Projektmanager

Was ist ein Projektmanager?

Ein Projektmanager ist ein Spezialist, der für die Umsetzung aller möglichen Teamprojekte verantwortlich ist. Dazu gehören die Organisation der Arbeit anderer Spezialisten und die Steuerung von Prozessen. Ein Projektmanager ist also das Bindeglied zwischen Mitarbeitern wie Entwicklern und Vermarktern, Designern und Analysten sowie zwischen dem Projektteam und dem Kunden.

Projektmanager übernehmen in erster Linie Managementaufgaben - von der Teamauswahl bis zur Budgetierung, Identifizierung und Lösung von Problemen, Analyse potenzieller Risiken und Aufrechterhaltung der Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Interessengruppen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass ein Projekt eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und kein kontinuierlicher Prozess ist. Ein Projekt hat immer einen Anfang und ein Ende, während verschiedene Prozesse während der gesamten Lebensdauer eines Unternehmens andauern können.

Zu Projekten gehören beispielsweise die Entwicklung und Einführung einer neuen Webseite, die Durchführung einer Jahreskonferenz, die Erstellung einer mobilen App, der Umzug eines Büros in ein neues Gebäude oder die Entwicklung eines neuen Schulungssystems für Mitarbeiter. Sie haben ein bestimmtes Budget, eine Frist und ein Team (unter der Leitung eines Projektmanagers). Ein Prozess hingegen ist eine fortlaufende, wiederkehrende Aktivität, die den stabilen Betrieb eines Unternehmens sicherstellt. Beispiele hierfür sind Buchhaltung, die Bearbeitung von Kundenaufträgen, die Aktualisierung einer Website usw.

Projekte erstrecken sich über ein breites Branchenspektrum - IT, Fertigung, Gesundheitswesen, Bildung und Bauwesen. Daher werden Projektmanagement-Spezialisten auf verschiedenen Ebenen benötigt, von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu Großkonzernen. Einige Freiberufler können mehrere Projekte erfolgreich jonglieren.

Interessanterweise entstand der Beruf des Projektmanagements Mitte des 20. Jahrhunderts, als nach dem Zweiten Weltkrieg mit dem Bau großer technischer, militärisch-industrieller und infrastruktureller Projekte (z. B. in den Bereichen Kernenergie und Weltraumforschung) begonnen wurde. Gleichzeitig entstanden dringende Bedürfnisse an Systemmanagement und die ersten Tools dafür (z. B. das Gantt-Diagramm, mit dem sich Fristen für die Erledigung von Aufgaben visualisieren lassen).

Bereits 1969 wurde in den USA das Project Management Institute (PMI) gegründet - die erste internationale Organisation für Projektmanager. 1996 veröffentlichte das PMI die erste Version des Project Management Body of Knowledge (PMBOK), nämlich die erste Version des beruflichen Standards. In den 2000er Jahren kamen flexible Methoden (Agile, Scrum) auf, die insbesondere in der IT und bei Startups beliebt wurden. Mit der Verbreitung der Informationstechnologie und der Softwareentwicklung stieg der Bedarf an Projektmanagern. Moderne IT-Projekte zeichnen sich oft durch hohe Komplexität, Vielschichtigkeit und schnelle Entwicklung aus, weshalb Projektmanager dort besonders gefragt sind.

Welche Aufgaben erfüllt ein Projektmanager?

Zu seinen Hauptaufgaben gehören:

• Projektplanung

Dazu gehören das Treffen mit dem Kunden, die Vereinbarung der Ziele sowie die Klärung von Anforderungen, Erwartungen, vom potenziellen Budget und Zeitplan. Anschließend muss der Manager festlegen, wie, mit welchen Tools und in welchem ​​Zeitrahmen das Projekt umgesetzt wird. Außerdem muss er die voraussichtlichen Kosten in drei Szenarien - pessimistisch, neutral und optimistisch - ermitteln.

• Team-Management

Hierbei geht es darum, Verantwortlichkeiten zu verteilen, wichtige Aufgaben den jeweiligen Mitarbeitern zuzuteilen, bevorstehende Deadlines anzusagen und anschließend tägliche oder wöchentliche Meetings durchzuführen, um eventuelle Streitigkeiten aufzulösen.

• Kommunikation

Eine wesentliche Rolle spielt die Pflege der Kontakte zwischen allen Beteiligten am Projekt. Das umfasst nicht nur das eigene Team (Programmierer, Autoren, SMM-Spezialisten, Data Scientists), sondern auch Auftraggeber, Investoren und andere Interessengruppen (beispielsweise Lieferanten). Der Kommunikationsprozess selbst umfasst auch die Besprechung von Arbeitsfragen per E-Mail und persönlich (daher muss der Projektmanager über alle Projektdetails, einschließlich Entwicklung, Design und Informationsunterstützung, informiert sein), die Überwachung gemeinsamer Chats, die Erstellung von Berichten, die Bereitstellung notwendiger Informationen für Teammitglieder sowie die Koordinierung von Anforderungen und Änderungen. Feedback von Kunden und Teammitgliedern ist ebenfalls wichtig für die Prozessverbesserung.

• Kontrolle von Terminen und Aufgaben

Dabei geht es darum, die planmäßige Aufgabenerledigung zu verfolgen, den Aufgabenstatus in Trackern zu aktualisieren (Sie können beispielsweise Trello, Asana, Jira, ClickUp oder Todoist verwenden - diese Tools bieten verschiedene Funktionen und Ansätze für das Aufgabenmanagement, von einfachen Kanban-Boards bis hin zu komplexen Projektmanagementsystemen mit Diagrammen und Zeiterfassung) und verpasste Termine zu verhindern.

• Budgetverwaltung

Dies bedeutet Kostenkontrolle und Abstimmung mit dem Management für den Fall, dass zusätzliche Ressourcen - Zeit, Finanzen - benötigt werden.

• Risikomanagement

Analyse potenzieller Risiken und Entwicklung von Strategien zu deren Minimierung.

• Berichterstattung

Dazu gehört die Erstellung regelmäßiger Berichte über den Projektfortschritt und den Status der einzelnen Aufgaben sowie die Information der Beteiligten über getroffene Entscheidungen und auftretende Probleme.

• Prüfung

Wenn der Projektmanager die Arbeitsergebnisse mit den mit dem Kunden vereinbarten Zielen abgleicht, muss er einen Teststart des Produkts organisieren und prüfen, ob alles funktioniert und keine Fehler oder Mängel vorliegen.

• Abschluss des Projekts

Dazu gehören die Zusammenfassung der Ergebnisse, die Plan-Ist-Analyse, die Fehleranalyse und die Übergabe des Projekts an den Kunden.

Daher bleibt der Projektmanager den ganzen Tag über in ständigem Kontakt, führt Telefonate und Verhandlungen (z. B. mit neuen Lieferanten, Kunden und Endproduktentwicklern), prüft E-Mails und Nachrichten, führt tägliche Stand-up-Meetings durch und geht auf der Grundlage des Team-Feedbacks auf auftretende Probleme ein. Außerdem überwacht (aktualisiert) er den Plan und andere Dokumentationen.

Welche Soft Skills und Hard Skills sollte ein Projektmanager mitbringen?

Die Aufgabe eines Projektmanagers besteht nicht nur darin, Termine und Aufgaben zu überwachen. Er fungiert als Bindeglied zwischen Team, Kunde und Endergebnis. Daher muss ein PM sowohl über Hard Skills als auch über Soft Skills verfügen, die insbesondere bei der Umsetzung von Projekten und der Leitung großer Teams wichtig sind.

Zu den Hard Skills , also Fähigkeiten, die messbar und leicht zu vermitteln sind, sollten Projektmanager Folgendes zählen:

• Kenntnisse von Projektmanagementmethoden (Waterfall, Agile, Scrum, Kanban) und die Fähigkeit, diese umzusetzen

Unterschiedliche Projekte erfordern je nach Branche, Zielen und Zeitrahmen unterschiedliche Ansätze. Die Gründung eines IT-Startups folgt nicht dem gleichen Modell wie der Bau eines neuen Einkaufszentrums oder die Eröffnung eines Franchise-Restaurants. Daher muss ein Projektmanager in der Lage sein, einen spezifischen Ansatz an den jeweiligen Kontext anzupassen.

• Fähigkeit, mit Projekttools zu arbeiten

Dies erfordert Kenntnisse und die Beherrschung spezieller Software zur Aufgabenorganisation und zur Überwachung von Terminen und Ressourcen. Zum Beispiel Notion, MS Project und andere Anwendungen. Ohne diese Software läuft ein Projekt Gefahr, im Chaos zu versinken, das Team ist über die Aufgaben verwirrt und Termine werden verpasst.

• Grundkenntnisse im Fachgebiet

Projektmanager leiten typischerweise Projekte in einer oder verwandten Branchen, da das Verständnis der Branchenspezifika unerlässlich ist. Als IT-Projektmanager müssen Sie beispielsweise alle Phasen der Softwareentwicklung, die Funktionsweise von Frontend und Backend, API-Prinzipien und die häufig verwendete Terminologie verstehen.

• Analytische Fähigkeiten

Es ist wichtig, Projektkosten berechnen und Kostenüberschreitungen vorhersagen zu können, Kennzahlen zu analysieren und die Zahlen stets im Auge zu behalten, um die Kontrolle zu behalten.

Soft Skills sind persönliche Eigenschaften, die bestimmen, wie ein PM mit Menschen interagiert und mit Stress und Unsicherheit in verschiedenen Phasen der Projektimplementierung umgeht.

• Kommunikationsfähigkeit

Ein Projektmanager ist für alle verantwortlich: den Kunden, das Entwicklungsteam, die Marketingfachleute und die Tester. Und Missverständnisse sind einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten.

• Empathie und emotionale Intelligenz

Besonders wichtig ist die Fähigkeit, den Zustand des Teams zu erfassen und Motivation und Ermüdung zu verstehen, denn ohne diese Fähigkeit ist eine effektive Mitarbeiterführung nicht möglich.

• Stressresistenz

Es ist wichtig, immer darauf vorbereitet zu sein, dass jederzeit etwas schiefgehen kann. Ein Projektmanager muss ruhig bleiben, schnelle Entscheidungen treffen und Panik vermeiden. Dies ist auch deshalb wichtig, weil der Projektmanager den emotionalen Ton für das gesamte Team angibt. Wenn dieser in Panik gerät, folgen die anderen. Ein professioneller Projektmanager sollte ein Garant für Ruhe und Vertrauen in den Projekterfolg sein.

• Organisation und Systematik

Dies ist die Fähigkeit, mehrere Aufgaben im Auge zu behalten, sich Details zu merken und strukturiert zu denken. Jedes Projekt besteht aus vielen Variablen, und wenn der PM verwirrt ist und Chaos entstehen lässt, wird das Projekt scheitern.

• Verhandlungs- und Konfliktlösungsfähigkeiten

Konflikte und Streitigkeiten sind ein unvermeidlicher Bestandteil jeder Teamarbeit. Daher ist es für einen Manager entscheidend, Kunden überzeugen, mit dem Team verhandeln und Spannungen abbauen zu können. Dazu müssen verschiedene Strategien und Techniken angewendet werden (z. B. Zusammenarbeit bedeutet gemeinsames Suchen nach Lösungen, Kompromisse beinhalten gegenseitige Zugeständnisse und Vermeidung ist nur akzeptabel, wenn der Konflikt geringfügig ist und ohne Einbeziehung Dritter gelöst werden kann). Es ist wichtig, dass ein Manager unparteiisch und aufmerksam ist, Interessen und Anliegen erkennt und Streitigkeiten in eine konstruktive Lösung lenkt.

• Einfallsreichtum

Dies wird helfen, mit Unsicherheit umzugehen und einen Ausweg aus der schwierigsten Situation zu finden.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Veränderte Anforderungen und Kundenfeedbacks, unerwartete Probleme und neue Chancen erfordern von Managern die Fähigkeit, sich schnell anzupassen und ihre Strategie zu aktualisieren.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem Produktmanager?

Viele Menschen glauben, dass die Positionen von Projekt- und Produktmanagern austauschbar sind. Das stimmt aber nicht. Um den Unterschied zu verstehen, muss man nur die beiden Wörter "Produkt" und "Projekt" kennen. Ein Produkt ist eine bestimmte Ware oder Dienstleistung - eine konkrete Sache, die ein Unternehmen verkauft. Ein Projekt hingegen ist ein zeitgebundener Prozess.

Mit anderen Worten: Ein Produkt ist das Ergebnis mehrerer Projekte. Dementsprechend ist ein Produktmanager für die Werbe- und Entwicklungsstrategie des Produkts verantwortlich und bestimmt die Zielgruppe und die Kundenprobleme, die es löst. Der Fokus liegt dabei auf langfristigem Erfolg, Produktnachfrage und Benutzerzufriedenheit.

Der Projektmanager ist für die Umsetzung spezifischer Projekte verantwortlich, die für die Erstellung und Entwicklung des Produkts erforderlich sind (z. B. die Einführung einer mobilen App, die Entwicklung einer neuen Webseite oder die Erstellung einer Social-Media-Marketingkampagne). In der Regel legt der Produktmanager Ziele fest, während der Projektmanager deren Umsetzung innerhalb der festgelegten Fristen, des Budgets und anderer Einschränkungen sicherstellt.

Der Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem Scrum Master

Projektmanager und Scrum Master sind zwei verschiedene Rollen, obwohl beide Teams leiten. Ein Projektmanager ist für das gesamte Projekt verantwortlich, einschließlich Planung, Budget, Terminen, Logistik und Endergebnis. Ein Scrum Master hingegen konzentriert sich ausschließlich auf die Effektivität des Teams, coacht es und unterstützt es bei der Arbeit im Scrum-Framework. Er leitet das Team nicht wirklich, sondern leitet, coacht, verfeinert und verbessert dessen Leistung.

Was macht ein Projektmanager in verschiedenen Branchen?

Die Position des Projektmanagers gibt es in fast allen Bereichen, aber die tatsächliche Rolle, die Werkzeuge und die Erwartungen an den Spezialisten variieren stark.

Beispielsweise muss ein Projektmanager in der IT und Softwareentwicklung auf häufige Anforderungsänderungen vorbereitet sein, mit Agile/Scrum-Methoden arbeiten, die Arbeit in Sprints aufteilen und deren Fertigstellung überwachen können. Ein Projektmanager in der IT muss außerdem mit dem SDLC (Software Development Lifecycle) und CI/CD vertraut sein.

Bauwesen und Ingenieurwesen stellen jedoch andere Herausforderungen dar. Änderungen kommen seltener vor, unterliegen jedoch strengen Vorschriften, umfangreicher Dokumentation und hohen Fehlerkosten. In diesem Fall ist der Projektmanager eher an der Erstellung detaillierter Pläne, Zeitpläne und Kostenvoranschläge, der Koordination von Auftragnehmern und Lieferanten, der Überwachung von Baunormen und -terminen sowie der Arbeit mit technischen Unterlagen und Zeichnungen beteiligt. Daher muss er mit Baunormen, Entwurfs- und Kostenvoranschlagsdokumenten sowie den Diensten AutoCAD, MS Project und Primavera vertraut sein. Die Rolle des Projektmanagers im Bauwesen besteht also darin, den Bauprozess zu überwachen.

Im Marketing und in der Kommunikation ist ein Projektmanager für die Einführung von Werbekampagnen verantwortlich. Daher ist es wichtig, auf ein hohes Maß an Unsicherheit, subjektive Ergebnisbewertungen und schnelle Prioritätenverschiebungen vorbereitet zu sein. In dieser Branche stellt ein Projektmanager typischerweise ein Kreativteam zusammen, entwickelt Werbestrategien, überwacht die Starttermine von Kampagnen, koordiniert Überarbeitungen mit dem Kunden und arbeitet mit Auftragnehmern (z.B. Produktionsfirmen oder Digitalagenturen) zusammen. Dies erfordert Kenntnisse im Umgang mit Marketing-Tools (CRM, Analytics, Mediaplanung) sowie die Fähigkeit, kreative Ideen in die Geschäftssprache zu übersetzen.

Projektmanager arbeiten auch für gemeinnützige Organisationen. Zu den wichtigsten Merkmalen ihrer Arbeit gehören die Arbeit mit einem begrenzten Budget, der Fokus auf positive soziale Auswirkungen und eine große Anzahl von Interessengruppen, mit denen alles koordiniert werden muss. Projektmanager müssen über Grundkenntnisse im Fördermittelmanagement und in der Einhaltung von Vorschriften, Fähigkeiten im Berichtswesen und in der Finanzplanung, Einfühlungsvermögen und die Fähigkeit verfügen, unter Ressourcenbeschränkungen zu arbeiten.

So werden Sie Projektmanager

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine berufliche Qualifikation zu erwerben. Nehmen Sie beispielsweise an einem Online-Kurs teil. Solche Weiterbildungen dauern durchschnittlich etwa sechs Monate bis ein Jahr. Sie lernen, wie Sie Dokumentationen erstellen, verhandeln, Teams zusammenstellen und mit Interessengruppen arbeiten. Die Programme beinhalten sowohl Theorie als auch Praxis. Viele Teilnehmer dieser Kurse kommen aus verwandten Branchen und verfügen bereits über zahlreiche Fähigkeiten. Beispielsweise werden Marketingfachleute, Abteilungskoordinatoren und Assistenten der Geschäftsleitung häufig zu Projektmanagern. Dies ist ein wirksames Instrument für den beruflichen Aufstieg.

Es gibt mehrere wichtige Zertifizierungen für Projektmanager. Die bekanntesten sind die Zertifizierungen PMP (Project Management Professional) des PMI und IPMA (International Project Management Association). Auch PRINCE2, AgilePM und andere, je nach Projektmanagement-Methodik, sind beliebt.

Somit ist die Umschulung zum Projektmanager in vielerlei Hinsicht ein natürlicher Karriereweg und eine Entscheidung für Fachkräfte in den unterschiedlichsten Bereichen. Projektmanagement kann jedoch auch von Grund auf erlernt werden, indem man sich an einer Universität einschreibt und einen entsprechenden Abschluss erwirbt. Viele Arbeitgeber sehen eine relevante Ausbildung als großen Vorteil und bevorzugen Bewerber mit einem entsprechenden Diplom.

Wenn Sie jedoch über einschlägige Berufserfahrung und alle erforderlichen Fähigkeiten verfügen, ist das Fehlen eines Abschlusses nicht immer ein Hindernis. Sie können sich beispielsweise selbstständig Projektmanagement aneignen, indem Sie kostenlose Vorlesungen besuchen, Interviews mit Referenten ansehen, die über ihre Erfahrungen berichten, und Artikel und Bücher lesen. Anfänger können Folgendes lesen:

• "Deadline: Ein Roman über Projektmanagement" des amerikanischen Ingenieurs Tom DeMarco. Dieses Buch führt Sie anhand von Geschichten aus dem wirklichen Leben und praktischen Anwendungen in die Grundlagen des Projektmanagements ein. Es deckt alle Phasen des Projektlebenszyklus ab, von der Planung bis zur Umsetzung, mit besonderem Schwerpunkt auf dem Planungsprozess und dem Risikomanagement.

• "PMBOK-Leitfaden" ist die Bibel des Projektmanagements, erstellt vom Project Management Institute. Es handelt sich um einen umfassenden Leitfaden zum Projektmanagement, der Standards, Prozesse und bewährte Methoden umfasst.

• "Wien wartet auf Dich!" ist ein von Tom DeMarco und Timothy Lister gemeinsam verfasstes Buch, das sich dem menschlichen Faktor im Projektmanagement widmet. Besonderes Augenmerk wird auf Teamarbeit, Motivation, Kommunikation und andere Soft Skills gelegt, die den Projekterfolg beeinflussen.

• "Die Scrum-Revolution: Management mit der bahnbrechenden Methode der erfolgreichsten Unternehmen" ist ein Buch von Jeff Sutherland, einem amerikanischen Programmierer und einem der Entwickler der Scrum-Methodik sowie Autor des Agilen Manifests. Es ist ein Leitfaden zur Scrum-Methode, die in IT-Projekten weit verbreitet ist. Der Autor beschreibt detailliert die Prinzipien und den Rahmen der agilen Methodik.

Zusammenfassung

Im Projektmanagement geht es vor allem um Verantwortung, die Fähigkeit, schnelle Entscheidungen zu treffen, unerwartete Probleme effektiv zu lösen und selbst komplexeste Aufgaben erfolgreich abzuschließen. Wenn Sie also Spaß an der Organisation und Systematisierung mehrstufiger und mehrteiliger Prozesse haben, gerne mit Menschen kommunizieren und keine Angst davor haben, Verantwortung zu übernehmen, können Sie ein professioneller Projektmanager werden.

Wenn Sie unter Druck, engen Terminen und Unsicherheit leiden und sich mehr Freiheit wünschen, sollten Sie andere Berufe in Betracht ziehen. Ein Projektmanager darf keine Angst davor haben, in Risikosituationen oder Notfällen Pläne zu ändern. Darüber hinaus muss er oft Dutzende von Aufgaben gleichzeitig jonglieren, Konflikte lösen, mit Lieferanten verhandeln und Aufzeichnungen führen.

Deshalb ist es wichtig, Ihre Stresstoleranz, Ihre Konfliktmanagementfähigkeiten und Ihre konstruktive Dialogfähigkeit ständig zu verbessern. Aber es lohnt sich! Als Projektmanager eröffnen sich Ihnen vielfältige Möglichkeiten in den unterschiedlichsten Branchen und Unternehmen - von IT-Startups über große Wirtschaftsunternehmen bis hin zu Wohltätigkeitsorganisationen sowie medizinischen und pädagogischen Zentren. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen der Beruf, vielseitige und weltweit gefragte Fähigkeiten zu entwickeln.