कंटेक्सचुअल प्लानिंग

कंटेक्सचुअल प्लानिंग क्या है

टाइम मेनेजमेंट में कंटेक्सचुअल प्लानिंग - यह समय या तारीख के संदर्भ में नहीं, बल्कि कुछ शर्तों, मापदंडों या परिस्थितियों के संदर्भ में योजना बनाना है। इसमें कोई कठोर फ्रेमवर्क या डेडलाइन नहीं है और इसलिए इसका उपयोग ज्यादा विलंबन या अधिक वर्कलोड की परिस्थिति में किया जा सकता है - जब आपको लचीला होने और तनाव कम करने की आवश्यकता है। कहां जा सकता है, कि यह कार्यों को समूहीकृत करने का विशेष दृष्टिकोण और लिस्ट बनाने की तकनीक है। जब सामान्य योजना काम नहीं करती और काम अभी भी डायरी में "लटके हुए" हैं और पूरे नहीं हो रहे हैं, तो इस प्रकार की योजना का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है।

इस अवधारणा को प्रदर्शित करने वाले पहले लोगों में से एक लेखक और शोधकर्ता रॉबर्ट जी. कोप थे। उनके अनुसार प्रभावी होने के लिए मानव संगठनों की सभी गतिविधियों को कंटेक्सचुअल प्लानिंग पर बनाया जाना चाहिए, क्योंकि प्राकृतिक संगठनों का निर्माण भी इसी तरह से होता है। इस तरह, प्रकृति में सभी घटनाएँ बाहरी और आंतरिक कारकों के मेल-जोल से जुड़ी होती हैं, न कि किसी कार्यक्रम या इच्छाशक्ति से। अमेरिकी दार्शनिक एल्विन टॉफलर, जो उत्तर-औद्योगिक समाज की अपनी भविष्यवादी अवधारणाओं के लिए जाने जाते हैं, उन्होंने भी कंटेक्सचुअल प्लानिंग को आधुनिक मनुष्य के लिए योजना का सबसे अनुकूलित रूप माना है।

कंटेक्सचुअल प्लानिंग को स्ट्रेटजिक प्लानिंग के विकल्प के रूप में भी देखा जा सकता है और इसे न केवल व्यक्तिगत जीवन में, बल्कि बिज़नेस के विकास में भी लागू किया जा सकता है।

कंटेक्सचुअल प्लानिंग का सार

यह समझने के लिए कि वास्तव में कंटेक्सचुअल प्लानिंग मेथड क्या है, सबसे पहले आपको यह ध्यान में रखना आवश्यक है कि साधारण योजना कैसी दिखती है। जब आपको कोई नया काम मिलता है, भले ही चाहे वह पर्सनल हो या काम से जुड़ा हो, आप अपना कैलेंडर खोलते हैं और उसे एक विशिष्ट दिन के लिए शेड्यूल करते हैं - उदाहरण के लिए, आज, कल, हफ्ते के आखिरी, महीने के आखिरी, इत्यादि। इसे कैलेंडर मेथड कहा जाता है, और यह सभी के लिए सामान रूप से काम नहीं करता है। यदि आप हर घंटे अपनी डायरी की जाँच नहीं करते हैं, तो आप आसानी से भूल सकते हैं कि आपने किसी दिन के लिए कौन-सी योजना बनाई है, या फिर नई और महत्वपूर्ण चीजों के आने के कारण आपके पास इस काम को पूरा करने का समय नहीं होगा। साथ ही, इस संभावना से भी इनकार नहीं किया जा सकता, कि आप आलस्य, थकान या इच्छा की कमी के कारण उस विशेष दिन पर काम को पूरा नहीं करना चाहेंगे।

कंटेक्सचुअल प्लानिंग कैलेंडर मेथड की कमियों को ध्यान में रखता है और इसलिए कार्यों को तारीखों से नहीं, बल्कि स्थितियों या किसी विशिष्ट संदर्भ से जोड़ने का सुझाव देता है। इस प्रकार, कंटेक्सचुअल प्लानिंग में केवल दो घटक होते हैं:

• लचीले कार्य, जिन्हें सख्त कार्यों के विपरीत, एक निश्चित समयसीमा के भीतर पूरा करने का दबाव नहीं होता है, बल्कि वे केवल कुछ विशेष परिस्थितियों के समय के साथ मेल खाने चाहिए;

• कॉन्टेक्स्ट, जिसे "कैरोस" भी कहा जाता है, "क्रोनोस" के विपरीत, अर्थात समय। कॉन्टेक्स्ट - यह किसी भी विशेष काम को पूरा करने का कोई भी सुविधाजनक और शुभ समय है, अर्थात काम को पूरा करने की अवस्था और/या स्थितियाँ।

कॉन्टेक्स्ट भी अलग-अलग प्रकार के होते हैं। कंटेक्सचुअल प्लानिंग तकनीक में निम्नलिखित कॉन्टेक्स्ट शामिल हैं:

• स्थान। काम का पूरा होना एक विशिष्ट स्थान से जुड़ा है जहाँ पर आपको काम को पूरा करने के लिए होना चाहिए। उदाहरण "अलगी बार जब मैं बैंक में होऊंगा, तो स्टेटमेंट मांगूँगा", "जब मैं दुकान में होऊंगा, तो टमाटर का पेस्ट खरीदूंगा" या "घर पर कपडे धोना है"।

• व्यक्ति या व्यक्तियों का समूह। समस्या का समाधान कुछ खास लोगों से जुड़ा होता है, यानी उनके बिना यह काम लगभग असंभव है। उदाहरण: "जब मैं अपने बॉस से मिलूंगा तो उनसे वेतन बढाने पर चर्चा करूंगा" या "यदि मैं अपने सुपरवाइजर से मिलूंगा तो काम के लिए एक नए विषय के बारे में पूछूंगा।"

• बाहरी परिस्थितियाँ। किसी काम का पूरा होना पूरी तरह से उन कारकों पर निर्भर करता है, जो आप पर निर्भर नहीं करते हैं। उदाहरण: "यदि कोई नया कानून पारित हुआ तो मैं इस विषय का अध्ययन करूंगा" या "यदि मौसम ठीक रहा तो मैं बाइक चलाऊंगा।"

• आंतरिक परिस्थितियाँ। वर्तमान समय में समस्या का समाधान आपकी स्थिति और उसे पूरा करने की शारीरिक या मनोवैज्ञानिक क्षमता पर निर्भर करता है। उदाहरण: "जैसे ही मैं बेहतर हो जाऊंगा मैं एक कोर्स के लिए साइन अप करूंगा" या "मेरा मूड अच्छा होगा तो अपने दोस्तों से मिलूंगा।"

कॉन्टेक्ट्स को एक-दूसरे के साथ भी जोड़ा जा सकता है, लेकिन ध्यान दें कि इससे काम अधिक मुश्किल हो जाता है और इसे पूरा होने में ज्यादा समय लग सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप कॉन्टेक्स्ट को इस प्रकार बनाते हैं, "जब मैं बॉस को अच्छे मूड में देखूंगा तो मैं बोनस मागूंगा।"

यदि आप योजना बनाने के कैलेंडर मेथड को छोड़ने से डरते हैं, तो कंटेक्सचुअल प्लानिंग तिथियों और समय के लचीले उपयोग की भी पेशकश करता है। इसके लिए कॉन्टेक्ट्स का ऐसा वर्गीकरण भी उपलब्ध है, जोकि कुछ इस प्रकार है:

• शेड्यूल। काम का पूरा होना किसी एक निश्चित समयावधि से बंधा हुआ है, लेकिन यह निर्धारित नहीं है। उदाहरण के लिए, काम पर जाते समय, लंच ब्रेक के दौरान, सोने से पहले, इत्यादि।

• दिन के समय। उदाहरण के लिए, शाम, दोपहर या सुबह।

• हफ्ते के दिन (लेकिन बिना किसी तारीख़ के!)। उदाहरण के लिए त्यौहार, वीकेंड, वर्किंग डे, गुरुवार या शनिवार।

• सीजन और महीने। उदाहरण के लिए, पतझड़ या वसंत ऋतु में, अप्रैल या सितंबर में कोई टास्क पूरा करना।

आप सुधार भी कर सकते हैं और अपने खुद के कॉन्टेक्स्ट भी प्रस्तुत कर सकते हैं। याद रखने वाली मुख्य बात यह है कि उन्हें आपको कार्यों को हल करने के लिए एक जैसे मानदंडों के आधार पर कार्यों को वर्गीकृत करने में मदद करनी चाहिए और साथ ही आपको लचीला होने में भी मदद करनी चाहिये। इसके अलावा, सिद्धांत के रूप में, किसी कार्य में कितने भी कॉन्टेक्ट्स हो सकते हैं। इसलिए, कार में गैस भरने के लिए, आपको पहले उसमें चढ़ना होगा, फिर पेट्रोल पंप जाना होगा, इसके लिए आपके पास पैसे होने चाहिए, आदि। लेकिन तथाकथित "कॉन्टेक्स्ट स्विच" को कम से कम करने के लिए सबसे सरल कॉन्टेक्स्ट चुनना और उसके अनुसार योजना बनाना सबसे अच्छा है। इससे आपके भ्रमित होने और कुछ भूलने की संभावना काम हो जाती है, क्योंकि कंटेक्सचुअल प्लानिंगन का आधार जानकारी का लिखित या संग्राहक निर्धारण नहीं है, बल्कि एक सहयोगी सरणी और स्मृति का उपयोग है। आसान शब्दों में कहां जाये तो कंटेक्सचुअल प्लानिंगन में मुख्य बात कार्यों को वास्तव में ध्यान में रखना और उन्हें समय पर याद करना है, न कि उन्हें लिखना।

वैसे, कॉन्टेक्स्ट से बाहर वाले टास्क को एक ग्रुप में जोड़ा जा सकता है, जिसे "आउट ऑफ़ कॉन्टेक्स्ट" कहा जाएगा, अर्थात, आप इसे तब करेंगे जब करने के लिए कुछ नहीं होगा या जब कोई दूसरा काम नहीं होंगे।

ध्यान दें ! लचीले कार्यों के लिए फ्लेक्सिबल कंटेक्सचुअल शेड्यूलिंग का उपयोग किया जाता है। अर्थात्, यह समय से बंधी हुई परियोजनाओं और अत्यावश्यक मामलों के लिए सही नहीं है। उदाहरण के लिए, यदि आपको तत्काल कोई थीसिस या परीक्षा देने है। इस परिस्थिति में, अगर अभी भी आपके पास पर्याप्त समय है, तो आप इस परीक्षा की तैयारी के समय कॉन्टेक्स्ट का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन वास्तविक परीक्षा के लिए नहीं।

कंटेक्सचुअल प्लानिंग के स्टेप्स

कंटेक्सचुअल प्लानिंग का पालन करना कैलेंडर प्लानिंग के जितना ही आसान होता है। इस तरह, कंटेक्सचुअल प्लानिंग की तकनीक के स्टेप्स कुछ इस प्रकार हैं:

स्टेप 1. सभी व्यक्तिगत कॉन्टेक्स्ट की एक लिस्ट बनाएं

यानी, उन सभी कॉन्टेक्ट्स को एक लिस्ट में इकट्ठा करें जो आपके लिए उचित हों और जो आपके वर्तमान कार्यों में से कम से कम 7 से मेल खाते हों (आखिरकार, जैसा कि हमने पहले भी कहां है, एक, ज्यादा से ज्यादा दो प्रकार के कॉन्टेक्ट्स पर ध्यान केंद्रित करना सबसे अच्छा है)। ऐसा करने के लिए, अपने जीवन जीने के तरीके, पेशे और आदतों का मूल्यांकन करें, साथ ही वर्तमान टास्क की लिस्ट पर ध्यान केंद्रित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप रिमोट जॉब करते हैं, तो जगह का कॉन्टेक्स्ट स्पष्ट रूप से कार्य से सम्बन्धी समस्याओं का समाधान करने के लिए उचित नहीं है, लेकिन "जब वह ऑनलाइन है" या आंतरिक संसाधनों का कॉन्टेक्स्ट उचित होगा।

स्टेप 2: चयनित कॉन्टेक्ट्स के आधार पर टास्क को समूहित करें

टास्क को विशिष्ट कॉन्टेक्स्ट की लिस्ट में रखें, इस तथ्य के आधार पर कि यह किस कॉन्टेक्स्ट के लिए ज्यादा उचित है।

स्टेप 3. प्रत्येक कार्य के लिए एक चेकलिस्ट या कार्य योजना बनाएं (वैकल्पिक)

यदि आपके सामने कोई बहुत बड़ा काम है, तो यहां किसी भी अन्य योजना की तरह ही टास्क करना उचित है - लक्ष्य प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदमों को निर्धारित करना और उन्हें पड़ावों में बांटना। आख़िरकार, कॉन्टेक्स्ट से लिंक करना, किसी विशिष्ट तिथि से लिंक करने की तरह, आपको केवल यह याद दिलाने या समझने में मदद करता है कि कब और कौन सा कार्य करना सबसे सही है। हालाँकि, कंटेक्सचुअल प्लानिंग प्रगति को ट्रैक करने या विशिष्ट टास्क को सूचीबद्ध करने में मदद नहीं करती है। यहां आपको पारंपरिक मेथड की जरूरत पड़ेगी।

स्टेप 4. वर्तमान कॉन्टेक्स्ट से जुड़ी लिस्ट के टास्क को पूरा करना शुरू करें

कंटेक्सचुअल प्लानिंग तकनीक के स्टेप्स में से एक वास्तविक क्रिया है, अर्थात बनायी गयी सूची का योजना के अनुसार उपयोग करना। उदाहरण के लिए, आप घर छोड़कर दुकान पर जाने वाले हैं। "दुकान" जगह के कॉन्टेक्स्ट को देखें और जांचें कि जब आप वहां पर होंगे तो आपको क्या करने की आवश्यकता है।

कंटेक्सचुअल प्लानिंग के टूल्स

यहाँ सब कुछ आपकी कल्पना, संसाधनों और प्राथमिकताओं पर निर्भर करता है! हालाँकि, सबसे सुविधाजनक और पॉपुलर कंटेक्सचुअल प्लानिंग टूल्स हैं:

1. बिना तारीख वाली डायरी। स्प्रिंग वाली रंगीन नोटबुक सबसे अच्छा विकल्प है, ताकि आप कंटेस्ट के आधार पर पूरी नोटबुक को कई हिस्सों में बांट सकें और उनके बीच आसानी से नेविगेट कर सकें।

2. स्टिकर और बुकमार्क। यदि आपके पास पहले से ही एक साधारण डायरी है और आप इसे छोड़ना नहीं चाहते हैं, तो कॉन्टेक्स्ट में किसी विशेष टास्क को इंडीकेट करने के लिए रंगीन मार्कर या स्टिकर खरीदें। उदाहरण के लिए, ऑफिस के टास्क को नीले स्टिकर से हाइलाइट किया जाएगा, शाम के टास्क को काले रंग से हाइलाइट किया जाएगा, इत्यादि।

3. कॉन्टेक्स्ट कार्ड। इन्हें आपको खुद बनाना होगा। ऐसा करने के लिए, आप ऐसे आकार का मोटा, बिना लाइन वाला कागज लें जिसे अपने साथ ले जाना या किसी किताब, टेक्स्टबुक में रखना सुविधाजनक हो (या फिर अपनी जेब में, अगर करने के लिए बहुत सारी चीजें हैं और उन्हें हमेशा चेक करना ज़रूरी है)। कार्ड्स को बिजनेस कार्ड या चेकलिस्ट की तरह किसी भी प्रकार से भरा जा सकता है, साथ ही उन्हें अलग-अलग रंगों और स्टिकर के साथ हाइलाइट किया जा सकता है ताकि सही कॉन्टेक्स्ट ढूंढना आसान हो सके। आम तौर पर, एक कार्ड तैयार करने में पाँच मिनट से ज्यादा समय नहीं लगता, और यह औसतन दो से तीन सप्ताह तक चलता है। इसे अजमाएं!

4. कंटेक्सचुअल प्लानिंग के बोर्ड। यह उपकरण चीज़ों को दृष्टिगत रूप से पेश करने में बहुत सक्षम है और कुछ हद तक मूडबोर्ड जैसा दिखता है, लेकिन ज्यादा संरचित है। बोर्ड किसी भी चीज़ से बना हुआ हो सकता है, लेकिन कॉर्क बोर्ड या चुंबकीय बोर्ड के साथ काम करना सबसे आसान है। बस कॉन्टेक्स्ट के अनुसार बोर्ड को कॉलम में विभाजित करें और कार्य को स्टिकर पर लिखकर बोर्ड पर उचित जगह पर चिपकाएं। कई बोर्ड भी हो सकते हैं - एक बोर्ड ऑफिस में काम के लिए, दूसरा घर पर रेफ्रिजरेटर पर, आदि। इसी प्रकार, आप लैंडस्केप शीट या व्हाटमैन पेपर का उपयोग कर सकते हैं।

5. सॉफ़्टवेयर का समाधान। कोई भी टास्क प्लैनर कंटेक्सचुअल प्लानिंग के लिए भी उपयुक्त है। सबसे लोकप्रिय SingularityApp है, जहां आप हैशटैग का उपयोग करके कार्यों को समूहित कर सकते हैं और उन्हें फ़ॉन्ट, इमोजी और फ़ॉर्मेटिंग के साथ हर संभव तरीके से हाइलाइट कर सकते हैं। MS Outlook का भी अक्सर उपयोग किया जाता है, जहां प्रत्येक कार्य को एक या एक से ज्यादा वर्गों में डाला जा सकता है। उदाहरण के लिए, "प्रोजेक्ट पर चर्चा करना" वाले टास्क को "कार्यालय" और " सहकर्मी" दोनों वर्गों में डाला जा सकता है। और इलेक्ट्रॉनिक प्लैनर निश्चित रूप से कहीं नहीं खोयेगा और आपके स्मार्टफोन या पीसी पर हमेशा आपके साथ रहेगा!

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कंटेक्सचुअल प्लानिंग को कैसे सीखें

कंटेक्सचुअल प्लानिंग का मतलब केवल यह है कि आप कामों की लिस्ट अलग से बनाते हैं, लेकिन यहां उन्हीं सिद्धांतों का पालन करना महत्वपूर्ण है जिनके आधार पर कोई भी दूसरा टाइम मेनेजमेंट काम करता है। अर्थात्:

• टास्क की प्राथमिकता को ध्यान में रखना। यहां भी, आपको सबसे पहले उन टास्क को करना चाहिए जो आपके लिए सबसे ज्यादा महत्वपूर्ण हैं। इसीलिए कंटेक्सचुअल प्लानिंग को भी आइजनहावर मैट्रिक्स के साथ जोड़ा जाना चाहिए, अर्थात इन दो दृष्टिकोणों का समानांतर उपयोग करें और कभी एक को और कभी दूसरे को समय-समय पर उपयोग करें।

• स्ट्रक्चर बनाना। सभी लिस्ट सरल, स्पष्ट और आसानी से दिखने वाली होनी चाहिए, न कि भ्रम और अनावश्यक जटिलता पैदा करने वाली, ताकि आप उनके कार्यान्वयन पर ध्यान दे सकें और अतिरिक्त संसाधनों को बर्बाद न करें।

• साथ ही, देरी से लड़ना। यदि आप पुरानी थकान, तनाव या भावनात्मक बर्नआउट का अनुभव कर रहे हैं, तो सबसे पहले आपको उन्हें खत्म करने की आवश्यकता है, अन्यथा कंटेक्सचुअल प्लानिंग भी अप्रभावी रूप से काम कर सकती है।

आप प्रैक्टिस के जरिए और ऑनलाइन ट्रेनिंग के दौरान खुद से योजना बनाने की आर्ट में महारत हासिल कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, Lectera कोर्स "बिज़नेस प्लानिंग और डेलिगेशन" पर। आप रणनीतिक, सामरिक और आपरेशनल टाइम मैनेजमेंट में महारत हासिल करेंगे, सोचने के उन तरीकों से निपटना सीखेंगे जो देरी का कारण बनते हैं और समय बर्बाद करते हैं। इसके अलावा, आप जानेंगे कि कार्यों की जटिलता का मूल्यांकन कैसे करें और क्रिटिकल चैन मेथड का उपयोग कैसे करें।

कंटेक्सचुअल प्लानिंग की मदद से, आप न केवल अपने जीवन में डेडलाइन और शेड्यूल की संख्या को कम कर सकते हैं, बल्कि कार्यों को पूरा करने की प्रक्रिया को एक रोमांचक खोज में भी बदल सकते हैं! मुख्य बात इसे अपने लिए अनुकूलित करना है, अपने आप को लचीला होने का मौका दें और कोशिश करने से न डरें।