Контекстное планирование

Что такое контекстное планирование

Контекстное планирование в тайм-менеджменте - это планирование с привязкой не ко времени или дате, а к определенным условиям, параметрам или обстоятельствам. Оно не имеет жестких рамок и дедлайнов, а потому применяется в случаях острой прокрастинации или чрезмерной рабочей нагрузки, когда требуется проявлять гибкость и снизить уровень стресса. Можно сказать, что это свой особый подход к группированию и техника построения списка задач. К данному типу планирования рекомендуют обращаться тогда, когда стандартное не работает, а дела по-прежнему «висят» в ежедневнике и остаются не вычеркнутыми.

Одним из первых данную концепцию конкретизировал писатель и исследователь Роберт Г. Коуп, по мнению которого именно на контекстном планировании должна выстраиваться деятельность человеческих организаций, чтобы быть эффективной, поскольку на ней выстраиваются организации природные. Так, в природе все события и изменения привязаны к взаимосвязи внешних и внутренних факторов, а не к графику и усилиям воли. Американский философ Элвин Тоффлер, хорошо известный благодаря своим футуристическим концепциям постиндустриального общества, также считает контекстное планирование наиболее адаптированной формой планирования для современного человека.

Контекстное планирование также может рассматриваться как альтернатива планированию стратегическому и применяться не только в личной жизни, но и в рамках развития бизнеса.

В чем суть контекстного планирования

Чтобы понять, в чем конкретно заключается метод контекстного планирования на практике, сначала стоит вспомнить, как выглядит планирование обычное. Когда вы получаете новую задачу, будь она личной или рабочей, вы открываете ежедневник и вносите ее в список на конкретный день, скажем, сегодня, завтра, на выходные, в конце месяца и т.д. Это называется календарным методом, и далеко не у всех людей он работает одинаково эффективно. Так, вы можете просто забыть, что запланировали на определенный день, если не будете сверяться каждый час с ежедневником, или же не успеть выполнить задачу из-за появления новых и куда более важных дел. Также нельзя исключать вероятность, что вам не захочется выполнять задачу именно в этот день вовсе - просто лень, нет сил или желания.

Контекстное планирование учитывает недостатки календарного и потому предлагает привязывать задачи не к датам, а к условиям, то есть определенному контексту. Таким образом, контекстное планирование состоит всего из двух компонентов:

• Гибкие задачи, которые, в отличие от жестких, не должны исполняться в определенный срок, а должны лишь совпадать по времени с определенными обстоятельствами;

• Контекст, который еще называют «кайросом», как противоположность «хроноса», то есть времени. Контент - это любые удобные и благоприятные моменты, которые подходят для выполнения того или иного дела, то есть те самые обстоятельства и/или условия для выполнения.

Контексты также бывают разных типов. Техника контекстного планирования предполагает следующие:

• Места. Выполнение задачи связано с определенным местом, в котором вы должны для этого оказаться. Примеры: «взять выписку, когда буду в банке в следующий раз», «купить томатную пасту, когда буду в магазине» или «постирать одежду дома».

• Человек или группа лиц. Решение задачи связано с определенными людьми, то есть попросту невозможно без них. Примеры: «обсужу повышение зарплаты с начальником, когда увижу его» или «попрошу дать новую тему для работы, если встречу научного руководителя».

• Внешние обстоятельства. Выполнение задачи зависит исключительно от факторов, которые, в свою очередь, не зависят от вас. Примеры: «изучу этот вопрос, если примут новый закон» или «прокачусь на велосипеде, если будет хорошая погода».

• Внутренние обстоятельства. Решение задачи зависит от вашего состояния на данный момент и физической или психологической способности ее выполнить. Примеры: «я запишусь на курс сразу же, как выздоровлю» или «встретиться с друзьями, когда будет хорошее настроение».

Контексты также можно комбинировать друг с другом, но учтите, что таким образом задача усложняется, и ее выполнение может занять больше времени. Например, если вы сформулируете контекст как «попрошу премию, когда увижу начальника в хорошем расположении духа».

Если же вы боитесь отходить от календарного метода планирования, то контекстное планирование также предлагает гибкое использование дат и сроков. Для этого существует еще такая классификация контекстов:

• Распорядок дня. Выполнение задачи привязано к определенному периоду времени, но не фиксированному. Например, по дороге на работу, во время обеденного перерыва, перед сном и др.

• Время суток. Например, вечером, днем или утром.

• Дни недели (но без дат!). Например, праздники, выходные, будни, по четвергам или субботам.

• Времена года и месяцы. Например, выполнить какое-то дело осенью или весной, в апреле или сентябре.

Вы также можете импровизировать и придумывать собственные контексты. Главное, чтобы при этом они помогали вам группировать задачи по каким-либо одинаковым критериям для их решения и позволяли проявлять гибкость при выполнении дел. Также в теории у задачи может быть сколько угодно контекстов. Так, чтобы заправить машину, вам нужно сначала в нее сесть, потом проехать мимо заправочной станции, иметь при себе деньги и т.д. Но лучше всего выбирать наиболее простой контекст и планировать все дела по нему, чтобы минимизировать так называемые «контекстные переключения». Это снижает вероятность, что вы запутаетесь и забудете что-либо, поскольку основа контекстного планирования - не письменное или рецептивное фиксирование информации, а использование ассоциативного ряда и памяти. Проще говоря, в контекстном планировании главное - действительно держать в голове задачи и вовремя о них вспоминать, а не записывать.

Задачи вне контекста, кстати, можно объединить в одну группу, которая так и будет называться - «вне контекста», то есть сделаете, когда нечего будет делать или когда не будет других задач.

Важно! Гибкое контекстное планирование используется для гибких же задач. То есть оно не подходит для сжатых проектов и срочных дел, жестко привязанных ко времени. Например, если вам срочно надо сдать дипломную работу или экзамен. В таком случае вы можете использовать контекст в ходе подготовки к этому экзамену, если до него еще остается достаточно времени, но не для самой сдачи.

Шаги техники контекстного планирования

Следовать контекстному планированию так же просто, как и календарному. Так, к шагам техники контекстного планирования относится:

Шаг 1. Перечислите все личные контексты

То есть соберите в список все те контексты, которые вам подходят и которым соответствует минимум 7 ваших текущих задач (ведь, как мы уже сказали, лучше всего сосредоточиться на одном, максимум двух видах контекстов). Для этого оцените свой образ жизни, профессию и привычки, а также ориентируйтесь на актуальный список дел. Например, если вы работаете удаленно, то контекст места явно не подойдет вам для решения рабочих задач, зато подойдет контекст «когда он будет в онлайне» или внутренних ресурсов.

Шаг 2. Сгруппируйте дела по выбранным контекстам

Поместите дела в список конкретного контекста в зависимости от того, к какому из них он больше всего подходит.

Шаг 3. Составьте чек-лист или план действий для каждой задачи (дополнительно)

Если перед вами стоит достаточно объемная задача, то здесь стоит действовать так же, как в любом другом планировании - разбить и конкретизировать необходимые для достижения цели шаги. Ведь привязка к контексту, как и привязка к конкретной дате, всего лишь помогает вам вспомнить или понять, когда и какое дело стоит выполнить больше всего. Однако контекстное планирование не помогает, скажем, отслеживать прогресс или составлять перечень конкретных действий. Здесь вам понадобится традиционная методика.

Шаг 4. Начните выполнять список дел по текущему контексту

Одним из шагов техники контекстного планирования является реальное действие, то есть использование составленного списка по назначению. Например, вы собираетесь выйти из дома и пойти в магазин. Посмотрите на контекст места «магазин» и проверьте, какие дела должны сделать, когда будете там.

Инструменты контекстного планирования

Здесь все зависит от вашей фантазии, ресурсов и предпочтений! Однако наиболее удобными и популярными инструментами контекстного планирования являются:

1. Недатированный ежедневник. Лучше всего подойдет блокнот с разноцветными блоками на кольцах, чтобы можно было разделить весь блокнот на несколько разделов в зависимости от контекста и легко ориентироваться между ними.

2. Стикеры и закладки. Если у вас уже есть стандартный ежедневник и вы не хотите от него отказываться, то просто купите цветные маркеры или наклейки для обозначения той или иной задачи по контексту. Скажем, задачи в офисе будут выделяться голубым стикером, задачи вечерние - черным и т.д.

3. Контекстные карточки. Их вам придется изготовить самостоятельно. Для этого возьмите плотную нелинованную бумагу такого размера, чтобы ее было удобно носить с собой или вложить в книгу, учебник (или в карман, если дел много и важно всегда подсматривать в них). Карточки можно заполнять как угодно подобно визиткам или чек-листам, также выделяя их разными цветами и стикерами, чтобы было легко найти нужный контекст. Как правило, на подготовку одной карточки уходит не больше пяти минут, а хватает ее в среднем на две-три недели. Попробуйте!

4. Доски для контекстного планирования. Данный инструмент очень наглядный и чем-то визуально напоминает мудборд, но более структурированный. Материал доски может быть любой, но проще всего работать с пробковыми досками или магнитными. Просто разделите доску на столбцы по контексту и крепите стикер с задачей в нужный из них. Досок также может быть несколько - одна доска для рабочих задач в офисе, другая дома на холодильнике и т.д. По тому же принципу можно использовать альбомный лист или ватман.

5. Программные решения. Любой планировщик задач также подойдет для контекстного планирования. Наиболее популярным считается SingularityApp, где можно группировать задачи при помощи хештегов и всячески выделять их шрифтами, эмодзи и форматированием. Также нередко используется MS Outlook, где каждую задачу можно отнести в одну или даже несколько категорий. Например, закинуть «обсудить проект» сразу и в «офис», и в «коллеги». А еще электронный планировщик точно не потеряется и всегда будет с вами на вашем смартфоне или ПК!

Как научиться контекстному планированию

Контекстное планирование означает лишь то, что вы по-другому формируете список дел, но здесь важно соблюдать те же принципы, на которых выстраивается любой тайм-менеджмент. А именно:

• Учитывать приоритет задачи. Даже здесь стоит выполнять первыми те задачи, которые имеют для вас наибольшую важность. Именно поэтому контекстное планирование также стоит сочетать, скажем, с матрицей Эйзенхауэра, то есть использовать два этих подхода параллельно и чередовать их время от времени.

• Структурировать. Все списки должны быть простыми, понятными и наглядными, не вызывать путаницы и лишних сложностей, чтобы вы могли сосредоточиться на их выполнении и не тратить лишние ресурсы.

• Параллельно бороться с прокрастинацией. Если вы испытываете хроническую усталость, стресс или эмоциональное выгорание, то прежде всего нужно устранить именно их, иначе контекстное планирование также может работать неэффективно.

Освоить искусство планирования можно как самостоятельно посредством практики, так и в ходе онлайн-обучения, например, на курсе Lectera «Планирование и делегирование для бизнеса». Вы освоите стратегическое, тактическое и оперативное планирование времени, научитесь справляться с теми самыми ловушками мышления, которые вызывают прокрастинацию и отнимают лишнее время, а также научитесь оценивать трудоемкость задач и использовать метод критической цепи.

С помощью контекстного планирования можно не только минимизировать количество дедлайнов и графиков в своей жизни, но и превратить выполнение дел в увлекательный квест! Главное - адаптировать его под себя, давать себе пространство для маневра и не бояться пробовать.