeros en desarrollar este concepto fue el escritor e investigador Robert G. Cope, quien considera que la planificación contextual es la base sobre la que deben construirse las actividades de las organizaciones humanas para ser eficaces, al igual que lo es la base sobre la que se construyen las organizaciones naturales. Así, en la naturaleza todos los acontecimientos y cambios están ligados a la interrelación de factores externos e internos, no a la programación y los esfuerzos de la voluntad. El filósofo estadounidense Alvin Toffler, conocido por sus conceptos futuristas de la sociedad postindustrial, también considera que la planificación contextual es la forma de planificación más adaptada al hombre moderno.

La planificación contextual también puede considerarse una alternativa a la planificación estratégica y puede aplicarse no sólo en la vida personal, sino también en el marco del desarrollo empresarial.

¿Cuál es la esencia de la planificación contextual?

Para entender exactamente qué es la planificación contextual en la práctica, conviene recordar primero cómo es la planificación convencional. Cuando tienes una nueva tarea, ya sea personal o laboral, abres la agenda y la apuntas en una lista para un día concreto, digamos hoy, mañana, el fin de semana, a final de mes, etc. Esto se llama el método del calendario, y no funciona igual de bien para todas las personas. Así, es posible que, si no compruebas cada hora la agenda, termines olvidando lo has planificado para un día determinado, o que no te dé tiempo de completar la tarea debido a la aparición de cosas nuevas y mucho más importantes que hacer. También es posible que no quieras hacer la tarea ese día en concreto, por pereza, falta de energía o ganas.

La planificación contextual tiene en cuenta las deficiencias de la planificación por calendario. Es por ello que propone vincular las tareas no a fechas, sino a condiciones, es decir, a un contexto determinado. Así, la planificación contextual sólo consta de dos componentes:

• Tareas flexibles, que, a diferencia de las rígidas, no tienen que cumplirse en un plazo determinado, sino que sólo coinciden en el tiempo con determinadas circunstancias;

• Contexto, también llamado "kairos", como opuesto a "chronos", es decir, tiempo. El contenido son los momentos convenientes y favorables para la realización de una cosa, es decir, las propias circunstancias y/o condiciones de realización.

También existen diferentes tipos de contextos. Las técnicas de planificación de contextos son las siguientes:

• Lugares. La realización de una tarea está vinculada a un lugar concreto en el que hay que estar para llevarla a cabo. Ejemplos: "sacar un extracto la próxima vez que vaya al banco", "comprar pasta de tomate cuando vaya a la tienda" o "lavar la ropa en casa".

• Persona o grupo de personas. La solución de una tarea está relacionada con determinadas personas, es decir, es sencillamente imposible sin ellas. Ejemplos: "Hablaré de un aumento de sueldo con mi jefe cuando lo vea" o "Le pediré un nuevo tema para un trabajo si me reúno con mi supervisor".

• Circunstancias externas. El cumplimiento de una tarea depende exclusivamente de factores que, a su vez, están fuera de tu control. Ejemplos: "Estudiaré este tema si se aprueba una nueva ley" o "Daré un paseo en bici si hace buen tiempo".

• Circunstancias internas. La solución a una tarea depende de tu estado de ánimo en ese momento y de tu capacidad física o psicológica para llevarla a cabo. Ejemplos: "Me apuntaré a un curso en cuanto me encuentre bien" o "Quedaré con mis amigos cuando esté de buen humor".

Los contextos también pueden combinarse entre sí, pero debes tener en cuenta que esto hace la tarea más compleja y puede llevar más tiempo completarla. Por ejemplo, si planteas el contexto como "Pediré una bonificación cuando vea a mi jefe de buen humor".

Si temes alejarte del método de planificación basado en el calendario, la planificación contextual también ofrece un uso flexible de fechas y plazos. También existe una clasificación de contextos para este fin:

• Horario diario. La realización de una tarea está ligada a un periodo de tiempo determinado, pero no fijo. Por ejemplo, de camino al trabajo, durante la pausa para comer, antes de acostarse, etc.

• Hora del día. Por ejemplo, por la noche, por la tarde o por la mañana.

• Días de la semana (pero no fechas). Por ejemplo, días festivos, fines de semana, días laborables, jueves o sábados.

• Estaciones y meses. Por ejemplo, trabajar en otoño o primavera, en abril o septiembre.

También puedes improvisar e idear tus propios contextos. Lo principal es que te ayuden a agrupar las tareas por algún criterio similar para resolverlas y te permitan ser flexible a la hora de hacer las cosas. Además, en teoría, una tarea puede tener tantos contextos como quieras. Por ejemplo, para llenar el depósito de tu coche, primero tienes que subirte a él, después pasar por una gasolinera, llevar dinero contigo, etc. Pero lo mejor es elegir el contexto más sencillo y programar todas las tareas en torno a él para minimizar el llamado "cambio de contexto". Esto reduce la probabilidad de que te confundas y olvides cosas, porque la base de la planificación contextual no es el registro escrito o receptivo de la información, sino el uso del rango asociativo y la memoria. En pocas palabras, la planificación contextual consiste en retener las tareas en la cabeza y recordarlas a tiempo, no en anotarlas.

Las tareas fuera de contexto, por cierto, pueden combinarse en un solo grupo, que se llamará "fuera de contexto", es decir, lo harás cuando no haya nada que hacer o cuando no haya otras tareas.

Importante: la planificación contextual flexible se utiliza para tareas flexibles. Es decir, no es adecuada para proyectos ajustados y tareas urgentes con plazos estrictos. Por ejemplo, si necesitas aprobar urgentemente una tesis o un examen. En este caso, puedes utilizar el contexto en la preparación del examen, si aún queda tiempo suficiente, pero no para el examen en sí.

Etapas de la técnica de planificación contextual

La planificación contextual es tan fácil de seguir como la planificación del calendario. Así, los pasos de la técnica de planificación contextual incluyen:

Paso 1: Enumerar todos los contextos personales

En otras palabras, elabora una lista de todos los contextos que te convienen y que corresponden al menos a 7 de tus tareas actuales (porque, como ya hemos dicho, lo mejor es centrarse en uno, máximo dos tipos de contextos). Para ello, evalúa tu estilo de vida, profesión y hábitos y céntrate en tu lista de tareas actuales. Por ejemplo, si trabajas a distancia, el contexto de ubicación obviamente no es adecuado para tus tareas laborales, pero sí lo es el contexto de "cuando está en línea" o recursos internos.

Paso 2: Agrupar los casos en los contextos seleccionados

Coloca los casos en la lista de un contexto determinado, en función del que mejor se adapte.

Paso 3: Haz una lista de control o un plan de acción para cada tarea (opcional)

Si tienes una tarea lo suficientemente grande, debes hacer lo mismo que en cualquier otra planificación: desglosar y especificar los pasos que debes dar para alcanzar tu objetivo. Al fin y al cabo, la contextualización, como la planificación basada en fechas, sólo te ayuda a recordar o comprender cuándo y qué es lo que más merece la pena hacer. Pero la planificación contextual no te ayuda, por ejemplo, a hacer un seguimiento de los progresos ni a elaborar una lista de acciones concretas. Para eso hace falta una metodología tradicional.

Paso 4: Comienza a ejecutar la lista de tareas pendientes en el contexto actual

Uno de los pasos de la técnica de planificación contextual consiste en hacer algo realmente, es decir, utilizar la lista como se pretende. Por ejemplo, estás a punto de salir de casa para ir a la tienda. Observa el contexto del lugar "tienda" y comprueba las cosas que tienes que hacer cuando estés allí.

Herramientas de planificación contextual

Aquí todo depende de tu imaginación, recursos y preferencias. Sin embargo, las herramientas de planificación contextual más convenientes y populares son:

1. Diario sin fecha. Lo mejor es un cuaderno con bloques de colores anillado, para poder dividir todo el cuaderno en varias secciones según el contexto y navegar fácilmente entre ellas.

2. Pegatinas y marcapáginas. Si ya tienes una agenda estándar y no quieres renunciar a ella, basta con que compres rotuladores o pegatinas de colores para marcar una tarea concreta según el contexto. Por ejemplo, las tareas de la oficina se resaltarán con una pegatina azul, las de la noche con una negra, etc.

3. Tarjetas de contexto. Tendrás que hacerlas tú mismo. Para ello, toma un papel grueso, del tamaño que puedas llevarlo contigo o meterlo en un libro, manual (o en el bolsillo, si hay muchas cosas que hacer y es importante ojearlas siempre). Las tarjetas pueden rellenarse como quieras, como si fueran tarjetas de visita o listas de control. Del mismo modo, puedes destacarlas con distintos colores y pegatinas para que te resulte más fácil encontrar el contexto que necesitas. Por regla general, no deberías tardar más de cinco minutos en preparar una tarjeta, y debería durar una media de dos o tres semanas. ¡Pruébalo!

4. Tableros de planificación del contexto. Esta herramienta es muy visual y, en cierto modo, se parece a un moodboard, pero más estructurado. El material del tablero puede ser cualquier cosa, pero lo más fácil es trabajar con tableros de corcho o pizarras magnéticas. Basta con dividir el tablero en columnas por contexto y pegar una pegatina con la tarea en la que corresponda. También puede haber varias pizarras: una para las tareas del trabajo en la oficina, otra en casa en la nevera, etc. Siguiendo el mismo principio, puedes utilizar una hoja de álbum o una hoja de tamaño A3.

5. Soluciones informáticas. Cualquier programador de tareas también es adecuado para la planificación contextual. El más popular es SingularityApp, donde puedes agrupar tareas mediante hashtags y destacarlas con fuentes, emoji y formato. También se suele utilizar MS Outlook, donde cada tarea se puede poner en una o incluso varias categorías. Por ejemplo, puedes poner "discutir proyecto" en "oficina" y "compañeros" a la vez. Y la agenda electrónica no se perderá y siempre estará contigo en tu smartphone o PC.

Cómo aprender planificación contextual

La planificación contextual significa que creas tu lista de tareas de forma diferente, pero es importante seguir los mismos principios que sirven de guía para cualquier gestión del tiempo. Es decir:

• Considera la prioridad de la tarea. Incluso en este caso, deberías hacer primero las tareas que son más importantes para ti. Por eso la planificación contextual también debe combinarse con, por ejemplo, la matriz de Eisenhower, es decir, utilizar estos dos enfoques en paralelo y alternarlos de vez en cuando.

• Estructuración. Todas las listas deben ser sencillas, claras y visuales. No deben causar confusión ni complejidades innecesarias, para que puedas centrarte en su cumplimiento y no malgastar recursos innecesarios.

• Paralelamente, lucha contra la procrastinación. Si sufres fatiga crónica, estrés o agotamiento emocional, debes abordarlos en primer lugar; de lo contrario, la planificación contextual puede no funcionar tan bien.

Puedes dominar el arte de la planificación por tu cuenta mediante la práctica o a través de la formación en línea de Lectera "Planificación y delegación para los negocios". Dominarás la planificación estratégica, táctica y operativa del tiempo, aprenderás a lidiar con las propias trampas del pensamiento que provocan la procrastinación y la pérdida de tiempo. Del mismo modo, conocerás cómo evaluar la intensidad de trabajo de las tareas y a utilizar el método de la cadena crítica.

Con la planificación contextual, no sólo puedes reducir al mínimo el número de plazos y horarios en tu vida, sino también convertir el hacer las cosas en una aventura emocionante. Lo principal es adaptarla a tus propias necesidades, experimentar y no tener miedo a intentarlo.